Planilhas Eletrônicas EXCEL

Transcrição

1 Planilhas Eletrônicas EXCEL

2 Pasta de Trabalho Quando você inicia o excel ele automaticamente cria uma pasta de trabalho. Esta pasta de trabalho é um arquivo que pode ter até 255 planilhas. Cada planilha tem até 256 colunas e linhas. Para levar o cursor até esse limite digite: CTRL+seta para direita e atingirá a última coluna identificada por IV CTRL+seta para baixo e atingirá a linha 65536

3 Célula É a intersecção de uma linha com 1 coluna Uma célula tem sua identificação feita por uma letra e um número que é chamada de referência da célula. A célula em destaque é a célula A1. Esse endereço (referência) é exibido na caixa "Nome" Caixa Nome: Exibe o endereço da célula selecionada

4 Linhas e Colunas

5 Planilhas Mover-se para uma planilha: Clicar sobre o nome da planilha desejada Alterar nome de uma planilha: Clica duas vezes no nome da planilha e digita o novo nome Inserir uma nova Planilha: Menu Inserir - Planilha ou Botão direito sobre o nome da planilha e Inserir Alterar ordem das planilhas: Clica sobre o nome da planilha e arrasta para a posição desejada Excluir planilha: Menu Editar - Excluir planilha ou Botão direito sobre o nome da planilha e excluir

6 Seleção Célula: clica sobre a célula ou digita o endereço da célula na caixa "Nome" Coluna: clica sobre a letra de título da coluna. Para várias colunas pode-se utilizar a tecla CTRL Linha: clica sobre o número de título da linha. Para várias linhas pode-se utilizar a tecla CTRL

7 Seleção Intervalo: clica na célula inicial e arrasta até a célula final envolvendo o espaço a ser selecionado. Intervalo adjacente: seleciona a primeira região e com a tecla CTRL pressionada, seleciona as demais regiões.

8 Entrada de dados Textos Uma célula com texto aceita até caracteres Os textos são automaticamente alinhados à esquerda

9 Números Entrada de dados assumem o formato geral, são alinhados à direita. para digitar números negativos digitar o sinal de menos para casas decimais usar vírgula e não ponto (se estiver configurado Brasil no Painel de controle) OBS: Com ponto o excel entende como entrada de texto (alinha à esquerda), com vírgula entende como entrada de número (alinha à direita)

10 Entrada de dados Números para digitar frações, digitar o 0 um espaço e depois a fração. para digitar no formato moeda, não digitar o símbolo de $. Digita-se o valor numérico e aplica-se formatação moeda. OBS: Se digitar apenas 13/30 ele entende como texto. Se digitar 0 13/30 ele entende como número fracionário, observe que ele exibe o valor decimal dessa fração na barra de fórmulas

11 Entrada de dados DATA E HORA: digitar a data separada por barra(/) ou hífen(-) digitar hora usando o sinal de dois pontos(:) Digitar CTRL + ponto e vírgula(;) a entrada é a data do sistema. Digitar CTRL+ SHIFT+ dois pontos(:) a entrada é a hora do sistema

12 Entrada de dados Fórmulas: Iniciar com o sinal de igual (=) antes da fórmula. Símbolos dos operadores: + soma - subtração * multiplicação / divisão ^ exponenciação OBS: A célula que contém a fórmula apresenta o resultado da operação na célula e mantém a fórmula na barra de fórmulas

13 Entrada de dados Fórmulas: Uma fórmula pode ter valores ou endereços (referências) de outras células OBS: A célula A3 recebe o resultado da fórmula apresentada na barra de fórmulas que soma o conteúdo das células A1 e A2. Sempre que os valores de A1 ou A2 forem alterados, automaticamente a alteração se reflete em A3

14 Limpar e Excluir Células Delete e backspace apagam o conteúdo e mantém a célula vazia Nesse exemplo apaguei com delete/backspace o conteúdo da célula B3, mantendo a célula vazia.

15 Limpar e Excluir Células Com a célula a ser excluída selecionada: Menu Editar - excluir ou Botão direito na célula e opção excluir Remove-se a célula e as células adjacentes movem-se para preencher o espaço conforme opção escolhida.

16 Excluir Colunas Estando com uma das células da coluna selecionada e escolhendo excluir célula podemos optar por excluir coluna inteira. Selecionando a coluna, botão direito excluir Ao excluir uma coluna, a coluna localizada à direita assume seu lugar. (O conteúdo da coluna C passa para a coluna B)

17 Excluir Linhas Estando com uma das células da linha selecionada e escolhendo excluir célula podemos optar por excluir linha inteira. Selecionando a linha, botão direito excluir Ao excluir uma linha, a linha localizada abaixo assume seu lugar.

18 Ocultar Colunas Seleciona a coluna a ser ocultada, botão direito ocultar Observe que no exemplo, a coluna B foi ocultada mas o conteúdo da coluna à direita (no caso a coluna C) continua pertencendo à coluna C

19 Para reexibir colunas ocultas, seleciona-se o intervalo contendo a coluna anterior e a coluna posterior da coluna em questão, clica com o botão direito do mouse e escolhe a opção reexibir Reexibir Colunas

20 Ocultar Linhas Seleciona a linha a ser ocultada, botão direito ocultar Observe que no exemplo, a linha 2 foi ocultada mas o conteúdo da linha abaixo (no caso a linha 3) continua pertencendo à linha 3

21 Para reexibir linhas ocultas, seleciona-se o intervalo contendo a linha anterior e a linha posterior da linha em questão, clica com o botão direito do mouse e escolhe a opção reexibir Reexibir Linhas

22 Inserir nova Linha ou Coluna Inserir uma coluna Clique na letra da coluna onde você deseja inserir a nova coluna. Selecione o menu Inserir / Colunas. Inserir múltiplas colunas Selecione o número de colunas desejadas (por exemplo: para inserir 3 colunas ==> selecione 3 colunas.) Selecione o menu Inserir / Colunas. Inserir uma linha Clique no número da linha onde você deseja inserir a nova linha. Selecione o menu Inserir / Linhas. Inserir múltiplas linhas Selecione o número de linhas desejadas. (por exemplo: para inserir 3 linhas ==> selecione 3 linhas.) Selecione o menu Inserir / Linhas.

23 Modificando a largura de uma coluna Clique em uma célula da coluna que será alterada. Selecione o menu Formatar / Coluna / Largura... Digite a nova medida no campo Largura da coluna: Clique OK. Ou ajuste posicionando o mouse entre duas colunas nas letras de título das colunas e arraste. Se você estiver com várias colunas selecionadas ao fazer o ajuste ele será aplicado a todas elas.

24 Modificando a altura de uma linha Clique em uma célula da linha que será alterada. Selecione o menu Formatar / Linha / Altura. Digite a nova medida no campo Altura da linha: Clique Ok. Ou ajuste posicionando o mouse entre duas linhas nos números de título das linhas e arraste. Se você estiver com várias linhas selecionadas ao fazer o ajuste ele será aplicado a todas elas.

25 Ajuste automático Ajustando automaticamente a largura de uma coluna ou a altura de uma linha Clique em qualquer célula da coluna/linha que deseja ajustar ou selecione o grupo de células que você deseja que o MS Excel ajuste automaticamente. Selecione o menu Formatar / Coluna / AutoAjuste da seleção... Ou Formatar / Linha / AutoAjuste da seleção... A largura/altura ocupará a menor largura/altura possível de acordo com o conteúdo de suas células.

26 Listas de Entradas Inserir dados automaticamente Digita o(s) valor(es) a serem repetidos e arrasta a alça de preenchimento na direção desejada Esse quadradinho é a alça de preenchimento

27 Exemplos de preenchimento

30 Listas de entrada Podemos escolher os critérios de preenchimento da série desejada : Define se o preenchimento será na vertical (linhas) ou na horizontal (colunas) Define o tipo de série a ser criada

31 Listas de entrada Define o valor a ser incrementado para calcular o próximo valor da lista. Define o limite. Após atingir esse valor interrompe a lista Linear Cria uma série que é calculada pela adição do valor na caixa incremento Crescimento Cria uma série que é calculada pela multiplicação do valor na caixa incremento

32 Listas de entrada O próximo valor sempre será calculado somando-se 10 ao valor anterior Define o valor a ser incrementado para calcular o próximo valor da lista. Define o limite. Após atingir esse valor interrompe a lista Como o próximo valor seria 101 e ele é superior ao limite definido como 100 a lista foi interrompida

33 Listas de entrada O próximo valor sempre será calculado multiplicando por 2 o valor anterior Define o valor a ser incrementado para calcular o próximo valor da lista. Define o limite. Após atingir esse valor interrompe a lista Como o próximo valor seria 128 e ele é superior ao limite definido como 100 a lista foi interrompida

34 Listas de entrada Quando a lista for gerada por datas podemos definir a unidade de data a ser considerada dentre as opções: Dia Dia da semana ( desconsidera datas que caiam em sábados e domingos) Mês Ano

35 Listas de entrada Define que a lista será gerada pelo incremento de dois dias. Uma vez que a unidade escolhida foi Dia Como a próxima data seria superior ao limite definido a lista foi interrompida

36 Listas de entrada Define que a lista será gerada pelo incremento de dois meses. dias. Uma vez que a a unidade escolhida foi Mês Dia Como a próxima data seria superior ao limite definido a lista foi interrompida

37 Listas de entrada Define que a lista será gerada pelo incremento de de três dois dias. da Uma semana. vez que Uma a vez unidade que a escolhida unidade escolhida foi Dia da semana Foram considerados na contagem apenas os dias de segunda a sexta

38 Listas de entrada O Excel possui listas de entrada personalizadas para meses do ano e dias da semana. Menu Ferramentas Opções Listas

39 Para criar novas listas basta digitar os valores da lista desejada na área Entradas da lista da janela ao lado e clicar em Adicionar Listas de entrada

40 Listas de entrada Podemos criar novas listas importando dados já digitados em uma planilha. Para importar a lista de células existente, clique nesse ícone Selecione as células que possuem os valores valores da lista da lista desejada desejada e clique novamente no mesmo ícone Por fim clique em Importar

41 Listas de entrada Para usar os elementos da lista basta digitar 1 elemento e usar a alça de preenchimento para termos os outros elementos preenchidos sem precisarem ser digitados

42 Exercício Conversão de Temperatura Considere a fórmula C/5=(F-32)/9, onde C é a temperatura em Celsius e F a temperatura em Farenheit Preencher temperaturas em Farenheit de 0 a 100 com intervalo de 10 em 10

43 Exercício Conversão de Temperatura Podemos utilizar o recurso de preenchimento automático para as temperaturas em Farenheit Devemos utilizar a fórmula de conversão para cálculo da temperatura equivalente em Celsius. Como C/5=(F-32)/9, teremos C=((F- 32)/9)*5 Na fórmula deverá ser usada a referência da célula que possui F (a temperatura em Farenheit) Para calcular a temperatura em C que será exibida na célula B3 vou usar o valor da temperatura em F da célula A3

44 Para calcular as temperaturas em C para as linhas B4 até B13 basta selecionar a célula B3(que possui a fórmula) e pela alça de preenchimento arrastar até B13. Exercício Conversão de Temperatura

45 Exercício Conversão de Temperatura Observe que ao selecionar a célula B4 a fórmula exibida na caixa de fórmulas usa a célula A4 Observe que ao selecionar a célula B5 a fórmula exibida na caixa de fórmulas usa a célula A5

46 Valor da linha de baixo Usa referência da linha de baixo na fórmula Endereço Relativo Quando preencho fórmulas para cima ou para baixo (altero linhas), endereço relativo usa linha relativa B1 A1*2 B2 A2*2 B3 A3*2 B4 A4*2 B5 A5*2

47 Endereço Relativo Valor da coluna à direita usa referência da coluna da direita na fórmula Quando preencho fórmulas para direita ou esquerda (altero coluna), endereço relativo usa coluna relativa A2 A1*2 B2 B1*2 C2 C1*2 D2 D1*2 E2 E1*2

48 Endereço Absoluto Observe a planilha ao lado: Desejo somar o valor de F1 (5) aos valores da coluna A e exibi-los na coluna B. B1 exibe o valor de A1 + o valor de F1 conforme a formula exibida na caixa de fórmulas da planilha ao lado

49 Endereço Absoluto Se eu preencher as células B2 até B5 arrastando pela alça de preenchimento de B1 terei em B2 B3 B4 B5 =A2+F2 =A3+F3 =A4+F4 =A5+F5 Como F2, F3,F4,F5 estão em branco foi somado valor zero

50 Endereço Absoluto Na verdade eu gostaria de manter nas fórmulas a referência à F1 fixa B2 B3 B4 B5 =A2+F1 =A3+F1 =A4+F1 =A5+F1 Para sempre somar 5. Para fixar endereços uso o símbolo de $ Nesse caso uso o endereço $F$1 para fixar a referência à coluna F e à linha 1

51 Endereço Absoluto Agora, se eu preencher as células B2 até B5 arrastando pela alça de preenchimento de B1 terei em B2 B3 B4 B5 =A2+F1 =A3+F1 =A4+F1 =A5+F1

52 Endereço absoluto Na fórmula =A1+$F$1 Temos A1 como endereço relativo Temos $F$1 como endereço absoluto Assim, quando copiamos a fórmula para as células sequentes obtivemos a situação exibida abaixo: B1 B2 B3 B4 B5 =A1+F1 =A2+F1 =A3+F1 =A4+F1 =A5+F1

53 Mensagens de erro em fórmulas #Valor! Você pode ter usado uma célula que contém texto ou ter digitado um intervalo de células e o correto seria um único endereço. #Ref! Sua fórmula contém a referência de uma célula apagada. #Nome? Você cometeu um erro de ortografia (Exemplo: D2+CD) #DIV/0 Você está tentando dividir algo por zero. Verifique se você não colocou uma célula vazia na sua fórmula. #Num! Provavelmente você digitou um argumento inaceitável.

54 Exercício Conversão Moeda Crie uma planilha com a aparência do modelo a seguir: Determine a fórmula correta para calcular o preço em real (coluna C à partir da linha 7) de cada produto da lista de acordo com o valor do dólar do dia preenchido em B4

55 Barra de Ferramentas Formatação

58 Exercício - Formatações Crie uma planilha como esta, utilizando os recursos da barra de ferramentas formatação

59 Auto-soma Agora vamos utilizar o recurso Auto-soma para preencher os valores das células de Total das vendas mensais. Selecione a célula E3 e clique no ícone. Observe que é sugerido o intervalo de células a serem somados. Se esse intervalo estiver correto, digite enter. Através da alça de preenchimento, coipe a função soma para as células E4 até E6.

60 Auto-soma Com a mesma função (Auto-soma) vamos preencher os valores das células de Total das vendas por loja. Através da alça de preenchimento, copie a função soma para as células C6 e D6. Selecione a célula B6 e clique no ícone. Observe que é sugerido o intervalo de células a serem somados. Se esse intervalo estiver correto, digite enter.

61 Formatação Moeda Selecione as células que exibem valores das vendas, como exibido ao lado: Aplique a formatação Estilo moeda

62 Cálculo da Participação Para o cálculo da participação de cada loja em relação ao total das vendas, faremos o total da venda de cada loja no trimestre dividido pelo total geral de vendas no trimestre (E6). Assim a célula B7 terá a fórmula: =B6/E6

63 Cálculo da Participação Se preenchermos C7 e D7 através da alça de preenchimento teremos um erro de divisão por zero. Você sabe como corrigir esse erro?

64 Cálculo da Participação A célula B7 tem a fórmula =B6/E6 Observe que a célula C7 tem como fórmula =C6/F6 O erro ocorreu porque usei endereços relativos. O total geral de vendas no trimestre apresentado na célula E6 deveria ser endereço absoluto ($E$6)

65 Cálculo da Participação Para corrigir o erro basta alterar a fórmula da célula B7 para: =B6/$E$6 E só depois disso preencher C7 e D7 com a alça de preenchimento.

66 Formatação % Selecione as células que exibem valores de participação, como exibido ao lado: Aplique a formatação Estilo de porcentagem

67 Exercício

68 Formatações de células Clique com o botão direito sobre uma célula a ser formatada e será aberta a janela de formatação exibida ao lado. Na aba Número podemos escolher a categoria de dados da célula, entre as categorias listadas.

69 Formatações de células Na aba Alinhamento definimos posicionamento, orientação do conteúdo da célula, além de poder definir controles como retorno automático, reduzir para ajustar ou mesclagem de células.

70 Formatações de células Na aba Fonte fazemos a formatação de tipo da fonte, tamanho, estilo, cor, efeitos, tipos de sublinhado.

71 Formatações de células Na aba Borda fazemos a formatação de estilo de linha e cor da linha das bordas das células com controle da borda de cada face de uma célula ou região selecionada.

72 Formatações de células Na aba Padrões escolhemos a formatação do preenchimento da célula com cor e padrão desejado.

73 Formatações de células Na aba Proteção podemos travar células ou ocultar fórmulas, mas essas proteções só terão efeito se a planilha estiver protegida. Para proteger a planilha, escolha menu Ferramentas/Proteger/ Proteger planilha (podendo definir uma senha ou não)

74 Validação de dados - valores Como os valores válidos para nota deve ser entre 0 e 10, podemos formatar uma validação para as células onde as notas dos alunos serão digitadas nas colunas C e D, com essa restrição. Selecione esse intervalo de células e escolha Menu Dados/Validação

75 Validação de dados - valores Como queremos permitir digitação de notas escolhemos decimal entre 0 (mínimo) e 10 (máximo)

76 Validação de dados - valores Na aba Mensagem de entrada, digite a mensagem que deseja exibir quando as células de nota forem selecionadas, para orientar o usuário a respeito dos valores válidos a serem inseridos.

77 Validação de dados - valores Na aba Alerta de erro, digite a mensagem que deseja exibir caso as células de nota sejam preenchidas com valores inválidos.

78 Validação de dados - lista Para o preenchimento da coluna F com título Projeto quero permitir apenas os valores SIM/NÃO. Para evitar erros de digitação, posso formatar uma lista com valores permitidos para que o usuário selecione a opção desejada e não tenha que digitá-la. Selecione as células a serem formatadas, escolha menu Dados/Validação

79 Validação de dados - lista Na aba Configurações escolha Permitir: Lista e em Origem: SIM;NÃO separados por ponto e vírgula ; que são as opções a serem exibidas no menu.

80 Formatação condicional Podemos escolher formatações de células diferentes dependendo dos valores digitados nas mesmas. Por exemplo quero formatar em vermelho notas abaixo de 6 e em azul as notas de 6 até 10. Selecione o intervalo de células que deseja formatar (as que terão notas e médias exibidas) Escolha menu Formatar/Formatação Condicional.

81 Estabeleço a primeira condição como exibido aqui Formatação Condicional Escolho Formatar nesse botão e escolho a formatação desejada Para definir formatação de células com outras condições, basta escolher Adicionar e outro conjunto de Condições será exibido. Repetir o procedimento quantas vezes desejar

82 Formatação condicional Selecione as células que contém SIM/NÃO para projeto e crie uma formatação condicional com NÃO em vermelho e negrito e SIM em azul e negrito.

83 Função média Para calcular as Médias na coluna E, selecione a célula E3 e escolha o ícone de função Na janela de funções aberta escolha categoria de função estatística e nome da função Media Arraste pela alça de preenchimento para calcular as médias para todos os alunos. Observe se foi selecionado o intervalo correto de células a serem considerados na média!

84 Função SE Para preencher os valores das Médias na coluna G o critério é somar 1 ponto à média da coluna E apenas para os alunos que participaram do Projeto (possuem valor SIM na coluna F). Os alunos que não tiveram participação no Projeto (possuem NÃO na coluna F) permanecerão com a mesma média (apresentada na coluna E).

85 Função SE Selecione a célula G3, escolha o ícone de função Na janela de funções aberta escolha categoria de função Lógica e nome da função SE

86 Função SE Vou testar se o valor em F3 é igual a SIM Se o valor em F3 for SIM (verdadeiro) soma 1 ao valor de E3 (média) Se o valor em F3 não for SIM (falso) copio o valor de E3 (média) sem somar 1 ponto

87 Função SE Com a alça de preenchimento calcule a nova média para todos os alunos. Observe que se um aluno tinha média superior a 9 e participou do projeto, a nova média calculada ficou maior que dez e isso não é permitido. Para corrigir, na coluna H, crie uma função SE que testa se o valor na célula G correspondente é maior que 10. Se verdadeiro(>10), considerar valor 10 e se falso (não for >10) considerar o mesmo valor já calculado na coluna G.

88 Função SE

89 Ocultar coluna Podemos então ocultar a coluna G e permanecer exibindo as médias já corrigidas da coluna H Para isso basta clicar com o botão direito do mouse sobre o título da coluna G e escolher a opção ocultar.

90 Continuação... Acrescente este conteúdo para continuarmos o exercício!

91 Digitando dados... O número de aulas dadas deverá ser digitado na célula C15. O número de presenças dos alunos serão lançadas na coluna I.

92 Calculando a % de freqüência Para calcular a % freqüência (coluna J) faremos a freqüência do aluno (I3) dividido pelo número de aulas dadas (C15). Formate para %. Arraste para preencher para todos os alunos. Atenção ao uso de endereços relativos e absolutos!

93 Verificando aprovação... Se um aluno tem freqüência inferior a 75% ele está reprovado, senão preciso verificar se a média dele é maior ou igual a 6 para ele ser aprovado. Se freqüência<75 Reprovado Se não Se média <6 Reprovado Se não Aprovado Observe que eu uso duas vezes a função SE

94 Na célula K3 devo inserir uma função SE cujo teste lógico verifica se a freqüência (J3) é menor que 75%. Nesse caso (verdadeiro) escrevo Reprovado, caso contrário (falso) eu preciso iniciar outro SE. Clico na função SE disponível na região à esquerda da caixa de fórmula e será aberta nova caixa.

95 Função Máximo/Mínimo Selecione a célula C16, onde deverá ser exibida a Maior nota digitada. Escolha função Máximo da categoria Estatística.

96 Função Máximo/Mínimo Será exibida a janela da função Máximo. Observe que ele sugere a seleção da célula C15 pois é a que apresenta valor numérico posicionada mais próximo da célula que deverá exibir o maior valor! Não vamos aceitar a sugestão, então clique no ícone para seleção do conjunto de células a serem considerados! Selecione o conjunto de células onde foram digitadas as notas das provas mensais e bimestrais dos alunos (C3 até D12) Retorne à janela de função e clique OK.

97 Função Maior/Menor As funções maior/menor permitem encontrar o N maior/menor valor de um intervalo, encontrando valores que as funções máximo/mínimo não encontram. Se eu quiser saber o valor da segunda maior nota, por exemplo, preciso usar a função maior e não a função máximo! Selecione o conjunto de células a serem consideradas e digite a posição desejada (no nosso exemplo, segunda maior nota).clique OK.

98 Selecione a célula C18, onde deverá ser exibido o número de alunos acima da média. Escolha função Cont.Se da categoria Estatística. Função Cont.Se

99 Função Cont.Se Selecione o conjunto de células a serem consideradas. No nosso caso são as médias exibidas na coluna H. Indique em Critérios as condições de valores para que uma célula seja contada. No nosso caso queremos contar apenas alunos aprovados ou seja, com valores de média >=6

100 Função Cont.Se Crie agora a função para exibir: o número de alunos abaixo da média, o número de alunos aprovados e o número de alunos reprovados.