Sistema Informatizado para Controle da Tramitação de Documentos Internos

Transcrição

1 1 Sistema Informatizado para Controle da Tramitação de Documentos Internos #TUTORIAL#

2 GOVERNO DO ESTADO DE SÃO PAULO SECRETARIA DE ESTADO DA EDUCAÇÃO DIRETORIA DE ENSINO REGIÃO DE TAUBATÉ Praça oito de maio, nº 28 Centro Taubaté SP CEP Tutorial: protocolo.detau.net A Intranet da Diretoria A. Objetivo: a. O sistema visa oferecer ferramentas para registro de entrada e movimentação de documentos no âmbito da Diretoria de Ensino, possibilitando a localização de qualquer documento em qualquer momento pelos usuários cadastrados. B. Funcionamento: a. O sistema funcionará apenas e tão somente na rede de computadores da Diretoria de Ensino, na forma de Intranet, rodando em um servidor instalado no Núcleo de Informática e Tecnologia (NIT), no endereço protocolo.detau.net. Um aplicativo, disponibilizado via e- mail, deverá ser instalado no computador para configurar o acesso por esse endereço. É possível, também, acessar o serviço sem a instalação do aplicativo: basta digitar o IP do servidor que é na barra de endereços do navegador. Isso vale, inclusive, para celulares, tablets e notebooks, desde que conectados à rede da Diretoria b. O acesso será exclusivo para servidores dos centros, núcleos e do Gabinete que deverão efetuar seu cadastro no sistema e retirar a senha inicial com a Diretora do NIT. c. O sistema admite duas portas de entrada de documentos: pelo Protocolo (CAF/PTC) ou pelo Centro de Recursos Humanos (CRH/DIR). Apenas esses dois setores terão acesso ao registro de documentos novos. d. Quando um documento é enviado de um setor para outro, o setor de destino deverá acusar o recebimento, completando a tramitação. Sem a acusação de recebimento, não é possível reenviar o documento, que ficará pendente. e. Quando o setor for o ponto final da tramitação do documento, o registro deverá ser finalizado. C. Acessando o Sistema: a. Para acessar o sistema, é preciso instalar o atalho Protocolo no desktop do computador, conforme instruções por . b. Ao clicar no ícone Protocolo, aparece a tela de login:

3 3 c. No primeiro acesso, clique em Cadastrar : d. Na tela de cadastro, informe os dados solicitados: 1. Nome completo. 2. 1º nome, apelido ou nome abreviado, de fácil identificação. Esse nome será mostrado permanentemente nas telas do programa. 3. RG: apenas números. 4. CPF: digite os números e o programa formatará. 5. Seu setor de trabalho. 6. Seu cargo funcional ou Diretor, se for o caso. 7. Seu nome de acesso ao computador na intragov: ex.: thiago.silva qualquer será aceito, particular ou profissional. 9. Clique em Enviar cadastro. e. A próxima tela é de confirmação. Confirme a gravação ou retorne à tela de cadastro se for necessário alterar algum dado. f. Se tudo estiver conforme, você receberá a confirmação da gravação. Contate o NIT para receber a senha inicial provisória. É preciso alterar a senha antes de acessar o sistema. g. Recebida a senha, clique em Alterar senha nessa mesma tela ou na tela de login.

4 4 h. Utilize a senha recebida do NIT como Senha atual e cadastre uma nova senha de acordo com as orientações da tela. Você pode utilizar letras e/ou números. Caracteres especiais como ponto, asterisco, arroba, cifrão, etc. não serão aceitos. D. Utilizando o Sistema para receber documento novo e enviar para outro setor: a. Abra a página de login, digite seu RG e sua senha. b. A primeira tela é diferente de acordo com o setor. A mais básica é a tela abaixo para os setores que apenas consultam, recebem e enviam documentos. Outras podem ter mais elementos, como a do Protocolo. Note a identificação do usuário no rodapé de cada página.

5 c. Incluir documento (Protocolo e CRH): Digitar o Protocolo da Secretaria da Educação, se houver, o Interessado e o Assunto. 5 d. Gravar: clique em Incluir outro documento, se for o caso, ou em Fechar. e. Quando fechar, voltará para a tela inicial. Clique em Consultar e digitar fluxo de documentos". A tela de consulta é um pouco mais complexa permitindo consultar documentos por diversos critérios. Em princípio, a configuração padrão é a consulta dos documentos dos últimos 10 dias. Mas você pode consultar qualquer documento em qualquer setor, com entrada em qualquer período de tempo.

6 6 Já em Consulta avançada, você amplia o leque de critérios para consulta, incluindo diversas opções de campos para busca (Protocolo SEE, Interessado, Assunto e Localização Atual). Basta digitar uma parte do conteúdo do campo buscado e consultar: No exemplo abaixo, foi efetuada a consulta padrão. Perceba que os documentos que não estão no Protocolo também aparecem, mas apresentam apenas a possibilidade de consulta, sem interferência (Ver). Já os documentos do Protocolo apresentam a funcionalidade de envio ativada.

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8 f. Clicando em enviar, a tela abaixo será mostrada. 8 Para enviar, clique no Destino (normalmente um Centro) e selecione Diretor ou o Núcleo correspondente. Essa segunda opção só vai aparecer após a seleção da primeira. No caso da Supervisão, a opção será nominal. O campo Observação destina-se a anotações que forem julgadas pertinentes e esclarecedoras. Se o documento deve ser arquivado no próprio setor, não é preciso selecionar o destino. Basta clicar em Apenas Arquivar. Para documentos que dependem da análise e da assinatura do Dirigente para prosseguir, também não é preciso selecionar o destino. Basta clicar em Enviar para análise do Dirigente. No retorno, antes de enviar, será preciso dar baixa, clicando em Retornou da análise do Dirigente?, conforme mostra a tela abaixo:

9 9 E. Recebendo documentos: a. Um ponto básico do Sistema é a recepção de documentos enviados por outros setores. Enquanto o destinatário não acusa o recebimento, o documento fica pendente. Quando o usuário acessa o sistema, automaticamente será mostrado um aviso de que tem um ou mais documentos pendentes e convidado a acusar o recebimento. Clicando em OK, a tela de confirmação de recebimento será aberta. Se o documento não for aceito, ele ficará aparecendo sempre na tela de abertura. Se o documento foi enviado equivocadamente ou, se por qualquer outro motivo, não for de seu setor, receba e envie ao remetente, de preferência com uma observação. Para aceitar, basta clicar em Aceitar.

10 Caso não receba os documentos agora, você poderá recebê-los a qualquer momento, na tela de Consulta: 10 F. Consultando tramitação de documentos: a. Qualquer usuário pode ver a movimentação de um documento no sistema. Na tela principal, clique em Consultar e Digitar fluxo de Documentos. Na tela de consulta, selecione as opções adequadas. A tela seguinte vai mostrar os documentos que atendem os critérios de consulta (Ver figura anterior). Basta clicar em Ver que será mostrada toda a tramitação do documento, desde a entrada até o setor onde atualmente se encontra ou se foi devolvido ao interessado. Veja as setas indicando o caminho percorrido.

11 11 G. Conclusão: a. O Sistema será implantado a partir de / /2016, em todos os setores da Diretoria de Ensino. b. Os sistemas atuais de controle de documento (manuais ou não) deverão permanecer ativos até que o novo sistema informatizado esteja consolidado. c. A instalação do aplicativo de acesso e o cadastro no sistema são de responsabilidade de cada usuário, conforme orientações contidas no que encaminha o presente tutorial. Taubaté, 02 de maio de José Sinésio de Oliveira Santos Assistente Técnico I De acordo: Taubaté: / /2016 Irani Auxiliadora Alves da Silva Dirigente Regional de Ensino