Apostila de Treinamento

Transcrição

1 Apostila de Treinamento Utilização e Administração do Módulo de Gestão do Desempenho Corporativo do STRATWs One Telas referentes à Utilização do Módulo

2 Acessando o Módulo de Gestão do Desempenho Corporativo Neste Menu você pode escolher a tela que deseja acessar no Módulo. 2

3 O Menu de Navegação do Módulo de Desempenho Corporativo Acessa o Menu de Navegação entre os Módulos e suas Telas. Exibe dicas associadas aos diferentes controles na Tela. Acesso ao Perfil do Usuário. Estas são as principais telas do Módulo. A Tela atualmente aberta está em negrito e você navega entre elas clicando sobre a opção desejada. Estes controles permitem alternar entre as Unidades Gerenciais e Planos de Gestão Indica a quantidade de Notificações recebidas pelo usuário e permite acesso a elas. Na Tela de Mapas este ícone possibilita a adição de um novo Mapa. Já no Farol e na Planilha, ele permite a adição de um novo Indicador.

4 O Menu de Navegação entre Unidades Gerenciais e Planos de Gestão Neste link você alterna o Plano de Gestão (Exercício) das informações que serão acessadas. O Sistema permite que você mantenha n exercícios no Histórico. Esta é a Unidade Gerencial (UG) selecionada. Ao clicar aqui o sistema exibe a hierarquia de UG s que seu usuário tem acesso, permitindo que você acesse informações de outra Unidade.

5 Scorecard Os Controle da Tela Ícone de Mapa Favorito. Menu que permite acessar os demais Mapas existentes. Frequência e período de Análise das Informações do Mapa. Sempre que você acessa a tela de Mapas ela estará no Modo de Visualização. 5

6 1 Scorecard Editando um Mapa Visualizar ou ocultar desempenhos. Editar o mapa Visualizar ou ocultar as perspectivas. Botão para Excluir o Mapa. 2 Marcar este mapa como favorito o que fará com que ele seja visualizado primeiramente ao abrir a opção Scorecard. Inserir imagem de fundo. Dar acesso a outras UGs para acessarem. Fecha a tela de Edição.

7 1 2 Scorecard Adicionando um Objetivo Estratégico ao Mapa Digitar o nome do Objetivo Estratégico e, se desejar, informar o Peso.

8 1 Scorecard Adicionando um Objetivo Estratégico ao Mapa É possível vincular um Objetivo a outro Mapa, possibilitando o seu Desdobramento. 2 Depois de adicionado, com o mouse, você pode arrastar o Objetivo Estratégico ou mesmo redimensioná-lo.

9 Scorecard Definindo os Indicadores de um Objetivo Estratégico 1 2 Você deve selecionar o indicador desejado. É possível aplicar um filtro para pesquisar o Indicador, para isto selecione a Unidade Gerencial e pesquise pelo nome do Indicador. 3 Ao clicar sobre o objetivo estratégico, na tela de Indicadores, você deve clicar em Adicionar indicadores. Após o cadastro do Indicador, se desejar, adicionar um Peso (Ponderação) utilizado para o cálculo do desempenho do Objetivo Estratégico.

10 Scorecard Vinculando as Oportunidades de Melhoria, Projetos e Iniciativas Estratégicas ao Objetivo Estratégico Você deve informar o Plano de Gestão, a Unidade Gerencial, a Classificação e a Solução de Problemas. O funcionamento destas 3 abas é bastante similar.

11 Scorecard Anexando Documentos ao Objetivo Estratégico Você pode selecionar um Documento presente em seu computador ou inserir um link de rede.

12 Scorecard Desdobrando um Objetivo Estratégico em seus Indicadores 1 2 Estando no Modo de Visualização você pode desdobrar um Objetivo Estratégico clicando sobre ele. Ao clicar no nome do Indicador, o Sistema apresentará a Tela de Detalhe do Indicador, que será explicada adiante nesta documentação. Esta tabela lista dos Indicadores vinculados ao Objetivo Estratégico, o Peso associado e os Valores de Real e Meta, no período corrente e no acumulado (YTD).

13 Scorecard - O Progresso dos Projetos Estratégicos 1 É possível visualizar o progresso dos projetos estratégicos que, porventura foram associados aos objetivos.

14 1 Scorecard Acessando os demais Itens Vinculados ao Objetivo Estratégico 2 Nestas abas você alterna entre os Indicadores e as Oportunidades de Melhoria. Este ícone exibe a tela com os Indicadores e Oportunidades de Melhoria vinculadas. O link da corrente indica que é possível Desdobrar o Objetivo em outro Mapa. O link do clip apresenta os documentos que foram anexados.

15 1 2 Scorecard Exemplo de um Mapa de Processo

16 Menu de Opções do Indicador, será apresentado adiante. Menu com as Visões disponíveis no Farol. O Farol Os Controles do Farol (Frequência Mensal) Link para a alteração da Frequência de Análise. Valor do Real, Meta e Desvio % no período selecionado. Os Faróis Vermelho, Amarelo, Verde e Azul indicam o grau de alcance da Meta. Mês selecionado para a Análise. Resultado acumulado (YTD) no ano selecionado. Menu de Opções do Farol, será apresentado adiante. No Farol os Indicadores ficam agrupados pelas Áreas de Resultado. Este ícone informa que o Indicador pode ser Desdobrado. Sentido do Melhor do Indicador. Indica a Existência de Documentos, Planos Anuais e Tarefas associadas ao Indicador. Tipo, Nome e Unidade de Medida do Indicador. Ao clicar o Sistema apresenta sua Tela de Detalhes.

17 1 O Farol Visualizando as Informações Acumuladas (YTD) Clique sobre o mês que deseja analisar. 2 Em seguida clique sobre a Coluna dos Valores Acumulados (YTD). 3 O Ano e o Mês selecionados ficam marcados no Farol e as informações acumuladas são exibidas nas colunas de valor.

18 1 O Farol Desdobrando um Indicador As opções de Desdobramento disponíveis para o indicador são apresentadas neste Menu. 2 3 O Desdobramento do Indicador é apresentado no próprio Farol. Repare que é possível desdobrar os Indicadores que foram listados.

19 1 O Farol As Frequências Diária e Semanal As Frequências Semanal e Diária do Farol apresentam uma visualização diferente, com o Real e a Meta do Dia ou Semana selecionado, acompanhado de uma barra com as cores do Farol, conforme o atingimento da Meta. 2

20 1 O Farol O Menu das Visões Caso você queira editar uma visão existente. 2

21 O Farol Adicionando uma Visão Você pode criar uma Visão que armazenará os Indicadores que estão sendo listados no seu Farol, incluindo os Desdobramentos em aberto ou selecionar os indicadores desejados a partir de uma listagem. Conforme pode ser visto na próxima página.

22 Estes ícones permitem adicionar o Indicador ou todos os Indicadores de uma Área de Resultados à sua Visão. O Farol Selecionando os Indicadores de uma Visão Depois de fechar a Tela a Visão é Salva e os indicadores escolhidos são exibidos no Farol. Os Indicadores já selecionados ficam nesta listagem. Este ícone permite remover um Indicador selecionado na Visão.

23 O Farol O Menu de Opções do Farol A consolidação é a rotina do sistema responsável por acumular e executar as fórmulas dos indicadores calculados. Nesta opções você pode consolidar todos os Indicadores de uma UG ou desta UG com as subordinadas em até 3 níveis. Esta é uma opção bastante interessante quando se precisa transferir os Indicadores que eram acompanhados em uma UG para outra Área. Utilize esta opção quando precisar excluir diversos indicadores de uma só vez. Imprime o Farol (PDF) da forma como ele está sendo exibido na tela. Copia os Indicadores de uma Área para outra, sem levar os valores de Real ou Meta. Os indicadores ficam duplicados e as 2 áreas poderão medí-los de forma independente.

24 O Farol O Menu de Opções do Indicador 1 2 Abre a Tela de Propriedades do Indicador. Esta tela será exibida em detalhes adiante nesta apostila. A consolidação é a rotina do sistema responsável por acumular e executar as fórmulas dos indicadores calculados. Nesta opção você pode consolidar as informações do Indicador selecionado. Permite compartilhar este indicador com outras áreas. Veremos isso em detalhes mais à frente na apostila. Acessa os Logs de Consolidação e de Alteração dos Valores do Indicador. Precisa visualizar o Indicador em um formato de Árvore? Utilize esta opção que será detalhada adiante.

25 A Árvore de Desdobramentos do Indicador Os Controle da Tela 1 2 Estes botões permitem mudar a orientação da Árvore (Horizontal x Vertical). Indica se serão exibidas as informações Apuradas ou Acumuladas na tabela ou gráfico. Período selecionado para a Análise. Permite definir se as informações serão exibidas de forma tabular ou graficamente. Permite exibir as informações do Programado, Projetado e a Tendência do Indicador na Tabela.

26 A Árvore de Desdobramentos do Indicador Desdobrando o Indicador 1 2 Neste exemplo podemos continuar desdobrando os Indicadores.

27 A Árvore de Desdobramentos do Indicador Mudando a Orientação e a Forma de Visualização

28 A Tela de Detalhes do Indicador é apresentada quando o usuário clica sobre o nome do Indicador Link para os Documentos Vinculados ao Indicador A Tela de Detalhes do Indicador Gráficos Período de Análise. Estes cartões apresentam o Farol e o valor Real, no Período (Mês, Semana ou Dia) selecionados. Ao mover o mouse sobre eles, o sistema apresenta o valor da Meta. Este Menu contém a lista de Gráficos disponíveis para o Indicador. Caso queira ver o Gráfico acumulado, marque este check. Aqui você define o Gráfico como sendo o Favorito (aquele que sempre é exibido quando o usuário acessa esta tela no Indicador). Botão para Imprimir o Gráfico (gerar o PDF). Zoom (Ampliação) do Gráfico.

29 A Tela de Detalhes do Indicador Tarefas Descrição da Tarefa ( O Que ). Você pode clicar sobre a descrição para acessar o Detalhamento da Tarefa. Este Status indica se a tarefa está no Prazo ou Atrasada (Verde ou Vermelho). O Responsável ou um Administrador podem executar uma tarefa clicando sobre o Status. Apresenta as Datas de Início (Triângulo) ou Encerramento Previsto da Tarefa. Responsável pela Tarefa.

30 A Tela de Detalhes do Indicador Tarefas (Adicionando uma Tarefa) Descrição da Tarefa ( O Que ). Responsável pela Tarefa. Este campo lista os usuários cadastrados no sistema. Permite definir se a tarefa será executada por um usuário ou por um terceiro (pessoa que não possui login no sistema). Data de Início e Encerramento da Tarefa. Você pode inserir apenas uma das datas caso o início e encerramento sejam os mesmos.

31 A Tela de Detalhes do Indicador Tarefas (Executando uma Tarefa) Data da Execução, o Sistema sempre sugere a data atual, mas você pode executar tarefas com datas anteriores. Percentual de Execução da Tarefa. Aqui você insere o comentário a respeito da execução. Assim como ocorre nas redes sociais, você pode mencionar um usuário fazendo uso seguido do Nome. Esta pessoa recebe então a notificação no sistema. Aqui você pode evidenciar com documentos ou imagens a execução de uma tarefa.

32 A Tela de Detalhes do Indicador Comentários Histórico de comentários, incluindo o nome de quem o fez e quando. Este é o campo para a inserção de um novo comentário. Utilizando você pode mencionar um ou mais usuários que receberão notificação do sistema.

33 A Tela de Detalhes do Indicador Solução de Problemas Status da Solução de Problema, com os Percentual Realizado e Previsto de execução do Plano de Ação. Data de Início e Término da Solução de Problemas. Nome da Solução de Problema. Clicando sobre o Nome o sistema abrirá o Módulo de Oportunidades de Melhoria com o detalhamento da Solução.

34 A Tela de Detalhes do Indicador Anexando Documentos ao indicador Você pode selecionar um Documento presente em seu computador ou inserir um link de rede.

35 A Tela de Detalhes do Indicador Acessando as Informações Adicionais e o Histórico do Indicador 1 2 3

36 Aqui você alterna entre os Indicadores da UG ou aqueles em que é Responsável pelo lançamento. Link para a alteração da Frequência de Análise. Menu de Opções da Planilha, será apresentado adiante. A Planilha Controles da Tela Coluna com a informação Acumulada até o Período selecionado. Indica o Período selecionado, que inclusive afeta na coluna do Acumulado (YTD). Sentido do Melhor, Tipo, Nome e Unidade de Medida do Indicador. Ao clicar o Sistema apresenta sua Tela de Detalhes. Indicativo do status das Tarefas vinculadas ao Indicador. Menu de Opções do Indicador. Paginadores da Planilha, agrupando os indicadores pelas Áreas de Resultado. Menu com opções específicas para a linha da Planilha. Será abordado adiante. Linhas com os valores do Real, Meta e o Farol, conforme frequência selecionada. 5

37 A Planilha Lançamento de Valores Você pode alterar os valores de vários períodos/indicadores e, somente ao final, salvar as informações. A célula que possui o foco é ressaltada por uma borda preta. Você navega entre as células da mesma forma como faz em uma Planilha Excel, com as setas do teclado. 6

38 A Planilha O Menu com as Opções da Linha 1 Limpa todos os valores presentes em cada célula da linha. O Autocompletar é capaz de interpolar os valores entre as células vazias de uma mesma linha ou repetir até à última célula de uma linha o último valor lançado. 2 3 Tanto o Limpar quanto o Autocompletar só têm efeito caso o usuário salve a Planilha. 6

39 A Planilha O Menu com as Opções da Linha A consolidação é a rotina do sistema responsável por acumular e executar as fórmulas dos indicadores calculados. Nesta opções você pode consolidar todos os Indicadores de uma UG ou desta UG com as subordinadas em até 3 níveis. O Sistema permite também exportar as informações da Planilha para um arquivo em formato Excel. Você pode Importar os dados dos Indicadores a partir de uma Planilha Excel. Esta é uma opção bastante interessante quando se precisa transferir os Indicadores que eram acompanhados em uma UG para outra Área. Utilize esta opção quando precisar excluir diversos indicadores de uma só vez. Imprime a Planilha (PDF) da forma como ele está sendo exibido na tela. Copia os Indicadores de uma Área para outra, sem levar os valores de Real ou Meta. Os indicadores ficam duplicados e as 2 áreas poderão medí-los de forma independente. 6

40 Adicionando Indicadores à uma Unidade Gerencial 1 2 Aqui você escolhe o Tipo deste Indicador que está sendo adicionado. Cada empresa adota tipos específicos. O responsável por alimentar o mesmo acompanhar este Indicador pode ser selecionado nesta listagem. Aqui você pode inserir o texto completo da meta, lembrando que: Meta = Objetivo+Valor+Prazo. Alguns indicadores, como este do exemplo, fazem uso das dimensões. Para configurar as dimensões disponíveis neste indicador, clique neste botão. Os Indicadores de Desempenho disponíveis em sua empresa podem ser selecionados a partir desta lista. Algumas telas do sistema agrupam os indicadores por suas Áreas de Resultado. O sistema define esta campo com a Área considerada padrão para o indicador, mas você pode alterá-la caso queira colocá-lo em outro local. Os Indicadores de Desempenho disponíveis em sua empresa podem ser selecionados a partir desta lista. O Código para Interface é um campo livre que serve para identificar de forma única este indicador no Sistema, facilitando o processo de integração do Sistema com outras soluções da sua empresa. 7

41 Adicionando Indicadores à uma Unidade Gerencial Definindo as Dimensões Este Indicador, em nosso exemplo, aceita combinações de até 3 dimensões (Estado, Cidade e Estado). Na tela abaixo, optamos por adicionar 6 combinações, sendo: 3 produtos, 2 Cidades e 1 Estado (3 x 2 x 1 = 6). Depois de selecionadas as Dimensões, podemos pressionar o Pré-visualizar árvore para visualizarmos uma prévia do resultado antes de criar todos os 6 novos indicadores. Este campo permite que você escolha os itens disponíveis em cada uma das dimensões definidas para o indicador. Os itens já selecionados ficam abaixo das dimensões disponíveis. Algumas dimensões podem ser agrupadas pela Média ou Soma. 7

42 A Tela de Propriedades do Indicador Acessando a Tela Essa é a Tela de Propriedades do Indicador.

43 A Tela de Propriedades do Indicador As Propriedades Básicas Usuários que não são administradores podem Desativar o indicador de uma UG por este botão. Os administradores podem Excluir um indicador de uma UG por este botão. Aqui você define as frequências de Acompanhamento do Indicador. Indicadores utilizados para Cálculos e que não precisam aparecer no Farol podem ser omitidos por aqui. A prioridade aceita números de 1 à 100 e define a ordem do indicador, da maior para a menor prioridade, dentro do Agrupamento no Farol. Aqui você define os percentuais de tolerância do Indicador em cada cor do Farol. Este campo ajuda no cálculo da Tendência, informando se o valor utilizado para comparação é o Acumulado ou Apurado. Este configuração é muito utilizada quando o Indicador não possui Metas, com ela o sistema exibe um gráfico ao invés de deixar a região vazia. Os Indicadores que não se baseiam em Índices ou Taxas podem ser acumulados diretamente por estes controles. Este controle permite aumentar ou diminuir a quantidade de casas decimais do Indicador. Este gráfico ilustra a configuração dos Percentuais de Tolerância.

44 A Tela de Propriedades do Indicador Definindo o Benchmark do Indicador Abaixo das Propriedades Básicas existem várias seções, dentre elas a de Benchmark. 1 2

45 A Tela de Propriedades do Indicador Criando um Desdobramento para o Indicador (1/3) Descrição do Desdobramento. Indica se ao Desdobrar este indicador o sistema apresenta o % de Atingimento ou a Contribuição % dos itens desdobrados. Aqui você define se, no Indicador que estamos configurando o Desdobramento, pode ser calculado por um Cesta de Indicadores baseada no Peso multiplicado por sua Nota no Programa de Resultados ou por seu Desempenho Percentual. Com isso, você não precisa configurar uma Fórmula para o Cálculo do Indicador.

46 1 A Tela de Propriedades do Indicador Criando um Desdobramento para o Indicador (2/3) 2 Estes campos permitem que você filtre a listagem dos Indicadores. Selecione os Indicadores que deseja adicionar.

47 A Tela de Propriedades do Indicador Criando um Desdobramento para o Indicador (3/3) 1 2 Os Indicadores, na ordem definida, são então desdobrados no Farol. 3 Após adicionar os Indicadores, você pode mudar sua ordem redefinindo a Prioridade.

48 2 1 A Tela de Propriedades do Indicador Definindo a Fórmula de Cálculo do Indicador (1/3) Aqui você visualiza e pode editar a fórmula criada para o Cálculo do Indicador. Aqui você escolhe o tipo de cálculo, sendo Fórmula, Agrupamento por Soma ou Média. 3 Defina as Frequências e o Tipo (Apurado/Acumulado) nos quais o Cálculo será aplicado. A consolidação Parcial possibilita que o sistema calcule o resultado do mês ou semana corrente, mesmo que ele ainda se baseie em informações parciais (antes do término do período). Aqui você marca as colunas que serão calculadas pelo agrupamento ou fórmula. Cálculos incompletos permitem definir se o resultado ficará Nulo caso algum indicador não tenha valor ou se ele será considerado 0 para a aplicação da Fórmula. Aqui você define a partir de quando ou até quando a Forma de Cálculo é valida. Deixando em branco ela será aplicada durante todo o período de vida do Indicador.

49 A Tela de Propriedades do Indicador Definindo a Fórmula de Cálculo do Indicador (2/3) Estes campos permitem que você filtre a listagem dos Indicadores. 1 2 Selecione os Indicadores que deseja adicionar. Ao escolher Adicionar um Item, você pode escolher se vai adicionar um Indicador (usando a Tela 2 deste Slide), ou então a Soma ou Média das UG s Subordinadas ou a Média das Subordinadas Não Nulas.

50 1 A Tela de Propriedades do Indicador Definindo a Fórmula de Cálculo do Indicador (3/3) Aqui você encontra os botões de Operação (incluindo Parêntese) e de operações rápidas (Somatório/Média dos Itens). 2 Este é o campo onde a Fórmula vai sendo construída. Você pode editá-lo por meio do Teclado ou utilizando os botões de Operação ou a Listagem dos Indicadores adicionados. Depois de Adicionar nesta listagem os Itens que irá utilizar na Fórmula, você deve clicar nesta seta curva para adicionar os itens no campo da Fórmula. Ao final, a Forma de Cálculo será listada desta forma na Tela de Propriedades. Ao executar a Consolidação da UG ou mesmo do Indicador, a forma de cálculo será aplicada e os valores aparecerão no Indicador.

51 A Tela de Propriedades do Indicador Compartilhando um Indicador Ao Compartilhar o Indicador de uma UG com outras, este passa a aparecer junto ao Farol ou Planilha desta outra Área. Neste exemplo, podemos ver o Compartilhamento de um Indicador originalmente da SiteAir para a SPV100. Este Indicador aparece assim no Farol da SPV100. Todas as informações lançadas no Indicador original ficam disponíveis para leitura pelos usuários com acesso à SPV100.