Manual. do sistema de. Newsletter

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1 Manual do sistema de Newsletter

2 1 Sumário 1.Introdução Tela de Login Esqueci minha senha Grupos Cadastrando os Grupos Alterando os Grupos Excluindo os Grupos Busca Cliente Cadastrando os Clientes Alterando os Clientes Excluindo os Clientes Exportando os s dos clientes Busca Enviando a newsletter Inserindo Imagens Reenviar Administrador Cadastrando os Administradores Alterando os Administradores Excluindo os Administradores Busca Alterar senha Relatório Relatório de Acesso Relatório de Enviados Relatório de não Enviados Sair... 17

3 2 1.Introdução O Objetivo do sistema de newsletter é enviar s em massa. Para a correta utilização do Sistema leia o manual atentamente. 2.Tela de Login Para entrar em seu sistema digite o seu usuário e senha (que foram enviadas para seu ) e clique em Acessar. Por uma questão de segurança todas as senhas são criptografadas. Figura 1. Tela de login 2.1. Esqueci minha senha Caso tenha esquecido a senha é só clicar em esqueci minha senha (Figura 1), será enviado o usuário e a senha de acesso ao sistema para seu . Para que isso aconteça o a ser digitado deve ser o que está cadastrado no sistema, caso não seja o mesmo aparecerá uma mensagem de erro. 3. Grupos 3.1. Cadastrando os Grupos Os clientes devem ser separados por grupos, para isso é necessário cadastrar os grupos antes de cadastrar os clientes. Clique em Grupos/Administrar (nº 1 da figura 2) no menu principal, abrirá uma tela mostrando todos os grupos que já estão cadastrados, para cadastrar um novo grupo clique no desenho abaixo da palavra Incluir (nº 2 da figura 2).

4 3 Figura 2. Cadastrando os grupos. O próximo passo é digitar o nome do grupo e clicar em Inserir. Não é permitido cadastrar duas vezes o mesmo grupo.

5 4 Figura 3. Cadastrando os grupos Alterando os Grupos Para fazer alteração é só clicar no desenho do lápis (nº 3 da figura 2), abrirá uma tela com o nome do grupo, faça a alteração e clique em Atualizar Excluindo os Grupos Para excluir um grupo clique no desenho de um X (nº 4 da figura 2), os grupos só poderão ser excluídos se não existir nenhum cliente cadastrado nesse grupo, caso o grupo escolhido tenha algum cliente cadastrado aparecerá uma mensagem de erro,altere o grupo desse cliente e depois exclua o grupo. O grupo clientes não poderá ser excluído pois todos os clientes devem obrigatoriamente estar cadastrados em um grupo.

6 Busca O sistema permite fazer uma busca por nome do grupo. Para procurar o grupo por nome digite o nome do grupo e clique em buscar, aparecerão todos os grupos com aquele nome. Para mostrar novamente todos os grupos cadastrados é só deixar em branco o campo nome e clicar em buscar, será mostrado todos os grupos cadastrados. 4. Cliente 4.1. Cadastrando os Clientes Para cadastrar os Clientes vá em Clientes/Administrar (nº 1 da figura 4) no menu principal, abrirá uma tela mostrando todos os clientes que já estão cadastrados, para cadastrar um novo cliente clique no desenho abaixo da palavra incluir (nº 2 da figura 4).

7 6 Figura 4. Cadastro de cliente O próximo passo é digitar os dados do cliente, o nome e o são campos obrigatórios, e clicar em Adicionar. Não é permitido cadastrar duas vezes o mesmo no mesmo grupo.

8 7 Figura 5. Cadastrando Cliente 4.2. Alterando os Clientes Para fazer alteração é só clicar no desenho do lápis( nº 3 da figura 4), abrirá uma tela com os dados do cliente, faça a alteração e clique em Atualizar Excluindo os Clientes Para excluir o(s) cliente(s) clique no(s) quadradinho(s) na frente do nome do(s) cliente(s) desejado(s) e clique em Remover Selecionados (nº 4 da figura 4) Exportando os s dos clientes O sistema permite que seja exportado os s dos clientes, para isso clique em exportar s, o arquivo gerado será salvo em seu computador, o servidor NÃO mantem cópia dele, se o arquivo gerado for perdido e os clientes forem deletados não tem como recuperar os dados.

9 Busca O sistema permite fazer uma busca por nome do cliente, por grupos, permite filtrar por estado e pelo status do cliente (será explicado logo abaixo). Para procurar o cliente por nome digite o nome do cliente e clique em buscar, aparecerão todos os clientes com aquele nome, para fazer a busca pelos outros campos é necessário clicar no quadradinho ao lado do campo. Para mostrar novamente todos os clientes cadastrados é só deixar em branco o campo nome, tirar o clique do quadradinho e clicar em buscar, serão mostrados todos os clientes cadastrados Bloquear Clientes Quando não desejar enviar a newsletter para algum cliente é só ir Clientes/Bloquear (nº 6 da figura 4) no menu principal, ao clicar aparecerá todos os clientes que estão desbloqueados, para bloquear clique no(s) quadradinho(s) na frente do(s) nome(s) do(s) cliente(s) e escolha Bloquear Selecionados. Todos os clientes que estiverem bloqueados não receberão mais a newsletter, para que possam voltar a receber estes terão que ser desbloqueados Desbloquear Clientes Quando desejar enviar a newsletter para algum cliente que esteja bloqueado é só ir Clientes/Desbloquear (nº 7 da figura 4) no menu principal, ao clicar aparecerá todos os clientes que estão bloqueados, para desbloquear clique no(s) quadradinho(s) na frente do(s) nome(s) do(s) cliente(s) e escolha Desbloquear Selecionados. Todos os clientes que estiverem desbloqueados voltarão a receber a newsletter. 5. Enviando a newsletter Para enviar para os clientes vá ao menu principal e em Newsletter clique em Administrar (nº 1 da figura 6). Ao entrar no sistema aparecerá a tela para que seja enviado a newsletter. Antes de enviar a newsletter é necessário que os s dos clientes e o grupo ao qual eles pertencerão já estejam cadastrados. É necessário que seja digitado um assunto e seja escolhido para que m será enviada a newsletter, feito isso clique em enviar (nº 3 da figura 6). Somente será permitido enviar a todos os clientes cadastrados se a quantidade de clientes for menor que 99, pois o servidor tem um limite e envio de 99 s por vez, sendo s diários, caso tente enviar mais que s o servidor bloqueará o e este só será liberado após 24 horas.

10 9 Figura 6. Newsletter 5.1. Inserindo Imagens Para inserir imagens no corpo do é necessário que os arquivos estejam salvos no servidor, para isso clique no desenho inserir/editar figura (nº 4 da figura 6). Clique em Localizar no Servidor (Figura 7).

11 10 Figura 7. Localizando a imagem Na tela seguinte aparecerão as figuras que já estão salvas no servidor, para colocar no uma figura que não está na lista clique em procurar e escolha uma figura que deverá estar salva em seu computador e depois clique em upload, a figura aparecerá na lista de figuras que estão salvas no servidor, escolha a figura que deseja (Figura 8).

12 11 Figura 8. Fazendo o upload da imagem A figura escolhida aparecerá no corpo de seu (Figura 9).

13 12 Figura 9. Imagem no corpo do Reenviar Para reenviar as newsletter para os clientes vá ao menu principal e em Newsletter clique em Reenviar(nº 2 da figura 6). Ao entrar no sistema aparecerá a tela com todas as newsletter já enviadas. Escolha qual será reenviada clicando no ícone de um envelope e reenvie a newsletter. É necessário que seja digitado um assunto e seja escolhido para que será enviada a newsletter. Somente será permitido enviar a todos os clientes cadastrados se a quantidade de clientes for menor que 99, pois o servidor tem um limite e envio de 99 s por vez, sendo s diários, caso tente enviar mais que 3000 e- mails o servidor bloqueará o e este só será liberado após 24 horas.

14 13 7. Administrador 7.1. Cadastrando os Administradores Clique em Administrar abaixo de Administração (nº 1 da figura 10), abrirá uma tela mostrando todos os administradores que já estão cadastrados, para cadastrar um novo administrador clique no desenho abaixo da palavra Incluir (nº 2 da figura 10). Figura 10. Cadastrando os administradores. O próximo passo é digitar os dados do administrador o nome, usuário e senha são campos obrigatórios, o não é um campo obrigatório, mas caso não seja cadastrado, se o usuário perder a senha não poderá recebê-la em seu . O administrador poderá ter algumas restrições no sistema, para isso é só escolher o que o usuário poderá fazer no sistema. Pode Administrar os Clientes: se o administrador puder cadastrar, alterar ou incluir clientes no sistema escolha sim.

15 14 Pode Administrar os administradores: se o administrador puder cadastrar, alterar ou incluir administradores no sistema escolha sim. Pode Administrar os grupos: se o administrador puder cadastrar, alterar ou incluir grupos no sistema escolha sim. Pode visualizar os relatórios: se o administrador puder visualizar os relatórios no sistema escolha sim. Figura 11. Cadastro de Administrador 7.2. Alterando os Administradores Para fazer alteração é só clicar no desenho do lápis (nº 3 da figura 10), abrirá uma tela com os dados do administrador, faça a alteração e clique em Atualizar.

16 Excluindo os Administradores Para excluir o(s) administrador(es) clique no quadradinho na frente do nome do(s) administrador(es) e clique em Remover Selecionados (nº 4 da figura 10), se forem apagados não será possível recuperar os dados novamente Busca O sistema permite fazer uma busca por nome do administrador, por . Para procurar o administrador por nome digite o nome do cliente e clique em buscar, aparecerão todos os administradores com aquele nome, para fazer a busca por e- mail é necessário clicar no quadradinho ao lado do campo. Para mostrar novamente todos os administradores cadastrados é só deixar em branco o campo nome, tirar o clique do quadradinho e clicar em buscar, serão mostrados todos os administradores cadastrados Alterar senha Para alterar a senha clique em alterar senha (nº 5 da figura 10), preencha os dados e coloque a nova senha e clique em alterar. 8. Relatório O sistema tem 3 relatórios, no relatório de acesso é possível visualizar todas as ações dos administradores, no relatório de newsletter enviadas é mostrado todos os clientes que receberam o s e no relatório de não enviados é mostrado todos os s que não foram enviados Relatório de Acesso No relatório de acesso é mostrado todas as ações dos administradores. Para visualizá-lo vá em Relatório/Relatório de Acesso (nº 1 da figura 10). Para remover os acessos clique no(s) quadradinho(s) e depois clique em Remover Selecionados, após a exclusão não será possível recuperar os dados. Também é possível exportar os acessos, para isso clique em exportar acessos, será salvo um arquivo que ficará guardado em seu computador, o servido NÃO manterá cópia do arquivo.

17 16 Figura 12. Relatório 8.3. Relatório de Enviados No relatório de enviados é mostrado todos os s dos clientes que foram enviados as newsletters, não é garantido que eles tenham lido o conteúdo do . Para visualizá-lo vá em Relatório/Relatório de Enviados(nº 4 da figura 10). Para remover clique no(s) quadradinho(s) e depois clique em Remover Selecionados, após a exclusão não será possível recuperar os dados Relatório de não Enviados No relatório de não enviados é mostrado todos os s dos clientes que não foram enviados as newsletters. Para visualizá-lo vá em Relatório/Relatório de não Enviados(nº5 da figura 10). Para remover clique no(s) quadradinho(s) e depois clique em Remover Selecionados, após a exclusão não será possível recuperar os dados.

18 17 9. Sair Para sair do sistema com segurança clique em Sair no menu principal. Figura 26. Sair Carmen Lúcia da Silva carmen@sitecontabil.com.br MSN: carmen_midia@hotmail.com Tel: (14)