POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 1/10. Área a que se aplica: Comporte SBC e SP

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1 POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 1/10 Área a que se aplica: Todas Executado por: Colaboradores que utilizam recursos de viagem Unidade: Comporte SBC e SP Autor: Elidia Ribeiro Secretária Executiva Criação 17/06/2011 Aprovação Última Revisão 28/07/2011 Henrique Constantino Diretoria Geral 1. OBJETIVO Este procedimento tem por finalidade descrever a Política de Viagem do Grupo Comporte para seus colaboradores em viagens a serviço da empresa, criando regras e procedimentos a serem seguidos. 2. REQUISIÇÃO DE VIAGEM 2.1. Solicitação de Viagem O colaborador tem por direito utilizar o deslocamento terrestre até o local que foi solicitado seus serviços, sendo que o transporte aéreo só será permitido em casos extremos, aprovado pela Diretoria. A solicitação deve ser efetuada com 48 horas de antecedência pelo superior do colaborador a utilizar este recurso. O superior encaminha a solicitação ao viagens@comporte.com.br com as informações a seguir: Nome completo do Colaborador; Destino da viagem; Empresa visitada; Motivo da viagem; Transporte desejado: Aéreo ou Terrestre (escolha obedecerá à política do primeiro parágrafo deste item); Necessita translado no local de destino?; Dia da Saída; Dia de retorno; Número do cartão de milhagem da empresa aérea (caso possua). As requisições enviadas fora do prazo acima devem ser justificadas e sua necessidade será devidamente analisada pelo responsável da reserva. Sem esta devida justificativa, o processo não será concluído. O colaborador não está autorizado a efetuar reservas de qualquer natureza diretamente nos fornecedores, como por exemplo, hoteis, companhias aéreas e locadoras de veículos.

2 POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 2/10 O colaborador não está autorizado a efetuar compras de bilhetes via Internet, balcão de aeroportos e/ou rodoviárias, ou qualquer outro meio que não seja pela secretaria da diretoria geral (SGS). Compras de bilhetes aéreos ou passagens rodoviárias efetuadas em desacordo com esta política não serão reembolsados, salvo casos justificados e devidamente aprovados pela diretoria. Em caso de viagens não planejadas, em finais de semanas ou feriados, o colaborador deverá informar seu superior que entrará em contato com o Diretor Administrativo Cancelamentos/desistências Em casos de cancelamento da solicitação efetuada, será analisado pela área SGS e o Diretor Administrativo, a cobrança de multas ou taxas destes serviços, caso existam Solicitações em fim de semana Em casos emergenciais é necessário que o colaborador informe seu superior, que tentará contato com a secretária da diretoria geral, ou caso não consiga, com o diretor administrativo. Após este contato o superior informará imediatamente o colaborador que necessita desta solicitação o informando dos procedimentos a serem tomados. 3. MEIOS DE TRANSPORTES O objetivo da Comporte é sempre disponibilizar o transporte mais adequado aos seus colaboradores para que efetuem visitas profissionais às empresas do Grupo ou parceiros. Os meios de transportes possíveis são: - Terrestre: Efetuado por carro particular, táxi ou ônibus rodoviário. - Aéreo: Realizado pela Gol ou outras empresas conforme critério abaixo. É de responsabilidade do colaborador escolher o meio de transporte mais adequado à sua necessidade, sempre visando a economia e rapidez no deslocamento ao local visitado. Nos próximos tópicos será possível checar o detalhamento de cada meio de transporte e suas regras.

3 POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 3/ TRANSPORTE TERRESTRE Ônibus rodoviário Ao efetuar visitas às empresas do Grupo é aconselhável a utilização de Cortesia. Estas Cortesias são passagens gratuitas disponibilizadas pelos Diretores das empresas. Caso não lhe seja oferecida esta opção, entre em contato com seu superior. Nas cidades onde nenhuma empresa do Grupo possui serviço, a secretaria vai verificar qual a empresa possui o melhor Custo x Benefício para a compra da passagem. Qualquer compra ou solicitação de cortesia deve ser efetuada pela secretária da diretoria geral Transporte particular Em casos onde é mais vantajoso, o colaborador pode utilizar seu próprio veículo. Lembrando que a prioridade é o uso de transporte rodoviário. Mas existirão casos que a viagem por carro particular será mais vantajosa; por ser mais rápida ou se a visita exigir vários deslocamentos, por exemplo. É permitido o reembolso da quilometragem efetivamente realizada com carro particular, somente quando estiver a serviço da Comporte. Para tal reembolso, solicitar a área de FI o formulário devido para este fim e o devolver preenchido e assinado pelo gerente da área. O valor do reembolso da quilometragem é calculado mediante aplicação da Taxa de Reembolso/Quilometragem vigente. Esta taxa engloba os gastos com combustível, e depreciação podendo acrescentar ao reembolso somente o valor gasto em pedágios Pedágio O valor gasto pelo colaborador em decorrências de pedágios, pode ser efetivamente reembolsado pelo departamento financeiro. Bastando o colaborador enviar nota fiscal desta cobrança, devidamente assinada por seu superior, à área de FI Táxi Quando da necessidade de utilização de táxi a serviço da Comporte, o colaborador que estiver alocado na Funchal deve solicitar a área de SGS o boleto da empresa de Táxi. No caso de São Bernardo, o colaborador pode solicitar o serviço por ele mesmo, sendo que o reembolso deverá ser encaminhado a área de FI com o recibo do Táxi. É necessário que em todos os casos seja anotado no verso do recibo ou boleto o percurso percorrido e assinado pelo colaborador.

4 POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 4/ TRANSPORTES AÉREOS As viagens aéreas sempre serão realizadas pela Gol, salvo trechos não atendidos por esta empresa. Neste último caso, será escolhida a empresa de melhor horário e custo. A solicitação deve ser informada via formulário, citado no item 2.1 deste procedimento, com 2 horários possíveis para a viagem, previamente checado no site da companhia aérea. O colaborador deverá efetuar suas viagens no menor período possível, sempre marcando suas atividades em horário compatível para que viaje e retorne no mesmo dia Classe de Voo Todos os voos realizados serão em classe econômica. Voos em primeira classe somente quando concedidos pela companhia aérea, sem nenhum valor adicional à tarifa Milhagem de voos O cartão de milhagem do colaborador não poderá influenciar na escolha da companhia aérea. Caso a companhia aérea escolhida coincida com o serviço que o colaborador possui, é necessário que o superior informe o número do cartão de beneficio do colaborador na requisição. O número do cartão de milhagem deve ser informado no ato da solicitação de viagem, efetuado via formulário (item 2.1 desta política). Não é de responsabilidade da secretária da diretoria geral a confecção do cartão de milhagem para o colaborador. Sendo de total responsabilidade do mesmo a solicitação junto à companhia aérea e o correto número do cartão se já o possuir Atrasos e cancelamentos Se o atraso ou overbooking de um vôo resultar em pernoite, o colaborador deverá se hospedar em hotel designado pelas companhias aéreas/empresa de ônibus. Neste caso, a companhia aérea/empresa de ônibus é responsável pelo custo de hospedagem, alimentação e demais despesas advindas do atraso ou overbooking.

5 POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 5/10 4. HOSPEDAGEM 4.1. Prestadora do serviço Para os serviços de hospedagem a Comporte conta com a parceria da empresa Alatur. Fundado em 1991, o Grupo Alatur é um dos líderes do mercado de viagens corporativas do Brasil. Toda esta experiência nos servirá de auxilio para que tenhamos tranqüilidade e o melhor serviço em hospedagens. Para que você tenha informações mais detalhadas desta empresa, acesse o site da empresa: Solicitação de hospedagem Sempre que necessário, em viagens corporativas, o colaborador poderá solicitar hospedagem no período de suas atividades no local. Esta hospedagem deverá sempre ser superior a 1 (um) dia e a distância do local superior a 100 km (cem quilômetros) Reserva de Hotel Para efetuar a solicitação de hospedagem, o superior do colaborador deverá encaminhar um à viagens@comporte.com.br, contendo as seguintes informações: Nome completo do colaborador; Local de destino; Período da hospedagem. As reservas de hoteis serão realizadas exclusivamente pela área SGS. Os colaboradores e gerentes não devem efetuar reservas ligando diretamente para os hotéis/agência. Este procedimento aplica-se para todas as hospedagens em viagens de negócios, treinamentos, cursos e eventos. Nos casos de dois colaboradores ou mais se hospedarem no mesmo local e período será dada prioridade a quartos de acomodação dupla Categoria de Hotel Os colaboradores serão destinados por padrão a hospedarem-se em apartamento standard, e só poderão aceitar suítes ou quartos executivos se isso não implicar custo adicional para a empresa. Regras de utilização: Diretoria: Até R$ 500,00/dia; Gerência: Até R$ 300,00/dia; Colaborador / Líder: Até R$ 250,00/dia.

6 POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 6/ Serviços do Hotel Será permitido ao colaborador usufruir apenas dos serviços estipulados pela sua reserva do hotel. Caso não possua serviços básicos, como café da manhã, este custo será reembolsado pela Comporte. Não serão reembolsados gastos com café da manhã servidos no quarto, com massagens, cigarros, filmes, cabeleireiras, jogos eletrônicos, lojas de conveniência e objetos de uso pessoal, escova de dente, aparelho de barbear etc., salvo em caso de extravio de bagagem. Os serviços de acesso à internet, lavanderia, uso de telefone, frigobar e outros, devem ser acordados entre o superior do colaborador e a Diretoria. Para aqueles que possuem Nextel e não estiverem na sua área de cobertura, terão permissão para uso de telefone. Sendo que tal utilização deverá ser marcada com dia, hora e pessoa contatada, para análise do reembolso por parte do financeiro Serviço de lavanderia Serviços de lavanderia poderão ser utilizados se o tempo de viagem for superior a 03 (três) dias. Casos particulares deverão ser examinados pela Diretoria Administrativa Cancelamento de reserva de hotel (no-show) Cabe ao colaborador a responsabilidade de comparecimento ao hotel reservado e o aviso de qualquer ocorrência que atrapalhe sua chegada no local. Caso haja a cobrança de no-show, ou seja, o não comparecimento à utilização da reserva, esta taxa deverá ser paga pelo colaborador, e seu reembolso ser conversado com seu superior. Para evitar esta situação o colaborador deverá entrar em contato com a SGS, solicitando o cancelamento da reserva efetuada no hotel, no prazo máximo de 24 horas que antecedem a hospedagem. 5. TRANSLADO 5.1. Casa X Rodoviária/Aeroporto O translado efetuado entre a casa do colaborador e o local de embarque, seja rodoviária ou aeroporto, deverá ser utilizado de acordo com as duas opções abaixo: - veículo particular e estacionamento; - taxi Caberá ao colaborador analisar qual a melhor opção, sendo que tal decisão será avaliada pelo departamento financeiro no momento do reembolso.

7 POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 7/ Rodoviária/Aeroporto X Empresa visitada/hotel O transporte entre rodoviária/aeroporto, localidade visitada e hotel de hospedagem deve ser previamente combinado com o responsável da empresa visitada. Caso não haja esta possibilidade o transporte deve ser acertado previamente entre o superior do colaborador e o diretor administrativo da Comporte. Este transporte pode ser realizado através de locação de veículo ou táxi, sempre priorizando o que gerar maior rapidez e menor custo. Os dois casos devem ser corretamente comprovados em futuro reembolso junto ao FI Táxi Quando da utilização de taxi o colaborador poderá solicitar o serviço por ele mesmo, sendo que a solicitação de reembolso deverá ser encaminhada à área de FI juntamente com o recibo. É necessário que em todos os casos seja anotado no verso do recibo ou boleto o percurso utilizado e a assinatura do colaborador. Para o translado na cidade de destino com utilização de taxi, é aconselhável que o colaborador negocie o preço fechado, ou seja, um valor determinado para o trecho a efetuar. É aconselhável verificar com pelo menos três taxistas para que assim escolha o melhor valor Locação de veículo Caso a locação de veículos seja permitida pela diretoria administrativa, somente a agência de viagens realizara a reserva, de acordo com as tarifas negociadas nas locadoras preferenciais. O tipo do carro/marca oferecido pela agência de viagens é baseado na negociação comercial estabelecida com a locadora de veículos. O Colaborador deverá Receber a fatura no encerramento da reserva e verificar se a está em nome da Comporte, devido a tributos. É obrigatória a cobertura total de seguros para os veículos alugados. O seguro é por veículo e não por ocupante. O condutor é responsável pela assinatura do check list de segurança fornecido pela locadora de veículos, que assegura as condições do veículo. Os colaboradores são responsáveis pelo cancelamento das reservas de veículos, devendo entrar em contato com a área SGS para avisar. Os colaboradores serão responsabilizados e não reembolsados por despesas relativas à não-utilização do veículo reservado (no-show), e deverão ressarcir a Companhia no prazo máximo de 07 (sete) dias, a contar da data de notificação.

8 POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 8/10 Os veículos locados devem ser devolvidos na cidade/local onde foi (foram) retirado(s), como forma de evitar gastos adicionais. Em casos de acidente com veículos alugados, o colaborador deverá comunicar, de imediato, à locadora e às autoridades locais, para que seja providenciado o Boletim de Ocorrência (BO). O colaborador deverá comunicar a área SGS e ao seu superior. Em caso de pane, a locadora deverá ser imediatamente comunicada, a fim de substituir o veículo ou informar os procedimentos a serem seguidos. Neste momento será aberta uma ocorrência, a qual o colaborador deverá anotar o número. É permitido o reembolso do combustível utilizado em veículos alugados, desde que seja apresentada a nota fiscal original e descrição de trajeto. É importante que ao abastecimento realizado seja sempre com o combustível mais barato (caso o carro seja Flex). 6. DESPESAS COM ALIMENTAÇÃO Nas viagens realizadas às empresas do Grupo, o custo da alimentação será de responsabilidade da empresa visitada. Caso isso não ocorra, o colaborador terá o reembolso de seus gastos com refeições e lanches de acordo com a seguinte tabela: Café da manhã R$ 15,00 (quinze reais) desde que não esteja incluso na diária do hotel Jantar R$ 40,00 (quarenta reais) Com relação ao almoço, a empresa não reembolsará o valor gasto tendo em vista que o colaborador já recebe o vale-refeição. As notas fiscais devem ser apresentadas em seus originais ou recibos apropriados, que deves conter a razão social, endereço e CNPJ do estabelecimento. No caso de acompanhamento de consultores, prestadores de serviços, entre outros; o colaborador deverá sempre preencher a justificativa do gasto com refeição e o nome das pessoas que estiveram presentes, bem como, o motivo do evento.

9 POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 9/10 7. ADIANTAMENTOS 7.1. Adiantamento em Reais (R$) O valor do adiantamento é definido de acordo com a necessidade de cada colaborador e varia entre R$ 100,00 (cem reais) e R$ 500,00 (quinhentos reais). Para despesas até R$ 100,00 (cem reais) basta ao colaborador solicitar ao responsável o valor necessário e depois comprová-lo através de notas fiscais. O adiantamento em dinheiro entre R$ 100,00 (cem reais) e R$ 500,00 (quinhentos reais) somente será permitido após o envio de formulário devidamente preenchido e aprovado pelo gestor. O colaborador receberá o valor em até 48 horas pela pessoa de FI responsável pelo caixa. Cabe ao colaborador prestar contas do valor adiantado em até 48 horas depois de recebido, ou em caso de viagem a serviço da empresa, após seu retorno Prestação de Contas Todo colaborador que tenha efetuado despesas a serviço da Comporte deverá ser reembolsado através de formulário disponível na Intranet e enviado à área FI. É imprescindível que os campos estejam corretamente informados para que a solicitação não seja indeferida, neste caso a área FI solicitará o reenvio do formulário Aprovação de despesas É da responsabilidade do gestor, antes da aprovação, a análise prévia das despesas dos seus subordinados, observando gastos abusivos e a não comprovação das despesas. Em caso de irregularidades nas prestações de contas que estão em desacordo com esta política, o aprovador deverá indeferir no sistema para que o colaborador não receba o valor indevido. A aprovação de despesas sem documentação correta, ou que forem contrárias a este procedimento será reportada à liderança do departamento e/ou diretoria, para as providências que se fizerem necessárias. As notas fiscais referentes às despesas efetuadas deverão estar sempre em nome da Comporte. Despesas realizadas através do Fundo Fixo são de responsabilidades da área que o possui.

10 POLÍTICA DE VIAGEM PÁGINA: 10/10 8. NOTIFICAÇÕES E ANÁLISES DE INCONFORMIDADE Cabe ao superior, no momento da assinatura do recibo, nota fiscal ou formulário de reembolso, a análise correta das informações ali prestadas. Sendo que a área FI respeita integralmente esta verificação do superior mediante esta assinatura. Segue abaixo alguns pontos importantes ao superior na hora da aprovação da despesa. a) Quilometragem sem informação da rota efetuada e motivo do deslocamento; b) Falta de documentos comprobatórios; c) Utilização de celular particular; d) Pagamento de despesas efetuadas por subordinado quando o gestor estiver presente; e) Compra de suprimentos/serviços (o mesmo deve ser encaminhado à área AASA); f) Despesas ocorridas a mais de 15 dias (sem motivo de viagem). 9. TERCEIROS As despesas relacionadas a prestadores de serviços devem ser devidamente acertadas entre o superior da área envolvida e o responsável da empresa fornecedora do serviço. Salvo nos casos onde haja cláusula contratual entre a Comporte e a empresa prestadora de serviço, neste caso, a mesma deve ser obedecida. Nos casos onde as despesas sejam pagas pela Comporte, deve-se obedecer aos mesmos critérios citados acima. Fica claro também que o bom senso do colaborador Comporte, que acompanha este terceiro, deve ser de que as despesas obedeçam a um limite aceitável. 10. CONTATOS Esperamos que este procedimento esteja claro, mas caso ainda haja dúvidas ou seja necessários esclarecimentos acerca da Política de Viagens da Comporte, por favor, envie um para viagens@comporte.com.br.