ANÁLISE DO QUESTIONÁRIO: A realidade dos médicos codificadores em Portugal E ALGUMAS REFLEXÕES

Transcrição

1 ANÁLISE DO QUESTIONÁRIO: A realidade dos médicos codificadores em Portugal E ALGUMAS REFLEXÕES 10.º Congresso Nacional Associação Nacional dos Médicos Auditores e Codificadores Clínicos Miraldo Mota Catarina Orfão Ilha de S. Miguel, 23 e 24 de fevereiro 2018

2 Agenda 1. Quem somos? Como fazemos? 2. A ICD-10-CM/PCS e algumas reflexões 3. Síntese 4. Desafios 2

3 1 Quem somos? Como fazemos? 3

4 1.1 Objetivo Análise da realidade dos médicos codificadores em Portugal, através, de um questionário realizado em agosto 2017 O questionário teve uma adesão de 14% 4

5 1.2 Metodologia Amostra: 125 respostas entre um total de 900 inquéritos endereçados a médicos codificadores e outros profissionais com interesse na codificação clínica observação: a AMACC conta com 213 associados Estratégia, perguntas com o seguinte âmbito: Realização do 10.º Congresso AMACC (organização, temas, expectativas); Caracterização sociodemográfica dos médicos codificadores; Caracterização do trabalho de codificação clínica. Objeto da presente análise 5

6 1.3 Resultados Quem somos? Caracterização sociodemográfica dos inquiridos (n=125) Figura 1. Distribuição da amostra por sexo Gráfico 1. Idade dos inquiridos 60 ou mais anos 32% 43% 57% Gráfico 2. Localização geográfica da atividade principal (TOP 5) entre 50 e 59 anos entre 30 e 49 anos 27% 41% Porto 22% Lisboa 22% Vários: Beja, Braga, Bragança, Castelo Branco, Évora, Faro, Guarda, Guimarães, Leiria, Portalegre, Portimão, R.A.Açores, R.A.Madeira, Setúbal, Viana do Castelo, Vila Real) 30% Viseu 5% Coimbra 13% Aveiro 8% 6

7 1.3 Resultados Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica (n=122) (observação: 3 inquiridos revelam nunca ter exercido a atividade de codificação clínica) Para 11% o trabalho de codificação clínica é a atividade principal. 72% realiza tarefas de codificador, 25% realiza tarefas de codificador e auditor e 4% realiza tarefas de auditor. 84% trabalha em apenas 1 Instituição Hospitalar. 46% codifica episódios de produção adicional, no âmbito do Sistema Integrado de Gestão de Inscritos para Cirurgia (SIGIC). 7

8 1.3 Resultados Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica Quanto à questão Qual o vínculo laboral/modalidade remuneratória? houve uma grande disparidade de respostas. Apenas é possível concluir que: 61% dos inquiridos revela ter um Contrato de Trabalho de 35h, 40h ou 42h e os restantes 39%, um Contrato de Prestação de Serviços. Modalidades Remuneratórias relatadas: pagamento por horas extraordinárias, por complemento remuneratório, à peça, por processo clínico, número de episódios codificados. 8

9 1.3 Resultados Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica Gráfico 3. Há quanto tempo realizou a primeira formação em ICD-9-CM? Como se mantem atualizado? 29 anos 25 anos 20 anos 6% 8% 10% 76% revela frequentar ações de formação externas, internas, seminários FMUP e ações promovidas pela AMACC; 15 anos 26% Autoformação; 10 anos 5 anos 2 anos 14% 17% 19% 14% revela não existir qualquer formação na sua instituição de trabalho. 9

10 1.3 Resultados Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica Gráfico 4. Qual a média mensal dos episódios codificados? 35% 27% 20% 10% 4% 3% 1% 1000 ou mais Entre 800 e 999 Entre 600 e 799 Entre 400 e 599 Entre 200 e 399 Entre 100 e 199 Menos de

11 1.3 Resultados Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica 73% codifica em papel (folha de codificação); 23% em aplicações informáticas da instituição (destes, 55% codifica no Sistema de Informação para a Morbilidade Hospitalar, SIMH); 4% codifica em papel e em aplicações informáticas. 99% resolve as suas dúvidas de codificação com o seu médico auditor interno ou externo, outros colegas, Manual de codificação, Coding Clinic, Coding Clinic Advisor da AHA, Coding Handbook da Nelly Leon-Chisen, na internet. 62% utiliza o conversor da ICD-9-CM para a ICD-10-CM/PCS (General Equivalence Mappings, GEMs). 11

12 1.3 Resultados Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica Gráfico 5. Quantas horas semanais dedica à codificação clínica? Gráfico 6. Qual o tempo médio de codificação dos episódios de internamento? < 2h 1% Até 5 minutos 5% < 6h 23% Até 10 minutos 27% entre 6 e 17h 42% Até 15 minutos 19% entre 18 e 34h 23% Até 20 minutos 25% entre 35 e 24h 5% Até 30 minutos 17% > 42h 6% > 30 minutos 7% 12

13 1.3 Resultados Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica Gráfico 7. A sua codificação é objeto de auditoria? Sim 90% Gráfico 8. Com que periodicidade é realizada a auditoria? 29% 29% 21% 13% 9% Não 10% diariamente 1 vez/semana 1 vez/mês sem calendário definido não sei 13

14 1.3 Resultados Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica A responsabilidade da auditoria, para 81% dos inquiridos é de 1 ou mais auditores internos, para 12% é de auditores internos e externos e para 6% é de 1 ou mais auditores externos. Na realização da auditoria interna, os inquiridos sabem que são utilizadas: Listagens e alertas do SIMH Auditorias a processos de modo aleatório Observação direta da codificação Mas... 21% dos inquiridos revela desconhecer quais as ferramentas utilizadas em auditorias. 14

15 1.3 Resultados Como fazemos? Caracterização do trabalho de codificação clínica Gráfico 9. Quem superintende a codificação clínica no seu Hospital? Área da Produção; 2% não sei; 9% Gabinete de Codificação; 4% Serviços Financeiros; 6% Conselho de Administração; 36% Serviço de Gestão de Doentes; 9% Direção Clínica; 34% 15

16 2 A ICD 10-CM/PCS e algumas reflexões 16

17 2.1 Qualidade É expectável que com a utilização da ICD-10-CM/PCS, a qualidade dos dados melhore dado o extraordinário número de códigos que contém, permitindo um maior detalhe das patologias e procedimentos. Contudo, a experiência nos EUA, após a implementação da ICD-10- CM/PCS em 2015, tem demonstrado que assim não acontece: Parece existir uma tendência, dos codificadores, para selecionar os códigos mais fáceis de encontrar, ou mesmo, usar os seus códigos favoritos, não tendo em conta o rigor ou respeito pelas guidelines da ICD-10, codificando com o auxílio de ferramentas informáticas e/ou manuais. 17

18 2.1 Qualidade E... porque falamos em Qualidade? Porque a qualidade dos registos pode constituir um obstáculo à fiabilidade de conclusões. Porque existem variações, entre as Instituições Hospitalares, ao nível da exaustividade e da precisão do registo e/ou da codificação o que coloca em causa a avaliação do risco dos doentes tratados, a prova do consumo dos tempos de internamento e a justificação do risco de mortalidade e complicações. Porque a qualidade da codificação clínica reflete-se, em vários indicadores monitorizados, pelo Ministério da Saúde. 18

19 2.1 Qualidade Exemplo 1: Site da ACSS 19

20 2.1 Qualidade 20

21 2.1 Qualidade Exemplo 2: Portal da Transparência - SNS 21

22 2.1 Qualidade 22

23 2.1 Qualidade Compreende-se que seja fundamental refletir sobre esta temática: A qualidade da codificação clínica é essencial para assegurar uma AVALIAÇÃO IMPARCIAL do desempenho hospitalar e de um FINANCIAMENTO JUSTO 23

24 2.2 Produtividade A experiência nos EUA New study Illuminates the ongoing road to ICD-10 productivity and optimization, Journal of American Health Information Management Association, março 2017: Objetivo: avaliar o impacto da codificação ICD-10-CM/PCS na produtividade Fonte de dados: episódios de internamento de outubro 2015 a fevereiro 2016 e episódios de março a julho

25 2.2 Produtividade Metodologia: análise estatística e comparação com resultados de outro estudo Resultados: Nos primeiros 5 meses de utilização da ICD 10-CM/PCS, outubro 2015 a fevereiro 2016, a produtividade de codificação diminuiu quase 22% comparativamente à produtividade com ICD-9. No entanto, de março 2016 a julho 2016, a produtividade de codificação diminuiu apenas 11%. Os investigadores observaram uma melhoria consistente da produtividade da codificação do ICD-10-CM/PCS ao longo do tempo, em termos, de número de registos codificados e tempo médio de codificação. 25

26 2.2 Produtividade Quadro 1. Comparação da produtividade dos tempos de codificação Fonte: Journal of AHIMA, 41-45, Março

27 2.2 Produtividade Gráfico 10. Tempo médio de codificação (minutos), por tempo de internamento Fonte: Journal of AHIMA, 41-45, Março

28 2.2 Produtividade Gráfico 11. Tempo médio de codificação (minutos), por ICM Fonte: Journal of AHIMA, 41-45, Março

29 2.2 Produtividade Do estudo resultou ainda uma fórmula que pode ser usada para prever tempos de codificação com base na demora média (DM) e do índice de case mix (ICM): Tempo de codificação = 19,166 + (6,650 * DM) + (1,743 * ICM) Exemplo: DM=8 dias; ICM=1,02; Tempo de codificação=74,14 minutos 29

30 2.2 Produtividade A experiência em Portugal BATEMOS A VÁRIAS PORTAS! 30

31 2.2 Produtividade A experiência em Portugal Na ARS Centro foi contratualizado o indicador (regional) Tempo médio de codificação com as Instituições Hospitalares da região Centro. Indicador Tempo médio de codificação e agrupamento em GDH Tipo de Indicador Objectivo Regional CP 2018 Entidade Gestora Hospital, Unidade Local de Saúde Tipo de falha Desempenho assistencial Período aplicável Ano 2018 Objetivo Descrição do Indicador Diminuir o tempo médio de codificação e agrupamento em GDH Medir o tempo médio da codificação e agrupamento em GDH 31

32 2.2 Produtividade Indicador Tempo médio de codificação e agrupamento em GDH Cláusula CP Frequência de monitorização Acordo Modificativo Hospitais / Centros Hospitalares: Cláusula x do Anexo (xx) Unidade de medida Acordo Modificativo ULS: Cláusula x do Anexo (xx) Fonte dos dados/ Base MENSAL da monitorização n.º dias (uma casa decimal) Base de Dados Nacional de GDH Responsável pela monitorização Instituição / ARS Fórmula ((Nº dias entre data de agrupamento em GDH e data de alta) / (Total de episódios codificados e agrupados em GDH )) Prazo Entrega Reporting Dia 10 do mês n+1 Valor de Referência Definido no Acordo Modificativo 2018 Hospitais / Centros Hospitalares: Cláusula x (Apêndice xx) ULS: Cláusula x do Anexo (xx) (estabelecido em negociação com as ARS) Órgão fiscalizador ARS / ACSS Valor de base Valor histórico da instituição Observações Valor acumulado Variáveis Definição Fonte Informação / SI Unidade de medida N.º dias entre data de Diferença em dias entre a data de agrupamento em Base de Dados Nacional agrupamento em GDH e data de nº dias GDH e a data de alta dos respetivos episódios de GDH alta Total de episódios codificados e agrupados em GDH Total de episódios codificados e agrupados em GDH Base de Dados Nacional de GDH nº episódios 32

33 2.2 Produtividade A experiência em Portugal MAS, NÃO EXISTEM RESULTADOS OFICIAIS PUBLICADOS 33

34 2.2 Produtividade Compreende-se que seja fundamental refletir sobre esta temática: Nos EUA durante a implementação da ICD-10-CM/PCS, constatou-se que os codificadores precisaram de tempo para dominar as múltiplas tarefas: guidelines, sistemas de informação... E, que um codificador com experiência pode precisar de até um ano para se adaptar aos vários aspetos do processo de codificação em ICD-10-CM/PCS antes de atingir o seu passo em termos de produtividade. 34

35 3 Síntese 35

36 3 Síntese O questionário teve uma adesão de 14%. Os inquiridos com maior representatividade são: Mulheres, idades entre 50 e 59 anos, com atividade principal no Porto. Características do trabalho de codificação, com maior representatividade: A codificação não é a atividade principal. Trabalham em apenas 1 Instituição Hospitalar e com contrato de trabalho (35/40/42h). A 1.ª formação em ICD-9-CM foi há 15 anos. Mantêm-se atualizados, por intermédio, de diversas ações de formação e por autoformação. 36

37 3 Síntese Codificam, em média, entre 100 e 199 episódios por mês, na folha de codificação. Nas dúvidas de codificação, recorrem ao médico auditor interno ou externo, colegas e literatura da área. Utilizam o conversor GEMs. Dedicam entre 6 a 17h/semanais à atividade de codificação Tempo médio de codificação até 10 minutos. O questionário foi realizado em agosto As respostas traduzem uma realidade ICD-9-CM ou ICD-10-CM/PCS? A codificação é objeto de auditoria e com periodicidade mensal. É o Conselho de Administração e a Direção Clínica que superintendem o trabalho de codificação. 37

38 3 Síntese Salienta-se ainda que: 29% dos inquiridos não sabe com que periodicidade é realizada a auditoria ao trabalho de codificação. 21% desconhece quais as ferramentas utilizadas em auditorias. Da experiência EUA, evidencia-se que: A qualidade não pode ser comprometida para uma maior produtividade do codificador. Aliás, resultados recentes mostram que os codificadores com altos níveis de produtividade obtiveram valores muito baixos na qualidade de codificação por ICD- 10-CM/PCS. Por consequência, observaram-se níveis baixos de severidade e um risco significativo de perda de financiamento, nomeadamente, dos episódios de internamento. 38

39 4 Desafios 39

40 4 Desafios Desafio 1: A codificação do Sistema Integrado de Gestão do Acesso (SIGA)/SIGIC na conjuntura atual As funções dos médicos codificadores que trabalham no Setor Convencionado, acrescem às dos colegas que trabalham no SNS, nomeadamente, no que respeita à responsabilidade de funções, porque: Na maioria dos casos, os codificadores do Setor Convencionado trabalham sozinhos; Não existe um Gabinete de Codificação Clínica que de um modo tão fundamental opera nas Instituições Hospitalares do SNS. 40

41 4 Desafios As suas funções consistem principalmente em: Analisar as propostas cirúrgicas do Hospital de Origem (HO); Solicitar esclarecimentos ao HO quando necessário; Confirmar a veracidade dos códigos de diagnósticos e procedimentos; Verificar a exatidão da lateralidade; Garantir a correta caraterização das Unidades Nosológicas (lateralidade e multiplicidade de procedimentos); Ter a responsabilidade por toda a informação clínica por lapso de codificação ou de não alerta de desconformidades; Garantir o rigor na codificação de toda a informação clínica relevante do HO e Hospital de Destino (HD); 41

42 4 Desafios A não observância das referidas funções, pode levar à aplicação de uma desconformidade clínica, penalizada em 50% do valor do GDH principal e/ou secundários, aplicada pela Unidade Regional de Gestão do Acesso (entidade que monitoriza o sistema), para além, de eventuais desconformidades avaliadas pelo HO. Salienta-se que se aguarda a publicação, de novo regulamento das não conformidades, o que deveria acontecer 90 dias após a publicação da Portaria n.º 207/2017, de 11 de julho. A publicação da recente Circular Normativa n.º 3, da Unidade de Gestão do Acesso/ACSS, janeiro 2018, veio acentuar trabalho acrescido para os médicos codificadores do Setor Convencionado. 42

43 4 Desafios Os HD devem, no prazo máximo de 3 meses, proceder à recodificação de todos os episódios concluídos em ICD-9- CM após, 1 de agosto de 2017, em ICD-10-CM/PCS. Os médicos codificadores dos HD que, para além de terem codificado já toda a produção, são obrigados a consultar um grande número de processos, para poderem codificar de acordo com as regras da ICD-10-CM/PCS, com o risco de se fazer uma conversão pouco rigorosa de códigos de uma classificação para outra. 43

44 4 Desafios Desafio 2: Que em Portugal, a médio prazo seja possível obter informação que possibilite avaliar o impacto da utilização da ICD-10- CM/PCS, nomeadamente, ao nível da qualidade e produtividade. Desafio 3: Um próximo questionário da AMACC cuja população inquirida tenha uma dimensão mais significativa. 44

45 OBRIGADO!