ASSEMBLÉIA LEGISLATIVA DA BAHIA

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1 CALC para Windows OpenOffice.org 3.0: Manual do usuário A sua Planilha de Cálculos

2 SUMÁRIO Introdução...3 Apresentando o OpenOffice.org Calc Iniciando o Calc Componentes Básicos da janela do Calc...5 Descrição dos Componentes...5 O que é uma Célula...6 Como Alterar o Conteúdo de uma Célula...6 Usando Fórmulas no Calc...6 Menu Arquivo...7 Menu Editar...7 Cabeçalhos e Rodapés...7 Preencher...9 Excluir Conteúdos...11 Excluir Células...12 Excluir Planilha...14 Tela Inteira...14 Menu Inserir...14 Células...14 Linhas...16 Colunas...16 Planilha...16 Gráfico...18 Menu Formatar...20 Formatar Células...20 Alterar Capitalização...22 Estilos e Formatação...23 Menu Ferramentas...25 Verificação Ortográfica...25 Proteger Documento...26 Protegendo uma Planilha...26 Conteúdo da Célula...27 Linhas de Grade...27 Menu Dados...29 Classificar...29 Sub Totais...31 Filtro...33 Funções...34 Formatação Condicional...36 Travamento de Células

3 INTRODUÇÃO Bem vindo ao OpenOffice.org 3.0: Manual do usuário. O OpenOffice.org 3.0: Manual do usuário contém informações sobre como utilizar o OpenOffice.org 3.0 no seu dia-a-dia, de forma clara e direcionada. Este manual faz com que o aprendizado tenha como foco os usuários da Casa e suas necessidades. Licença: O manual do usuário do OpenOffice.org segue os termos e condições da licença GNU versão 1 ou superior, publicada pela Free Software Foundation. Todos estão autorizados a copiar, modificar e reproduzir em todo ou em parte o conteúdo do manual, desde que os trabalhos dele derivados garantam a todos os seus leitores esse mesmo direito e que as referências aos seus autores sejam mantidas. 3

4 APRESENTANDO O OPENOFFICE.ORG CALC 3.0 INICIANDO O CALC 3.0 Para iniciar o Calc clique no botão Iniciar na Barra de Tarefas. Clique na opção Programas > OpenOffice.org 3.0 > OpenOffice.org Calc. Ilustração 1 - Iniciando o OpenOffice.org Calc 3. O Calc será aberto. Uma segunda opção para abrir o Calc é a seguinte: Clique com o botão direito no ícone do OpenOffice.org que se encontra na barra de tarefas ao lado do relógio. Selecione a opção Planilha. 3. O Calc será aberto. 4

5 COMPONENTES BÁSICOS DA JANELA DO CALC Barra de Títulos Barra de Menus Barra de Formatação Barra de Ferramentas Barra de Fórmula Barra de Rolagem Barra de Estado Barra de Desenho Ilustração 2 Tela principal do OpenOffice.org 3.0 Calc Descrição dos componentes: Barra de Títulos: Mostra o nome do aplicativo e o nome do arquivo que está sendo utilizado no momento. Clicando com o botão direito do mouse sobre a barra de títulos pode-se minimizar, maximizar / restaurar ou fechar a janela do aplicativo. Barra de Menus: Apresenta listas de comandos e funções disponíveis no Calc. 3. Barra de Ferramentas: Apresenta atalhos para as funções mais comuns do Calc. Ex: Copiar, colar, recortar, ativação do corretor ortográfico, criação de gráficos, dentre outros. 4. Barra de Rolagem: Utilizada para navegar pela planilha. 5. Barra de Fórmula: Apresenta o conteúdo, valores ou fórmulas, presente nas células da planilha. 6. Barra de Formatação: Utilizada para formatação de texto, fonte, estilo, tamanho, cor, etc. 7. Barra de Desenho: Ferramentas utilizadas para a construção de desenhos, autoformas, polígonos, caixas de texto, linhas, etc. 8. Barra de Estado: Indica em que planilha está, percentual de zoom, etc. 5

6 O Que é uma Célula? Célula é o nome dado ao retângulo que se forma no cruzamento de uma coluna com uma linha. Cada célula tem o seu endereço particular que é formado pela letra da coluna mais o número da linha que a originou. Por exemplo, a célula que se forma com o cruzamento da coluna "D" com a linha 10 é reconhecida pela endereço "D10". Célula Ilustração 3: Célula O ponteiro de célula nada mais é do que aquele retângulo formado por linhas mais grossas e que está sempre indicando a célula onde estamos trabalhando no momento. Como Alterar o Conteúdo de uma Célula Primeiro é preciso posicionar o ponteiro sobre a célula a ser alterada. Em seguida, ou você digita o valor/texto novamente, ou você edita a célula em questão para alterar o seu conteúdo. Caso opte pela edição, pressione a tecla F2, e altere-o. Para confirmar a alteração, você deve pressionar a tecla ENTER. Usando Fórmulas no Calc As fórmulas constituem a força de uma planilha. Se você definir adequadamente uma fórmula, ela calculará a resposta correta quando for introduzida em uma célula, e daí por diante se manterá sempre atualizada, recalculando os resultados sempre que qualquer um de seus valores for modificado. Sempre que você for digitar uma fórmula em uma célula, obrigatoriamente ela deve começar com um sinal de igual (=). As fórmulas se constituem de endereços de células, operadores aritméticos e, ocasionalmente, valores. Os operadores aritméticos que podem ser usados em uma fórmula são os seguintes: + (Sinal de mais) - (Sinal de menos ou hífen) * (Asterisco) / (Barra) ^ (Acento circunflexo) para adição para subtração para multiplicação para divisão para potenciação Obs.: Assim como na Matemática os cálculos com operadores são feitos, respeitando a seguinte ordem: º) ^ º) * ou / 3.º) + ou Para mudar esta ordem, usar o cálculo entre parênteses ( ). Digite para a célula A1 o valor 100, para a célula B1 o valor 150 e para a célula C1 o valor 50. 6

7 Para criar uma fórmula na célula A3 que some os três valores, digite em A3 o seguinte: = A1 + B1 + C Outros exemplos de fórmulas: Para a célula A4 : = A1 * B1 / C1 Para a célula A5 : = (B1 + C1)*A1 Para a célula A6 : = (B1 - A1)^C1 MENU ARQUIVO O menu Arquivo tem como objetivo tratar os arquivos de planilhas novos e os já existentes. É um menu padrão em vários programas Windows, possui como principais itens: Novo: cria um novo arquivo, inclusive arquivos para o editor Writer, para o Impress e outros; Abrir: abre um arquivo já salvo; Documentos recentes: lista os últimos documentos abertos no OpenOffice.org; Fechar: item que fecha um arquivo ativo; Salvar: salva um arquivo já existente; Salvar como: salva um arquivo novo ou também salvar um arquivo já existente com um outro nome ou outro formato do arquivo como Excel (xls); Recarregar: Exportar como PDF: o arquivo do CALC é exportado como um arquivo Acrobat PDF, opção muito útil para enviar arquivos com segurança ou disponibilizar na Internet; Visualizar página: opção para que se possa visualizar a arrumação das páginas no arquivo, importante para não imprimir com cortes as planilhas; Imprimir: assistente para impressão, permite definir impressora, quantidade de cópias, quais páginas serão impressas entre outras opções; Configuração da impressora: opção para configurar a impressora; Sair: fecha o programa CALC. MENU EDITAR O menu Editar é padrão, possui os comandos referentes a copiar, desfazer, localizar, cabeçalhos e rodapés entre outros. Seguem os principais itens do menu Editar : Desfazer: desfaz as últimas ações executadas no CALC; Repetir: repete a última ação; Recortar: comando para retirar de um local e posicionar em outro a área selecionada; Copiar: diferente do Recortar, faz uma cópia da área selecionada; Colar: comando que confirma a ação de Recortar ou Copiar; Colar Especial: permite que seja feito o camando colar com as seguintes opções: tudo, número, fórmula, notas entre outras; Seleciona Tudo: serve para selecionar tudo em uma planilha; Localizar e Substituir: muito útil para localizar e/ou substituir um valor, um texto específico na planilha; Cabeçalhos e Rodapés Permite a criação de cabeçalho e rodapé na planilha. Para configurar o cabeçalho e rodapé, no menu suspenso, vá em Editar > Cabeçalho 7

8 & Rodapé. Será aberta a caixa de diálogo a seguir: Ilustração 4: Guia Cabeçalho Na primeira guia Cabeçalho são disponibilizadas ferramentas para a configuração do cabeçalho da planilha. A área do cabeçalho é dividida em três partes, Área esquerda, Área central e Área direita. Digite o cabeçalho nas áreas de acordo com o posicionamento desejado. Opções da caixa de diálogo Cabeçalho Atributos do texto Permite alterar as configurações de formatação do texto Nome do arquivo Insere o nome do arquivo Nome da planilha Insere o nome da planilha Página Insere o número da página atual Páginas Insere o número total de páginas Data Insere a data atual Hora Insere a hora atual Tabela 1: Opções para cabeçalho e rodapé 3. Para utilizar as opções da caixa de diálogo Cabeçalho você deve posicionar o cursor do mouse em uma das três áreas do cabeçalho e clicar no botão desejado. 4. Na segunda guia Rodapé são disponibilizadas ferramentas para a configuração do rodapé da planilha. A área do rodapé também é dividida em três partes, Área esquerda, Área 8

9 central e Área direita. Digite o texto do rodapé nas áreas de acordo com o posicionamento desejado. Ilustração 5: Guia Rodapé 5. Os botões presentes na guia rodapé possuem as mesmas funcionalidades dos botões presentes na guia cabeçalho. 6. Após configurado o cabeçalho e rodapé corretamente clique no botão OK. Preencher Permite realizar a cópia do conteúdo de uma célula em outras células. Para utilizar esse recurso deve-se selecionar a célula de origem, que possui o conteúdo a ser copiado, e as células de destino. Como pode ser visto a seguir foi selecionado a célula A3, que possui o conteúdo a ser copiado, juntamente com as células B3 e C3, onde o conteúdo será colado. Após selecioná-las, no menu suspenso, vá em Editar > Preencher e no sub-menu que será aberto escolha se deseja copiar o conteúdo nas células acima, abaixo, a direita, a esquerda ou se deseja construir uma sequência. Como exemplo foi escolhida a opção Direita. O resultado pode ser visto a seguir O conteúdo da célula A3 foi copiado para as células B3 e C3. No exemplo de agora será construída uma sequência. 9

10 5. Após selecioná-las, no menu suspenso, vá em Editar > Preencher e no sub-menu que será aberto escolha a opção Sequências. Será aberta a caixa de diálogo a seguir. Ilustração 6: Preencher Direção do Preenchimento: Informe onde os dados da série serão inseridos, se abaixo, acima, à direita ou à esquerda da célula de origem. Tipo de Série: Informe se o tipo de série é uma série Linear, Crescimento, Data, Auto Preenchimento ou uma sucessão de datas. Unidade de tempo: Essa opção só é válida caso a série seja uma sucessão de datas. Caso positivo, selecione qual parte da data irá sofrer variação. Valor inicial: Essa opção geralmente já vem preenchida com o valor da célula de origem. Caso deseje insira outro valor. Ao alterar o valor nesse campo, a célula de origem também será alterada. Valor final: Insira um valor limite que a série pode atingir. Incremento: Insira o valor de incrementado da série. 6. Em Direção do preenchimento selecione a opção Para baixo. Em Tipo de série selecione Linear. No campo Incremento insira o valor de incremento da série. 7. Após selecionadas as opção desejadas clique no botão OK. O resultado pode ser visto a seguir. 10

11 Excluir conteúdo Elimina o conteúdo de uma ou várias células. Para eliminar o conteúdo de uma célula selecione a mesma e, no menu suspenso, vá em Editar > Excluir Conteúdo ou pressione a tecla Delete. Ao fazer isso é aberta caixa de diálogo a seguir. Ilustração 7: Excluir Conteúdo No exemplo, todos os dados da tabela a seguir foram selecionados. Excluir Tudo Toda a tabela é apagada. Strings Somente o texto é apagado, como pode ser visto na figura a seguir. Números Todos os números presentes na tabela são apagados. 11

12 Data e Hora Todas as células que possuem datas ou horas são apagadas. Fórmulas Todas as fórmulas presentes na tabela são apagadas, como pode ser visto na figura a seguir. Notas Todas as anotações inseridas na célula são apagadas. Formatos O formato da tabela como, plano de fundo, bordas e formatação de texto, é apagado. Como pode ser visto na figura a seguir somente os dados são preservados. Objetos Apaga objetos como figuras e gráficos. 3. Após selecionar a opção desejada clique no botão OK. Excluir células Elimina uma ou várias células da planilha. Para eliminar uma célula da planilha selecione-a e, no menu suspenso, vá em Editar > Excluir células. No exemplo a seguir a célula selecionada foi a célula A5, que possui como conteúdo a palavra Caneta. 12

13 Será aberta a caixa de diálogo a seguir. Ilustração 8: Excluir Células 3. Será necessário escolher como a célula será eliminada. Selecionando a primeira opção, Deslocar células para cima, todas as células que se encontram abaixo da célula eliminada serão movidas para cima, como pode ser visto na figura a seguir. 4. Selecionando a segunda opção Deslocar células para esquerda todas, as células que se encontram a direita da célula eliminada serão movidas para a esquerda, como pode ser visto na figura a seguir. 13

14 5. Selecionando a terceira opção, Excluir linha(s) inteira(s), toda a linha que contém a célula eliminada será removida, como pode ser visto na figura a seguir. 6. Selecionando a terceira opção, Excluir coluna(s) inteira(s), toda a coluna que contém a célula eliminada será removida, como pode ser visto na figura a seguir. 7. Após selecionar a opção desejada clique no botão OK. Excluir planilha Exclui a planilha atual. Para selecionar essa opção, vá no menu Editar > Planilha > Excluir e será solicitada a confirmação da remoção. Tela inteira Permite visualizar a planilha atual em tela cheia (Menu Exibir). MENU INSERIR Células Insere uma nova célula na planilha. Selecione uma célula na planilha e, no menu suspenso, vá em Inserir > Células. No exemplo a seguir a célula selecionada foi a célula A5, que possui como conteúdo a palavra Caneta. 14

15 Será aberta a caixa de diálogo a seguir: Ilustração 9: Inserir Células 3. Será necessário escolher como a célula será inserida na planilha. Selecionando a primeira opção, Deslocar células para baixo, a célula selecionada e todas as que se encontram abaixo dela serão deslocadas para baixo. 4. Selecionando a segunda opção, Deslocar células para a direita, a célula selecionada e todas as que se encontram a sua direita serão deslocadas para a direita. 15

16 5. Selecionando a terceira opção, Linha inteira, será adicionada uma linha inteira acima da célula selecionada. 6. Selecionando a quarta opção, Colunas inteira, será inserida uma coluna à esquerda da célula selecionada. 7. Após selecionada a opção desejada clique no botão OK. Linhas Insere uma linha inteira na planilha. A linha será inserida acima da célula selecionada. Colunas Insere uma coluna inteira na planilha. A coluna será inserida a esquerda da célula selecionada. Planilha Insere uma nova planilha ou uma planilha já existente na pasta de trabalho atual. Para inserir uma nova planilha, no menu suspenso, vá em Inserir > Planilha ou Folha. Será aberta a caixa de diálogo a seguir: 16

17 Ilustração 10: Inserir Nova Planilha A primeira coisa a se fazer é escolher onde a planilha será inserida. Para inserir a planilha antes da planilha que está ativa selecione a opção Antes da planilha selecionada, para inserir após a planilha ativa, selecione a opção Após planilha ativa. 3. Após escolhido o local onde a planilha será inserida deve-se informar se irá inserir uma nova planilha ou uma planilha já existente. 4. Para inserir uma nova planilha selecione a opção Nova planilha, informe a quantidade de planilhas que serão inseridas e clique em OK. Para inserir uma planilha existente selecione a opção Do Arquivo e clique no botão Examinar. Escolha o arquivo desejado. Após escolhido o arquivo correto, irá aparecer na caixa de listagem o nome de todas as planilhas existentes no arquivo. 5. Selecione a planilha desejada e clique em OK. Ilustração 11: Inserir Planilha do Arquivo 17

18 Gráfico Insere um gráfico na planilha. Como exemplo será construído um gráfico baseado na tabela a seguir. Selecione os dados da tabela que farão parte do gráfico. No menu suspenso, vá em Inserir > Gráfico. Será aberta a caixa de diálogo a seguir: Ilustração 12: Inserir Gráfico - Etapa I Escolha um tipo de gráfico e um modelo ao lado direito. Clique em próximo. 3. Aparecerá a tela abaixo: Nessa tela confira o intervalo de dados e clique em próximo. 4. Aparecerá a tela abaixo: 18

19 5. Selecione um tipo e clique no botão Próximo. Nessa tela personaliza intervalos de dados de séries, e clique em próximo. 5. Aparecerá a tela abaixo: Nessa tela escolha um título, subtítulo, legenda e configuração de grade e clica em concluir 6. Aparecerá a tela abaixo: 19

20 MENU FORMATAR Células Permite realizar a formatação do conteúdo da célula, como, tipo da fonte, alinhamento, plano de fundo, borda. Selecione a(s) célula(s) que será(ao) formatada(s) e no suspenso, vá em Formatar > Células. Será aberta a caixa de diálogo a seguir: Na primeira guia Números você pode escolher que tipo de conteúdo a célula irá possuir. 3. No campo Categoria selecione o tipo de conteúdo que a célula irá possuir e depois no campo Formato escolha um formato adequado para o tipo que você escolheu. 4. Na guia Fonte selecione o tipo de fonte o tamanho e a cor da letra. 20

21 5. Na guia Borda selecione a largura da borda da célula e uma cor desejada. 6. Na guia Fundo selecione uma cor de fundo que a célula irá possuir. 7. Na guia Proteção da célula é possível proteger o conteúdo das células. 21

22 Linha Permite alterar a altura da linha ou ocultá-la. Alterar a altura da linha Selecione a(s) linha(s) que será(ao) formatada(s) e no menu suspenso, vá em Formatar > Linha > Altura. Será aberta a caixa de diálogo a seguir: 3. No campo Altura digite um novo valor para a(s) linha(s). Após inserir o valor correto clique no botão OK. Coluna Permite alterar a largura da coluna ou ocultá-la. Alterar a largura da coluna Selecione a(s) coluna(s) que será(ao) formatada(s) e no menu suspenso, vá em Formatar > Coluna > Largura. Será aberta a caixa de diálogo a seguir: 3. No campo Largura digite um novo valor para a(s) coluna(s). Após inserir o valor correto clique no botão OK. Alterar capitalização Permite alterar as letras em uma célula para todas maiúsculas ou todas minúsculas. Alterando para todas maiúsculas Para alterar as letras contidas dentro de uma célula para maiúsculas, selecione a célula e, no menu suspenso, vá em Formatar > Alterar capitalização > Maiúsculas. Todas as letras da célula ficarão maiúsculas. Alterando para todas minúsculas Para alterar as letras contidas dentro de uma célula para minúsculas, selecione a célula 22

23 e, no menu suspenso, vá em Formatar > Alterar capitalização > Minúsculas. Todas as letras da célula ficarão minúsculas. Estilos e formatação O recurso Estilos e formatação permite realizar alterações na formatação do conteúdo da célula de forma mais fácil. No exemplo a seguir foi selecionada a célula C3, que possui como conteúdo a palavra Sobra. Vá em Formatar > Estilos e formatação. Será aberta a caixa a seguir. Com a célula C3 ainda selecionada foi escolhido o estilo Titulo Como pode ser visto a seguir, o estilo foi aplicado à célula selecionada. 3. Além dos estilos disponíveis, pode-se também criar novos estilos. Para isso, formate 23

24 uma célula ao seu gosto. No exemplo a seguir a célula foi formatada para fonte em negrito e plano de fundo vermelho. 4. Após formatada a célula selecione a mesma e clique no botão Novo estilo a partir da seleção, localizado na caixa do designer. Será aberta a caixa de diálogo a seguir. 5. No campo Nome do estilo dê um nome qualquer ao estilo que está sendo criado e clique em OK. No exemplo foi escolhido o nome Destaque. 6. Após criado o estilo o mesmo irá aparecer na caixa do designer. 7. Para utilizar esse novo estilo é só fazer o mesmo procedimento realizado no exemplo anterior com a célula Sobra. 8. Para remover o Estilo da tela basta clicar no botão. MENU FERRAMENTAS 24

25 Ilustração 10 Menu Ferramentas Verificação Ortográfica No campo Palavra é mostrada a palavra que foi considerada errada. No campo Sugestões é apresentada uma lista de opções de correção. Auto-Correção Permite realizar configurações de correção automática. Ao selecionar essa opção é aberta a caixa de diálogo a seguir: Na guia Substituir pode-se definir termos que serão substituídos por outros ao serem digitados. Como exemplo pode-se configurar que sempre quando o termo OOo for digitado ele será automaticamente substituído OpenOffice.org. 3. No campo Substituir digite o termo que será substituído. 4. No campo Por digite o termo que irá substituir o anterior. 25

26 5. Clique no botão Novo. 6. Clique no botão OK. 7. Agora sempre quando for digitado o termo OOo ele será substituído por OpenOffice.org. Proteger documento Permite proteger a planilha ou todo o documento. Protegendo uma planilha Ao proteger a planilha, todas as células que possuírem a opção de proteção ativada não poderão ter seu conteúdo alterado. As células serão protegidas de acordo com a configuração presente na guia Proteção da célula no menu Formatar > Células. Para proteger todo o documento, no menu suspenso, vá em Ferramentas > Proteger documento > Documento. Será aberta a caixa de diálogo a seguir: Caso deseje proteger a planilha de forma mais segura, no campo Senha digite um código de proteção e no campo Confirmar insira o mesmo código. Clique no botão OK. 3. Caso não queira proteger a planilha com uma senha, não digite nada na caixa de diálogo e apenas clique no botão OK. 4. Para desproteger a planilha, no menu suspenso, vá em Ferramentas > Proteger documento > Planilha. 5. Caso você tenha inserido um código de proteção será aberta a caixa de diálogo a seguir, solicitando que você informe o código. 26

27 6. Insira o código e clique no botão OK. 7. Caso você não tenha inserido nenhum código a planilha será desprotegida sem a necessidade de nenhuma informação. Conteúdo da célula Permite ativar o recurso de repetir cálculo, cálculo automático e autocompletar. Cálculo automático O recurso cálculo automático serve para recalcular automaticamente as fórmulas presentes na planilha. É recomendado manter essa opção sempre selecionada para que células que possuam fórmulas onde seus operandos possam ser alterados dinamicamente, mantenham-se sempre atualizadas. Selecionando essa opção o recurso Recalcular fica indisponível. Recalcular Recalcula a planilha atual imediatamente. Use esse comando se você desmarcou a opção Cálculo automático e você quer ter certeza que os dados mostrados na planilha são realmente atuais. Auto-entrada O recurso Auto-entrada serve para evitar a digitação de palavras repetidas na planilha. Ele completa automaticamente as palavras que você digita na planilha que iniciam com a mesma letra de uma outra palavra presente na mesma coluna. Linhas de Grade Linhas de grade são as linhas que delimitam as células em uma planilha. Para desativar a visualização das linhas de grade na planilha faça o seguinte: Linhas de grade No menu suspenso, vá em Ferramentas > Opções. Será aberta a caixa de diálogo opções da Planilha de cálculo. 27

28 3. Selecione o item OpenOffice.Org Calc > Exibir Desmarque a opção Linhas de grade e clique no botão OK. Como pode ser visto a seguir a visualização das linhas de grade será desativada. 6. Para ativar novamente a visualização das linhas de grade marque a opção Grade que foi desmarcada anteriormente. 28

29 MENU DADOS Ilustração 11 Menu Dados Classificar Através desse recurso pode-se ordenar de forma crescente ou decrescente os dados de uma planilha. Para isso selecione os dados que serão ordenados e, no menu suspenso, escolha a seguinte opção Dados > Classificar. No exemplo a seguir foram selecionados os dados da tabela de despesas. Os dados podem ser selecionados de duas formas diferentes: Selecionando os dados e o cabeçalho da tabela: Selecione tanto os dados quanto o cabeçalho da tabela. No exemplo foram selecionadas as células A3 à C10. Após selecionar os dados, no menu suspenso, vá em Dados > Classificar. Será aberta a caixa de diálogo a seguir: 29

30 3. Na guia Critérios de classificação, no campo Classificar por selecione por qual coluna a tabela será ordenada. 4. Selecione ao lado se a ordenação será Crescente ou Decrescente. 5. Caso existam dados repetidos na coluna Produto pode-se ordenar esses dados por uma segunda coluna. Para isso selecione uma outra coluna no campo Em seguida por e escolha se a ordenação será Crescente ou Decrescente. 6. Na guia Opções são encontradas as seguintes alternativas: Maiúsculas/Minúsculas: as palavras que estiverem em maiúscula serão ordenadas abaixo das minúsculas. Área contém cabeçalhos de colunas: Marque essa opção se além dos dados da tabela foi selecionado o cabeçalho da mesma. No exemplo o cabeçalho da tabela também foi selecionado. Copiar resultados da ordenação para: Marque essa opção se deseja que o resultado da ordenação seja colocado em uma área anteriormente definida através do recurso Definir intervalo. Selecione na caixa de listagem um intervalo. O resultado da ordenação não irá 30

31 aparecer na tabela de origem e sim apenas na área selecionada. 7. Após configurado os critérios desejados clique em OK. O resultado da ordenação é apresentado na figura a seguir. Sub totais Permite calcular subtotais dos dados de uma planilha baseado em uma função. Como exemplo tem-se a tabela de despesas dos primeiros três meses do ano de 200 Selecione as células da tabela. No menu suspenso, vá em Dados > Sub totais. Será aberta a caixa de diálogo a seguir: 31

32 3. Na caixa de listagem Agrupar por selecione por qual coluna a tabela será agrupada. 4. No campo Calcular subtotais em selecione a coluna que será calculada. 5. No campo Função selecione qual função será utilizada. 6. No exemplo será calculada a função total sobre a coluna Quantidade agrupando pela coluna Produto. 7. Após selecionar as opções desejadas clique no botão OK. 8. Como pode ser visto acima foram calculados os totais de cada produto da tabela e o total geral. 32

33 Filtro O filtro serve para filtrar dados comuns em uma tabela. Na tabela abaixo temos diferentes nomes para diferentes cidades. Porém queremos que exiba apenas os dados das pessoas da cidade de Salvador. O procedimento é: selecionar toda a tabela e ir no menu Dados > Filtro > Autofiltro Aparecerá uma combobox que ao ser clicada aparecerá todas as cidades presentes na tabela. Deve-se clicar portanto na cidade desejada. 33

34 FUNÇÕES Para se inserir uma função é necessário em primeiro lugar colocar o sinal de igual = Ou seja: Toda função começa com =. A seguir alguns exemplos de funções: Função Soma Ex: =soma(b2:d2) Ou então através do assistente direto. Este botão ao ser executado detecta valores numéricos acima ou à esquerda. EX: Função Média Ex: =média(b2:d2) Na prática a média soma os valores das células e divide pelo número delas. Ou seja =(B2+C2+D2)/3 EX: Função Máximo Ex: =máximo(b2:b4) Essa função traz o valor máximo dentre aquelas selecionadas. EX: Função Mínimo Ex: =mínimo(b2:b4) Essa função traz o valor mínimo dentre aquelas selecionadas. EX: Função Maior Ex: =maior(b2:b4;1) O parâmetro ;1 significa que esta função trará o 1º maior dentre as selecionadas. No caso do 34

35 exemplo abaixo trará 8,00. Caso coloque-se ;2 trará o 2º maior e assim sucessivamente. Função Menor Digite na célula B7 a função =menor(b2:b6;1). O parâmetro ;1 significa que esta função trará o 1º menor dentre as selecionadas. No caso do exemplo abaixo trará 4,00. Caso coloque-se ;2 trará o 2º menor, ou seja 5, e assim sucessivamente. Função SE Exemplo de controle de notas de alunos Na célula E5 vamos digitar a função a seguir: =se(e5>=7; aprovado ;se(e5<4; reprovado ; recuperação )) 35

36 FORMATAÇÃO CONDICIONAL A formatação condicional deve ser usado por exemplo quando você quer que apareça estilos diferentes de textos (fonte, cor, tamanho) para determinados resultados de operações. Com a célula selecionada após aplicar a formatação desejada vá no menu Formatar > Estilos e formatação. Clique neste botão Em seguida dê um nome para aquele estilo que selecionou. O exemplo abaixo retrata bem esta situação. Na coluna Observação coloca-se a situação do aluno em relação àquela determinada matéria. A condição é a seguinte: Aparecer a palavra APROVADO na cor azul, REPROVADO na cor vermelha e RECUPERAÇÃO na cor laranja. 36

37 Pelo exemplo acima deve-se selecionar as células F5:F1 Em seguida acione o comando Formatar > Formatação condicional. Abrirá a tela seguinte: O texto deverá ser colocado entre aspas duplas e deverá ser escolhido o estilo correspondente. TRAVAMENTO DE CÉLULAS Exemplo: percentual de reajuste, percentual de lucro, etc $E$O travamento da célula E1 é feito utilizando o simbolo $. Podemos travar linha e/ou coluna. Observe o exemplo abaixo: O valor do percentual de reajuste é fixo para todos os itens, sendo assim deve-se travar a célula na fórmula desta forma: $E$ Para se calcular o valor de venda do produto deve-se colocar a seguinte fórmula =C3*$E$ 37