I Seminário de Informação Corporativa. Gestão da Informação nas Organizações Brasileiras

Transcrição

1 I Seminário de Informação Corporativa USP/ECA/FEA Gestão da Informação nas Organizações Brasileiras Sueli Mara S.P Ferreira Patrícia C. Nsc.. Souto Ferreira e Souto, All rights reserved.

2 Agenda Contexto Pesquisa junto a empresas brasileiras Referencial Teórico Ciclo da Gestão da Informação Conceito de Informação Corporativa Desenvolvimento da pesquisa Análise dos dados Resultados Pontos para debate

3 A pesquisa Atualmente? Informações nas organizações: Dispersão Onde, como e quem lida Visão mais integrada Demanda X profissionais adequados

4 A pesquisa: objetivos Identificar e analisar como as organizações brasileiras: Monitoram, Coletam, Organizam, Usam e Reusam / compartilham Informações estratégicas Informações Operacionais Maturidade da gestão da informação corporativa

5 A Pesquisa: metodologia Entender o contexto de negócio na organização Entender o ciclo de vida da informação na organização Desafios, decisões, recursos e estratégias Objetivos, estratégias, políticas, comportamento e cultura, processos Gestão da Informação na Organização

6 Referencial Teórico: Modelo IO Capacidades de Informação Comportamentos e valores de informação (Information behaviours and values, IBV) Information Orientation (IO) Mede a capacidade da empresa efetivamente gerenciar e usar a informação Práticas de Gestão da Informação (Information management Practices, IMP) Práticas de Tecnologia da Informação (Information Technologies Practices, ITP) Administração + Ciência da Informação + Tecnologia da Informação Performance do Negócio Desenvolviment o do negócio da empresa em termos de: Crescimento de marketshare Performance financeira Inovação de produto e serviço Reputação superior

7 Referencial Teórico Gestão de Vida da Informação Monitoramento (Sensing) Reuso e compartilhamento Processamento e uso Coleta Organização

8 Referencial Teórico: Informação Corporativa Macro ambiente Organização Informação estratégica Econômica - financeira Sócio-Culturais Tecnológicas Leis / Regulamentações Demográficas Ecológicas / Ambientais Mercado consumidor e potencial Concorrentes diretos e indiretos Tendências do setor Informação Operacional Perspectiva Financeira Perspectiva do Cliente Perspectiva Processos Perspectiva Aprendizado e Conhecimento (Balanced Scorecard, Kaplan)

9 Desenvolvimento da Pesquisa

10 Pesquisa: Amostra 136 empresas das Melhores e Maiores (Exame 2003) 170 outras empresas Taxa de respostas= 6,31% SP = 80% vicepresidente 5,00% diretores 20,00% Melhores e Maiores 40% Outras 60% gerentes 75,00% Acima de 10 anos 45,00% De 3 a 4 10,00% De 4 a 5 5,00% De 5 a 6 10,00% De 9 a 10 De 6 a 7 10,00%

11 Pesquisa: Amostra Indústria / Setor Tecnologia e Computação 15,00% Telecomunicações 5,00% Automotivo 5,00% Construção 5,00% Eletroeletrônico 5,00% Serviços Diversos 15,00% Papel e Celulose 10,00% Farma, Higiene e Cosméticos 5,00% Serviços de Transporte 5,00% Serviços Públicos 15,00% Química e Petroquímica 15,00% Setores info-intensive

12 Monitora o que impacta imediatamente seu negócio Pouca ênfase => visão estratégica Monitora perspectiva do cliente mas não necessariamente acompanha sua evolução e tendências Pesquisa: Processo 1 - Monitoramento Tipos de informações estratégicas Econômico-financeiras Tendências do setor Tecnológicas Legislação e regulamentações Concorrentes diretos e indiretos Mercado consumidor e potencial Ecológicas e Ambientais Sócio-Culturais Demográficas Monitoradas 15,75% 14,17% 13,39% 13,39% 13,39% 12,60% 7,09% 6,30% 3,94% Tipos de informações operacionais Perspectiva do Cliente Perspectiva Financeira Perspectiva Aprendizagem e Conhecimento Perspectiva Processos Monitoradas 38,79% 22,43% 19,63% 19,16%

13 Pesquisa: Processo 1 - Monitoramento Quem monitora 48,28% 43,48% 20,69% 21,74% 24,14% 26,09% 6,90% 8,70% Área específica Não há área específica Cada gestor Fornecedor contratado Outros Informações estratégicas Informações operacionais Verticalização do processo

14 Pesquisa: Processo 2 - Coleta Informações Estratégicas Coletadas Concorrentes diretos e indiretos Mercado 13,56% onsumidor e potencial 12,71% Ecológicas e Ambientais 6,78% Demográficas 4,24% Tendências do setor 14,41% Leis, regulamentações e Governo 13,56% Econômicofinanceiras 16,95% Tecnológicas 13,56% Sociais-Culturais 4,24% Informações Operacionais coletadas Perspectiva Financeira 23% Perspectiva Aprendizado e Conhecimento 17% Perspectiva Processos v Perspectiva do Cliente 46%

15 Pesquisa: Processo 2 - Coleta Impulsiona e motiva a coleta 4,62% 16,92% 16,10% 11,86% 14,41% 15,38% 13,85% 15,25% 13,56% 11,86% 11,86% 6,15% 23,08% 10,20% Os resultados do monitoramento Demanda dos setores mais elevados Necessidades emergenciais e pontuais Necessidades de informação derivadas de estudos junto aos colaboradores Plano estratégico da organização prevê a coleta sistemática Responsabilidade dos profissionais - tarefas Tipos de decisões a tomar Os objetivos e metas da organização Resultados de monitoramento + Objetivos e metas da organização = 50% Centralidade no negócio sem equilíbrio com usuário e seus respectivos processos

16 Pesquisa: Processo 2 - Coleta Quem seleciona a informação a ser coletada 53,57% 43,75% 28,13% 35,71% 15,63% 7,14% 9,38% 3,57% 3,13% Área específica Não há área específica Cada UN Fornecedor contratado Outros Informações Estratégicas Informações Operacionais Novamente: cada UM centralidade do processo de coleta nas UN

17 Pesquisa: Processo 2 - Coleta As fontes utilizadas de coleta Informações Estratégicas: Pessoas Internas + Externas = 30% Informações Operacionais: Pessoas Internas + Externas = 34% 19,12% 19,35% 20,97% 19,12% Redes Informais 14,52% 13,24% 12,90% 10,29% 11,76% 10,29% 9,68% 9,68% 7,35% 5,88% 6,45% 3,23% 2,94%3,23% Pessoas Internas Pessoas Externas Fontes publicadas Documentos Internos Banco de Dados Cursos, feiras e eventos Internet SI, CD, Biblioteca Outros

18 Pesquisa: Processo 3 - Organização Como são organizadas as informações coletadas 28,00% 32,00% 52,00% 52,00% Visão restrita da informação Falta de integração e visão 360 graus da organização Re-trabalho no processo Desperdício de recursos 16,00% 16,00% 4,00% 0,00% Área específica Cada UN Sistema único e descentralizado Outros /Quais Informações estratégicas Informações operacionais

19 Pesquisa: Processo 3 - Organização Acesso 52,38% 47,62% 38,10% 33,33% 19,05% 9,52% Acesso por UN e nível hierárquico Acesso irrestrito Acess restrito a cargos funcionais Política de uso da informação Informações estratégicas Informações operacionais

20 Pesquisa: Processo 3 - Organização 19,23% 17,02% Problemas na organização da informação 21,15% 25,53% 23,08% 19,15% Problemas estruturais Tratamento da informação (thesaurus, vocabulário controlado metadados) Customização da informação por perfis ainda tratamento como massa 19,23% 14,89% 11,54% 6,38% 8,51% 6,38% 3,85% 1,92% 2,13% Não existem Informações dispersas e obscuras Ausência de indexação Duplicidade Desatualização e descontextualização Ausência de SDI / interesses, competências Inexistência de sistema integrado Outros

21 Pesquisa: Processo 4 - Uso Obstáculos para o uso 29,73% 31,03% 35,14% 34,48% 21,62% 17,24% 13,51% 10,34% 6,90% Conteúdo (relev., consist) Recuperação em tempo hábil Tecnologia disponível Culturais e pessoais Outros Informações estratégicas Informações operacionais

22 Pesquisa: Processo 5 - Reuso Enriquecimento da informação estratégica utilizada Não ocorre 25,00% Muito frequente 5,00% Regular 35,00% Como ocorre o enriquecimento Raramente 35,00% Formalizado por UN 10,00% SI central 5,00% Não formal / estruturado 35,00% Não acontece 50,00%

23 Conclusões Gerais Processos verticalizados em cada U.N ou departamento, contribuindo para uma visão restrita e baixo aproveitamento do potencial da informação Cultura organizacional ainda centrada no trabalho individual e assistemático Percepção dos gerentes quanto a este contexto => Geração de conhecimento ainda incipiente A maturidade da gestão da informação está diretamente relacionada com a consistência e o timely dos processos, assegurando informações acuradas e de alta qualidade de maneira integrada. (Marchand e outros)

24 Pontos para debate Distância atual: Informação e conhecimento Cultura organizacional Foco em TI Gestão da Informação Quem?

25 Obrigada Sueli Mara S.P Ferreira Patrícia C. Nsc.. Souto