MANUAL DO USUARIO SISTEMA TOTEM MODULO DE ESTOQUE

Transcrição

1 C o n t r o l e E m p r e s a r i a l MANUAL DO USUARIO SISTEMA TOTEM MODULO DE ESTOQUE s i s t e m a s

2 SUMÁRIO INTRODUÇÃO CONCEITOS... 3 ENTRADA DIRETA DE PRODUTOS... 3 INCLUSÃO DE FORNECEDORES E CLIENTES ATUALIZANDO ESTOQUE ATUALIZANDO ESTOQUE (INVENTARIO) CADASTRO DE PRODUTOS ATIVANDO E DESATIVANDO UM PRODUTO **Obs. Segure o Ctrl e clique em cima do titulo desejado para ser levado diretamente a ele** 2

3 Este manual foi desenvolvido para os Utilizadores do Sistema TOTEM ERP Módulo de Estoque. Qualquer dúvida ou erro nas informações nele contidas deverão ser encaminhados para: INTRODUÇÃO CONCEITOS O Sistema TOTEM opera a atualização e manutenção do Estoque de duas maneiras, pela Entrada Direta de produtos, ou pelo Inventario do Estoque. ENTRADA DIRETA DE PRODUTOS Para que possa dar entrada aos produtos que chegam com ou sem nota fiscal, sendo a mesma nota fiscal eletrônica, nota fiscal-bloco, cupom fiscal ou Orçamentos. Deve-se clicar no ícone da prancheta com um raio, conforme imagem abaixo. 3

4 Lembrando que apenas o Gerente terá acesso ao cadastro de produtos e manutenção do estoque. Logo que clicar no ícone de Entrada Direta, abrira a tela de Entrada de Materiais Direta, que é a tela de cadastro das mercadorias que chegam pelos fornecedores. Para o cadastro das mercadorias que chegam, primeiro deve-se buscar a empresa que a esta entregando, basta clicar no ícone da Lupa ao lado da caixa do nome do Fornecedor, conforme imagem. 4

5 Após clicar na Lupa, aparecera a tela de busca de clientes e fornecedores, onde o usuário deve buscar pelo fornecedor que esta trazendo o produto. Para buscar o fornecedor que esta trazendo o produto, basta mudar em Qualificação para Fornecedor e clicar em Buscar conforme a imagem. 5

6 Desta forma aparecerão todos os fornecedores cadastrados no sistema, se o usuário necessitar que seja efetuado a busca de um fornecedor especifico, basta que o mesmo digite o nome do fornecedor em Texto a procurar e clique em buscar. Depois de encontrado o fornecedor solicitado na lista de fornecedores disponíveis no sistema, basta dar um duplo clique no mesmo ou clicar em enviar fornecedor como na imagem abaixo. Após o envio do fornecedor, basta que o usuário termine de preencher os dados solicitados como: tipo de documento, numero, modelo e série se o documento for uma nota fiscal. 6

7 Após o preenchimento correto do documento de recebimento do produto, é hora de cadastrar os produtos recebidos no corpo da entrada. Para isto, basta digitar o nome do produto no campo Produto, e dar enter. O usuário deve escolher o produto na lista de produtos cadastrados. 7

8 Depois de selecionado o produto, o usuário devera preencher a quantidade comprada, o valor unitário do produto e os impostos que estarão no comprovante de recebimento. Note que o sistema faz à soma de todos os produtos automaticamente, basta que seja cadastrado a quantidade correta de cada produto, e ao final o sistema ainda apresentara o valor total de todos os produtos somados. Além disso, clicando no + conforme a imagem abaixo, o usuário poderá incluir o pagamento do recebimento dos produtos no financeiro, para que o sistema registre que haverá um lançamento futuro de pagamento, referente ao recebimento dos produtos. 8

9 O Usuário deve selecionar a forma de pagamento, o numero da fatura, a data de pagamento e o valor do pagamento. Conforme a imagem abaixo, depois de cadastrado, basta clicar em adicionar. 9

10 Note que o vencimento se dará conforme a quantidade de dias subsequentes ao dia atual, ex: se o pagamento for para o dia 29/04/2014 o usuário deve preencher o vencimento com a quantidade de dias que faltam para chegar à data de pagamento, assim o sistema calcula automaticamente a data que será efetuado o pagamento. Após o usuário definir a data de pagamento, basta que o mesmo clique em gravar, assim formalizando no sistema a entrega dos produtos solicitados e também o lançamento futuro de pagamento ao fornecedor. 10

11 Após o usuário clicar em gravar, o sistema apresentara uma mensagem de confirmação de gravação da entrada, pois desta forma, será atualizado o estoque dos produtos que estão dando entrada, assim como o financeiro, que esta recebendo um lançamento futuro. INCLUSÃO DE FORNECEDORES E CLIENTES Para que seja possível a inclusão de fornecedores ou clientes, primeiramente o usuário deve estar com a senha de gerente do estabelecimento, pois é a única senha que terá acesso ao cadastro e alteração de clientes e fornecedores, deste modo o usuário devera ir ao menu Cadastros, e logo após clicar em Cadastro Geral. 11

12 Após isso, abrira a tela de inclusão e pesquisa de clientes e fornecedores, para que o usuário possa fazer a inclusão de um cliente ou fornecedor, basta clicar no botão Incluir, localizado no canto inferior esquerdo, conforme imagem abaixo. Após clicar no botão Incluir, o usuário começara a inclusão de um novo cliente ou fornecedor, isso ira depender do tipo de qualificação que será cadastrado, para que o cadastro seja efetuado corretamente, o usuário devera ter em mão o CPF ou CNPJ, Razão social ou Nome completo, CEP, telefones e demais informações relevantes para o cadastro. 12

13 Lembrando que o que ira diferenciar clientes de fornecedores, representantes e colaboradores será o cadastro da Qualificação, que justamente será um dos campos mais importantes para que possa ser efetuada uma pesquisa correta no futuro. O correto cadastro de todos os dados do Cliente ou Fornecedor implicara diretamente nos módulos seguintes, um deles é o modulo de Financeiro que, ficará a mercê dos dados cadastrais para efetuar a cobrança e envio de boletos e mercadorias, o cadastro errado ou até mesmo a falta de cadastro dos dados do Cliente ou Fornecedor acarretara em um erro de sistema, além de poder gerar um grande incomodo na logística da empresa. Para que seja incluso um financeiro ao cadastro do Cliente ou Fornecedor, basta que o usuário que esta efetuando o cadastro clique no + logo abaixo ao campo destinado ao cadastro da Observação. 13

14 Desta forma o usuário poderá delimitar algumas características para o fornecedor, tal como, limite de credito que poderá ser comprado do fornecedor, limite de debito, além de já poder efetuar o cadastro do banco, agencia e conta corrente. 14

15 Clicando no + de endereço de entrega e cobrança, o usuário poderá cadastrar os endereços para entregas de materiais ou para cobranças de boletos. Com essas informações cadastradas corretamente o sistema puxara automaticamente os endereços. Após o cadastro o usuário devera clicar em Gravar Cadastro apenas para finalizar o cadastro das informações, tendo isso em mente, será exibida a tela de cadastro de cliente, porem já com o cliente cadastrado. 15

16 ATUALIZANDO ESTOQUE Para que possa ser efetuada uma correta atualização de estoque, primeiramente o usuário devera ter em mente a certeza do que necessita fazer, pois haverá varias formas de se realizar o procedimento solicitado. Primeiramente deve-se entrar na tela de estoque clicando no ícone de Código de barras como na imagem. Estando na tela de Cadastro de produtos, o usuário poderá começar a atualizar seu estoque. Primeiramente o usuário devera ter em mente o que ele deseja fazer, ex: correção de apenas um produto, ou de todos os produtos do estoque, inclusão de um produto novo, ativação ou inativação de produtos. Começaremos com a função de Correção de um único produto por vez. Basta que o usuário busque o produto que necessita de correção, colocando o nome do produto no campo procurar e clicando em buscar. 16

17 Logo em seguida, o usuário devera selecionar o produto que necessita de correção, por muitas vezes existira o cadastro de diversos produtos da mesma marca, sendo muito fácil a busca inicial pelo nome da marca do produto, e não necessariamente pelo produto em questão. 17

18 Note que no exemplo o estoque do produto esta com o valor negativo, sabe-se que estoque negativo deve-se a falta de atualização do sistema, ou seja, a falta de alimentação do sistema com a entrada direta de materiais, ou a falta de contagem do inventario. Então para que possa ser efetuada a correção do estoque basta que o usuário clique em correção, como na imagem. Logo após clicar no botão correção, o sistema ira solicitar a senha do usuário, (lembrando que apenas o gerente terá acesso ao modulo de estoque). 18

19 Após digitar a senha, o usuário será levado à tela de correção de estoque, onde o mesmo devera colocar a quantidade física corrigida do produto, além de necessitar marcar a caixa de consolidação do estoque e também uma breve justificativa para a correção. Depois de corrigido o estoque, basta que o usuário confirme a correção do mesmo, onde também será solicitado outra vez que o usuário confirme a correção do estoque. 19

20 Logo após a confirmação, o sistema apresentara uma mensagem de estoque corrigido, desta maneira ficando claro que o estoque do produto já está devidamente corrigido com os valores certos. 20

21 ATUALIZANDO ESTOQUE (INVENTARIO) A atualização do estoque pelo modo de inventario é realizada de modo bem simples pelo usuário, porem exige que o usuário pare suas atividades de venda para que possa ser possível uma contagem física de todos os produtos do estoque. A atualização de estoque pelo modo de inventario permitira ao usuário que o estoque possa ser completamente atualizado de uma única vez, apenas selecionando o produto e atualizando seu saldo de estoque. Para que possamos ter acesso à opção de atualização de estoque por inventario, basta que o usuário acesse dentro da área de produtos e escolha a opção Inventario. Logo após clicar no botão de inventario o sistema ira solicitar ao usuário sua senha, para confirmar a identidade de quem esta utilizando o sistema. 21

22 Após colocar a senha o usuário será levado à tela de atualização do estoque por inventario, onde apareceram todos os produtos, também poderá encontrar produtos pelo grupo de produtos, ou pelo nome dos mesmos, para que tal busca possa ser efetuada, dentro do cadastro dos produtos, devera estar cadastrado um grupo para o produto em questão. Note que em nosso exemplo possuímos diversos produtos com estoque negativo, pois o sistema permite a saída de produtos mesmo não possuindo estoque, então depois de nossa contagem física do estoque, basta que o usuário selecione o produto já contado, e altere seu valor de estoque. 22

23 Iremos altera de -23 para 18, simplesmente mudando o numeral de -23 para 18 de forma bem simples. Neste outro caso mudaremos de -67 para 53 note que o sistema grava ao lado do produto a data de sua modificação. 23

24 CADASTRO DE PRODUTOS Para que possa ser efetuada a inclusão de um novo produto no estoque o usuário deve primeiramente clicar no botão Incluir. 24

25 Depois de clicado no botão Incluir, o usuário será levado à tela de cadastro de produtos, onde devera preencher o Nome do produto e Grupo a qual o produto pertence. O usuário devera preencher o máximo de dados possíveis, pois isso facilitara em futuros relatórios. O campo grupo é muito importante, pois é este campo que determina onde o produto aparecerá na tela de vendas. 25

26 O usuário também devera preencher a localização do produto, este campo determinara onde o comprovante de compra será impresso, deste modo, se o produto é um produto de produção na cozinha, devera ser colocada no campo de localização a opção cozinha, se é um produto de venda direta, sem processos de produção, devera ser colocado à opção balcão. O campo Quantidade Mínima, determina a quantidade mínima em que o sistema avisará que o estoque chegou a sua quantidade mínima, assim avisando o gerente que é necessário um novo pedido para o produto. O campo Valor de Compra serve para um relatório de custos e lucros, pois é neste campo que se determina o valor em que o produto foi comprado. O campo Valor Normal, é o campo que determina o valor pelo qual o produto será vendido ao cliente final. Alguns produtos são considerados produtos perecíveis, tendo uma data de validade e quase sempre sendo rigorosamente conferidos para que não sejam vendidos vencidos, para que isso não ocorra, o sistema possui também um cadastro de validade do produto. Este cadastro é feito mediante o usuário marcar a opção Lote/Validade, esta opção habilitara a aba de Lote/Validade. 26

27 Após clicar em Lote/Validade note que aparece uma nova aba com o mesmo nome da opção. Nesta aba o usuário terá a opção de definir a quantidade, o lote e o prazo de validade para o produto em questão. ATIVANDO E DESATIVANDO UM PRODUTO Para ativar o desativar um produto, basta que o usuário selecione o produto e clique na opção Ativo, com a opção marcada o produto ficara ativo, com a opção desmarcada o produto ficara inativado. 27