Toda empresa precisa de consultoria de controle financeiro?

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1 Quando o assunto é consultoria financeira empresarial existem uma série de serviços que podem ser oferecidos e requisitados. Normalmente os que mais se destacam são: Avaliação de Empresas (Valuation) Controle Financeiro (Fluxo de Caixa) Planejamento Financeiro Avaliação Econômico Financeira (Balanço Patrimonial) Estudo de Viabilidade Econômica M&A (Fusões e Aquisições) Captação de Recursos Entre outros Hoje eu falarei especificamente sobre como implementar um controle financeiro bem feito em uma consultoria financeira. Se você quiser entender mais (e ver exemplos práticos) de qualquer um dos outros serviços prestados por consultores nessa área é só me falar nos comentários (ao final do artigo). Toda empresa precisa de consultoria de controle financeiro? Para começar, vamos acabar com o mito de que toda empresa vai necessitar de uma consultoria financeira. Em alguns momentos pode ser que essa área já esteja suficientemente organizada e que o melhor passo seja entender se existe alguma outra área mais deficitário ou passos mais avançados do que o controle financeiro apenas. Para descobrir se a consultoria de controle financeiro é importante para o seu cliente, um primeiro passo essencial é entender como a área de finanças da empresa dele está estruturada e quais são as práticas realizadas no dia a dia para organização de entradas e saídas. 1

2 Diagnóstico da Área Financeira Um primeiro cuidado que qualquer consultor deve ter é de não achar que a sua solução, método ou processo é o certo e o ideal para qualquer caso. Muitas vezes pode ser necessário fazer adaptações de acordo com a realidade do seu cliente. Por isso, um primeiro passo essencial é a realização de um diagnóstico da área financeira da empresa do cliente. Nesse sentido pode ser importante chegar a resposta para algumas perguntas como: Contas pessoais dos sócios estão misturadas com contas da empresa? Possui alguma ferramenta para controle do fluxo de caixa? A ferramenta é preenchida corretamente e ajuda em análises? Quais são os indicadores financeiros utilizados e controlados pela empresa? Tem planejamento financeiro/orçamentário para meses futuros? Outras perguntas que podem te ajudar a entender a realidade do negócio: Quais são os principais processos da área? Possui dívidas (empréstimos)? Controla capital de giro? Tem fundo de reserva para meses com prejuízo? Se quiser se aprofundar sobre controle financeiro, recomendo fortemente que você veja o nosso post sobre como fazer um fluxo de caixa. 2

3 Fluxo de Caixa é obrigatório em uma Consultoria Financeira Sim, independentemente do tamanho da empresa e da quantidade de pessoas na área financeira. Não importa se você está prestando consultoria para um empreendedor que trabalha sozinho ou para um diretor financeiro de uma empresa com mais de 100 funcionários. Controlar o fluxo de caixa é obrigatório para qualquer negócio. Por isso, nesse momento você precisa entender se o seu cliente já tem algum controle financeiro ou não. Se o cliente não fizer nenhum controle de fluxo de caixa Nesse caso, você vai precisar implementar algum sistema automatizado de controle financeiro (pode ser uma planilha ou software). Eu sou bem a favor da implementação em degraus, começando pelo controle mais simples possível (receitas e despesas do mês) e depois ir subindo os degraus de acordo com a realidade do cliente. Alguns degraus que eu separo são: Controle de receitas e despesas mensais Separação das receitas e despesas em grupos (plano de contas simplificado) Controle de receitas e despesas diárias Controle de contas a pagar e a receber (análise do DRE) Planejamento financeiro e orçamentário Separação de áreas importantes em centros de custos 3

4 Obviamente que todos esses itens precisam estar automatizados gerando relatórios e gráficos, mais ou menos dessa forma: Lembre-se que como consultor você tem o dever de indicar alguma opção para ele. Aqui na LUZ a gente teve bastante sucesso com a nossa planilha de fluxo de caixa e temos recebido excelentes feedbacks de consultores e usuários. Se o cliente já tiver um sistema de fluxo de caixa rodando Primeiro entenda o tipo de controle que é feito. Apesar de não ser muito comum, ainda existem diversos empresários que não usam um sistema automatizado (livro caixa, anotações ou notas do dia). Não preciso nem falar que esse não é o ideal e que você terá que trabalhar a implementação de uma planilha ou software que nem eu expliquei ali em cima, né?! Caso ele já utilize uma planilha de fluxo de caixa ou software, vale a pena identificar se o sistema atende a todos os pré requisitos básicos de um controle financeiro inteligente. Se o sistema for bom e fornecer todos os dados e relatórios necessários, entenda seu funcionamento e utilize ele. O que analisar no fluxo de caixa Esses são os itens que eu considero mais essenciais para analisar de qualquer financeiro: 4

5 Receitas Despesas Lucro/Prejuízo Contas a Pagar Contas a Receber Necessidade de Caixa Saldo Acumulado (fundo de reserva) Veja que em um relatório simplificado em nossa planilha de fluxo de caixa você consegue analisar as receitas e despesas mês a mês e o lucro ou prejuízo do período, bem como a lucratividade, saldo acumulado e as contas a receber e a pagar. Esse é o primeiro passo para você entender minimamente o financeiro. Se não tiver essa visão como consultor, já estará um pouco cego e provavelmente suas sugestões e direcionamentos não terão o mesmo valor. Se o sistema não tiver essa capacidade, uma planilha de fluxo de caixa pode ser uma ferramenta complementar excelente. Digo isso porque já realizamos vendas de planilhas de fluxo de caixa para clientes que utilizavam SAP ou Alterdata e não achavam que conseguiriam ter todos os tipos de visualização que eles desejavam. Isso vai variar de caso a 5

6 caso. Só que não é só isso, vale a pena se aprofundar em alguns outros indicadores: Rentabilidade Capital de Giro Dependendo do tipo de negócio, esse pode ser um indicador (capital de giro) bem difícil de encontrar. Uma vez fazendo uma consultoria para uma empresa que vende materiais hospitalares foi quase impossível chegar em um valor exato. Isso porque ela trabalhava com recebimentos futuros de materiais que haviam sido utilizados pelos planos de saúde. Como esse controle era complicado e ainda existe uma taxa de glosa no ramo, a solução foi fazer uma simplificação para entender de maneira geral o quanto ela precisava ter em caixa todo mês para não entrar no vermelho e pedir empréstimos ou adiantamentos com taxas elevadas. Periodicidade de Análise Outro aspecto importante é a periodicidade de análise. Em alguns tipos de negócios como o varejo e comércio de maneira geral é essencial ter uma análise do fluxo de caixa diário. Se o seu sistema é minimamente bom, ele já gera esse relatório para você: 6

7 Para casos de empresas com ciclos de venda maiores a análise pode ser feita semanalmente ou até mesmo quinzenalmente sem problemas. Independentemente desses dados, é bem legal realizar uma análise profunda mensalmente junto com o seu cliente. Antes mesmo da reunião analise alguns fatores: Existe espaço para corte de custos? Faça uma análise percentual das categorias de despesas e veja quais tem maior participação, dentro delas, algum item está sendo 7

8 Aconteceu algum pico de receita? Analise as receitas com vendas de produtos e serviços ao longo do mês. Existe algum grupo ou item que tenha maior venda? Isso ocorreu por conta de alguma ação de marketing? Vale a pena repetir? Existe inadimplência alta? Vale a pena analisar a quantidade de receitas não pagas por clientes para entender se isso está prejudicando a necessidade de caixa mensal da empresa. Apresente a taxa de inadimplência do negócio e estabeleça metas para reduzir o número. A política de parcelamentos condiz com o capital de giro da empresa? Por vezes o cliente pode estabelecer políticas de parcelamentos de até 24 meses baseado em práticas do mercado. O problema é que isso pode impactar no caixa de curto prazo da empresa e fazer com que ela não tenha dinheiro para pagar fornecedores. A ideia da consultoria financeira empresarial é justamente chegar nessas respostas (e muitas outras). Para conseguir responder cada um desses itens você vai precisar implementar (caso não tenha sido implementada) ou organizar a estrutura de controle financeiro do seu cliente. Como implementar fluxo de caixa na consultoria financeira? Passo 1 Definição do Plano de Contas Simplificado O plano de contas é um registro contábil e muitas vezes pode ser muito complicado. Em casos de controle financeiro recomendo fortemente o plano de contas simplificado. Ele conta com alguns itens principais: Receitas Diretas com produtos com serviços Receitas Indiretas não operacionais Despesas Diretas com produtos 8

9 4. com serviços Despesas Indiretas operacionais com recursos humanos com marketing não operacionais impostos investimentos Basicamente você vai identificar como a empresa gasta e ganha dinheiro para classificar nesses itens. Veja um exemplo (bem simples) de como seria o plano de contas de uma empresa de consultoria que faz apenas um tipo de serviço e que também vende livros e apostilas: Passo 2 Registro de Lançamentos Essa talvez seja uma das partes mais críticas do processo, porque como consultor você não vai fazer esse preenchimento. Essa é uma tarefa para o empreendedor/empresário ou para alguém da equipe financeira dele. Nesse caso, tenho algumas sugestões: 1. Identifique a pessoa que será responsável 2. Apresente a planilha de fluxo de caixa para ela 3. Faça um treinamento explicando exatamente como fazer o registro de gastos e recebimentos 4. Acompanhe diariamente o uso da planilha na primeira semana para certificar que o trabalho está sendo feito 5. Depois dessa semana veja a necessidade de refazer o treinamento 9

10 Veja que normalmente vai ser bem fácil fazer esse preenchimento. É uma questão de marcar o dia, a classificação do item, em qual plano de contas ele pertence, o valor e se o status está pago ou não pago. Veja que em uma planilha automatizada, esses dados já vão gerar relatórios de fluxo de caixa (receitas e despesas), DRE (plano de contas) e relatórios de contas a pagar e a receber (pago e não pago) Passo 3 Implementação de uma estrutura de análise de controle financeiro Penso que o seu papel como consultor deve ser o de sugerir a melhor estrutura financeira possível, para quando o seu projeto acabar, seu cliente continuar entendendo os principais dados financeiros. Por isso, tenha certeza que o seu cliente consegue analisar alguns relatórios e gráficos como: 1. Relatório de Fluxo de Caixa mês a mês 2. Relatório de Fluxo de Caixa diário (dependendo da realidade do cliente pode não ser importante) 3. Relatório de DRE (Demonstrativo de Resultado do Exercício) 4. Gráficos de Receitas por categorias 5. Gráficos de Despesas por categorias 6. Gráficos gerais de Fluxo de Caixa e DRE 10

11 Para isso, estruture o sistema de fluxo de caixa, treine as pessoas responsáveis, organize a estrutura de análise (reuniões semanais, quinzenais ou mensais). Afinal de contas, ao final do projeto você não estará mais lá para acompanhar e ajudar no dia a dia. Passo 4 Ter certeza que a consultoria financeira está dando certo Apesar de não ser simples, existem alguns indícios que podem dizer se o seu trabalho está 11

12 gerando resultado para seu cliente. Se você tiver a possibilidade de fazer uma análise de 2 ou 3 meses seguidos, poderá ver se está conseguindo chegar a algum desses indicadores: Redução de custos gradual ao longo dos meses Aumento de receitas baseado em ações indicadas por você Crescimento do fundo de reserva (saldo acumulado) Renegociação de dívidas de longo prazo Diminuição de parcelamentos Maior rentabilidade Entre outros itens Lembre-se que esses são alguns indicadores de controle financeiro. Se você também realizar um planejamento orçamentário teria indicadores como planejado x realizado e por aí vai. Exemplo Prático: Quando a LUZ ainda fazia consultoria, um dos projetos que eu peguei (junto com outra consultora) foi para uma empresária que tinha 3 Cafés na Zona Sul do Rio de Janeiro. Apesar de conseguir controlar as entradas e saídas e fazer um fechamento de caixa bem 12

13 legal, um dos maiores problemas estava na análise dos seus indicadores e na estruturação do que analisar. Por isso, seguimos os seguintes passos: Passo 1 Plano de Contas Estamos falando de um café e, para o controle financeiro em um nível macro, tanto faz se ela vendeu um salgado de presunto ou de queijo. Assim, fizemos a seguinte divisão do plano de contas: Receitas Diretas com produtos Salgados Doces Bebidas Despesas Diretas com produtos Forncedores Matéria Prima Despesas Indiretas operacionais Aluguel 13

14 Contador Serviços Jurídicos Materiais de Limpeza Uniforme Louça com recursos humanos Salário dos funcionários Benefícios Pró labore com marketing Offline Online não operacionais Juros Eu deixei ainda mais simples só para você entender onde cada item deve ir, mas nesse início de processo de consultoria vale muito a pena entender como todos os processos financeiros (de pagamento, recebimento e apuração de caixa são feitos). Passo 2 Registro Como o financeiro já era apurado diariamente pelas sócias do negócio, não havia razão para implementar qualquer tipo de mudança no processo que elas faziam de maneira organizada. O único problema é que esse processo de conferência era muito trabalhoso e por vezes gerava retrabalho. Assim o uso da planilha de fluxo de caixa foi feito aproveitando a realidade delas. Pegávamos os totais do dia e jogávamos na planilha. Lembra que eu falei da importância de ter um acompanhamento diário e de simplificar sempre que possível? Foi isso que a gente fez nesse momento. Dessa forma, no final de cada dia era possível saber se aquele dia foi um dia bom ou ruim. Já tínhamos organizado boa parte dos processos e da estrutura de controle financeiro, faltando apenas a parte mais importante da consultoria. Passo 3 Análise dos Dados Com a planilha sendo preenchida de forma correta, acabamos conseguindo analisar melhor itens como sazonalidade de receitas ao longo do mês, despesas por categoria. Aliado a isso, 14

15 também percebemos (até mesmo pela informação que a cliente havia nos passado) problemas com alguns fornecedores e com pagamento de funcionários. Como nem tudo é perfeito, a simplificação de preenchimento diário das entradas nos custou uma análise mais detalhada de quais categorias de receitas eram mais relevantes. Ainda assim, tínhamos a informação das clientes de que doces (principalmente bolos) tinham uma saída grande. Passo 4 Alguns Resultados Assim, para resumir um pouco o projeto, acabamos fazendo algumas sugestões do que poderia ser feito como: Troca de fornecedores (atrasos e preços elevados) Definição de datas de pagamento (organização do fluxo de caixa) Foco em doces (empiricamente sabíamos que vendiam mais que os salgados) Organização de pagamentos dos funcionários (recebiam antecipações de salário com pouco controle) Ao longo de alguns meses de projeto acabamos vendo alguns resultados interessantes: Redução de custos geral (novos fornecedores, menos gastos com marketing) Conhecimento de indicadores do negócio (uso da planilha para geração de relatórios financeiros) Organização do fluxo de caixa ao longo do mês (poucos pagamentos em datas específicas) Maior faturamento com doces (principalmente bolos) Menos antecipações para funcionários (retirando o risco de processos trabalhistas futuros) Se tiver ficado com alguma dúvida sobre o que foi feito, como foi feito e o que isso gerou é só me mandar uma mensagem nos comentários. Resumo de uma Consultoria Financeira No final das contas, como consultor financeiro, você precisa ter certeza que: Conseguiu diagnosticar os principais erros e problemas de controle financeiro que existem 15

16 Desenvolveu um plano de ação voltada para a análise de informações Implementou uma estrutura de controle de fluxo de caixa que vai ser duradoura mesmo depois de você sair Sentiu falta de algum item ou tem alguma sugestão? Está realizando uma consultoria financeira e quer tirar uma dúvida? Basta comentar aqui embaixo que vai ser um prazer te responder. 16