Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP Prestação de Contas (ABRIL 2009)

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1 Manual Operacional do Sistema de Concessão de Diárias e Passagens - SCDP Prestação de Contas (ABRIL 2009)

2 Índice 1. Prestação de Contas Devolução de Valores Ajustar PCDP...10

3 1. Prestação de Contas Deve-se informar os valores realmente gastos e os trechos utilizados adequando a situação inicialmente prevista à realizada. Permite ao Solicitante registrar a situação de fato, o que realmente ocorreu na viagem. Para iniciar a prestação de contas, deve-se ter em mãos a documentação necessária para a comprovação da viagem (os canhotos dos cartões de embarque, o Relatório de Viagem e qualquer outro documento exigido pela norma interna do Órgão). Acessar a funcionalidade PRESTAÇÃO DE CONTAS e selecionar a PCDP, por meio das opções: - Todas; - Pelo número; - Pelo nome do Proposto. Selecionada a PCDP, responder a pergunta: A viagem foi realizada? Sim ou Não. Se o Proposto afastou-se da sua localidade Sede, responder SIM. Caso contrário, se a viagem não foi iniciada, responder NÃO e justificar o porquê. Clicar OK. 3

4 Digitalizar os documentos de comprovação da viagem e anexá-los à PCDP. Ao clicar em Anexos, aparecerá a tela abaixo. Para anexar o documento, clicar em Procurar - > Selecionar o Documento -> Nomear o Documento -> Definir o Tipo de Documento -> Anexar. Se necessário, preencher o campo de Observações. 4

5 Caso tenha ocorrido alguma alteração no transcorrer da viagem, essa deve ser inserida na PCDP. Por exemplo, se houve alteração em algum trecho, o Solicitante tem que clicar na tecla Trechos. O sistema disponibilizará o roteiro da viagem para que sejam feitas as alterações necessárias, ajustando-a ao que foi realizado. Clicar nos trechos para proceder as alterações ou excluí-los. É possível também acrescentar novos trechos. Se não forem necessárias as alterações clicar na tecla Cancelar. Ao realizar aquelas alterações, o SCDP recalcula automaticamente os valores da viagem, gerando o valor a Reembolsar ou a Devolver. Se o valor é a Reembolsar, a PCDP volta para o fluxo de aprovações. Se a Devolver, a PCDP vai para o módulo de Devolução de Valor. Realizadas as alterações, o Solicitante deve acionar o botão Salva. 5

6 É possível informar no campo Restituição, o pagamento de despesas relacionadas com a viagem (passagens, remarcação de bilhetes, etc). Ressalta-se que este campo é apenas informativo e que o pagamento deve ser feito em processo externo ao SCDP. É possível fazer o pagamento de despesas extras relacionadas a diárias. Para isto, calcular o valor a pagar e lançar no campo Reembolso de Despesas Extras, justificar o motivo e clicar em Atualizar. Depois de realizados os ajustes devidos, anexados os documentos e lançadas as observações/ justificativas necessárias, o Solicitante deve confirmar se o Proposto devolveu os comprovantes das despesas do bilhete da viagem e os comprovantes de embarques. Clicar na tecla Encaminhar para enviar a PCDP para a aprovação do Proponente. 6

7 1.1. Devolução de Valores Módulo disponível para os perfis Solicitante e Coordenador Financeiro. O Solicitante, que tem a atribuição de realizar a Prestação de Contas, recebe a Guia de Recolhimento da União - GRU, confere a autenticidade do pagamento, digitaliza o documento, anexa-o ao processo e faz a baixa da dívida. O Coordenador Financeiro acompanha as viagens que possuem valores a devolver e deve tomar as providências necessárias para a efetividade do processo. Por decisão interna de cada Órgão, esse procedimento pode ser atribuído apenas ao Solicitante, apenas ao Coordenador Financeiro ou dividido entre ambos. Para informar os valores devolvidos, após o recebimento da GRU, acessar a funcionalidade Prestação de Contas -> Devolução de Valores. Selecionar a PCDP que será dada a baixa do valor e clicar. 7

8 Conferir o valor a devolver com o valor devolvido, digitalizar a GRU e anexar ao processo. Clicar em Anexos. Para anexar, clicar em Procurar -> Selecionar Arquivo -> Abrir -> Nomear documento -> Definir tipo de documento (GRU) ->Anexar. Em seguida Visualizar o documento para confirmar a anexação. Anexada a GRU, anotar o número que identifique o recolhimento, fazer as observações necessárias e Encaminhar a PCDP para a aprovação do Proponente. 8

9 Para a correção da PCDP, clicar em Corrigir e enviá-la novamente para o módulo Prestação de Contas. 9

10 1.2. Ajustar PCDP Módulo disponível para o perfil de Gestor Setorial. Essa função serve para retornar a PCDP ao fluxo, caso a Prestação de Contas tenha sido iniciada ou encerrada indevidamente. Clique no módulo de prestação de contas e depois em Ajustar PCDP A PCDP pode ser localizada pelo número ou pelo nome do proposto. Após selecionar a PCDP desejada, clicar em OK. 10

11 Justificar o porquê do reposicionamento e clicar em Confirmar. Após confirmar o ajuste da PCDP, clicar OK. 11

12 A PCDP foi reposicionada no início da prestação de contas. 12