MANUAL DO SISTEMA. Versão 6.12

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1 MANUAL DO SISTEMA Versão 6.12 Pagueban...2 Bancos...2 Configurando Contas...5 Aba Conta Banco...5 Fornecedores Referências Bancárias...7 Duplicatas a Pagar...9 Aba Geral...10 Aba PagueBan...11 Rastreamento DDA (Débito Direto Autorizado)...12 Atualizando Nosso Número...13 Remessa / Confirmação PagueBan...15 Aba Remessa...15 Aba Confirmação...17 Integração de Pagamentos

2 Pagueban É o novo módulo de pagamentos do sistema ADICION, que permite a geração de arquivo de remessa de títulos a pagar e o processamento do retorno (baixas) para os bancos Itaú e Bradesco. O PagueBan irá agilizar os pagamentos de sua concessionária. Para solicitar ativação do módulo, acesse o site na "Área do Cliente" seção "Administrador". Inicialmente este módulo será liberado para integração com os bancos Bradesco e Itaú. Para utilizar este módulo é necessário efetuar algumas configurações iniciais, como veremos a seguir: Bancos Para utilizar o módulo PagueBan será necessário cadastrar e configurar os bancos Banco Bradesco 237 e/ou Banco Itaú 341. Para configurar os banco(s) utilizados pela revenda acesse Financeiro >> Tabelas >> Bancos : A partir dessa tela, o usuário poderá: 2

3 Cadastrar um novo banco Botão INSERIR Consultar um cadastro já existente Botão VISUALIZAR Alterar um cadastro já existente Botão EDITAR Excluir um cadastro já existente ainda não utilizado Botão EXCLUIR O cadastro de banco é muito simples, ao clicar no botão INSERIR as seguintes informações serão solicitadas: Código: Este número é automático, não precisa ser informado. Nome: Informe o nome do banco. Configurações para Boleto: Informações utilizadas para impressão de boleto (formulário) bancário. Código do Banco: É um campo obrigatório para identificação do banco na emissão de boleto bancário e para liberação do módulo PagueBan. Outros Acréscimos: Informe algum valor que deseja acrescentar ao total do boleto quando emitido. Primeira Mensagem: Mensagem para sair impressa no boleto bancário na primeira linha de mensagens. 3

4 Segunda Mensagem: Mensagem para sair impressa no boleto bancário na segunda linha de mensagens. Próximo Nosso Número: Campo para informar o próximo número a ser impresso no campo Nosso Número, para boletos bancários que possuem este campo. Este campo influência na impressão de boleto bancário em Financeiro >> Receber >> Relatórios >> Emissão de Duplicata / Cobreban. Verificar duplicata com este portador em Bloqueio de Clientes e Limite de Crédito?: Marcando esta opção, para todas as Requisições / O.S. / Veículos faturados com este portador, o sistema ira checar os limites de créditos e saldos devedores dos clientes configurados para bloqueio. Permite portador apenas em duplicata à vista?: Marcando esta opção, este portador poderá ser somente selecionado para vendas à vista. Após informar os campos clique no botão OK para confirmar o cadastro. A aba Impressão de Cheque Formulário somente é utilizada pelos profissionais da MicroWork. 4

5 Configurando Contas Após cadastrar o banco é necessário cadastrar e configurar a conta que será utilizada para as movimentações. É de extrema importância a configuração da conta banco para que o PagueBan seja ativado. Para acessar o cadastro de contas entre no menu Financeiro>> Configurações>>Contas em seguida clique em inserir ou editar uma conta configurada como banco e acesse a aba Conta Banco: Aba Conta Banco As informações solicitadas nesta aba são necessárias para identificação do banco na movimentação. Em Informações Bancárias o campo Identificação do Banco deve ser preenchido com os códigos: 237 Banco Bradesco ou 341 Banco Itaú. Para realizar tais configurações, veja capítulo Bancos. 5

6 A Praça/Agência/Conta devem ser preenchidas para que constem na emissão do cheque pela conta. Caso a conta for configurada como Itau, informe o número da conta + o digito contendo o carácter hífen (-). Exemplo: Em PagueBan será necessário configurar as informações da carteira como: Configuração, Identificação da empresa no Banco e Valor, que deverão ser preenchidos de acordo com as informações fornecidas pelo banco. Obs.: Estas informações são obrigatórias para o banco Bradesco, para o banco Itaú, caso deseje utilizar o PagueBan deverá apenas marcar a opção: Utiliza PagueBan? e finalizar a inserção/edição da conta banco. 6

7 Fornecedores Referências Bancárias Será necessário configurar também os dados bancários dos Fornecedores. Estas informações serão obrigatórias dependendo da Modalidade de Pagamento utilizada na duplicata, pois é através destas informações que o banco irá realizar o pagamento do fornecedor. Os Tipos de Modalidade que necessitam dessa informação são: C/C - Mesmo Titular C/C - Outro Titular Conta Poupança Doc 'C' Outro Titular Doc 'D' Mesmo Titular Ordem de Pagamento Para configurar os dados bancários dos fornecedores acesse Utilitários >> Tabelas Gerais >> Pessoas : 7

8 Ativo: Campo de checagem para verificação se a conta está ativa. Cód.Banco/Praça: Ao informar o código correto do banco, automaticamente a praça será preenchida, se o código não estiver cadastrado, selecione o banco desejado. Agência: Informe o número da agência. Dg: Informe o digito da agência. C/C: Informe o número da conta corrente. DG: Informe o digito da conta corrente. Tipo da Conta: Informe se o tipo da conta será Corrente ou Conta Poupança. Ref. Bancária: Informe referência bancária. DDD/Telefone: informe o DDD e o telefone do banco. Ramal: Informe o ramal da pessoa referência ou gerente do banco. Gerente Banco: Informe o nome do gerente bancário. 8

9 Duplicatas a Pagar As duplicatas a pagar podem ser cadastras manualmente no sistema, ou geradas automaticamente na integração fábrica de peças e veículos (Somente para fábricas que tem integração automática, dúvidas, consulte o manual de Integrações Fábrica disponível em Ajuda >> Manuais >> Manuais PDF) ou na entrada de notas, através das Notas Fiscais de Entrada de Terceiros. Para saber as configurações para gerar as duplicatas, consulte manual de peças, manual de veículos e manual de faturamento. Para cadastrar/editar uma duplicata manualmente, acesse: Financeiro >> Pagar >> Duplicatas a Pagar Para cadastrar uma nova duplicata, clique no botão Inserir, a seguinte janela será aberta: 9

10 Veja abaixo os campos necessários para o funcionamento do módulo PagueBan: Aba Geral Cód. Barras/Linha Digitável: Ao inserir código de barras ou linha digitável, automaticamente o sistema irá preencher os campos Vencimento e Valor, se o banco for Bradesco, o campo Nosso Número também será preenchido. Nosso Número: Informar o Nosso Número que será disponibilizado pelo banco. Modalidade Pgto: Selecione o tipo de modalidade de pagamento da duplicata. Dados Bancários: Selecione qual será a conta em que será depositada. Caso não esteja cadastrada, veja como cadastrar no capitulo Cadastro de pessoas Configuração. Agendamento: Informar qual será a data para a efetivação do pagamento ao fornecedor. 10

11 Aba PagueBan Conta: Selecione qual a conta a duplicata pertence. Lote: O lote será preenchido automaticamente pelo arquivo fornecido pelo banco. Remessa: Este campo é automático e auto-incremento Situação: Este campo será alterado de acordo com a movimentação da duplicata, existiram as seguintes situações: Aberta, Remessa enviada, Remessa confirmada, Baixada. Ocorrências: As ocorrências podem ser inseridas manualmente ou inseridas automaticamente pelo arquivo de integração do banco. IMPORTANTE: As ocorrências que são originadas do arquivo de integração banco, não podem ser excluídas, somente as que são inseridas manualmente. Observações: Neste campo serão apresentadas as observações das ocorrências. 11

12 Rastreamento DDA (Débito Direto Autorizado) O DDA é um sistema que permite que todos os compromissos de pagamentos emitidos por meio de boletos de cobrança para os clientes Pessoas Físicas e Jurídicas sejam recebidos eletronicamente, desde que tenham optado por ser sacado eletrônico. O Bradesco realiza rastreamento na base do DDA, pesquisando todos os títulos registrados contra o CNPJ da empresa pagadora enviando, posteriormente, um arquivo com o resultado do rastreamento para que a empresa autorize o pagamento dos títulos. Para utilizar esta funcionalidade no Adicion é necessário preencher o campo Nosso Número nas duplicatas e utilizar a Modalidade: Rastreamento de Títulos DDA. Veja no capítulo Atualizando Nosso Número como atualizar o Nosso Número através da importação do arquivo CRE. Os títulos com DDA não necessitam de exportação de remessa, para confirmar o pagamento basta importar o arquivo de Rastreamento DDA fornecido pelo banco. Veremos nos próximos capítulos como é feita a confirmação e baixa destas duplicatas. 12

13 Atualizando Nosso Número Atualização do campo 'Nosso Numero' localizado na duplicata a pagar, poderá ser feita manualmente ou através da integração do arquivo Honda *CRE*.zip que contém o campo para integração. Caminho para Integração: Utilitários >> Integração Fábrica >> Honda. 13

14 Após a Integração o campo automaticamente será atualizado. Financeiro >> Pagar >> Duplicatas a Pagar. IMPORTANTE: Somente serão atualizado o campo nosso número para as duplicatas existentes no arquivo CRE. 14

15 Remessa / Confirmação PagueBan Neste novo modulo desenvolvido, será possível selecionar as duplicatas a serem enviadas para o banco (remessa) e também a confirmação das mesmas pelo arquivo retorno com as datas de agendamento para confirmação. Aba Remessa Acesse Financeiro >> Pagar >> Remessa Bancária Conta: Selecione a conta para qual será gerado o arquivo remessa. Só serão apresentadas as contas configuradas com os códigos do Banco Itaú e Banco Bradesco. Tipo de Movimento: Se optar por escolher a opção 'Inclusão', o sistema irá gerar um arquivo remessa para o banco como se estivesse apenas enviando pela primeira vez as duplicatas para pagamentos do fornecedores. Enquanto não for 15

16 enviado para o banco, será possível gerar inúmeras vezes. Caso a opção escolhida for 'Exclusão', o arquivo remessa será enviado para cancelar as duplicatas que anteriormente foram enviadas como inclusão. Está opção é utilizada quando existirem informações enviadas ao banco incorretas, o pedido possa ser estornado e em seguida enviado novamente. Só serão apresentadas em tela as duplicatas que já foram enviadas e confirmadas pelo banco. IMPORTANTE: Para os arquivos de inclusão ou exclusão de pagamentos deve-se ser respeitado de acordo com a data limite de envio imposta pelo banco selecionado. Próximo Número de Remessa: Este campo é automático e auto-incremento. Será reiniciado sua numeração todos os dias. Empresa: Selecione a(s) Empresa(s) desejada(s). Portador: Selecione o(s) portador(es) desejado(s) para pesquisa. Documento: Digite o número da duplicata e clique no botão PESQUISAR. Pessoa: Selecione através da lupa o fornecedor da duplicata que deseja pagar e clique no botão PESQUISAR. Emissão: Digite o período de emissão da(s) duplicata(s) que deseja pagar e clique no botão PESQUISAR. Vencimento: Digite o período de vencimento da(s) duplicata(s) que deseja pagar e clique no botão PESQUISAR. Enviado: Selecione caso desejar que apareça apenas as duplicatas já enviadas para o banco. Não Enviado: Selecione caso desejar que apareça apenas as duplicatas que ainda não foram enviadas para o banco. Arquivo Remessa: Após selecionar todas as duplicatas na tela de Remessa, clique no botão Arquivo Remessa para que seja gerado o arquivo remessa para o banco, caso exista alguma informação como dados bancários incorretos, será apresentada uma mensagem de alerta informando quais os campos deverão ser corrigidos. 16

17 Aba Confirmação Conta: Selecione a conta para confirmação. Só serão apresentadas as contas configuradas com os códigos do Banco Itaú e Banco Bradesco. Arquivo: Selecione o diretório do arquivo retorno do banco em seguida clique em carregar. Serão apresentadas todas as duplicatas que o banco enviou para confirmação. As que estiverem confirmadas, podem ser processadas, atualizando a situação da duplicata para que posteriormente possa ser baixada. Já as duplicatas que estiverem com inconsistência, deverão ser corrigidas conforme retorno do banco e em seguida, enviadas novamente. 17

18 Integração de Pagamentos Após seguir todos os passos anteriormente passados, será possível efetuar a baixa de todas as duplicatas que já foram baixadas no banco conforme a sua data de agendamento configurada. Para acessar as movimentações financeiras, entre em Financeiro >> Movimentações. Clique no botão 'Arquivo Retorno' em seguida no menu 'PagueBan'. 18

19 Arquivo: Clique na lupa para localizar e selecionar o arquivo retorno PagueBan. Processar: Após de selecionar o arquivo, clique em processar. Serão apresentadas todos os títulos do arquivo retorno com duas situações: Confirmado e Inconsistência Confirmado: Títulos baixados com sucesso no banco. Inconsistência: Títulos que apresentaram algum tipo de erro que será discriminado em sua ocorrência. Esses títulos não serão baixados até que seja enviado o arquivo remessa com todas as informações necessárias já corrigidas. Para os títulos que já foram confirmados, clique em retornar para que o processo seja finalizado efetuando a baixa no sistema Adicion. Após a baixa no sistema, as duplicatas passaram sua situação para baixada. Somente aquelas que estão com inconsistências, a situação ficará como aberta. 19