A GESTÃO DE PESSOAS E A GESTÃO DO CONHECIMENTO ADQUIRINDO PAPEL FUNDAMENTAL NO PROCESSO DE GESTÃO DE PROJETOS

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1 A GESTÃO DE PESSOAS E A GESTÃO DO CONHECIMENTO ADQUIRINDO PAPEL FUNDAMENTAL NO PROCESSO DE GESTÃO DE PROJETOS Fernanda Basques Moura QUINTÃO Arquiteta pelas Faculdades Metodistas Integradas Izabela Hendrix, Pós Graduanda em Gestão de Pessoas pela FACE/UFMG. Rua Califórnia, n 768 apto 802, Sion, CEP , Belo Horizonte (MG) Brasil - Correio eletrônico: fernanda@myssior.com.br RESUMO O texto a seguir pontua a importância da Gestão de pessoas no Processo de Gestão de Projetos que, atrelado à Gestão do conhecimento e à Tecnologia da Informação, garante a participação dos colaboradores internos e externos no processo com acesso total às informações necessárias à melhor execução do projeto. Alguns conceitos sobre a Gestão do conhecimento serão trabalhados em conjunto com outros da área de Gestão de Pessoas na tentativa de que o processo de Gestão de Projetos tenha o máximo de contribuição dos membros da equipe. A Gestão do Conhecimento será desvinculada da Gestão da Qualidade assumindo as características de um processo de transformação do conhecimento individual no conhecimento organizacional. A Tecnologia da Informação participa do processo gerando ferramentas que garantem a eficiência da Gestão do Conhecimento e os melhores resultados considerando a Engenharia Simultânea e uma coordenação de projetos eficiente. A tecnologia da Informação oferece ferramentas adequadas à compatibilização de projetos e a comunicação entre as disciplinas do mesmo. Palavras-chaves: Gestão do Projeto, Gestão do Conhecimento, Tecnologia da Informação, Gestão de Pessoas. 1. Introdução A prática da Gestão de Projetos é embasada na comunicação ou transmissão de informações entre vários profissionais, muitas vezes de disciplinas diferentes. A falha na comunicação ou na transmissão de dados contribui para o aumento do retrabalho e ineficiência dos projetos. Desta forma a Gestão do Conhecimento assume um papel importante para a eficiência da Gestão de Projetos que, segundo DAVENPORT & PRUSAK (1998) é a criação, o acúmulo e a transferência do conhecimento. Para o assunto em questão, Gestão de Projetos, dentre os muitos processos envolvidos na Gestão do Conhecimento, a transferência é um dos mais importantes. Para LIEBOWITZ (2000), transferência de conhecimento é transformar experiências e know how de pessoas e grupos em conhecimento organizacional. Através da Gestão do Conhecimento podemos atingir outras áreas da Gestão de Pessoas que também contribuem fortemente para o resultado do Projeto. A Qualidade de Vida no Trabalho, por exemplo, é uma área que se restabelece com a inclusão da Gestão do Conhecimento. Já está validada a hipótese que vincula o aumento de responsabilidade, a colaboração intergrupal, o trabalho completo, com menos fragmentação, recompensa pela qualidade/inovação e objetivos mensuráveis à qualidade de vida no trabalho e motivação.

2 As pessoas precisam de identidade com o projeto para se sentirem motivados a contribuir para o resultado do mesmo. A famosa pesquisa realizada por HERZBERG (1961) deixou claro que os fatores que realmente motivam as pessoas para realizá-las são os fatores ligados ao conteúdo do cargo, ou seja, o trabalho em si, o interesse que ele desperta, o desafio nele contido, o senso de responsabilidade que ele incute, a participação nas decisões que ele envolve e as possibilidades de aquisição de novos conhecimentos que ele enseja. 2. GESTÃO DO CONHECIMENTO É possível demonstrar facilmente a importância da gestão do conhecimento nas organizações. Para isso foram utilizadas aqui sábias palavras de Jack Welch, ex-ceo da GE (General Electric): Nos temos duas fontes de vantagem competitiva: a capacidade de aprender sobre nossos clientes mais rápido que nossos concorrentes e a capacidade de transformar esse conhecimento em ações, mais rápido que nossos concorrentes. E este pensamento não se aplica apenas às empresas. Em uma era em que todos dispõem de informação em tempo real, são mais bem sucedidas as organizações que conseguem converter as informações em novas oportunidades de produtos ou serviços. Gestão do conhecimento é o nome dado ao conjunto de práticas que visam à manutenção do conhecimento nas organizações (SVEIBY, 1997). Para MURRAY (1996) a gestão do conhecimento é uma estratégia que transforma bens intelectuais da organização - informações registradas e o talento dos seus membros - em maior produtividade, novos valores e aumento de competitividade. Essas práticas envolvem a adoção de uma filosofia de gestão de pessoas mais atuante, bem como, uma grande e intensiva utilização das ferramentas de tecnologia da informação. Podemos ainda tratar a gestão de conhecimento como um conjunto de processos e técnicas que coordena a criação, disseminação, armazenamento e utilização do conhecimento buscando atingir plenamente os objetivos da organização. Figura 1- Modelo Pratico de Aplicação KM - Dextron Muitos confundem a Gestão do Conhecimento com a Gestão de Qualidade em projeto. Isso porque a Gestão da qualidade é também baseada em sistema de informação. Se a qualidade é um sistema que informa o que fazer para que os colaboradores já façam certo da primeira vez é provável que a Gestão do conhecimento esteja bem próximo disso. O que separa definitivamente a Gestão do conhecimento da Gestão da qualidade é que a primeira está destinada a gerir conhecimentos explícitos, mas principalmente os conhecimentos tácitos, enquanto a segunda só foca nos conhecimentos explícitos. Outra separação refere-se a questão da eficiência e da

3 eficácia, uma vez que a Gestão do Conhecimento gera inovação e se dedica a eficácia do projeto, enquanto que a qualidade foca na eficiência dos processos. Segundo a definição do PMI projeto é um esforço temporário para produzir um produto/serviço único. Portanto tem princípio, meio e fim. Sendo assim é importante que cada projeto gere conhecimento para a organização. O modelo de Maturidade PRADO (2000) define níveis de maturidade na Gestão de Projetos onde no nível 4 defende a criação de um banco de dados de projeto. O banco de dados de projeto deve conter a experiência da empresa no gerenciamento de seus projetos, contendo, para cada projeto encerrado: a) as lições aprendidas: mostram os pontos fortes, pontos fracos e irregularidades encontradas (desvios de meta, mudança, etc) durante o ciclo de vida do projeto. Contém também recomendações do Gerente do Projeto sobre aspectos importantes que foram observados e que devem merecer especial atenção para futuros projetos semelhantes; b) Avaliação do Projeto: Contém uma avaliação do projeto conforme ótica do cliente. Aborda escopo, tempo, custo, qualidade e fornecedores; c) Avaliação do produto: contém uma avaliação dos indicadores de controle do projeto (benefícios, ROI, etc) e é efetuada quando o produto do projeto (bem ou serviço) está em produção ou operação. Adotando a prática citada acima e partindo do pressuposto de que o projeto executado gerou novos conhecimentos, o processo de gestão do conhecimento que envolve a criação, a coleta, o armazenamento (banco de dados) e a disseminação dos mesmos (tecnologia da Informação) está completo. Aliada a esta prática outra ferramenta importante na gestão de projetos e disseminação da informação é a coleta e análise das ocorrências geradas durante a elaboração de projetos, considerando a engenharia simultânea e o volume de informações que deverão ser transformadas em Conhecimento para a organização, a compatibilização de projetos gera conhecimentos importantes que devem ser coletados, armazenados e disseminados em toda organização. Devido ao imenso volume de dados e informações que as organizações estão se deparando a cada dia a tecnologia da informação se torna imprescindível a este processo. A gestão do conhecimento tem como principio básico a multiplicação dos conhecimentos existentes na organização para melhorar o desempenho das pessoas e, conseqüentemente, da organização. DRUCKER (1968) defendia: o que distinguirá uma nação avançada de outra será a habilidade de coletar, organizar, processar e disseminar informações. 3. FERRAMENTAS TECNOLÓGICAS DE GESTÃO DO CONHECIMENTO Várias ferramentas são utilizadas para desenvolver os sistemas de gestão do conhecimento, mas é importante que antes da introdução destas ferramentas num processo sejam organizadas as informações que são importantes e eficientes ao processo de gerenciamento de projetos. No processo de Gestão de Projetos é importante que todos os colaboradores tenham acesso às informações a respeito de solicitação de alteração, aprovação, status do projeto, etapas de trabalho, processo de elaboração de projetos indicando o fluxo das atividades e responsáveis, cronogramas, escopo, prazos, custos, qualidade, recursos humanos, metas e riscos. A Engenharia simultânea necessita que a comunicação entre os colaboradores seja eficiente para obter a compatibilização total das soluções. As ferramentas da tecnologia da informação oferecem apoio à pelo menos uma das atividades de geração, codificação ou transferência de conhecimento. Estas ferramentas poderiam ser softwares específicos com fóruns ou banco de dados que podem ser destinados ao armazenamento, disseminação ou descobrimento do conhecimento. Outra forma eficiente para coleta e disseminação da gestão do conhecimento é o workflow, que busca melhorar a produtividade e eficiência dos processos existentes baseado no gerenciamento dos processos e no fluxo de informações existentes, possibilitando o monitoramento e trazendo a tona os pontos passíveis de melhoria. Seu uso assegura que as atividades previstas serão realizadas com cronograma e responsabilidades pré-estabelecidos. Suas principais características são de

4 associar as pessoas às atividades, criando uma lista de trabalho a ser cumprida e aumentado a colaboração entre as diversas pessoas envolvidas no processo. 3.1 Ferramentas voltadas ao ambiente colaborativo A intranet é o ambiente de trabalho ideal para o compartilhamento de informações dinâmicas e interligadas. Apesar de privilegiar informações internas à organização, é possível disponibilizar acesso a clientes e colaboradores definindo o tipo de informação que poderia ser acessada de acordo com os privilégios destinados a estes. A plataforma mais indicada ao desenvolvimento desta intranet é a WEB, que pode ser acessada da obra, do cliente e dos escritórios fornecedores formando uma rede de interessados no processo. A disseminação da informação seria online e total. A escolha da ferramenta de intranet se dá pela condição de conciliar o banco de conhecimento interno à organização com as informações sobre o projeto que devem ser disseminadas aos interessados para que a prática da Engenharia Simultânea seja efetiva. Este ambiente colaborativo atende a necessidade de que as informações sejam transmitidas em tempo real aos colaboradores internos e externos de forma que possibilite a Engenharia Simultânea e a disseminação da informação correta para não incorrer em falhas de prazos, custos ou retrabalhos. 4. CONCLUSÕES A Gestão do Conhecimento é hoje uma das principais práticas para garantir a competitividade das organizações e eficiência dos processos. Se pelo lado da Gestão de Pessoas podemos detectar também a necessidade de colaboradores mais sintonizados com as organizações, criando identidade com as mesmas e com as atividades desenvolvidas, podemos concluir que o resultado da união destas estratégias com a Gestão de Projetos tende a desenvolver pessoas, equipes e organizações cada vez mais aptas ao gerenciamento de projetos, adquirindo know-how. Vimos também que a tecnologia da informação gera as ferramentas capazes de gerar, armazenar e disseminar informação para que a Gestão do Conhecimento torne-se eficiente à Gestão de Projetos, gerando conhecimento e melhorias para as práticas encontradas. A Tecnologia da Informação auxilia a coordenação de projetos, uma vez que disponibiliza informações dos diversos colaboradores em tempo real, facilita a organização das ocorrências e solicitações de alteração no decorrer do projeto, facilitando a compatibilização das soluções ao mesmo tempo que cria um banco de conhecimento a ser disseminado pela organização. A união entre as práticas da Gestão do Conhecimento, da Gestão de Pessoas e a Tecnologia da Informação contribui para desenvolver o Gerenciamento de Projetos e a Engenharia Simultânea possibilitando resultados em redução de prazos, custos e retrabalho, otimizando os resultados dos clientes e melhorando as práticas atuais. 5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS DAVENPORT, T., P. L., Conhecimento Empresarial: como as organizações gerenciam seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, DAVENPORT, T.H. Reengenharia de Processos: Como inovar na empresa através da tecnologia da informação. Rio de Janeiro: Editora Campus,1994. DEXTRON, Consultoria Empresarial. Gestão Baseada em Competência: Sumário executivo. Dextron Consultoria Empresarial. São Paulo, Março.2000.

5 DRUCKER, P. F. Administrando em Tempos de Grandes Mudanças. São Paulo. Pioneira, HACKMAN, J. R., OLDHAM, G. R. Development of the Job Diagnotic Survey. Journal of Aplied Psychology. v. 60, n. 2, 1975, p MURRAY, P. C. wwwlktic.com/topic/13 TERMO.html. (Disponível na internet) PRADO, D. S. Gerenciamento de Projetos nas Organizações. Belo Horizonte, MG: Editora de Desenvolvimento Gerencial.2000 SVEIBY, K.E. A nova riqueza das organizações. Rio de Janeiro: Campus.1998