1 Evolução da administração. 1.1 Principais abordagens da administração (clássica até contingencial). 1.2 Evolução da administração pública no Brasil

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1 1 Evolução da administração. 1.1 Principais abordagens da administração (clássica até contingencial). 1.2 Evolução da administração pública no Brasil (após 1930); reformas administrativas; a nova gestão pública. 2 Processo administrativo. 2.1 Funções de administração: planejamento, organização, direção e controle. 2.2 Processo de planejamento Planejamento estratégico: visão, missão e análise SWOT Análise competitiva e estratégias genéricas Redes e alianças Planejamento tático Planejamento operacional Administração por objetivos Balanced scorecard Processo decisório. 2.3 Organização Estrutura organizacional Tipos de departamentalização: características, vantagens e desvantagens de cada tipo Organização informal Descentralização e delegação. 2.4 Direção Motivação e liderança Comunicação Cultura organizacional. 2.5 Controle Características Tipos, vantagens e desvantagens Sistema de medição de desempenho organizacional. 5 Gestão de projetos. 5.1 Elaboração, análise e avaliação de projetos. 5.2 Principais características dos modelos de gestão de projetos. 5.3 Projetos e suas etapas.

2 Projetos Visão Geral Esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Expressões usadas para definir projetos: Empreendimento único, não repetitivo; Sequência clara e lógica de eventos, com início, meio e fim; Busca atingir um objetivo claro e definido (produto, serviço, resultado, melhoria, conceito, evento, etc.); É conduzido por pessoas dentro de parâmetros predefinidos de tempo, custo, recursos e qualidade. 2

3 Características dos Projetos Singularidade Temporariedade Incerteza Elaboração Progressiva (planejamento por ondas sucessivas) Stakeholders Recursos limitados (materiais, pessoas, $$, etc.) Responsabilidades Interdisciplinaridade Escopo (Abrangência) 3

4 Estrutura Organizacional quadro resumo Matricial: estrutura na qual o gerente de projetos divide as responsabilidades com os gerentes funcionais para atribuição de prioridades e orientação do trabalho das pessoas. 4

5 Ciclo de Vida Sequência de fases que vão do começo ao fim de um projeto. PMBOK Maximiano Menezes: Conceitual, Planejamento Execução e Controle IDEIA MODELO MENTAL 5

6 Ciclo de Vida: características

7 Projetos Quando um projeto acaba? Objetivo atingido; Objetivo não pode mais ser atingido; Necessidade do projeto não existe mais; Cliente / patrocinador mandou. Sucesso = foi cumprido conforme o plano. 7

8 CESPE MEC- Analista No caso da implantação de um mesmo sistema de informação em duas empresas por uma mesma equipe técnica, cada uma dessas implantações é projeto distinto CESPE TJ-DFT Técnico Judiciário A natureza temporal de projetos está associada a sua curta duração, com início e fim definidos, e com objetivos específicos de criação de produtos únicos, serviços ou resultados.

9 2013 SEE-AL Secretário Estruturas organizacionais funcionais são as mais recomendadas para a realização de projetos interdisciplinares, pois, nesse tipo de estrutura, as relações entre departamentos são fluidas e as equipes de projeto são constituídas por pessoas de diferentes setores e especialidades que trabalham juntas e compartilham experiências. CESPE 2015 MEC Analista No ciclo de vida de um projeto típico, à medida que o tempo avança, os riscos e as incertezas crescem, ainda que os custos das mudanças tenham tendência de queda conforme o projeto vai sendo finalizado.

10 MME - Assistente Financeiro Em relação às características e aos objetivos de projetos, assinale a opção correta. a) No projeto, a data de início é flexível; o importante é a obtenção de seus objetivos. b) Nenhum projeto deve ser encerrado sem que seus objetivos tenham sido alcançados por completo. c) A flexibilidade quanto aos fins a serem atingidos com a execução de um projeto contribui com o processo de tomada de decisão. d) Cada projeto cria produto, serviço ou resultado único. e) Na definição do projeto, estabelece-se o objetivo principal, relacionado à consecução de determinada(s) meta(s) e cuja execução pode ser indefinida no tempo.

11 Fases de um projeto Um ciclo de vida geralmente é composto por fases; Fases = divisões de um projeto, nas quais o controle se torna fundamental para o gerenciamento efetivo do término de uma entrega importante. Segmenta-se o projeto em subconjuntos lógicos para facilitar o gerenciamento; São usadas quando a natureza do trabalho a ser realizado é única em determinada parte do projeto Ao final de cada fase há uma entrega. O número de fases, a necessidade de fases e o grau de controle aplicado depende do tamanho, grau de complexidade e impacto potencial do projeto. Nome e número de fases variam conforme a complexidade do projeto. 11

12 Fases de um projeto Uma fase: 12

13 Fases de um projeto Sequenciais: Encerramento de uma fase termina com alguma forma de transferência ou entrega do produto. O final desta fase representa um ponto natural de reavaliação dos esforços em andamento e de modificação ou término do projeto, caso necessário. 13

14 Fases de um projeto Sobrepostas: Uma fase tem início antes do término da anterior Podem aumentar o risco e resultar em retrabalho caso uma fase subsequente progrida antes que informações precisas sejam disponibilizadas pela fase anterior. 14

15 Relação entre fases Diferentes formas de se planejar as fases do projeto. Diferença básica: grau de incerteza do ambiente opreditivo (predeterminado): totalmente planejado o mais cedo possível; oiterativas ou Incremental: o planejamento da próxima fase é feito de acordo com o avanço na fase atual e nas entregas. oadaptativo (métodos ágeis): é iterativo e incremental, porém é muito rápido. 15

16 TRE-PE - Técnico Judiciário Quando as fases de um projeto são sequenciais, I. o encerramento de uma fase termina com alguma forma de transferência ou entrega do produto do trabalho produzido como entrega da fase. II. crescem as incertezas quanto à qualidade das entregas. III. o final da fase representa um ponto natural de reavaliação dos esforços em andamento e de modificação ou término do projeto. IV. uma fase poderá iniciar de maneira sobreposta com a fase anterior. É correto o que consta APENAS em a) I, II e IV. b) I e III. c) II e III. d) II, III e IV. e) I e IV.

17 2015 CESPE TJ-DFT Técnico Judiciário As necessidades sociais e os avanços tecnológicos são algumas das considerações estratégicas organizacionais tipicamente usadas para justificar e viabilizar a realização de projetos CESPE FUNPRESP-EXE Especialista Nos projetos com mais de uma fase, é possível haver relações diferentes entre fases individuais, alterando-se, assim, o ciclo de vida do projeto, com exceção dos ciclos de vida predeterminados, que são projetados para reagir a altos níveis de mudança e envolvimento contínuo das partes interessadas CESPE DEPEN Agente Penitenciário Federal À luz do PMBOK 5, um projeto que tenha ciclo de vida adaptativo deve reagir a altos níveis de mudança, com métodos iterativos e incrementais e com iterações que girem em torno de duas a quatro semanas, com tempo e recursos fixos.

18 Conceitos importantes: PMI - Project Management Institute principal organização mundial no que se refere ao gerenciamento de projetos. cria os padrões, avança a metodologia e promove a responsabilidade profissional no gerenciamento de projetos. PMBOK - The Project Management Body of Knowledge guia com o conjunto de padrões, regras e boas práticas em gerenciamento de projetos. PMP Project Management Professional Profissional de Gerenciamento de Projetos é a credencial adotada pelos profissionais que são certificados pelo PMI. PMO Office Escritório 18

19 Escritório de Projetos Corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades relacionadas ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos de uma instituição. Estrutura organizacional que padroniza os processos de governança relacionados com o projeto, e facilita o compartilhamento de recursos, metodologias, ferramentas e técnicas. Principais objetivos de um EP: Apoiar os diferentes gerentes de projetos de diversas maneiras; Estabelecer políticas e procedimentos para projetos na organização; Centralizar as informações e coordenar informações entre projetos; Ser um centro de apoio ao time do projeto e representar fisicamente o projeto. Três tipos: de Suporte, de Controle, de Direção. 19

20 Gerente de Projetos Pessoa alocada pela organização executora para liderar a equipe responsável por alcançar os objetivos do projeto. Responsável pela aplicação das competências, conhecimentos, ferramentas e técnicas de projeto às atividades. Competências: Conhecimento Desempenho: habilidades Pessoais: atitudes, personalidade e liderança 20

21 Patrocinador É uma pessoa ou grupo que fornece recursos e suporte para o projeto e é responsável pelo sucesso do mesmo. Pode ser externo ou interno à organização do gerente de projetos. Promove o projeto desde a sua concepção inicial até o seu encerramento. Conduz o projeto através dos processos iniciais até a sua autorização formal e desempenha um papel significativo no desenvolvimento do escopo inicial e do termo de abertura (TAP). Garante uma transferência tranquila das entregas do projeto para os negócios da organização do solicitante após o encerramento do projeto 21

22 Equipes de Projetos São as pessoas encarregadas da realização do projeto. Inclui o gerente do projeto, o pessoal de gerenciamento do projeto e outros membros da equipe que executam o trabalho, mas que não estão necessariamente envolvidos no gerenciamento do projeto. Tendem a ser multidisciplinares e têm vida limitada à duração do projeto. São, geralmente, bem distintas de uma equipe funcional (permanente). Dedicação integral, parcial ou por atividade específica. Exemplos de atividades: desenvolver, revisar, analisar e entender o escopo; planejar o projeto; executar; medir e controlar. 22

23 Partes Interessadas - stakeholders Um indivíduo, grupo ou organização que possa afetar, ser afetado, ou sentir-se afetado por uma decisão, atividade, ou resultado de um projeto. 23

24 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Decomposição hierárquica do escopo total do trabalho a ser executado pela equipe a fim de alcançar os objetivos do projeto e criar as entregas. Processo de subdivisão das entregas e do trabalho do projeto em componentes menores e de gerenciamento mais fácil. Representa todo produto e trabalho do projeto (escopo total = 100%). Identifica as entregas e os pacotes de trabalho usados para medir o desempenho do projeto. 24

25 Estrutura Analítica do Projeto (EAP) Termos utilizados durante o processo de criação da EAP: Atividade: um componente de trabalho realizado durante o andamento de um projeto. Entrega: qualquer produto, resultado ou capacidade para realizar um serviço exclusivo e verificável que deve ser produzido para terminar um processo, fase ou um projeto. Decomposição: técnica de planejamento que subdivide o escopo do projeto e as entregas do projeto em componentes menores e mais facilmente gerenciáveis. Dicionário da EAP: documento que descreve cada componente da EAP, incluindo uma breve definição do escopo, entregas definidas, atividades associadas, recursos necessários, e outros requisitos. Pacote de Trabalho = nível mais baixo na EAP = ponto em que o custo e a duração das atividades podem ser bem estimados e gerenciados. 25

26 Portfolio X Programa X Projeto Portfólio: projetos, programas, subportfólios e operações gerenciados em grupo, para alcançar objetivos estratégicos. Programa: grupo de projetos, subprogramas e atividades do programa relacionados e que são gerenciados de modo coordenado para a obtenção de benefícios e controle que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente. 26

27 2014 ANTAQ SUPERIOR Excluindo-se o gerente do projeto e sua equipe, incluem-se nas partes interessadas todas as pessoas ou organizações passíveis de sofrerem impactos positivos ou negativos em decorrência do produto do projeto CESPE STJ Técnico O escritório de projetos, ou PMO (project management office), é um centro de apoio cujo objetivo é auxiliar no planejamento, na condução, na organização, no controle e na finalização das atividades dos projetos. 2014, TJ-SE, Técnico Judiciário Os níveis superiores da EAP são denominados pacotes de trabalho, especialmente em empresas que seguem as práticas de gerenciamento do valor agregado.

28 2015 CESPE TJ-DFT Técnico Judiciário Os escritórios de gerenciamento de projetos do tipo diretivo são aqueles que exercem papel consultivo para os projetos, uma vez que tais escritórios fornecem modelos, melhores práticas, treinamentos, acesso a informações e lições aprendidas de outros projetos CESPE TRE-PE Técnico Judiciário É da responsabilidade exclusiva do gerente de projetos da equipe de gerenciamento de projetos a) fornecer o suporte financeiro ao projeto. b) executar as atividades coordenadas pelo patrocinador do projeto. c) impedir que os riscos do projeto se concretizem, devendo, ainda, o gerente responsabilizar-se por quaisquer danos que o impacto do projeto possa causar. d) cumprir o papel de parte interessada no projeto. e) executar o projeto e liderar a equipe responsável por alcançar os objetivos do projeto.

29 2015 CESPE TRE-RS Técnico Judiciário Com relação à estrutura analítica de projeto (EAP), assinale a opção correta. a) A EAP é o desmembramento hierarquizado das partes mais importantes do escopo de trabalho da equipe do projeto, com o intuito de alcançar o objetivo principal do projeto. b) Durante a decomposição do escopo do projeto, deve-se evitar a opinião especializada, que tende a aumentar o volume de informações, o que gera dúvidas que atrapalham a finalização do trabalho. c) A criação da EAP é um processo de junção das entregas em um só documento, o que facilita a obtenção de uma visão consolidada de todo o projeto. d) Na decomposição do escopo em partes menores, o pacote de trabalho fica de fora da elaboração da EAP, pois ele está ligado a aspectos gerenciais do projeto. e) O principal benefício trazido pela elaboração da EAP é a visualização organizada do que será entregue pelo projeto.

30 Gestão de Projetos Envolve: Identificar os requisitos; Adaptar-se às diferentes necessidades, preocupações e expectativas das partes interessadas à medida que o projeto é planejado e realizado; Estabelecer e manter a comunicação ativa com as partes interessadas; e Balancear as restrições conflitantes do projeto que incluem, mas não se limitam, a: Escopo, Qualidade, Cronograma, Orçamento, Recursos e Riscos. 30

31 Gestão de Projetos PMBOK 5 PMBOK explora três conceitos centrais: 1. Ciclo de vida do projeto; 2. Processos de administrar projetos; 3. Áreas do conhecimento. 47 processos, distribuídos em: Dez Áreas de Conhecimento: uma área de conhecimento representa um conjunto completo de conceitos, termos e atividades que compõem um campo profissional, campo de gerenciamento de projetos, ou uma área de especialização. Cinco Grupos de Processos: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento. 31

32 2) Áreas do Conhecimento Quem Passa em Concurso de Auditor Reza pra Trabalhar em Cidade com Rede Elétrica e Internet Qualidade, Partes interessadas, Comunicações, Aquisições, Riscos, Tempo, Custos, Recursos Humanos, Escopo, Integração 32

33 2) Áreas do Conhecimento Qualidade processos e atividades que determinam as políticas de qualidade, os objetivos e as responsabilidades, de modo que o projeto satisfaça aos requisitos. Partes interessadas processos exigidos para identificar stakeholders, analisar suas expectativas e seu impacto no projeto, e desenvolver estratégias de gerenciamento apropriadas para o engajamento. Comunicações processos necessários para assegurar que as informações do projeto sejam planejadas, coletadas, gerenciadas e dispostas de maneira oportuna e apropriada. Aquisições processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto.

34 2) Áreas do Conhecimento Riscos processos de planejamento, identificação, análise, planejamento de respostas e controle de riscos de um projeto. Tempo processos necessários para gerenciar o término pontual do projeto (definir e sequenciar atividades, definir o cronograma, etc.) Custos processos de planejamento, estimativas, orçamentos, financiamentos, gerenciamento e controle dos custos, de modo que o projeto possa ser terminado dentro do orçamento aprovado. Recursos Humanos processos que organizam, gerenciam e guiam a equipe do projeto. Escopo processos necessários para assegurar que o projeto inclui todo o trabalho necessário, e apenas o necessário, para terminar o projeto com sucesso. Integração processos e atividades para identificar, definir, combinar, unificar e coordenar os vários processos e atividades dentro dos grupos de processos de gerenciamento do projeto.

35 3) Grupos de Processos de Gerenciamento - 5 Grupos de Processos Importante: os grupos de processos não são fases do projeto; eles podem ocorrer em cada uma das fases. 35

36 3) Grupos de Processos Iniciação: definir um novo projeto ou uma nova fase de um projeto já existente, obtendo-se autorização para tal. Planejamento: estabelecer o escopo total, definem e refinam os objetivos e desenvolvem o curso de ação necessário para alcançar esses objetivos. Execução: coordenar pessoas e recursos e também integrar e executar as atividades do projeto em conformidade com o plano de gerenciamento, de forma a cumprir as suas especificações. Monitoramento e Controle: acompanhar, analisar e controlar o progresso e desempenho do projeto, identificar quaisquer áreas nas quais serão necessárias mudanças no plano, e iniciar as mudanças correspondentes. Encerramento: finalizar formalmente todas as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto. Entregam o produto terminado ou encerram um projeto cancelado.

37 3) Relação entre os grupos de processos 37

38 Áreas de conhecimento 4. Gerenciamento da integração do projeto 5. Gerenciamento do escopo do projeto 6. Gerenciamento do tempo do projeto 7. Gerenciamento dos custos do projeto 8. Gerenciamento da qualidade do projeto 9. Gerenciamento dos recursos humanos do projeto 10. Gerenciamento dos recursos de comunicações do projeto 11. Gerenciamento dos riscos do projeto 12. Gerenciamento das aquisições do projeto 13. Gerenciamento das partes interessadas no projeto Grupo de processos de iniciação 4.1 Desenvolver o termo de abertura do projeto 13.1 Identificar as partes interessadas Grupo de processos de planejamento 4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto 5.1 Planejar o gerenciamento do escopo 5.2 Coletar os requisitos 5.3 Definir o escopo 5.4 Criar a estrutura analítica do projeto (EAP) 6.1 Planejar o gerenciamento do cronograma 6.2 Definir as atividades 6.3 Sequenciar as atividades 6.4 Estimar os recursos das atividades 6.5 Estimar as durações das atividades 6.6 Desenvolver o cronograma 7.1 Planejar o gerenciamento dos custos 7.2 Estimar os custos 7.3 Determinar o orçamento 8.1 Planejar o gerenciamento da qualidade 9.1 Planejar o gerenciamento dos recursos humanos 10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações 11.1 Planejar o gerenciamento dos riscos 11.2 Identificar os riscos 11.3 Realizar a análise qualitativa dos riscos 11.4 Realizar a análise quantitativa dos riscos 11.5 Planejar as respostas aos riscos 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições 13.2 Planejar o gerenciamento das partes interessadas Grupo de processos de execução 4.3 Orientar e gerenciar o trabalho do projeto 8.2 Realizar a garantia da qualidade 9.2 Mobilizar a equipe do projeto 9.3 Desenvolver a equipe do projeto 9.4 Gerenciar a equipe do projeto 10.2 Gerenciar as comunicações 12.2 Conduzir as aquisições 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas Grupo de processos de monitoramento e controle 4.4 Monitorar e controlar o trabalho do projeto 4.5 Realizar o controle integrado de mudanças 5.5 Validar o escopo 5.6 Controlar o escopo 6.7 Controlar o cronograma 7.4 Controlar os custos 8.3 Controlar a qualidade 10.3 Controlar as comunicações 11.6 Controlar os riscos 12.3 Controlar as aquisições 13.4 Controlar o engajamento das partes interessadas Grupo de processos de encerramento 4.6 Encerrar o projeto ou fase 12.4 Encerrar as aquisições

39 Estratégias para gerenciar Riscos Risco: evento ou condição incerta que, se ocorrer, provocará um efeito positivo ou negativo em um ou mais objetivos do projeto. Riscos negativos ou ameaças: o Eliminar o Transferir o Mitigar o Aceitar Riscos positivos ou oportunidades: o Explorar o Compartilhar o Melhorar o Aceitar 39

40 2013, CESPE, CNJ, Técnico Judiciário O esclarecimento das expectativas ou requisitos do cliente caracteriza uma etapa importante da gestão de projetos, pois a consulta aos stakeholders ajuda a clarificar os entregáveis CESPE - MI - Administrador De acordo com a metodologia definida pelo PMBOK, são quatro os macroprocessos para gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle. CESPE TC-DF - SUPERIOR O escopo do projeto é composto pelo trabalho que deve ser feito, a fim de entregar um produto com as características e funções especificadas.

41 2016 CESPE TRE-PE Técnico Judiciário De acordo com o PMBOK, projeto é a) a coordenação de um conjunto de pessoas destinadas a realizar atividades funcionais e disciplinadas a partir do uso de um conjunto de documentos e artefatos obrigatórios propostos no PMBOK. b) um esforço coordenado para se alcançar objetivos e entregar produtos ou serviços exclusivos dentro de determinado período de tempo. c) um conjunto de atividades previsíveis com prazo e escopo definidos que são realizadas ao longo de um período de tempo padrão e que ocorrem de maneira sequencial. d) o desenho de um conjunto de soluções definidas pelo gerente e pela equipe de projetos, as quais são postas em prática a partir de processos e atividades operacionais, repetitivas e sequenciadas. e) um processo executado por meio de gerentes de projeto certificados pelo PMI que realizam atividades de coordenação de pessoal para alcance de objetivos estratégicos.

42 2015 CESPE STJ Técnico As fases de um projeto são iniciação, planejamento, execução, controle e finalização, sendo cada uma delas marcada pela entrega de um ou mais produtos, exceto a fase de planejamento, em que as ideias ainda são abstratas e apenas discussões gerais sobre o projeto são feitas CESPE TJ-DFT Técnico Judiciário O grupo de processos de execução é responsável por monitorar, revisar e regulamentar o progresso e o desempenho dos projetos, bem como por identificar as áreas em que há necessidade de mudanças.

43 2016 CESPE TRE-PE Técnico Judiciário Conforme o PMBOK, são áreas de gerenciamentos de projeto as seguintes: a) integração, iniciação, planejamento, escopo, recursos humanos, desenvolvimento, encerramento. b) iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, encerramento. c) escopo, recursos humanos, qualidade, riscos, aquisições e integração. d) comunicação, integração, planejamento, cronograma, escopo, custo. e) riscos, comunicação, cronograma, partes interessadas, qualidade e planejamento.

44 2016 CESPE FUNPRESP-EXE Especialista As fases do gerenciamento de projeto iniciação; planejamento; execução; monitoramento e controle; e encerramento determinam que atividades devem ser executadas em sequência ou em paralelo, do início ao término do projeto CESPE TRE-GO Técnico Judiciário Apesar de o processo de aquisição fazer parte dos processos de execução, a aquisição só é finalizada dentro do grupamento de processos de encerramento do projeto CESPE TRT8 Técnico Judiciário De acordo com o PMBOK, a análise de impactos e probabilidade de ocorrência de eventos incertos é requisito para a elaboração de a) testes da estratégia e dos cenários. b) plano de riscos do projeto. c) projeto de entrega da estrutura de divisão do trabalho. d) atividades de controle e verificação do escopo. e) atividades de desenho e desenvolvimento do produto.

45 2015 CESPE TRE-RS Técnico Judiciário Com base no PMBOK, assinale a opção correta. a) Define-se parte interessada como uma ou mais pessoas cujos interesses serão afetados positiva ou negativamente pelo resultado do projeto. b) Os processos que abrangem o gerenciamento de projeto são agrupados parcialmente dentro das cinco áreas de conhecimento. c) O termo de abertura do projeto deve ser elaborado na área de conhecimento planejamento do projeto, contendo o nome do patrocinador e do gerente do projeto. d) Por se tratar de um evento com data de início e de término, um projeto deve ter número de fases limitado, o que garante que as entregas aconteçam no prazo determinado. e) O guia PMBOK descreve os processos para o gerenciamento de projetos e os processos de gerenciamento de produtos, que devem ser observados pelo gerente de projeto.