Ministério da Defesa Nacional. Secretaria-Geral do Ministério da Defesa Nacional. Cargo e Titular: Secretário-geral do Ministério da Defesa Nacional

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1 CARTA DE MISSÃO Ministério da Defesa Nacional Secretaria-Geral do Ministério da Defesa Nacional Cargo e Titular: Secretário-geral do Ministério da Defesa Nacional 1. Missão do organismo As atribuições e competências da Secretaria-geral do Ministério da Defesa Nacional decorrem, do ponto de vista institucional, da Lei Orgânica do Ministério da Defesa Nacional aprovada pelo Decreto-Lei n.º 122/2011, de 29 de dezembro e da Lei Orgânica da Secretaria-geral do Ministério da Defesa Nacional aprovada pelo Decreto-Regulamentar n.º 7/2012, de 18 de janeiro. A Secretaria-Geral do Ministério da Defesa Nacional (MDN) é um serviço central da administração direta do Estado, dotada de autonomia administrativa e que tem por missão assegurar o apoio técnico e administrativo aos gabinetes dos membros do Governo integrados no MDN e aos demais órgãos e serviços nele integrados e a prestação de serviços comuns, desde que não cometidos por lei a outros serviços, nomeadamente no âmbito do aprovisionamento centralizado e do apoio técnico-jurídico e contencioso, bem como, nos domínios da gestão, da organização dos recursos internos, da documentação, comunicação e relações públicas, assegurando ainda o controlo e planeamento financeiro e orçamental dos recursos essenciais ao MDN. 2. Principais serviços prestados Apoiar os gabinetes dos membros do Governo integrados no MDN, bem como os serviços centrais, comissões e grupos de trabalho, sem prejuízo da autonomia administrativa dos mesmos, no âmbito dos recursos humanos, financeiros, patrimoniais, técnicos e informáticos; Assegurar o apoio técnico-jurídico e contencioso ao MDN, salvo o previsto na Lei Orgânica de Bases da Organização das Forças Armadas; Coordenar a elaboração do projeto de orçamento da defesa nacional, bem como a respetiva execução financeira;

2 Participar na elaboração das propostas de Lei de Programação Militar e de Lei de Programação de Infraestruturas Militares, no que respeita às implicações de natureza orçamental, bem como acompanhar a respetiva execução financeira; Dar apoio técnico em matéria de formulação e acompanhamento da execução das políticas, das prioridades e dos objetivos dos serviços centrais de suporte do MDN; Apoiar a definição das principais opções em matéria orçamental, proceder à elaboração e disponibilização dos instrumentos de planeamento integrado, assegurando a articulação entre os instrumentos de planeamento, de previsão orçamental, de reporte e de prestação de contas; Preparar os elementos de informação relativos à avaliação do cumprimento dos objetivos planeados e aprovados, identificando desvios, definindo os fatores críticos de sucesso e propor medidas de correção dos desvios no âmbito do planeamento; Promover, no âmbito dos serviços centrais de suporte do MDN, a aplicação das medidas de política de organização e de recursos humanos definidas para a Administração Pública, coordenando e apoiando os serviços e organismos na respetiva implementação; Assegurar, nos termos da legislação em vigor, o financiamento de ações, através da atribuição de subsídios e da efetivação de transferências no âmbito dos programas a desenvolver pelo MDN; Assegurar o tratamento dos processos de arrecadação de receita e de realização de despesa; Promover uma política eficaz de comunicação e assegurar o serviço de relações públicas e protocolo do MDN, em articulação com os demais serviços e organismos; Promover boas práticas de gestão de documentos e organizar e manter o sistema de arquivo geral e um serviço de documentação dos serviços centrais de suporte do MDN; Coordenar as atividades relativas à aquisição, compra e arrendamento de instalações, equipamentos, serviços e obras de construção, adaptação, reparação e conservação no âmbito dos serviços centrais de suporte e controlar a sua execução; Garantir a produção de informação estatística adequada no quadro do sistema estatístico nacional, nomeadamente a obtenção e o fornecimento de indicadores de desempenho financeiro dos serviços que apoia; Assegurar as funções de unidade ministerial de compras (UMC). À SG compete, ainda, implementar uma política integradora para toda a área dos sistemas de informação (SI) e tecnologias de informação e comunicação (TIC) no universo da defesa nacional, competindo -lhe coordenar os SI/TIC e administrar os SI/TIC de gestão, sem prejuízo da atribuição às Forças Armadas da definição dos requisitos operacionais e técnicos, da segurança e da gestão dos sistemas de comando e controlo militares, exercendo as seguintes competências: Elaborar e propor as orientações para a integração de SI/TIC da defesa nacional, em colaboração com a estrutura das Forças Armadas; Coordenar as atividades de SI/TIC no universo da defesa nacional, garantindo a sua articulação com os sistemas de informação de comando e controlo militares, e exercer as competências de entidade de coordenação sectorial;

3 Conceber, desenvolver e administrar os sistemas de informação de gestão e garantir a sua qualidade e segurança; Assegurar a administração da infraestrutura tecnológica partilhada que suporta os sistemas de informação de gestão, bem como o apoio centralizado aos seus utilizadores. 3. Orientações estratégicas De acordo com o Programa do Governo e com as Grandes Opções do Plano (Grandes Opções do Plano para , aprovadas pela Lei n.º 64-A/2011, de 30 de dezembro e Grandes Opções do Plano para 2013) os principais eixos de atuação resultam no desenvolvimento das ações que potenciem: A estratégia de consolidação orçamental; Os serviços partilhados; A Política de Defesa Nacional; O processo de racionalização de estruturas e de recursos. Para o efeito importa prosseguir o esforço de racionalização dos serviços e organismos através da consolidação do modelo de serviços comuns. As linhas de orientação estratégica traduzem-se em: - Consolidar do modelo de gestão Assegurar a consolidação do modelo de gestão na SG melhorando o desempenho da organização através da análise e redefinição dos processos e procedimentos internos, melhoria da articulação entre as unidades orgânicas, reforço da comunicação interna e aperfeiçoamento dos instrumentos de gestão. - Reforçar a sustentabilidade e qualidade dos recursos Aumentar as competências técnicas dos recursos humanos e físicos disponíveis, otimizar os SI/TIC de modo a assegurar a prestação de serviços de qualidade que respondam às necessidades dos clientes. - Reforçar o value for money Aumentar os níveis de eficiência da organização e contribuir para uma utilização racional dos recursos, através do incentivo á ponderação sistemática dos custos e benefícios das diferentes decisões ou ações, procurando ganhos de eficiência sem perder de vista um adequado padrão de qualidade. 4. Objetivos a atingir A seguinte tabela ilustra os objetivos estratégicos e as respetivas áreas de intervenção.

4 AI3 Aprendizagem e Inovação AI2 AI1 P4 P3 P2 Perspetiva Processos P1 Financeira F2 C2 Clientes C1 Objetivos estratégicos Vetores estratégicos Designação Áreas de intervenção Consolidar o modelo de gestão Reforçar a sustentabilidade e qualidade dos recursos Reforçar o "value for money " Aumentar o desempenho e reforçar a imagem do MDN Através da implementação do Balcão Único da Defesa (BUD), da disponibilização de formulários on-line e do desenvolvimento de iniciativas na área da responsabilidade social (solidariedade social, ambiente, saúde e segurança no trabalho, entre outras acções de carácter casuístico) facilitar o acesso aos serviços, agilizar procedimentos, potenciar a capacidade e celeridade de resposta e reforçar a imagem do MDN. Aumentar a qualidade dos serviços prestados Assegurar o desenvolvimento de acções que conduzam à oferta de melhor serviço aos clientes, ao aumento dos serviços partilhados, ao aumento da capacidade de resposta e à garantia de uma melhor qualidade da informação produzida pelos serviços da SG/MDN destinada aos clientes internos e externos. Otimizar a utilização de recursos Otimizar a função de coordenação Assegurar a utilização exclusiva de recursos indispensáveis às necessidades correntes [otimização dos RH, recursos tecnológicos (SI/TIC), recursos financeiros e patrimoniais]. Promover a transversalidade e agilização dos processos, bem como reduzir as despesas, visando a racionalização dos custos internos. Enquanto entidade coordenadora do Programa Orçamental da Defesa, reforçar a divulgação dos outputs obtidos a partir dos mecanismos de controlo em utilização ou a desenvolver. Enquanto entidade responsável pela aplicação do SIADAP1 no âmbito do MDN, assegurar a divulgação de boas práticas no domínio da avaliação de desempenho, das regras de construção de monitorização periódica do QUAR. Enquanto entidade coordenadora dos Sistemas e Tecnologias de Informação e Comunicação, assegurar o reforço da coordenação das atividades nesse âmbito. P Aperfeiçoar os instrumentos de planeamento, acompanhamento e monitorização do desempenho organizacional Consolidar os instrumentos de gestão interna em uso e desenvolver novos instrumentos de apoio à gestão dos serviços, nomeadamente relatório periódicos de gestão por serviços, quadro de indicadores de execução material para o Programa Orçamental, a par dos indicadores de execução orçamental e financeira já em uso. Garantir a implementação de um sistema de de custeio ajustado às necessidades dos serviços (Contabilidade Analítica "sun set ") e iniciar os trabalhos conducentes à elaboração da conta consolidada da defesa. Incrementar o modelo de prestação centralizada de serviços e otimizar o modelo de serviços partilhados Consolidar e racionalizar os processos internos Otimizar a comunicação Garantir o alinhamento dos SI/TIC com a estratégia Concentração na SG de funções hoje dispersas pelos SC, sempre que daí resulte redução da despesa, aumento da eficácia, eficiência e produtividade, agilização dos serviços, na uniformização dos processos, na racionalização dos recursos e aumento dos níveis de qualidade do serviço. Consolidação e redefinição dos processos e procedimentos internos assegurando a uniformidade de regras e procedimentos e melhorando a articulação entre as unidades orgânicas. Garantir a adequada disseminação da informação e comunicação através do desenvolvimento de uma Política de Comunicação Interna que promova a circulação de informação actualizada (potenciando comunicação via Intranet), de estímulo ao contacto interpessoal e de promoção de cultura de partilha. Dar continuidade à estratégia e política integradora das TIC do MDN e assegurar a execução das medidas estratégicas identificadas na RCM 12/2012 e no Plano de Ação Sectorial de racionalização das TIC. Potenciar o capital humano Promover e consolidar competências dos colaboradores necessárias à prossecução da estratégia da organização.

5 5. Recursos necessários Os objetivos definidos serão prosseguidos com os recursos humanos, financeiros e matérias afetos à Secretaria-geral do Ministério da Defesa Nacional, sustentados em mapas de pessoal anualmente revistos em função dos objetivos operacionais definidos e alicerçados em recursos financeiros e matérias adequados ao cumprimento desses mesmos objetivos, sendo estes avaliados numa perspetiva de economia, eficácia e eficiência.