Manual do Software Pctel Supervisor Desktop

Transcrição

1 Manual do Software Pctel Supervisor Desktop

2 Conteúdo O que é o Pctel Supervisor Desktop?...03 O que é usuário do canal (PA)?...03 Como cadastrar usuário do canal (PA)?...04 Como remover um usuário do canal?...05 Como alterar a foto de um usuário do canal (PA)?...06 O que é grupo de operadores?...06 Como cadastrar um grupo de operadores?...07 Como remover um grupo de operadores?...07 O que são operadores?...08 Como cadastrar um operador?...08 Como excluir um operador?...09 Como pesquisar todas as gravações?...09 Como ouvir uma gravação?...10 Como salvar uma ligação?...11 O que é o monitor de ligações?...12 Como ouvir uma ligação em tempo real?...15 O que são estatísticas do usuário?...15 Como cadastrar um contato?...16 Como remover um contato?

3 O que é o Pctel Supervisor Desktop? O Pctel Supervisor Desktop é o software da Pctel que supervisiona as ligações gravadas dos aparelhos Pctel. Com esse software instalado você poderá ouvir as ligações gravadas, escutar em tempo real uma ligação, monitorar os canais, emitir relatório, dentre outras funcionalidades. O que é usuário do canal (PA)? Um canal de gravação representa a linha ou ramal que está sendo gravado, por exemplo, o canal 01 do gravador está gravando o ramal 9010, portanto no supervisor se nenhuma configuração for efetuada irá aparecer no monitor de ligações o nome canal 01, conforme figura abaixo: Porém este nome e sua foto podem ser alterados, supondo que no canal 01 do gravador esteja ligado o ramal 9010 e que a pessoa responsável por este ramal seja a secretaria por nome de Maria, teremos: Atribuir um nome ao canal humaniza o supervisor, fazendo com que número de canal seja substituído por nome de pessoas ou departamentos de acordo com a necessidade, facilitando assim a busca das ligações, pois ao invés de obter no 3

4 supervisor todas as ligações do canal 01 poderemos depois do cadastro, obter todas as ligações da Maria. Como cadastrar usuário do canal (PA)? Para cadastrar um usuário do canal, vá até o menu Cadastros e selecione a opção Meus usuários de canal(pa), selecione o canal que deseja cadastrar e preencha os campos: 1. Digite um nome para o usuário: Digite o nome do usuário que está sendo gravado no número do canal que você selecionou na opção Selecione um canal para o usuário. Exemplo: Maria, 9010-Recepção, etc. Dica: Se você pretende colocar o nome da pessoa que está sendo gravada no canal selecionado, mas não sabe quem é, ouça algumas ligações deste canal e se possível faça o reconhecimento pela voz. 2. Digite um departamento para este usuário: Esta informação não é obrigatória e representa o departamento que o usuário faz parte. Exemplo: Foi identificado pela voz que no canal 5 está sendo gravado o ramal 9010 e que a responsável por este ramal é a recepcionista Maria, portanto neste campo podemos colocar Recepção. 3. Telefone: Esta informação não é obrigatória e representa o número do telefone que está sendo gravado, caso seja uma linha telefônica direta da operadora. 4. Ramal: Esta informação não é obrigatória e representa o número do ramal que está sendo gravado, caso seja um ramal. 5. Alterar imagem: Não é obrigatório o uso de imagem, porém para que fique mais fácil a identificação visual e caso haja vontade, clique na opção Alterar imagem e selecione um arquivo de imagem para o usuário do canal. 4

5 Após o cadastro do usuário do canal, as informações deste canal no monitor de ligações alteram para a foto e o nome que foi configurado. Como remover um usuário do canal? Para remover um usuário do canal, vá até o menu Cadastros e selecione a opção Meus usuários de canal(pa), selecione o usuário de canal que deseja excluir e logo após clique na opção Remover. Ao remover o usuário do canal, a informação deste canal voltar a ser padrão no monitor de ligações, sem foto e na descrição o número do canal, neste caso Canal 5. 5

6 Como alterar a foto de um usuário do canal (PA)? Para alterar a foto de um usuário do canal de forma rápida, vá até o monitor de ligações selecione o canal\usuário que deseja alterar a foto, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Alterar informações deste usuário. Vá até a opção Alterar imagem e selecione uma imagem para o usuário, pressione a opção Salvar. O que é grupo de operadores? Grupo de operadores são os grupos que o operador é associado através do cadastro de operador. Para cadastrar um operador, primeiro define-se o grupo de operadores o qual ele fará parte, através deste grupo será possível configurar as permissões deste operador dentro do sistema. Exemplo: Através do cadastro de grupo de operadores, foi criado um grupo com nome de Teste. Foi definido neste cadastro que os operadores vinculados a este grupo só terão permissão para emitir relatórios. Em seguida foi criado um operador 6

7 com nome de Jose e este operador foi vinculado ao grupo Teste, portanto Jose dentro do supervisor só poderá emitir relatórios. Como cadastrar um grupo de operadores? Para cadastrar um grupo de operadores, vá até o menu Cadastros e selecione a opção Meus Grupos de operadores. Na tela de cadastro selecione a opção novo e preencha os campos solicitados: 1. Nome Grupo: Digite um nome para o grupo que esta sendo criado. 2. Selecione as funções: Selecione as funções a qual o operador vinculado a este grupo pode executar, caso o operador vinculado a este grupo tenha permissão total, selecione a opção Permissão total. Feito o cadastro clique na opção Salvar para finalização. Como remover um grupo de operadores? Para remover um grupo de operadores acesse o menu Cadastros e vá até a opção Meus grupos de operadores. Selecione um grupo de operador através da opção Nome Grupo em seguida clique na opção Remover. Obs: Caso haja algum operador vinculado a este grupo o mesmo não poderá ser removido sendo necessário remover antes todos os operadores vinculados a este 7

8 grupo através do cadastro de operadores que pode ser acessado pelo menu Cadastros, opção Meus Operadores. O que são operadores? Operadores são os usuários que acessam o sistema de supervisão para ouvir gravações, emitir relatórios, cadastrar contatos, etc. Para acessar o sistema é necessário um usuário e senha criados previamente para estes usuários. Como cadastrar um operador? Para cadastrar um operador vá até o menu Cadastros e acesse a opção Meus Operadores. Clique na opção Novo e preencha os campos: 1. Login do Operador: Digite um login para o operador. Exemplo: jose, administrativo, etc. 2. Senha: Digite uma senha para o operador, esta senha deve conter no mínimo seis caracteres. 3. Grupo do Operador: Selecione um grupo para o operador, uma vez associado a este grupo o operador só poderá executar as funções permitidas para este grupo, definidas a partir do cadastro de grupo de operadores que pode ser acessado em Cadastros\Meus grupos de operadores. 4. Este operador está restrito a este(s) canal\usuário: Este item é opcional e define se o operador está restrito a determinado canal\usuário, ou seja, caso o operador seja restrito ao canal 01 o mesmo só terá acesso às informações deste canal dentro do modulo de supervisão. 8

9 Clique em Salvar para finalizar o cadastro do operador. Como excluir um operador? Para excluir um operador cadastrado acesse o menu Cadastros e vá até a opção Meus operadores. Selecione o operador que deseja excluir e clique na opção Remover, conforme imagem abaixo. Como pesquisar todas as gravações 1. Pesquisando todas as gravações utilizando a opção de pesquisa rápida: 9

10 Para pesquisar todas as gravações, basta deixar em branco a opção de pesquisa rápida pressionando enter ou clicando com o botão esquerdo do mouse na lupa de pesquisa. Observe que todas as gravações do dia serão listadas no painel de gravações. Como ouvir uma gravação? Para ouvir uma gravação, vá até o painel de gravações e clique duas vezes sobre a gravação que deseja ouvir. Observe que as informações referentes a esta gravação vão para o player de gravações que fica situado na parte inferior do supervisor conforme figura abaixo: - Gravação selecionada com clique duplo. - Gravação tocando no player. Através do player você pode parar a reprodução da gravação clicando na opção pause destacado de preto, você poderá também regular o volume desejado subindo ou descendo a barra de volume destacado de amarelo além de poder navegar pela gravação através da barra de navegação destacado de vermelho. 10

11 Como salvar uma gravação? Para salvar uma gravação, vá até o painel de gravações e selecione as gravações ou a gravação que deseja salvar segurando a tecla ctrl ou ctrl + a para selecionar todas as gravações do painel. Feito isso, clique com o botão direito do mouse e selecione a opção Enviar gravações para conforme figura abaixo. Selecione um diretório de destino para as gravações e aguarde até que o sistema termine de copiar os arquivos para o diretório selecionado, a seguinte mensagem irá aparecer. 11

12 O que é o monitor de ligações? O monitor de ligações é a barra lateral do lado esquerdo do supervisor, através dela você poderá monitorar os canais\usuários que estão sendo gravados. Observe que as ligações que estão em curso possuem a contagem do tempo na parte inferior e estão com a moldura vermelha indicando que está sendo gravado, os canais que não possuem gravação em andamento ficam com a moldura verde, além disso, existem mais dois ícones na frente da contagem do tempo, sendo eles: 1. Estatísticas do usuário Mostra as estatísticas de ligação do usuário, desde a primeira ligação do dia até o presente momento, contendo percentual de chamadas feitas, recebidas, não atendidas, sem identificação bem como sua quantidade e o tempo ocioso. 2. Escuta em tempo real Ativa a escuta em tempo real, podendo ouvir em tempo real a ligação que está em andamento. O monitor de ligações possui uma barra de pesquisa para que fique mais fácil a identificação de determinado usuário\canal, quando o ambiente 12

13 que está sendo gravado possui vários canais de gravação, nesta barra você pode digitar o nome do usuário que deseja monitorar, exemplo: Observe que ao começar a digitar o nome maria foi listado no monitor o canal\usuário cadastrado como Maria. O monitor possui também três opções de ordenação, situados na parte superior, sendo elas: 1. Ordenar pelo nome do usuário Ordena os usuários por ordem alfabética. 13

14 2. Ordenar por maior tempo ocioso Ordena os usuários pelo maior tempo ocioso, do maior para o menor, ou seja, o usuário\canal que tiver menor tempo de ligações, terá o maior tempo ocioso e ficara no topo da lista. 3. Ordenar por maior quantidade de chamadas efetuadas Ordena os usuários pela maior quantidade de chamadas do tipo efetuada, ou seja, o usuário que mas fez ligações até o presente momento ficará no topo da lista. 14

15 Como ouvir uma ligação em tempo real? A escuta em tempo real só fica disponível para ligações que estão em curso. Para identificar uma ligação em curso, verifique no monitor de ligações os canais\usuários que estão com a moldura na cor vermelho, conforme figura abaixo: O que são estatísticas do usuário? As estatísticas do usuário\canal, são as informações do usuário\canal referentes ao atual e pode ser acessado através do monitor de ligações, conforme figura abaixo. Estas estatísticas mostram até o presente momento uma gama de informações referentes ao canal\usuário de gravação, sendo elas: 15

16 1. Qtde. Gravações: Mostra a quantidade total de gravações até o presente momento. 2. Efetuadas: Mostra a quantidade total de ligações efetuadas até o presente momento. 3. Recebidas: Mostra a quantidade total de ligações recebidas até o presente momento 4. Não atendidas: Mostra a quantidade total de ligações não atendidas até o presente momento. 5. Sem identificação: Mostra a quantidade total de ligações sem identificação até o presente momento. Estas estatísticas também possuem um gráfico que mostra em percentual as chamadas e seus tipos processadas até o presente momento, conforme imagem abaixo: E suas informações são: 1. Período processado: Período processado que vai da primeira ligação do dia até o presente momento. 2. Efetuadas: Percentual de gravações do tipo efetuada. 3. Recebidas: Percentual de gravações do tipo recebidas 4. Sem identificação: Percentual de gravações do tipo sem identificação. 5. Tempo Ocioso: Percentual do tempo ocioso. Como cadastrar um contato? Para cadastrar um contato, acesse o menu Cadastros e vá até a opção Meus Contatos, clique na opção novo e preencha os campos para cadastro: 1. Nome: Nome do contato que deseja cadastrar, pode ser uma pessoa ou uma empresa, este campo é livre para digitação Digite um para o contato. Esta informação não é obrigatória, portanto pode ser deixada em branco. 16

17 3. Telefone 01e 02: Digite pelo menos um telefone do contato, esta informação é obrigatória, mas só é necessário preencher apenas um telefone caso não haja mais de um. Como remover um contato? Para remover um contato, acesse o menu Cadastros e vá até a opção Meus Contatos, selecione o contato que deseja excluir e clique na opção remover. 17

18 Você terá sempre uma equipe de atendimento pronta para tirar as suas dúvidas e prestar qualquer orientação sobre a utilização do seu Pctel. Obtenha ajuda no site: suporte@pctelonline.com.br, telefone: Em nosso site, você poderá encontrar mais instruções sobre como usar seu produto da melhor forma, bem como a melhor configuração para seu produto, ou entre em contato com a Equipe de Suporte Pctel. Conheça nossa linha de produtos, acesse: Pctel Eletrônica LTDA Rua Itumbiara, Nº31, Qd. 148, Lt. 29 St. Cidade Jardim Telefax: suporte@pctelonline.com.br site: 18