GUIA COMPLETO: DICAS DE GESTÃO PARA VOCÊ ADMINISTRAR MELHOR SUA EMPRESA

Transcrição

1 GUIA COMPLETO: DICAS DE GESTÃO PARA VOCÊ ADMINISTRAR MELHOR SUA EMPRESA

2 INTRODUÇÃO...3 POR QUE MELHORAR A GESTÃO?...5 VANTAGENS DO MODELO DE NEGÓCIOS...10 FAÇA A GESTÃO FINANCEIRA...15 ACOMPANHE O PROCESSO...18 CONCLUSÃO...22 SOBRE A DIRECIONE...24

3 INTRODUÇÃO

4 E qual é a saída para atrair a atenção dos consumidores? Cuidar bem da gestão do seu negócio. É a partir daí que as empresas podem, independentemente do porte ou do setor, fazer entregas mais adequadas às exigências do mercado. Você considera que é exagero conferir tanta importância à gestão? Então pense: quem consegue administrar melhor o seu negócio torna a operação mais produtiva. Com isso, a empresa pode aprimorar a qualidade dos seus produtos e serviços, adotar preços mais acessíveis, enfim, obtém as almejadas vantagens competitivas. Introdução Outra questão importante: se o gestor não perde tanto tempo para apagar incêndios no dia a dia, tem condições de direcionar seus esforços para o que realmente interessa: a satisfação do cliente. O ambiente empresarial está cada vez mais competitivo. Pense em qualquer setor e verá que há um grande número de concorrentes. Além disso, é cada dia mais complicado diferenciar os produtos e serviços com base apenas em seus atributos. O objetivo deste e-book é justamente mostrar o que você pode fazer para melhorar a gestão do seu negócio. Saiba que nem sempre isso exige medidas complexas. Muitas vezes, é mais uma questão de disciplina, de conseguir trabalhar de forma mais sistemática em prol de um objetivo. Boa leitura! 4

5 POR QUE MELHORAR A GESTÃO?

6 Em tese, todo mundo concorda que a empresa só tem a ganhar quando organiza melhor os seus processos internos. Porém, a despeito do discurso, na prática nem sempre os empresários dedicam a devida atenção aos procedimentos necessários para ter uma boa gestão. A correria do dia a dia leva muitos empreendedores a apostarem tudo na qualidade de seus produtos e serviços ou mesmo na força de seus mercados. Até reconhecem que é importante planejar, mas não conseguem encontrar tempo para fazer isso. Por que melhorar a gestão? Se no curto prazo essa atitude é temerária para qualquer empresa, no longo prazo é receita para o fracasso na melhor das hipóteses, a operação ficará estagnada. É difícil encontrar alguém que, em sã consciência, duvide da importância da gestão. Se você ainda tem dúvidas sobre a necessidade de conferir mais atenção aos aspectos que envolvem a gestão empresarial, pense nessas vantagens: 6

7 POR QUE MELHORAR A GESTÃO? AUMENTO DA PRODUTIVIDADE Empresas que são bem geridas são mais produtivas. Esse é um fato incontestável. Mas você sabe por que isso ocorre? Os gestores têm mais condições de identificar os potenciais do seu negócio e as competências dos seus colaboradores. Com isso, distribuem melhor as tarefas e direcionam melhor seus esforços. O resultado direto disso é o ganho de eficiência na execução das rotinas diárias. Não tem segredo: quanto mais acompanhamos o processo, mais facilidade temos para identificar eventuais falhas e, claro, fazer os ajustes. Além de aperfeiçoar a qualidade da entrega feita aos clientes, o clima organizacional melhora muito quando a empresa tem toda a equipe alinhada em torno dos mesmos objetivos esse é o objetivo do planejamento estratégico, certo? 7

8 POR QUE MELHORAR A GESTÃO? CONTROLE FINANCEIRO Aumentar a produtividade é muito bom, mas nada favorece mais o desenvolvimento da empresa do que ter as contas em ordem. Pense nisso: se tiver um planejamento adequado e contar com as ferramentas certas, mais chances você terá de colocar a empresa numa situação financeira mais confortável. É óbvio que isso não significa que a operação não será impactada por uma eventual retração do seu mercado. A diferença é que estará mais preparada para enfrentar as dificuldades e conseguirá adequar suas finanças à situação. Sem falar nos ganhos obtidos com a otimização dos seus recursos materiais e humanos. Quem se organiza negocia melhor com seus fornecedores, aperfeiçoa seus processos de venda, cuida melhor dos seus gastos. A recomendação dos especialistas para ter o controle da operação é bem simples: registre tudo. Você pode usar um software de gestão financeira ou uma planilha simples do Excel. A seleção da melhor ferramenta de apoio vai depender da demanda e estrutura da empresa, mas o principal é manter o controle, ficar a par da situação. 8

9 POR QUE MELHORAR A GESTÃO? FOCO ESTRATÉGICO A gestão adequada do negócio vai garantir também que a empresa tenha um planejamento estratégico mais certeiro, direcionado para o seu crescimento. Sem o controle financeiro e uma gestão do fluxo de atividades, como a empresa pode conseguir planejar seus próximos passos? Ainda há quem acredite que o planejamento pode engessar a operação. Na prática, ocorre o contrário. Quem atua na base do improviso é que corre o risco de não sair do lugar. Pergunte a qualquer especialista: empresas de sucesso têm metas bem definidas, sabem aonde querem chegar no curto, médio e longo prazos. Reside aí a importância de contarmos com um modelo de negócios para orientar as nossas atividades. Vamos tratar disso no próximo tópico! 9

10 VANTAGENS DO MODELO DE NEGÓCIOS

11 É a partir dele que o gestor consegue desenvolver o seu Plano de Negócios e estruturar melhor a operação. É nesse documento que a empresa vai consolidar os conceitos do seu negócio e a estrutura necessária para viabilizá-los. Uma das vantagens é a possibilidade de testar a validade das suas ideias. Vantagens do modelo de negócios Antes de abordarmos as vantagens dos modelos de negócios, vamos esclarecer: esse tipo de documento é imprescindível para a sobrevivência da empresa. Você pode começar de forma abstrata, colocando no papel os diversos caminhos possíveis não precisa ser algo definitivo. Para ajudá-lo nessa tarefa, vamos mostrar como usar o modelo Canvas, que é bem prático e versátil. Ele permite que o empresário tenha uma boa visão sobre os aspectos mais importantes do seu negócio. O Canvas serve para quem está iniciando uma empresa, mas funciona também para quem está em um momento de mudança. Seja porque pretende lançar um novo produto, ampliar seus mercados de atuação ou mesmo alçar a empresa a um nível mais profissional. 11

12 VANTAGENS DO MODELO DE NEGÓCIOS Para desenvolver o seu modelo, pense em como a empresa se posiciona frente a esses 9 pontos:»» Segmentos de clientes. Quem é o seu público? Quem tem interesse nos seus produtos e serviços?»» Relacionamento com o consumidor. Como você vai se relacionar com o seu consumidor?»» Proposta de valor. Quais são os diferenciais da sua empresa? Quais necessidades ela pretende atender?»» Atividades-chave. Quais as principais atividades que precisam ser desenvolvidas?»» Canais. Como você vai atingir seu consumidor? Quais canais serão usados para conectar sua marca ao cliente?»» Parcerias. Você precisa de parcerias? Quais? Elas podem ajudar a melhorar a proposta de valor do seu negócio?»» Fontes de receita. Nesse item entra o valor do produto (considerando suas necessidades e as condições do mercado) e a forma como ocorrerá o pagamento.»» Estruturas e Custos. Qual o investimento necessário para o negócio? E em termos de estrutura? O que é imprescindível para a operação funcionar adequadamente?»» Recursos principais. O que você precisa para viabilizar o negócio? 12

13 VANTAGENS DO MODELO DE NEGÓCIOS CRIE O SEU PRÓPRIO Como você viu, o Canvas não aborda elementos muito complexos; são aspectos bem básicos para estruturar qualquer operação. A questão é que precisamos colocar isso no papel, até para analisar o assunto sob diferentes perspectivas. É com base nessas informações que você vai criar o seu próprio modelo. Lembre-se: isso vai ajudá-lo a tomar decisões mais certeiras sobre o negócio. Há quem acredite que o certo é imprimir o quadro do Canvas e usar post-its para preencher os elementos. Mas quem já está mais habituado com as plataformas digitais pode usar o formato eletrônico, sem maiores dificuldades. Fique atento: é importante que você consiga visualizar todo o quadro e que tenha facilidade para alterar o documento. E só vai funcionar se você conseguir descrever tudo o que é relevante para a sua operação. Clique aqui para baixar um modelo visual do Canvas. 13

14 VANTAGENS DO MODELO DE NEGÓCIOS TOME DECISÕES CERTEIRAS Uma das vantagens de ter seu próprio modelo é o fato de ganhar mais consistência em suas estratégias. A partir daí fica mais fácil tomar decisões certeiras para o seu negócio. Nessa área, fique atento para não decidirse apenas com base em suas metas, sem considerar os meios necessários para atingi-las. Diante das dificuldades, muitos gestores também optam por adiar a tomada de decisão. Isso pode prejudicar muito o negócio, porque a tendência é os problemas se agravarem com o tempo. Lembre-se, também, de que os caminhos mais fáceis nem sempre são os mais adequados. Medidas mais drásticas podem ser necessárias, até para tirar a empresa da zona de conforto. Outro aspecto importante: ter acesso à informação correta faz muita diferença, então não poupe esforços e tempo para reunir o máximo de dados possível sobre o mercado no qual pretende atuar e, claro, o seu público-alvo. Depois do embasamento necessário, não confie apenas na sua sabedoria. A tomada de decisão depende da capacidade de julgamento do gestor, da análise sistemática e da sua intuição. Em termos de metodologia, é preciso identificar o problema, analisar e adotar os procedimentos necessários. 14

15 FAÇA A GESTÃO FINANCEIRA

16 A prova disso é o grande número de empresas que deixam de operar todos os anos, sem considerar aquelas que estão sempre no sufoco. Não se engane: sem controle das finanças, não há negócio que resista, por melhor que seja o seu produto ou serviço. Mas só conseguimos controlar o que conhecemos. Ou seja, o segredo é acompanhar as informações financeiras de perto. Faça a gestão financeira Tenha um orçamento anual, com todas as previsões de receitas e despesas. É nesse documento, também, que a empresa deve consolidar as metas e estabelecer suas políticas de preços. Parece óbvio, mas muitas empresas se perdem no processo por desprezar a importância do orçamento. Optam por algo mais fictício, apenas para cumprir as demandas da contabilidade. Você certamente já ouviu o ditado popular: dinheiro não aceita desaforo. Nada é mais verdadeiro para quem tem um negócio. Erros nessa área levam a prejuízos irremediáveis. Não abra mão também das ferramentas disponíveis para apoiar o processo de gestão financeira. Hoje, há boas opções de softwares que facilitam a operação no dia a dia e ajudam na geração de relatórios para a gestão do negócio. 16

17 FAÇA A GESTÃO FINANCEIRA Na hora do planejamento financeiro, atente-se para a regra básica de quem lida com dinheiro: não gaste mais do que recebe. Imprevistos acontecem e a empresa precisa ter condições de arcar com as despesas extras. Independentemente do porte da empresa, cuide da separação das contas pessoais e empresariais. Resolva isso logo no início da operação, porque misturar tudo não funciona. Para quem tem funcionários, atenção: os gastos com a folha de pagamentos não devem passar dos 40% do seu faturamento. Não se esqueça de que quanto maior a folha, maior a provisão para os gastos extraordinários, como os demandados pelas demissões. 17

18 ACOMPANHE O PROCESSO

19 Acompanhe o processo Modelo de negócios preparado e validado, planejamento estratégico elaborado, agora tenha em mente que é preciso acompanhar a execução de cada etapa. 19

20 ACOMPANHE O PROCESSO Faz parte das funções do gestor criar meios para monitorar a implantação das iniciativas no dia a dia. Ajuda muito ter uma equipe na qual o gestor confia e para a qual pode delegar funções prioritárias do negócio. Reside aí a importância de ter um bom processo de seleção e, claro, a atenção dada na capacitação dos colaboradores. Reuniões periódicas e tempo para a análise dos relatórios são funções prioritárias para quem pretende fazer uma boa gestão. Fique atento: a correria do dia a dia não deve afastá-lo dessas atividades. 20

21 ACOMPANHE O PROCESSO CONTE COM SERVIÇOS ESPECIALIZADOS Não tem motivo para deixar de aproveitar a oferta de serviços de terceiros. Há inúmeras empresas especializadas que podem ajudar bastante a melhorar os fluxos de trabalho da sua operação. Por mais conhecimento que se acumule, nada se compara à expertise de quem dedica-se exclusivamente a determinada atividade. Analise com atenção a possibilidade de contar com empresas que desenvolvem programas de coaching e mentoria empresarial, por exemplo. É um serviço que pode ser decisivo para os empreendedores que já entenderam que precisam se capacitar para fazer a gestão do negócio. Nesse caso, diferentemente das consultorias de negócios, que vão indicar as mudanças pontuais que precisam ser executadas nas empresas, estamos nos referindo ao processo de aperfeiçoamento do gestor e sua equipe. À medida que o gestor e sua equipe se torna mais capacitado, vai tomar as decisões mais acertadas para o desenvolvimento do seu negócio. 21

22 CONCLUSÃO

23 Conclusão A decisão de melhorar a gestão da empresa representa um importante passo para qualquer empresário. Quando ele resolve dedicar-se mais ao planejamento da operação, é sinal de que deixará no passado o amadorismo. Os resultados tendem a melhorar, uma vez que a operação consegue se antecipar aos eventuais problemas e preparar-se para aproveitar as oportunidades. No começo pode ser difícil ter a disciplina necessária para documentar as atividades, mas com o tempo e a organização dos processos, o gestor perceberá a diferença que isso faz. É muito melhor quando todos na empresa compartilham os mesmos objetivos. 23

24 A Direcione atua na área de desenvolvimento humano, oferecendo serviços especializados de coaching para empresários, gestores e equipes, mentoria empresarial com coaching e treinamentos para empresas, além de organizar palestras, eventos e workshops personalizados para diferentes tipos de negócios.