Carta de Missão do Dirigente Superior de 2.º Grau

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1 Carta de Missão do Dirigente Superior de 2.º Grau Ministério: Ministério da Justiça (MJ) Serviço\Organismo: Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I.P. (IGFEJ, I.P.) Cargo e Titular: Vogal do Conselho Diretivo 1. Missão do organismo O Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I.P., organismo integrado na administração indireta do Estado, resulta da fusão do Instituto de Gestão Financeira e Infraestruturas da Justiça, I.P. e do Instituto das Tecnologias de Informação na Justiça, I.P., acolhendo as suas atribuições. Tem por missão, conforme consubstanciado no Decreto-Lei n.º 164/2012, de 31 de julho, a gestão dos recursos financeiros do Ministério da Justiça (MJ), a gestão do património afeto à área da justiça, das infraestruturas e recursos tecnológicos, bem como a proposta de conceção, a execução e a avaliação dos planos e projetos de informatização, em articulação com os demais serviços e organismos do MJ. 2. Principais serviços prestados Coordenar a elaboração dos projetos de orçamento, sob proposta dos demais serviços e organismos, formular propostas para as dotações globais a atribuir e acompanhar a execução orçamental dos diversos serviços e organismos do MJ; Propor as dotações provenientes do Orçamento do Estado e das receitas próprias do sistema de justiça para financiamento da atividade dos serviços e organismos do MJ; Elaborar os planos de investimento dos serviços e organismos do MJ e acompanhar a respetiva execução orçamental, em articulação com estes; Acompanhar e transferir os fundos provenientes da dotação do Orçamento de Estado afetos aos serviços e organismos do MJ; Arrecadar as receitas e efetuar os pagamentos associados as diversas fontes de financiamento que lhe estejam atribuídos; Efetuar os processamentos relativos ao apoio judiciário, prestação de serviços forenses e todos os outros previstos no Regulamento das Custas Processuais; Organizar e lançar os procedimentos de contratação pública não abrangidos pela unidade ministerial de compras e preparar os instrumentos adequados a contratação externa; Assegurar a inventariação do património imobiliário próprio do IGFEJ, afeto e utilizado pelo MJ e manter atualizado o respetivo cadastro, nomeadamente, garantindo o registo dos referidos imóveis na conservatória;

2 Promover as avaliações do património imobiliário, administrar e estabelecer critérios de gestão do património imobiliário e avaliar as necessidades identificadas dos serviços e organismos do MJ; Realizar ou promover os estudos e elaborar projetos de obras de construção, adaptação, ampliação, remodelação e conservação de imóveis, afetos aos serviços de justiça, nomeadamente tribunais, estabelecimentos prisionais, centro educativos, serviços externos dos registos, serviços de medicina legal e da propriedade industrial, articulando o respetivo planeamento com os serviços e organismos do MJ; Assegurar a gestão dos empreendimentos e fiscalização, diretamente ou com recurso a entidades externas; Propor a manutenção e evolução dos recursos tecnológicos do MJ de modo a assegurar a sua adequação as necessidades dos serviços, e realizar ou promover estudos e projetos sobre a estrutura dos recursos tecnológicos disponibilizados no MJ; Analisar as necessidades apresentadas, elaborando os estudos prévios de projeto, projetos de investimento em recursos tecnológicos, incluindo a análise e especificação funcional dos mesmos, bem como a análise custo-benefício com cálculo do retorno do investimento; Identificar os indicadores de qualidade, definir os níveis de serviço e níveis de segurança adequados aos recursos tecnológicos utilizados no MJ, bem como assegurar a atualização do mapa de alocação, a gestão, a operacionalidade, a conservação e a segurança dos mesmos, e garantir o cumprimento dos níveis de qualidade e de serviço; Assegurar a administração dos sistemas e produtos informáticos, a gestão e manutenção dos arquivos de suportes informáticos, a gestão da infraestrutura de atribuição de chaves públicas e privadas aos serviços e organismos do MJ, e criar a documentação de suporte aos recursos tecnológicos e de apoio e procedimentos operacionais para tarefas de rotina; Medir a utilização dos recursos tecnológicos disponíveis no MJ e definir e desenvolver planos de racionalização, homogeneização e compatibilização dos recursos tecnológicos do MJ, assim como implementar tipologias de utilização dos recursos tecnológicos comuns e transversais a todos os serviços e organismos do MJ, atendendo as exceções que devam existir; Acompanhar, monitorizar e controlar a execução dos projetos desenvolvidos por entidades externas. 3. Destinatários Para além dos stakeholders de âmbito interno (os seus órgãos - Conselhos Diretivo e Consultivo, e os seus trabalhadores), os de âmbito externo considerados críticos, na perspetiva da perceção da qualidade de serviços prestados pelo IGFEJ, I.P. da sua disponibilidade, e seus principais destinatários, correspondem ao cidadão utente e as seguintes entidades: Ministra da Justiça, Secretário de Estado da Justiça, Conselho Superior da Magistratura, Conselho Superior dos Tribunais Administrativos e Fiscais,

3 Procuradoria-Geral da República, Ministério Público, os diversos operadores judiciais (Magistrados Judiciais e do Ministério Público, Funcionários Judiciais), Serviços e Organismos do Ministério da Justiça, Serviços e Organismos do Ministério das Finanças, Tribunais, Órgãos de Polícia Criminal, Advogados, Solicitadores e Agentes de Execução. 4. Orientações estratégicas A estratégia do IGFEJ, I.P. assenta nas seguintes orientações: A melhoria dos sistemas de informação e de controlo de gestão como um elemento fundamental para aumentar a eficiência e reduzir os custos de funcionamento do IGFEJ, I.P.; Reforçar os instrumentos de controlo das finanças públicas e de monitorização da execução orçamental dos diversos serviços e órgãos do MJ assumindo um papel central de comunicação quer com a tutela quer com o Ministério das Finanças permitindo uma visão global da situação financeira do MJ; Assegurar as adequadas e atempadas transferências financeiras as necessidades orçamentais dos serviços e organismos do MJ; Otimizar e simplificar os processos de recolha e tratamento de informação relativo ao apoio judiciário e as custas processuais; Prosseguir a política de renegociação e rescisão de contratos de arrendamento com o objetivo de redução de encargos com a ocupação de espaços assim como promover uma gestão patrimonial mais eficaz; Recuperar e reabilitar o património existente, de acordo com as disponibilidades financeiras, visando melhorar as condições de trabalho, reduzir os consumos de energia e de manutenção e conservação e implementar soluções energéticas mais eficientes; Promover um plano de investimento de requalificação de Estabelecimentos Prisionais, financiado pelo Fundo de Modernização da Justiça, em colaboração com a Direção-Geral de Reinserção e Serviços Prisionais com vista a melhoria das condições do sistema prisional e ao aumento da capacidade de alojamento; Estabelecer as bases para um sistema de informatização da gestão processual em todas as jurisdições, de alta segurança e com graus diferenciados de acesso, no respeito do princípio da independência da justiça, e transformar os tribunais em organizações voltadas para o cidadão, assegurando a eficácia, a eficiência e a satisfação de todos os utilizadores do sistema; Potenciar o Portal da Justiça como o local de acesso privilegiado de contacto entre os cidadãos/agentes económicos e o Estado para efeitos de recolha e gestão de informação relacionada com os atos jurídicos e os atos civis. 5. Objetivos a atingir

4 Os objetivos operacionais do IGFEJ, I.P. foram definidos de modo a cumprir as orientações estratégicas, observando os critérios de eficácia, eficiência e qualidade. Objetivos Indicador Meta Assegurar a execução dos Planos Anuais de Atividades Satisfazer as necessidades de Instalações do Ministério da Justiça Assegurar a execução financeira do orçamento de investimento Assegurar as transferências financeiras para os serviços e organismos do MJ Assegurar a execução do orçamento do Apoio Judiciário Melhorar a eficiência da gestão de recursos financeiros, reduzindo as despesas de funcionamento do IGFEJ. Taxa de execução do Plano de Atividades = (n. º de objetivos cumpridos no ano N/n.º de objetivos planeados no ano N) Taxa de execução dos projetos em 2014 = (n.º de projetos concluídos /n.º total de projetos) x 100 Taxa de execução dos projetos em 2015 = (n.º de projetos concluídos /n.º total de projetos) x 100 Taxa de execução das obras em 2014 = (n.º de obras concluídas /n.º total de obras) x 100 Taxa de execução das obras em 2015 = (n.º de obras concluídas /n.º total de obras) x 100 Taxa de execução financeira dos investimentos previsto em sede orçamento de investimento no âmbito das instalações = (valor do investimento executado no N/investimento previsto no ano N) x 100 Taxa de transferências para o funcionamento dos serviços e organismos até ao 4.º dia útil de cada mês = (n.º de transferências efetuadas até ao 4.º dia útil de cada mês / n.º total de transferências mensais efetuadas) x 100 Taxa de cumprimento de execução do orçamento inicial do Apoio Judiciário = (orçamento do Apoio Judiciário executado no ano N / orçamento inicial do Apoio Judiciário no ano N) x 100 Taxa de poupança em despesas de funcionamento = [(despesas de funcionamento no ano N / despesas de funcionamento do ano N-1) x 100] 1 =>98% =>90% =>65% =>90% =>1,5% CITIUS SITAF de informação da área dos Registos e do Notariado N.º de horas de disponibilidade efetiva do serviço CITIUS entrega de peças processuais /N.º de horas disponibilidades potencial)*100) do SITAF = (n.º de incidentes resolvidos até 1 dia útil no ano N /n.º total de incidentes resolvidos no ano N) x 100 dos Registos e Notariado = (n.º de incidentes até 1 dia útil no ano N /n.º total de incidentes resolvidos no ano N) x 100 (Cont.)

5 Objetivos Indicador Meta Assegurar a disponibilização da Internet e correio eletrónico a todos os serviços do MJ Taxa de disponibilidade de internet e correio eletrónico = (N.º Horas de disponibilidade efetiva do serviço Acesso à Internet e do serviço / n.º horas de disponibilidade potencial) x 100 =>98% Redução e poupança de energia com a aplicação de políticas de eficiência energética noa equipamentos informáticos do MJ Valor de poupança obtido no período correspondente à comissão de serviço dos dirigentes superiores do IGFEJ, I.P Recursos necessários 0s objetivos gerais definidos serão suportados com os recursos humanos afetos ao Instituto de Gestão Financeira e Equipamentos da Justiça, I. P., que, no âmbito do processo de fusão, fez aprovar um mapa de pessoal com 251 trabalhadores oriundos de transferências dos organismos envolvidos e 43 novos trabalhadores a contratar, e com os recursos financeiros e materiais ajustados em rácios de eficiência e eficácia, contribuindo para a racionalização da despesa pública. 7. Objetivos a atingir nas áreas de atuação do Vogal do Conselho Diretivo As áreas de atuação respeitam às competências previstas para o Departamento de Arquitetura de Sistemas, para o Departamento de Serviços de Suporte Tecnológico e para o Núcleo de Gestão de Clientes e Relações Internacionais. 0s objetivos a atingir que correspondem a estas três unidades orgânicas são os seguintes: Objetivos Indicador Meta CITIUS N.º de horas de disponibilidade efetiva do serviço CITIUS entrega de peças processuais /N.º de horas disponibilidades potencial)*100)

6 Objetivos Indicador Meta SITAF de informação da área dos Registos e do Notariado Assegurar a disponibilização da Internet e correio eletrónico a todos os serviços do MJ Redução e poupança de energia com a aplicação de políticas de eficiência energética nos equipamentos informáticos do MJ do SITAF = (n.º de incidentes resolvidos até 1 dia útil no ano N /n.º total de incidentes resolvidos no ano N) x 100 dos Registos e Notariado = (n.º de incidentes até 1 dia útil no ano N /n.º total de incidentes resolvidos no ano N) x 100 Taxa de disponibilidade de internet e correio eletrónico = (N.º Horas de disponibilidade efetiva do serviço Acesso à Internet e do serviço / n.º horas de disponibilidade potencial) x 100 Valor de poupança obtido no período correspondente à comissão de serviço dos dirigentes superiores do IGFEJ, I.P. =>98% Lisboa, 13 de abril de 2015 A Presidente do Conselho Diretivo do IGFEJ, I.P., O Vogal do Conselho Diretivo do IGFEJ, I.P.,