BM&FBOVESPA aperfeiçoa práticas de gerenciamento de projetos com CA Clarity PPM

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1 CUSTOMER SUCCESS STORY BM&FBOVESPA aperfeiçoa práticas de gerenciamento de projetos com CA Clarity PPM PERFIL DEL CLIENTE Indústria: Serviços financeiros Companhia: BM&FBOVESPA Empregados: Faturamento (2010): R$ 2,10 bilhões EMPRESA A BM&FBOVESPA é a principal instituição de intermediação para operações do mercado de capitais no país, desenvolvendo e implantando sistemas para negociação de ações e títulos diversos. DESAFIO A área de PMO (Project Management Office) da instituição passava por um processo de reestruturação de metodologia e práticas e, para isso, precisava substituir as duas ferramentas que utilizava. SOLUÇÃO Depois de definir novos processos e seu funcionamento, o PMO Central da BM&FBOVESPA adotou a solução CA Clarity PPM, integrando todos os processos cobertos pela área em uma única ferramenta. BENEFÍCIOS A BM&FBOVESPA passou a contar com uma visão integrada e única dos projetos e com o histórico de cada um deles. Assim, hoje pode realizar análises de desempenho ao longo de sua execução. agility made possible

2 Empresa Fomento ao mercado de capitais no Brasil e na América Latina A BM&FBOVESPA é uma companhia de capital brasileiro formada, em 2008, pela integração da Bolsa de Valores de São Paulo e da Bolsa de Mercadorias & Futuros. Como principal instituição brasileira de intermediação para operações do mercado de capitais, a companhia desenvolve, implanta e provê sistemas para a negociação de ações, derivativos de ações, títulos de renda fixa, títulos públicos federais, derivativos financeiros, moedas à vista e commodities agropecuárias. Sediada em São Paulo, possui escritórios no Rio de Janeiro, Estados Unidos, China e Reino Unido. Em suas plataformas de negociação realiza o registro, a compensação e a liquidação de ativos e valores mobiliários transacionados, a listagem de ações e de outros ativos, além de divulgar informações de suporte ao mercado. A BM&FBOVESPA processa mais de R$ 1 trilhão por ano no mercado de ações, com uma média diária de cerca de R$ 6 bilhões. No total, são realizadas mais de 100 milhões de transações a média diária é de aproximadamente 500 mil. E mais de 500 milhões de contratos derivativos são negociados na bolsa ao ano. Única bolsa de valores, mercadorias e futuros em operação no Brasil, a BM&FBOVESPA ainda exerce o papel de fomentar o mercado de capitais brasileiro. Para tanto, desenvolve inúmeros programas de educação e popularização de seus produtos e serviços, desempenhando papel vital no desenvolvimento, formação e inclusão de uma nova geração de investidores. Desafio PMO mais enxuto, gerenciando projetos de ponta a ponta O PMO (Project Management Office) da BM&FBOVESPA é parte da estrutura de tecnologia e governança e responde pelos projetos não apenas de TI, mas de toda a instituição. Ricardo Redenschi, Diretor de Projetos e Governança de TI da BM&FBOVESPA, explica que a área está dividida em duas. A primeira é formada por um pool de gerentes de projeto que têm a função de gerenciar os projetos do começo ao fim. Esta equipe foca os projetos sob o ponto de vista estratégico para a Bolsa, o que significa que todos os projetos estratégicos passam pelo PMO, diz. O executivo lembra que existem outros gerentes de projeto dentro da organização. Estes estão locados dentro das áreas e respondem por projetos de menor porte, ou que não sejam considerados estratégicos. A outra área é que chamamos de PMO Central, que é responsável pela definição de processos e procedimentos. É ela quem dita as regras e boas práticas não só de gestão, mas também de engenharia de software, explica Redenschi, lembrando que as duas áreas abrangem os processos de gestão de portfólio e demanda, gestão de projetos e engenharia de software. 02

3 Para isso, a área utiliza a metodologia PMBOK (Project Management Body of Knowledge), que abrange todas as disciplinas de gestão de projetos, e uma abordagem lean para cumprir suas atribuições. Redenschi deixa claro que a metodologia é um meio que permite a área fazer o melhor delivery dos projetos. Para ele, isso representa uma grande mudança ocorrida no escritório nos últimos dois anos: perdeu-se um pouco do academicismo e criou-se um escritório de projetos focado na prática e na entrega. Isso significou deixar para trás um processo acadêmico e engessado, adotando um modelo mais enxuto. Para isso a área revisou toda a metodologia utilizada para a gestão de demanda, de portfólio e de gestão de projetos. O resultado foi publicado e, depois disso, passou por uma fase de maturação de processos. Abríamos a demanda numa solução e gerenciávamos o projeto em outra. Isso dificultava o processo. Ricardo Redenschi Diretor de Projetos e Governança de TI da BM&FBOVESPA Com este novo perfil, a área de PMO da BM&FBPOVESPA hoje tem como principal atribuição servir de apoio não apenas para os gerentes de projeto, mas também para a alta direção da organização. É ela que fornece os indicadores, que tem a visão integrada do portfólio e é quem atua na seleção de ideias e na e priorização do portfólio de projetos. Na metodologia anterior, o PMO contava com uma solução formada por duas ferramentas: uma fazia a gestão de demanda e a outra, a gestão de projetos. Com a mudança no perfil, a área passou a enfrentar problemas com a estabilidade das ferramentas, que também não forneciam uma visão única dos projetos. Abríamos a demanda em uma ferramenta e gerenciávamos o projeto em outra. Isso dificultava muito o acompanhamento do histórico do projeto, diz Redenschi. Como a integração entre as duas ferramentas era precária, não era raro se perderem as premissas adotadas para determinados projetos, o que impossibilitava analisar seu desempenho ao longo de sua execução. As duas ferramentas também demandavam um alto custo total de propriedade por conta dos projetos de atualização, tanto de hardware quanto de software, realizados ao longo dos anos. Os eventos de atualização quase dobravam o custo nominal das ferramentas e eram obrigatórios, sob pena de perda do suporte oferecido pelos fornecedores. 03

4 Tínhamos uma nova metodologia, mas não tínhamos uma visão integrada das coisas. Os processos rodavam bem, mas as ferramentas não estavam nos atendendo bem. Isto nos motivou a olhar o mercado em busca de uma solução, resume. Solução Projetos e demandas absolutamente controlados Depois de um período de consulta ao mercado, o PMO da BM&FBOVESPA decidiu fazer um piloto com o CA Clarity PPM e uma análise de aderência da solução. O resultado mostrou que a solução trazia as funcionalidades exigidas pelo projeto e, mais que isso, era mais de 98% aderente aos requisitos da organização, o que significava um baixíssimo nível de customização. Com estes dados em mãos, a área conseguiu o patrocínio da alta direção para o projeto. Por conta dos custos de atualização registrados nas ferramentas anteriores, a organização optou pela solução no modelo SaaS (Software as a Service). Redenschi lembra que se tratou de um projeto complexo, que envolveu não apenas a implementação da solução, mas uma mudança de cultura e no dia-a-dia de toda a empresa. Até o modelo de apontamento de horas das equipes mudou, por isso o projeto impactou toda a organização, diz. O executivo ressalta o trabalho em parceria realizado em conjunto com a CA Technologies que atuou fortemente na construção da solução. Ele lembra que a implantação e as parametrizações eram apenas parte do projeto, que envolvia também treinamento, divulgação interna e uma série de aspectos a serem tratados dentro da instituição. Na prática, a aquisição da solução foi estruturada como um projeto, que foi posteriormente apresentado à equipe da CA Technologies que atuou na implementação. Tivemos essa visão do projeto como um todo, que incluiu o treinamento, a divulgação. Tudo o que conseguimos fazer foi por conta dessa parceria, que envolveu o esforço dois lados. Por isso o projeto transcorreu sem nenhum ruído, com forte reconhecimento dos clientes internos, ressalta Redenschi. Ao todo, foram seis meses de implementação. Em seu primeiro mês de operação, o CA Clarity PPM já contava com 40 mil horas apontadas. O Diretor de Projetos e Governança de TI explica que a implementação por toda a Diretoria Executiva de TI, que hoje representa a maior parte dos recursos da BM&FBOVESPA, foi a primeira a fazer o lançamento de horas na solução. Durante a implementação, houve um forte trabalho de disseminação do uso da solução para todas as pessoas das áreas de negócios com o objetivo de ensiná-las como usar o CA Clarity PPM para abrir uma demanda. Em alguns casos, durante a migração, a equipe de Redenschi optou por reabrir demandas que já estavam nas ferramentas antigas, permitindo popular a nova solução e acompanhar o histórico desses projetos. Hoje, quando uma demanda é aberta na solução, ela deve passar por uma série de aprovações para ser considerada válida. A primeira delas é a do diretor do solicitante, que deve aprovar a solicitação na 04

5 ferramenta. Uma vez aprovada, a demanda é encaminhada para as áreas envolvidas. O PMO direciona isso para que possamos ter o dimensionamento, que é basicamente o prazo e o valor do projeto, explica Redenschi. A partir daí, as informações dadas pelas áreas são consolidadas e entregues ao Comitê Executivo de Tecnologia, que analisa a solução técnica de todos os projetos. A equipe do PMO analisa todas as demandas abertas no CA Clarity PPM e as aprovadas são encaminhadas para o Comitê de Gestão de Portfólio, onde os diretores de várias áreas da instituição analisam o portfólio e aprovam, ou não, as demandas. Todo este fluxo está automatizado no CA Clarity PPM, passando por todas as áreas envolvidas, diz. Todo o fluxo de demandas está automatizado no CA Clarity PPM. Ricardo Redenschi Diretor de Projetos e Governança de TI da BM&FBOVESPA Hoje todos os cerca de 100 projetos em andamento na BM&FBOVESPA, que totalizam um orçamento de R$ 300 milhões somente em 2013, são gerenciados pela solução. Destes, 30 projetos são considerados estratégicos e representam grande parte deste orçamento. Dois programas a construção de nosso novo data center e consolidação de nossas clearing houses totalizaram mais de R$ 100 milhões, e são totalmente gerenciados via CA Clarity PPM, ressalta Redenschi. Para isso, a solução é hoje utilizada por cerca de usuários. Os responsáveis por gerenciamento de projetos giram em torno de 65 usuários (15 deles no PMO gerenciando os projetos estratégicos - e os outros 50 em outras áreas, cumprindo a função de gerente de projetos em tempo parcial). Além disso, mais de 850 profissionais das equipes de TI apontam as horas trabalhadas na solução. Em relação aos projetos iniciados nas antigas ferramentas, Redenschi lembra que o CA Clarity PPM está sendo utilizado para fazer a gestão de risco e mudança, com a criação de fluxos de apoio para todos os gerentes, ampliando ainda mais o uso da solução. Essa ampliação vai incluir também o apontamento de horas. Por enquanto, estão sendo lançadas apenas as horas de projetos Capex, aqueles que entram como investimento no balanço da BM&FBOVESPA, mas já está em curso um piloto, realizado junto à diretoria de projetos e governança de TI, para o apontamento de todas as horas da organização, incluindo as administrativas. A ideia é termos isso operando até o final do ano, revela. 05

6 Benefícios Informações e controle em tempo real A implementação do CA Clarity PPM na BM&FBOVESPA foi concluída em março de 2013 e, desde então, a instituição vem identificando benefícios em diferentes áreas como: Visão integrada dos projetos Indicadores de projetos Relatórios Eficiência operacional Retorno de investimento. Em relação aos indicadores de projetos, Redenschi lembra que, no modelo anterior, eles eram construídos em planilhas Excel, o que era complexo. Além disso, as ferramentas utilizadas não conseguiam, como o CA Clarity PPM, diferenciar programas e projetos, estabelecendo cronogramas separados para cada um deles. O Clarity faz isso e ainda nos permite construir subcronogramas que podem ser agregados aos demais, afirma. O benefício mais importante tem sido a visão integrada de todo o processo. Ricardo Redenschi Diretor de Projetos e Governança de TI da BM&FBOVESPA Nas ferramentas anteriores, cada cronograma era visto como um projeto, obrigando a equipe de TI a criar regras e conceitos personalizados para identifica-los corretamente. Tínhamos cerca de 200 cronogramas, e não havia uma correlação direta que nos permitisse saber quantos projetos tínhamos de fato em andamento. Ainda em relação aos indicadores, o Diretor de Projetos e Governança de TI lembra que a identificação das fases dos projetos dependia da atualização de campos personalizados, como execução, planejamento ou demanda, e isso era feito manualmente, aumentando a possibilidade de que esses controles 06

7 estivessem defasados. Hoje não temos esse problema, porque as mudanças de status são feitas automaticamente à medida que os projetos e os cronogramas evoluem. Há mais credibilidade e confiabilidade nas informações, afirma Redenschi. O executivo explica também que hoje os relatórios são usados basicamente para puxar indicadores e realizar o fechamento das horas/capex, um item de grande visibilidade dentro da BM&FBOVESPA. Para isso, o PMO desenvolveu internamente uma série de portlets sem a necessidade de usar recursos da CA Technologies para isso. Tiramos muitas complexidades desnecessárias dos relatórios. Uma das soluções que adotamos foi criar tabelas um pouco mais abrangentes, com exportação e análise fina no Excel. Isso está possibilitando ganhar maturidade em relação às necessidades de análise antes de automatiza-las na ferramenta, explica. Com tudo isso, o executivo comemora o ganho de eficiência operacional, tanto na equipe do PMO como entre os gerentes de projetos, e a redução de custos. Para ele, boa parte do retorno do investimento virá na redução de custo de pessoal e de paradas de processo, que não ocorrem mais. Mas o benefício mais importante tem sido a visão integrada de todo o processo e a facilidade de implantação de projetos, diz. Graças ao uso do CA Clarity PPM, o PMO é hoje capaz de levar ao Comitê de Gestão de Portfólio informações completas sobre o dimensionamento dos projetos. E se prepara para, no futuro, incluir aí também informações de capacity, pois no todas as horas (CAPEX e OPEX) serão apontadas na solução, permitindo uma visão de capacidade da equipe. O foco é atingir uma visão de portfólio que permita à BM&FBOVESPA identificar e focar nos projetos que tragam maior retorno para a instituição. Fazer isso não apenas do ponto de vista financeiro, mas do ponto de vista estratégico, nos dará uma tremenda vantagem competitiva, conclui Redenschi. Copyright 2013 CA Technologies. Todos os direitos reservados. Todas as marcas registradas, nomes comerciais, marcas e logótipos de serviços aqui referenciados pertencem às respetivas empresas. Este documento se destina somente a fins informativos. A CA não assume qualquer responsabilidade pela exatidão ou exaustão das informações. Até a extensão permitida pela lei aplicável, a CA fornece este documento tal como está sem qualquer garantia, incluindo, sem limitação, quaisquer garantias implícitas de comercialização, adequação para determinado fim ou não infração. A CA não será nunca responsabilizada por perda ou danos, diretos ou indiretos, decorrentes do uso deste documento, incluindo, sem limitação, perda de lucros, interrupção do negócio, boa-fé ou perda de dados, mesmo que a CA seja expressamente avisada com antecedência sobre a possibilidade de tais danos.