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1 PURCHASE-TO-PAY SOLUTIONS

2 MAIO, 2014 SAPHETYGOV Matriz de Erros e Omissões Offer Management

3 AGENDA 1. INTRODUÇÃO 2. INTERVENIENTES E REGRAS 3. PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES

4 AGENDA 1. INTRODUÇÃO 2. INTERVENIENTES E REGRAS 3. PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES

5 INTRODUÇÃO O Código dos Contratos Públicos (CCP) não possui uma definição exata para o termo erros e omissões. Assim, remete-se a definição para outras publicações. Com base em vários cadernos de encargos ou modelos tipo de contratos de obras internacionais de dimensão significativa, apontam-se as seguintes definições para os termos: Erro: incorreções ou inexatidões nos desenhos e nas especificações, incluindo nomeadamente a aplicação de padrões errados, cálculos errados ou erros de medições; Omissões: falha na inclusão de itens necessários, como por exemplo omissão de elementos de um padrão ou modelo, ou enganos sobre condições do terreno. Erros e Omissões: principais artigos do CCP Artigo 61.º Erros e omissões do caderno de encargos Artigo 376.º Obrigação de execução de trabalhos de suprimento de erros e omissões Artigo 377.º Preço e prazo de execução dos trabalhos de suprimento de erros e omissões Artigo 378.º Responsabilidade pelos erros e omissões

6 AGENDA 1. INTRODUÇÃO 2. INTERVENIENTES E REGRAS 3. PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES

7 INTERVENIENTES E REGRAS (1/3) JÚRI / ENTIDADE COMPETENTE PARA DECISÃO DE CONTRATAR Parametriza o processo com/sem utilização da matriz de erros e omissões; Notifica o projetista dos erros e omissões reportados; Analisa os erros e omissões reportados e gera a matriz final de erros e omissões; Atualiza a matriz inicial com base na resposta aos erros e omissões; Visualiza o histórico de matrizes PROJETISTA (FACULTATIVO) Analisa e responde à matriz enviada pela entidade adjudicante; Visualiza o histórico de matrizes FORNECEDORES Reporta erros e omissões através da matriz de erros e omissões ou por reporte genérico; Visualiza os erros e omissões reportados pelos interessados em formato de matriz; Visualiza versão final da matriz de erros e omissões.

8 INTERVENIENTES E REGRAS (2/3) Optimus O número 1 do artigo 61.º o Decreto-Lei n.º 18/2008 refere que os interessados devem apresentar uma lista onde se identifique, expressa e inequivocamente, os Erros e Omissões do caderno de encargos. A lista de Erros e Omissões deve ser reportada até ao quinto sexto do prazo fixado para a apresentação das propostas, ficando o prazo automaticamente suspenso se houver uma lista entregue por algum interessado até à respetiva decisão, ou na sua ausência, até ao termo do prazo fixado para apresentação de propostas. Todos os interessados são notificados das listas entregues e das respostas às mesmas. O prazo deverá ser prorrogado pelo mesmo período que demorou a resposta do órgão competente a partir do quinto sexto do prazo fixado.

9 INTERVENIENTES E REGRAS (3/3) Período compreendido entre o 5/6 e o 6/6 do prazo para apresentação de propostas: O procedimento ficará no estado de Em Suspensão de Propostas, se existirem erros & omissões não respondidos Optimus durante este período. Casos os mesmos sejam respondidos durante este período, a plataforma irá adicionar ao prazo de apresentação de propostas o período de tempo equivalente aquele em que o procedimento se encontrou no estado de Em Suspensão de Propostas. Caso a Entidade Adjudicante entenda que o prazo a adicionar deva ser superior ao prazo em que o procedimento se encontrou em suspensão de proposta, deverá então recorrer à ação de retificação do procedimento ou prorrogação de prazo. Erros & Omissões não respondidos até ao 6/6 do prazo de apresentação de propostas: De acordo com artigo 61.º nº3 do CCP, se até ao 6/6 do prazo a entidade adjudicante não tiver procedido à resposta de um erro e omissão, a plataforma adiciona ao prazo mais 1/6 para o prazo de apresentação de proposta e o erro omissão será classificado como recusado. Sendo enviada automaticamente uma notificação para todos interessados, informando-os da recusa dos respetivos erros e omissão e do novo prazo para apresentação de propostas. O procedimento ficará novamente no estado de Apresentação de Propostas.

10 AGENDA 1. INTRODUÇÃO 2. INTERVENIENTES E REGRAS 3. PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES

11 PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES

12 FORNECEDOR PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES Com o Perfil de Fornecedor, aceder ao menu Por Responder, selecionar o procedimento e verificar a data existente no campo Apresentação de Erros e Omissões: Data Limite, conforme exemplo abaixo: 1

13 FORNECEDOR PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES O fornecedor poderá consultar quais os outros fornecedores que detetaram erros e omissões, o dia/hora da sua colocação, as correções apresentadas e proceder ao reporte dos erros e omissões da matriz de quantidades. 2

14 FORNECEDOR PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES Ao exportar e abrir o ficheiro Excel, estarão disponíveis 2 folhas: Erros e Omissões. Erros: folha onde são listados todas os erros apresentados pelo fornecedor. Omissões: folha onde são listadas todas as omissões apresentadas pelo fornecedor. 3

15 PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES Erros FORNECEDOR Na folha Erros poderá reportar todos os Erros ao Mapa de Quantidades submetido pela Entidade. No exemplo abaixo o Fornecedor não concorda com a Descrição, Unidade de Medida e Quantidade apresentadas pela Entidade. 4

16 PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES Omissões FORNECEDOR Na folha Omissões poderá reportar todas as Omissões ao Mapa de Quantidades submetido pela Entidade. No exemplo abaixo, o Fornecedor reporta como Omissão um artigo que corresponde ao Capítulo 2 com o código 2.06, com a Descrição Demolição de varandas e pilares, em que a Unidade de Medida é m3, Quantidade 50 e Preço Referência 50,3. 5

17 FORNECEDOR PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES Após efetuar a gravação do ficheiro com o reporte de erros e omissões, terá que efetuar a sua importação para a plataforma. Após a importação poderá consultar o histórico na seção Erros e Omissões, subseção Por Responder. 6 7

18 FORNECEDOR PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES Após receber um aviso por parte da Entidade a notificar da resposta aos Erros e Omissões apresentados, a mensagem passará para o campo de Erros e Omissões, subseção Respondidas. 8

19 FORNECEDOR PROCESSO DE REPORTE DE ERROS E OMISSÕES ATRAVÉS DA MATRIZ DE QUANTIDADES Para terminar, poderá verificar a matriz de quantidades atualizada no separador Visão Geral, navegando até ao ponto Matriz de Quantidades. 9

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