Pagamentos a Fornecedores, Prestadores e Colaboradores. Sumário

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Estela Farias da Mota
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1 Sumário 1. Objetivo Premissa 3. Cronograma de pagamentos Datas para pagamento Condições para realização de pagamento Emissão da Autorização de fornecimento AF Formas de pagamento Arquivo da documentação Tabelas Anexos 07 Página 1 de 7

1. Objetivos Estabelecer diretrizes e procedimentos para realizar, com segurança, os processos de pagamento a Fornecedores, Prestadores de Serviços, Parceiros e

Cronograma de pagamentos Pagamentos a fornecedores e prestadores de serviços ocorrerão nos dias 05, 10, 15 e 25, conforme cronograma Quadro 1.

2 1. Objetivos Estabelecer diretrizes e procedimentos para realizar, com segurança, os processos de pagamento a Fornecedores, Prestadores de Serviços, Parceiros e Colaboradores. 2. Premissa: O departamento deverá encaminhar ao Fiscal e Financeiro com sete (07) úteis de antecedência ao vencimento. 3. Cronograma de pagamentos Pagamentos a fornecedores e prestadores de serviços ocorrerão nos dias 05, 10, 15 e 25, conforme cronograma Quadro 1. No Quadro 2, é demonstrado o cronograma para emissão de documentos fiscais dentro do mês corrente. Somente poderão ser emitidas NF s até o dia 20, e os fornecedores não podem emiti-las entre os dias 21 a 31. Página 2 de 7

3 3.1. Datas para pagamentos Ficam estipulados somente os dias 05 (cinco), 10 (dez), 15 (quinze), 20 (vinte) e 25 (vinte e cinco) de cada mês, para pagamento a fornecedores e prestadores de serviços. Somente operações mercantis com ganhos financeiros (descontos obtidos em compras e afins), pagamentos a Órgãos Públicos, bem como Tributos serão permitidos fora das datas citadas. Cabe às áreas contratantes adequar os processos de tal forma que os pagamentos sejam feitos somente nessas datas Os documentos deverão ser entregues ao setor fiscal com sete (07) dias úteis de antecedência ao vencimento Se o documento for devolvido à área solicitante em função de alguma irregularidade, torna-se sem efeito a data de entrega para a área Financeira/Fiscal, recomeçando o processo quando da nova entrega do documento A cópia da NF. deverá ser entregue ao financeiro com boleto ou informações bancárias. Somente as AF s (Autorização de Fornecimento) de obras permanecem sobre o controle de baixa e saldo do financeiro Nos casos específicos de documentos fiscais de obras, devem ser carimbados com apresentação das seguintes informações: Nome da obra: Centro de Custo: Visto/Assinatura: Descontar na AF: Página 3 de 7

4 4. Condições para realização de pagamento 4.1 Os Pagamentos somente serão realizados pela Tesouraria/Financeiro se estiverem previstos na Programação Financeira (Fluxo de Caixa semanal/mensal). Caso o pagamento se enquadre no tipo emergencial deverá ser informado à área Financeira com até 2 (dois) dias de antecedência. Neste caso, considera-se o procedimento de pagamento fora da norma, nos termos dos procedimentos específicos que regulam a matéria. 4.2 O Adiantamento a Fornecedores poderá ser realizado somente com prévia análise e assinatura da Diretoria da área, para tanto é necessário criar o pedido, aprová-lo no SAP, indicá-lo e vinculá-lo ao pedido. 4.3 O pagamento de serviços prestados por Pessoa Física somente será efetivado após autorização da Diretoria da Área, mediante a apresentação do RPA - Recibo de Pagamento de Autônomo, de onde serão extraídos os dados para gerar guias de INSS, IR e ISSQN (em casos específicos). O recolhimento dos encargos/impostos estará a cargo da área Financeira/Fiscal. 4.4 Para que os pagamentos de Notas Fiscais ocorram, os impostos retidos na fonte deverão estar devidamente destacados, independente da natureza (prestadores de serviços, aquisição de materiais e equipamentos, dentre outros). A Área Financeira/Fiscal deverá validar a retenção dos impostos conforme a legislação, antes do pagamento, como também ficará responsável por separar as Notas Fiscais da Gran Viver e de todas as SPE s, em livros fiscais. 4.5 Os pagamentos dos impostos que foram retidos na fonte deverão ser gerados e conferidos pela área Financeira/Fiscal. A Área Fiscal irá entregar a(s) guia(s) para área Financeira (Contas a pagar), com 7 (sete) dias úteis antes do vencimento. Página 4 de 7

5 4.6 É de responsabilidade da área requisitante exigir toda documentação fiscal e acessória competente. Os processos que não atenderem às exigências determinadas nesta norma serão devolvidos para a área requisitante, para a devida regularização. 5. Emissão da Autorização de fornecimento AF (Apenas para área de Obras) 5.1 Para cada documento que gerar uma obrigação a pagar (exceto despesas gerais, tais como: energia elétrica, telefone, aluguel, etc), deverá ser emitida pela área responsável uma AF, por meio do Excel, contendo todos os dados da referida obrigação. A AF deverá ser aprovada dentro da Norma - Limites de Alçada, com identificação da assinatura da pessoa que solicitou o pagamento e da pessoa que aprovou, sendo anexada a documentação comprobatória. 5.2 A AF deverá ser emitida sempre antes da ocorrência do evento gerador, ou seja, do recebimento do material ou do serviço realizado. Se a AF não for elaborada em tempo hábil, será de responsabilidade da área de origem as ocorrências de multas, juros, despesas de cartórios, dentre outras despesas decorrente do atraso. Fica a cargo da área Financeira/ Contas a Pagar a decisão de priorização de pagamentos. 5.3 As AF`s deverão ser previamente conferidas pela área Financeira/Contas a Pagar que verificará a origem da despesa, os limites de competência para sua aprovação e toda a documentação pertinente. A área Financeira/Fiscal será responsável pela segurança do processo e validação da documentação para efeito contábil e fiscal; Página 5 de 7

6 6. Formas de pagamento 6.1 Os pagamentos serão efetuados preferencialmente através de meio eletrônico ou borderô. Pagamentos através de cheques são restringidos. 1º Boleto (Preferencialmente) 2º Dados Bancários (DOC E TED) 3º Cheque (em casos extremos) 6.2 Os cheques emitidos para pagamentos das obrigações serão nominativos ao favorecido. 6.3 Os pagamentos realizados por depósito bancário devem, obrigatoriamente, ser depositado na conta do favorecido (emitente do documento fiscal); As exceções que precisam ser depositados em Conta de PF, deverá constar o contrato social anexo para comprovação da sociedade. 6.4 Para as transferências entre as empresas Coligadas, não será necessário gerar AF. Como documentação comprobatória será anexada ao movimento financeiro à autorização eletrônica ou carta assinada pela Gerência Financeira. 7. Arquivo da documentação 7.1 Toda documentação relativa aos pagamentos efetuados pela movimentação bancária, bem como referente ao movimento de Caixa da Tesouraria, deverá ser liberada pela área Financeira e encaminhada para arquivo. 7.2 A documentação mencionada no item anterior será arquivada na data do Página 6 de 7

7 pagamento com seus respectivos comprovantes de quitação. Também farão parte do arquivo: Relatório de Retorno do Banco ou extrato bancário constando os pagamentos efetuados; Borderô, cópia de cheque ou comprovante de depósito de acordo como foi efetuado o pagamento. Relatório de extrato de pagamento via caixa. 8. Tabelas Tabela 1 - Documentos comprobatórios de regularidade DOCUMENTOS PERIODICIDADE EMPRESAS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Contratos, inscrições e comprovação dos regimes tributários; Cópias autenticadas das Guias de recolhimento ao INSS e ao FGTS referentes ao mês anterior da execução dos serviços; Em casos de Obras: Conferência in loco dos empregados que estão contidos na GFIP. TRABALHADORES AUTÔNOMOS INDEPENDENTES Cópia autenticada da Guia de Recolhimento ao INSS referente ao mês anterior da execução dos serviços Declaração se o segurado presta serviços a outras empresas ou pessoas físicas No ato da contratação Mensal Esporádico. Mensal Mensal 9. Anexo Anexo I : AF - Autorização de Fornecimento Página 7 de 7

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