Anais V Seminário de Iniciação Científica Curso de Ciências Contábeis da FSG

Transcrição

1 AUDITORIA INTERNA COMO FERRAMENTA DE CONTROLE DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS NO SETOR FINANCEIRO DE UMA PRESTADORA DE SERVIÇOS EDUCACIONAIS DE CAXIAS DO SUL Renato Guerra 1 Daniel Bertuol Ramos 2 INTRODUÇÃO Esta pesquisa tem como tema central a auditoria interna como ferramenta de controle de informações gerenciais no setor financeiro de uma prestadora de serviços educacionais. Deste modo, a questão de pesquisa que se quer responder neste estudo é o seguinte: quais procedimentos devem ser observados na implantação da auditoria interna como ferramenta de controle gerencial no setor financeiro de uma prestadora de serviços educacionais? Assim, seu objetivo geral é analisar os procedimentos que devem ser observados na implantação da auditoria interna como ferramenta de controle gerencial no setor financeiro de uma prestadora de serviços educacionais. Como específicos enquadram-se: conceituar a auditoria interna; verificar métodos de implantação de auditoria interna; identificar vantagens e desvantagens da auditoria interna; descrever procedimentos adotados pela empresa no setor financeiro e propor uma metodologia de implantação da auditoria interna no setor financeiro da empresa de prestação de serviços educacionais. Esta proposta se justifica através da finalidade de abordar pressupostos de auditoria interna voltada como ferramenta de controle para o setor financeiro na prestação de serviços educacionais, e com isso Crepaldi (2009, p. 26) afirma que a auditoria interna constitui o conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade. Através disto, uma auditoria interna seria capaz de analisar e apontar as principais falhas de processos no financeiro contas a receber, foco desta pesquisa, identificando os principais riscos de distorções relevantes que impactam nos registros contábeis, e consequentemente nas informações dos demonstrativos financeiros. Sendo assim, a cada 1 Aluno do Curso de Ciências Contábeis da FSG. 2 Professor Orientador do Projeto, Trabalho ou TCC.

2 encerramento de exercício pode-se ter saldos realmente confiáveis e que demonstrem a realidade econômico-financeira da instituição, com uma inadimplência atualizada e eficaz. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA A proposta está fundamentada a partir de Almeida, do Conselho Federal de Contabilidade, de Crepaldi, de Franco e de Marra e Sá. Neste sentido, a discussão teórica aborda a auditoria, a auditoria interna e controles internos, sendo que a primeira pode ser definida, de forma mais simples e de linguagem clara, como a listagem, estudo e avaliação de procedimentos, acontecimentos, operações e processos de trabalho, bem como o levantamento de dados das demonstrações financeiras de uma organização. A auditoria de demonstrações contábeis é o conjunto de atos e fatos técnicos que possuem como objetivo elaborar um parecer sobre a sua adequação ou não aos Princípios Fundamentais de Contabilidade e se essas demonstrações encontram-se convenientes com a legislação específica (CREPALDI, 2009). A principal classificação da auditoria está dividida em externa e interna. Segundo Crepaldi (2009), a auditoria externa envolve o conjunto de procedimentos técnicos que visam à emissão de parecer sobre a adequação com que estes representam a posição patrimonial e financeira. De acordo com Crepaldi (2009, p. 26), a auditoria interna constitui o conjunto de procedimentos que tem por objetivo examinar a integridade, adequação e eficácia dos controles internos e das informações físicas, contábeis, financeiras e operacionais da entidade. Portanto, as tarefas de auditoria interna devem ser desenvolvidas com total autonomia e independência, sempre obedecendo as normas de auditoria e legislação vigente (FRANCO; MARRA, 2009). A legislação que instituiu a prática de auditoria interna no Brasil foi a Resolução Conselho Federal de Contabilidade (CFC) Nº 780/95, aprovando a Norma Brasileira de Contabilidade Técnica 12 (NBC T 12). Em 2003, esta norma foi revogada pela Resolução CFC Nº 986/2003, continuando a sua denominação original de NBC T 12, e no ano de 2011, a Resolução CFC Nº 1.329/11, alterou a sigla da norma de auditoria interna de NBC T 12 para NBC TI 01, mas não alterando a Resolução 986/2003. Nela contém conceito, objetivos, planejamento, papéis de trabalho, entre outros assuntos referentes à auditoria interna. Ainda neste contexto, Sá (2009, p. 469) fundamenta que:

3 A auditoria interna é um órgão de controle que, possuindo máxima liberdade, deve acompanhar os comportamentos da atividade empresarial ou institucional, visando, basicamente a confiabilidade interna dos sistemas de controle, [...] dos registros contábeis, [...] dos informes e a avaliação da eficácia das funções patrimoniais. Almeida (2010, p. 42) define controle interno de uma organização como o conjunto de procedimentos, métodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contábeis confiáveis e ajudar a administração na condução ordenada dos negócios da empresa. Sendo assim, quando é realizado um trabalho de auditoria contábil, o auditor irá analisar como se encontram os controles da empresa. Quanto melhor for o controle, maior será a segurança para a realização das atividades. Agora, quanto menor for o controle, uma maior atenção será exigida na execução das tarefas (CREPALDI, 2009). Neste contexto, o autor ainda enfatiza que devem ser observados o plano ou estrutura organizacional, os sistemas administrativos, as políticas administrativas e além do mais, a eficiência do pessoal que se encontra na empresa. Cabe a administração da empresa estabelecer os métodos que deverão ser tomados para se obter um sistema de controles internos, visando sempre verificar se os seus colaboradores irão seguir, cumprir e se adaptar aos mesmos. METODOLOGIA Quanto à metodologia, trata-se de uma pesquisa exploratória, uma vez que Gil (apud BEUREN, 2009) destaca que este tipo de pesquisa é desenvolvido com intuito de proporcionar uma visão geral acerca de determinado fato. Portanto, a pesquisa exploratória é realizada, sobretudo, quando o tema escolhido é pouco explorado e torna-se difícil formular hipóteses precisas e operacionalizáveis. Levando em conta que os instrumentos utilizados para a coleta de dados foram entrevista e observação, o método de pesquisa voltou-se para o estudo de caso. Sendo assim, GIL (1999, p. 73) salienta a importância do estudo de caso em Trabalhos de Conclusão de Curso (TCC): O estudo de caso é caracterizado pelo estudo profundo e exaustivo de um ou de poucos objetos, de maneira a permitir conhecimentos amplos e detalhados do mesmo, tarefa praticamente impossível mediante a outros tipos de delineamentos considerados.

4 Para Yin (apud BEUREN, 2009, p. 84) o estudo de caso: Permite uma investigação para se preservar as características holísticas e significativas dos eventos da vida real tais como ciclo de vidas individuais, processos organizacionais, administrativos, mudanças ocorridas em regiões urbanas, relações internacionais e a maturação de alguns setores. Em relação à abordagem utilizada definiu-se pela qualitativa, uma vez que nela a postura do pesquisador é captar a perspectiva dos entrevistados, sem partir de um modelo preestabelecido e que os estudos de casos são uma estratégia especialmente adequada para trabalhos, porque geralmente as pesquisas são focalizadas em ambientes definidos em poucas organizações (ROESCH, 2005). Segundo Gil (2007), a coleta de dados no estudo de caso é mais complexa porque, diferentemente da maior parte das pesquisas, utiliza mais de uma técnica no processo de coleta de dados, sendo fundamental para garantir a qualidade dos dados obtidos. Em virtude disto, aplicaram-se entrevistas e realizaram-se observações do participante no setor em estudo, bem como pesquisa em documentos. Quando se conclui a coleta de dados, o próximo passo a ser desenvolvido, na pesquisa qualitativa, é a análise dos dados. Neste cenário, o pesquisador deve se deparar com uma quantidade considerável de dados, por não apresentar uma categorização prévia de alternativas para as respostas, tendo em vista o objetivo de entender e capturar as perspectivas dos respondentes. Estes, por sua vez, se materializam em forma de textos, os quais precisam ser organizados e interpretados, e procurar relacionar o conteúdo entre eles. O conjunto destas técnicas denomina-se análise de conteúdo (ROESCH, 2005). RESULTADOS Através da aplicação das entrevistas e das observações realizadas, pode-se separar os dados coletados em pontos fortes e pontos fracos. Como pontos fortes, destaca-se que a gestão empresarial entende da necessidade de se ter controles internos, as unidades de negócio possuem alguns controles internos básicos, o treinamentos e capacidade de funcionários, a empresa estudo de caso possui um sistema gerencial integrado e conta com o apoio de um sistema de Business Intelligence (BI). Quanto aos pontos fracos, revela-se que a atividade desempenhada pelo colaborador está em desconformidade com seu perfil, a rotatividade de

5 funcionários, muitos procedimentos sendo realizados de forma manual em planilhas eletrônicas de cálculo, há um lapso temporal muito extenso para a revisão dos Contratos de Prestação de Serviços Educacionais, não controla adequadamente os alunos em empresas de cobrança externa, com Fundo de Financiamento Estudantil (FIES) e Programa Universidade Para Todos (Prouni), onde há dificuldade de relacionar os alunos que possuem o financiamento e a bolsa de estudos, bem como na realização dos procedimentos adequados nas parcelas de contas a receber nestes casos especiais e a falta de padronização de processos. A análise revelou que as principais divergências no setor financeiro contas a receber, aqui tratadas como pontos fracos, acabam impactando os controles nas contas a receber e consequentemente a elaboração das demonstrações contábeis. Com isto, a auditoria interna assumiria o papel de avaliar os controles e processos realizados no setor em estudo, sugerindo aos gestores as suas devidas melhorias. Para a implantação da auditoria interna na empresa em estudo, sugere-se a aplicação de check list que atenda as principais lacunas relatadas nas entrevistas e percebidas pelas observações, a fim de examinar o controle interno que está havendo na geração de informações de contas a receber. Também aconselha-se que seja definida a normatização dos critérios de crédito e cobrança, parametrizada a integração do contas a receber com a contabilidade e que os papéis de auditoria interna sejam informatizados para que o profissional responsável tenha livre acesso aos dados do setor em estudo, para que possa analisá-los e formular as suas percepções. CONSIDERAÇÕES Conclui-se que a auditoria interna analisa as informações geradas para que tenham menos riscos, erros ou fraudes e sugere melhorias nos processos de trabalho. Portanto, o trabalho desenvolveu-se no sentido de procurar apresentar os métodos de auditoria interna que devem ser observados para a sua implantação em organizações, em específico numa prestadora de serviços educacionais. Neste sentido, a auditoria interna vem ampliando a sua área de atuação e se firmando cada vez mais na administração das entidades, pois ela auxilia os gestores na tomada de decisão, analisa as informações geradas para que tenham menos riscos, erros ou fraudes e sugere melhorias nos processos de trabalho. Deste modo, os objetivos do trabalho foram plenamente atingidos, através da identificação dos processos que impactam nas contas a receber e na elaboração dos

6 demonstrativos contábeis, sugerindo uma metodologia para o início dos trabalhos de auditoria interna. Sendo assim, é possível que o profissional que irá desempenhar as atividades na empresa, concilie os conceitos apresentados, analise legislação vigente, observe vantagens e desvantagens e, principalmente, identifique os procedimentos adotados pela instituição, avaliando os impactos que causam nas demonstrações contábeis. A pesquisa desenvolvida respondeu a diversas questões levantadas, porém, outras questões surgiram e revelam a necessidade de um estudo voltado ao desenvolvimento de um manual de controles internos. Este deverá comportar como deverão ser realizados os procedimentos do setor financeiro contas a receber, com o propósito de desempenhar adequadamente os controles internos. REFERÊNCIAS UTILIZADAS ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria: um curso moderno e completo. 7. ed. São Paulo: Atlas, BEUREN, Ilse Maria (Org.). Como Elaborar Trabalhos Monográficos em Contabilidade: teoria e prática. 3. ed. São Paulo: Atlas, CONSELHO FEDERAL DE CONTABILIDADE. Normas Brasileiras de Contabilidade NBC TI 01 Da Auditoria Interna. Brasília: CFC, Disponível em: < Acesso em: 12 de mai CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria Contábil: teoria e prática. 5. ed. São Paulo: Atlas, FRANCO, Hilário; MARRA, Ernesto. Auditoria Contábil: normas de auditoria, procedimentos e papéis de trabalho, programas de auditoria e relatórios de auditoria. 4. ed. São Paulo: Atlas, GIL, Antonio Carlos. Métodos e Técnicas de Pesquisa Social. 5. ed. São Paulo: Atlas, GIL, Antonio Carlos. Como elaborar Projetos de Pesquisa. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2007 ROESCH, S.M.A. Projetos de Estágio e de Pesquisa em Administração. 3. ed. São Paulo: Atlas, SÁ, Antônio Lopes. Curso de Auditoria. 10. ed. São Paulo: Atlas, 2009.

7 Palavras-chave: Auditoria interna. Controles internos. Informações.