GesSind. Manual Operacional Colônias de Férias

Transcrição

1 GesSind Manual Operacional Colônias de Férias

2 Cadastramento das Colônias Disponíveis Inicialmente, para se realizar a utilização de uma Colônia de Férias, é necessário cadastra-la corretamente em Manutenção/Colônia de Férias. Ao entrar nesse módulo, aparecerá a seguinte tela: Observe que nessa tela é possível informar os dados básicos dessa colônia, como Nome e Endereço da mesma. Esses dados também serão utilizados nas impressões das guias de reserva e encaminhamento. Algumas informações importantes que devem ser ressaltadas: Nessa área é possível definir um período em que TODA a colônia estará impedida de receber novas reservas. Esses itens controlam o número de vagas (quartos) disponíveis na colônia, além de identificar o número de quartos específicos para núpcias. O item Época Temporada identifica o número mínimo de pessoas que devem ser cobradas, por quarto, em época de alta temporada. O número máximo de pessoas por quarto identifica a lotação máxima de cada quarto

3 Em horário de Entrada e Horário de Saída deve ser especificado os horários determinados para entrada e saída dos hóspedes da Colônia. O item Saída Dia Seguinte, se marcado, indica que a saída dos hóspedes será no dia seguinte ao último dia do período para o qual a reserva foi efetuada. Aqui define-se um valor específico da diária a ser cobrado para associados. Nesse item, identifica-se o Centro de Custos vinculado ao Controle Financeiro (contas a pagar/receber) onde devem ser registrados os valores recebidos através da Colônia de Férias. Esse item vincula a realização de um serviço à reserva de colônia. Cada reserva realizada irá acrescer o cadastro de serviços utilizados, permitindo assim acompanhar a utilização realizada para cada associado, bem como controlar a utilização total dos serviços prestados pelo Sindicato. Observe, porém, que caso esse item não seja informado, o sistema irá vincular o Serviço configurado através do módulo Configurações/Definições de Serviços, no item Reserva de Colônia de Férias. Outras abas são importantes no processo de reserva de Colônia: Na aba Valores identifica-se os valores cobrados pelos Dependentes Diretos, bem como valores específicos para convidados. Também destaque-se a informação de valores específicos para Dependentes Avulsos. Observe que os valores de núpcias podem ser registrados, levando-se em conta valores diferenciados para reserva realizada para 1 associado, 2 associados, ou ainda valores de núpcias para Convidados. Na aba de Bloqueio de utilização, pode-se informar, quarto por quarto, quais terão impedimento de reservas em determinado período de tempo.

4 O item Bloquear Inclusão da Reserva sem a Confirmação, quando selecionado, impede que a realização de uma reserva possa ser efetuada como uma pré-reserva, sem que haja a confirmação da mesma e o referido pagamento. A aba Observações permite identificar o texto a ser impresso especificamente como Observação de Desistência, De acordo, além da área Observações importantes. Na aba Nomes específicos, é possível digitar um identificador com nomes específicos para cada quarto.

5 Reserva de Colônia Em Manutenção/Reserva Colônia Férias, é possível realizar a reserva de uma colônia. Tal módulo irá exibir a seguinte tela: Observe que nessa tela alguns dados são importantes: Os itens ao lado devem ser selecionados, para informar se a reserva se destina à núpcias de Associados ou Convidados, podem ainda ser selecionado a informação de que se trata de Dois Associados. Lembre-se que essas seleções interferem no valor da diária da reserva da colônia, conforme já explicado anteriormente. Nesses itens você terá o Número da Reserva (esse número é fornecido de forma automática). Você deverá informar o Período (De/Até) de reserva da colônia. O item Nr Dias contém o número de dias do período, e é calculado de forma automática, após pressionar ENTER no idem Até. No item Colônia de Férias você pode selecionar qual é a colônia para a qual deseja efetuar a reserva. Observe que, ao realizar a mudança da colônia, a área escrita em vermelho, logo acima, muda para informar qual o serviço que está vinculado a esta colônia. Os itens ao lado informam se a reserva se dá em período de Alta Temporada, ou se é uma reserva para uma Excursão, ou ainda, se é uma reserva complementar à outra já existente.

6 Nesses itens, pode-se ver o número total de vagas disponíveis na Colônia, além do número total de vagas e o total de vagas para núpcias cadastradas. O número de vagas disponíveis é calculado mediante o número de quartos ocupados no período informado. Nesses itens, pode-se ver o número total de vagas disponíveis na Colônia, além do número total de vagas e o total de vagas para núpcias cadastradas. O número de vagas disponíveis é calculado mediante o número de quartos ocupados no período informado. Após a seleção do período e da Colônia deseja, será solicitado que informe os nomes dos ocupantes do quarto, naquela reserva. Esses itens são inseridos nesses locais: Observe que sempre é necessário informar qual é o Associado Responsável pela reserva. Entretanto, tal reserva pode ser realiza também para um Extra (não-associado), bastando, nesse caso, que o item Extra seja selecionado. Na eventualidade do associado apenas realizar a reserva, mas não usufruir a mesma, o item Sócio não acompanha deve estar selecionado. Note que existem duas áreas para Dependentes. A área Dependentes Diretos permite inserir todos os dependentes ATIVOS e regularmente cadastrados no sistema GesSind, no próprio cadastro do Associado. Para Dependentes Avulsos ou ainda INATIVOS, deve-se utilizar a área Dependente Avulsos. Lembre-se que, de acordo com a configuração da Colônia, os valores podem diferir entre esses tipos de Dependentes. Também é possível cadastrar os usuários Convidados pelo Associado principal na área Convidados, sujeitando-se esses aos valores definidos na configuração da Colônia. Observe que, caso mais de um associado também seja incluso nessa reserva, é preciso definilos na área Associado Acompanhante, uma vez que esse fato pode influir na configuração de valores das diárias. É extremamente importante relembrar que, a cada pessoa digitar e/ou selecionada, é imprescindível informar o valor correspondente que muitas vezes é calculado de forma automática pelo sistema. Após fornecer esses dados, é necessário clicar no botão Incluir na Lista, que irá adicionar o nome da pessoa à lista de usuários da reserva. Esses nomes aparecem nessa área:

7 Observe que o cálculo de Idade é realizado automaticamente, em razão da data de Nascimento fornecida no cadastro. Outros itens são importantes na tela de reserva da colônia: O item Observação permite digitar livremente quaisquer informações que se julgue necessário fazer constar na reserva. Agora, é possível identificar o responsável pela realização da Reserva, no item exibido acima. Observe também que é necessário realizar uma confirmação através da Senha pessoal de acesso ao sistema, tanto para uma inclusão quanto na alteração de uma Reserva. Para finalizar uma reserva, é necessário utilizar a opção ao lado. Observe que, ao selecioná-la, é preciso ainda fornecer a data da confirmação da mesma. Essa data é extremamente importante, pois será utilizada para a geração das cobranças financeiras do serviço de reserva da colônia. Outro item importante a ser fornecido é o número do quarto a ser utilizado para esse associado, nessa reserva. Caso não saiba o número do quarto a ser ocupado, você poderá visualizar o Mapa da Colônia. Veja nesse manual, logo abaixo, como visualizar o mapa da colônia. Observe também que, na parte de baixo desse item, aparecerá o valor Total da Reserva, que será cobrado do associado.

8 Visualização do Mapa da Colônia Um recurso importante do sistema é a possibilidade de se visualizar o Mapa da Colônia. Isso pode ser feito clicando-se no ícone ao lado: Esse botão exibe a seguinte tela: Observe que o período e o nome da colônia de férias são os mesmos fornecidos na tela principal da Reserva da Colônia. Entretanto, esses itens podem ser modificados, de forma a visualizar qual período ou colônia possui vagas disponíveis para reserva. Ao clicar no botão Mostrar Mapa, o mapa da colônia é exibido: Pode-se assim visualizar cada quarto e seu status de ocupação, em cada data do período fornecido. Observe também que os itens em Amarelos são as Reservas já efetuadas e Confirmadas. Note que, em cada quarto e cada data, é possível visualizar alguns itens importantes, como o número da reserva selecionada para o referido quarto e data, além de uma informação da data de desocupação (saída) da mesma. Observe ainda que, na parte inferior da tela, é possível selecionar o recurso de Imprimir Mapa, que permite que o mapa da colônia seja impresso no período selecionado.

9 Geração de Cobrança da Reserva de Colônia de Férias Sempre que você gravar uma reserva com data de confirmação digitada em: O sistema fará automaticamente a geração de uma cobrança financeira de serviços, para o Associado Responsável pela Colônia. Assim, no exemplo acima, em que realizamos a confirmação da Colônia na data de 05/11/2008, poderemos visualizar o débito financeiro do associado. Entraremos então em Consulta/Financeiro Serviços. A seguinte tela aparecerá: Podemos selecionar o próprio nome do associado, ou o período desejado:

10 Assim, pode-se observar que existe um débito financeiro para o associado. LEMBRAMOS QUE OS DÉBITOS DE RESERVA DE COLÔNIA SOMENTE SÃO GERADOS E APENAS DEVEM SER RECEBIDOS ATRAVÉS DOS RECURSOS FINANCEIROS DE SERVIÇOS, NÃO SENDO POSSÍVEL GERÁ-LOS OU RECEBÊ-LOS ATRAVÉS DA TELA DE CONTAS A RECEBER!!! Para receber um débito da Reserva da colônia, devemos ir até a opção Manutenção/Receber Serviços. Na tela que se abre, devemos escolher o associado, e poderemos verificar todos os seus débitos. Observe que especialmente o débito da Reserva de Colônia de Férias aparecerá gerado: A partir desse ponto, você deve proceder com o recebimento da mesma, da forma já explanado anteriormente,

11 Alteração de Reserva de Colônia de Férias A qualquer momento você poderá realizar alterações nos dados de uma reserva. Para isso, você poderá utilizar em Manutenção/Reserva Colônia Férias, a aba Alteração, e assim buscar os dados da reserva feita anteriormente. A seguinte tela será exibida, mostrando os dados da reserva realizada: Observe que, ao realizar uma alteração de uma colônia, CASO não ocorram mudanças de valores, a reserva poderá ser gravada sem nenhuma verificação. Se, no entanto, houver uma mudança de valor, o sistema irá fazer uma consistência das informações financeiras. Caso a Reserva ainda não tenha sido paga, e o valor foi modificado, aparecerá a seguinte mensagem: Se você responder Sim à esta pergunta, o lançamento financeiro será excluído e acrescentado um novo, com os novos valores informados. Caso a resposta seja Não, aparecerá a seguinte mensagem: Entretanto, é importante lembrar que o valor financeiro deve sempre ser apagado E gerado uma nova cobrança, com os novos valores.

12 Caso o débito financeiro já esteja quitado e você estiver fazendo uma alteração na reserva da colônia que irá alterar o valor financeiro da mesma, aparecerá o seguinte aviso: Nesse caso, a alteração de valor não é possível, uma vez que o débito já foi pago e provavelmente já foi gerado um movimento de caixa. Assim, será necessário realizar os estornos financeiros necessários, permitindo depois dessa etapa realizar a alteração de valores da Reserva da Colônia.

13 Exclusão de Reserva de Colônia de Férias A exclusão de uma Reserva de Colônia de Férias também é realizada pela opção Manutenção/Reserva Colônia Férias, através da aba Exclusão: Observe que será solicitado o Usuário e a Senha do mesmo, para poder realizar uma exclusão. Entretanto, caso o seu usuário não possuía a liberação para exclusão de uma reserva de Colônia, você terá o seguinte aviso: Caso você possua a liberação para exclusão de uma reserva de colônia, o sistema irá realizar algumas verificações financeiras. Se a reserva de colônia possuir um registro financeiro, aparecerá o seguinte aviso: Caso você opte por não excluir o movimento financeiro, a reserva também não será excluída.

14 Se você optar por excluir o movimento financeiro, também será analisado se o débito já foi pago. Caso já tenha sido, aparecerá a seguinte mensagem: Informando que você deverá proceder com o estorno específico desse valor do seu movimento de caixa.

15 Atualizações de Versão A partir da Versão 3.034, disponível a partir de 26/11/2008, a seguinte aba estará disponível: Através dessa aba, é possível habilitar a reserva da colônia para cobrar uma taxa de préreserva da colônia de férias. É possível especificar o valor da taxa, bem como o serviço a ser utilizado para registrar os valores financeiros dessa taxa de pré-reserva da colônia. Também é possível informar que o valor de recebimento da reserva deve ser pago em até n dias antes da entrada do associado na colônia. É importante destacar que, ao se utilizar uma Colônia com Habilitação de Taxa de Reserva, a forma de trabalhar é modificada. Observemos essa reserva, com a seguinte data de confirmação e no seguinte valor: Ao se realizar uma consulta financeira de serviços, você observará que os seguintes itens estarão disponíveis para o associado solicitado:

16 Observe que existem dois serviços gerados: - um referente ao serviço Taxa de Reserva Colônia, que é configurado na área Habilitar Taxa de Colônia da configuração da Colônia de Férias, no valor especificado na caixa Valor da Taxa. - outro referente ao serviço de Reserva da Colônia de Férias. Observe que o serviço de Taxa de Reserva é gerado na mesma data em que foi realizada a confirmação da reserva da colônia. Já o serviço da Reserva é gerado com vencimento para n dias antes da Entrada do associado na Colônia, conforme definido na aba Taxa de Reserva da configuração da Colônia. Note ainda que o valor da Reserva, gerado no recebimento de serviços, corresponde ao valor total da reserva, descontado o valor da taxa de reserva. No mapa de colônias, você poderá notar que a seguinte alteração é registrada: Nesse exemplo é possível visualizar, através das cores, a situação de cada reserva realizada. As reservas que ainda não tenham sido pagas a Taxa de Reserva, aparecem em amarelo. As

17 reservas que foram pagas apenas a Taxa de Reserva, mas não ainda a Reserva propriamente dita, aparecem em azul. As reservas que já foram pagas, tanto a taxa de reserva quanto a reserva em si, aparecem na cor verde. 1. Configurando Colônia para excursão: Os campos selecionados em vermelho deveram ser preenchidos com os devidos valores onde serão respeitados na reserva da colônia. 2. Utilizando a colônia para excursão: Quando selecionado a opção Excursão, o sistema calculará os valores mediante ao configurado na tela de colônia para excursão.

18 Quando utilizando a colônia para excursão é necessário selecionar quais quartos serão ocupados, indo até a aba Ocupação Excursão na tela de reserva de colônia e selecionando seus respectivos quartos.