POLÍTICA DE COMPRAS e PAGAMENTO DE GASTOS DO SICOOB CREDIAUC

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1 POLÍTICA DE COMPRAS e PAGAMENTO DE GASTOS DO SICOOB CREDIAUC Aprovado em 28 de Janeiro de 2014 Atualizado em 30 de Janeiro de 2015 Atualizado em 30 de Julho de 2015 Atualizado em 30 de outubro de 2015 Atualizado em 18 de dezembro de 2015 Atualizado em 28 de julho de 2016 Atualizado em 26 de Agosto de 2016

2 Política de Compras e Pagamentos do Sicoob Crediauc 1. Compras As compras de materiais diversos, máquinas, equipamentos e prestações de serviços serão efetuadas mediante orçamento, com cotação de no mínimo dois fornecedores, preferencialmente cooperados do Sicoob Crediauc. Havendo somente um fornecedor cooperado, será necessário fazer cotação com empresa não cooperada, para comparação dos valores. Em caso de empate, ou que a diferença entre os dois orçamentos seja de até 1% (um por cento), a empresa cooperada tem preferência. Mas, se a diferença entre os valores for superior a 1% (um por cento), a empresa não cooperada vence a cotação. Observação: Tentar captar a empresa participante, não cooperada, caso a mesma seja vencedora da cotação. Cotações serão efetuadas para aquisições de produtos e ou serviços com valor acima de R$ 200,00 (duzentos reais). 1.1 Cotações As cotações serão efetuadas via , para que permaneçam registradas, sendo enviadas e recebidas no endereço: compras@crediauc.coop.br. Será de três dias úteis o prazo para retorno do . Não cumprido este prazo a empresa será considerada não participante da cotação. Quando agendadas reuniões com os possíveis fornecedores para explanações da cotação solicitada, as empresas que não comparecerem, serão automaticamente desqualificadas do processo. Após recebimento das cotações, deverá ser efetuada consulta aos órgãos de restrições, das empresas participantes e aquelas com restrição serão excluídas do processo. Em cotações de valores superiores a R$ 5.000,00 (cinco mil reais), as empresas participantes deverão apresentar: Certidão Negativa de Débitos Federal, Previdenciária, Estadual e Municipal. Para transparência dos processos de compras, não podem participar das cotações, empresas que possuem no quadro funcional do Sicoob Crediauc, no setor financeiro, ou outro setor, parentes

3 em linha reta, colateral, ou afins, que diretamente ou indiretamente, tenham acesso as informações dos processos de cotação. O Sicoob Crediauc adotará política de rodízio entre os fornecedores cooperados. Ou seja, o cooperado que vencer cotação, não participará da próxima, até que todos os cooperados participantes tenham a possibilidade de comercialização do produto ou serviço. Este procedimento será adotado para valores superiores a R$ 500,00 (quinhentos reais). Se a diferença entre a menor cotação apresentada pelo cooperado da vez for superior a 5% ou R$ 500,00 (quinhentos reais) no máximo, será adquirido com aquele que apresentou menor cotação. O setor de compras do Sicoob Crediauc, ficará responsável pelo controle deste processo, que iniciará em 01/08/ Informações para envio e recebimento das cotações O deverá conter as descrições da solicitação como: quantidade, modelo, marca, preço, garantia, forma de pagamento, prazo para retorno do fornecedor e previsão de entrega. Informações necessárias para cotação e análise dos orçamentos. Também deverá constar que o Sicoob Crediauc, não negocia valores cotados. O deverá ser enviado em cópia oculta para as empresas participantes da cotação. Solicitar, no pedido de orçamento a validade da proposta (30 dias), para que novas solicitações do mesmo item, dentro desse período possam ser incluídas na mesma cotação. Nas cotações de serviços de engenharia, somente com apresentação de ART (Anotação de Responsabilidade Técnica). Com os orçamentos, em mãos, serão analisados cada item, sendo que prevalece o de menor valor individual, se todos os critérios do preâmbulo forem iguais. Caso a diferença entre as cotações por produto individual seja inferior a 1% (um por cento), todos os materiais serão adquiridos com um único fornecedor. Diferença superior a 1% (um por cento) e montante superior ao valor de R$ 50,00 (cinquenta reais), serão adquiridos individualmente entre as cotações recebidas. Quando a diferença entre as cotações for inferior a R$ 50,00 (cinquenta reais), deverá ser analisado a reciprocidade dos cooperados participantes da cotação. O vencedor nesta situação será aquele com maior reciprocidade. Para análise verificar relatório de Perfil do Cliente, emitido via módulo de Atendimento.

4 Quando os serviços prestados forem através de contrato, com prazo determinado, será reanalisado primeiramente nova proposta do mesmo fornecedor. Caso o valor fique acima dos reajustes anuais, será solicitado cotação com demais empresas prestadoras do serviço. Será analisado toda a estrutura envolvida na alteração do fornecedor, como custos nas instalações, retiradas e recolocação de equipamentos, etc. Será orientado os prestadores de serviços com contratos, a inserir cláusula de renovação automática com indexador para correção do valor contratado, caso o mesmo não concorde o contrato deverá ser com prazo determinado. Sendo que necessário efetuar nova cotação para prestação de serviços. Depois de verificados todos os itens, separa-se por empresa, copia-se os orçamentos, para arquivamento. Se, futuramente for necessária verificação, para análise, os orçamentos estarão todos arquivados por itens. Após recebimento de todas as cotações, o setor de compras terá o prazo de três dias úteis, para aprovação e retornos para todas as empresas participantes da cotação. Verificar se todas as empresas participantes da cotação, receberam de solicitação, caso alguma empresa não responda a duas solicitações de orçamento, entrar em contato para verificação do motivo da não participação. A forma de pagamento deverá ser apresentada no orçamento. Não constando, será efetuado pagamento após a entrega dos itens adquiridos, através de crédito em conta corrente. Para as empresas não cooperadas efetua-se transferência bancária, ou a pessoa responsável, devidamente identificada, retira o valor diretamente em espécie, via caixa Materiais de Expediente Antes de solicitar pedido de cotação, deve-se verificar a quantidade em estoque, para que fique dentro das quantidades mínima e máxima. As quantidades definidas para os pedidos, foi efetuada a partir de levantamento de três meses de consumo, anexo 01 e 02. Materiais personalizados, cotados direto com o fornecedor ou Sicoob Central SC/RS (ex: bobinas para ATM, bobina térmica para caixa), não terão outras cotações, anexo 3.

5 Materiais de limpeza Para materiais de limpeza será feito cotação uma vez por mês, sendo sempre no 1º dia útil. A proposta terá validade de 90 dias, após esse prazo deve-se realizar nova cotação, conforme planilha de cotação anexo Mobiliários, vidros, instalações em geral. Quando solicitado orçamento de mobiliários, vidros ou instalações em geral, a empresa deverá deslocar-se até o local (Posto de Atendimento) para fazer as medições e verificação do ambiente. Será determinado prazo de até 05 dias úteis, para retorno da cotação; O orçamento deverá conter medidas, cor, material a ser utilizado, espessura, mão de obra e outras consideradas relevantes. Neste caso cada item é analisado, mas a empresa que apresentou o menor valor geral, ganha a cotação. A forma de pagamento deve ser apresentada no orçamento. Os pagamentos serão efetuados somente mediante apresentação da nota fiscal de material e de prestação de serviço. Sendo necessário deslocamento da empresa para efetuar cotação de serviço de pequena dimensão, será descrito o serviço por as empresas, e as mesmas deverão orçar com base nas informações repassadas pelo setor de compras Autorizações Aquisição de materiais e serviços, como: conserto e conservação de instalações, copa e cozinha, lanches e refeições, etc, dos Postos de Atendimento, poderão ser aprovados pelo Gerente ou Supervisor do PA, conforme valores abaixo: 1. PA de Porte Grande - Montante de até R$ 300,00 (trezentos reais), por serviço ou aquisição. 2. PA de Porte Médio - Montante de até R$ 200,00 (duzentos reais), por serviço ou aquisição. 3. PA de Porte Pequeno - Montante de até R$ 150,00 (cento e cinquenta reais), por serviço ou aquisição.

6 Os Postos de Atendimento também poderão utilizar verba mensal para despesas com propaganda e publicidade. A despesa está vinculada ao porte do PA: 1. PA de Porte Grande: Montante mensal de até R$ 300,00 (Trezentos reais). 2. PA de Porte Médio: Montante mensal de até R$ 200,00 (Duzentos reais). 3. PA de Porte Pequeno: Montante mensal de até R$ 150,00 (Cento e cinquenta reais). Todos os gastos realizados nos Postos de Atendimento, com valores superiores ao estabelecido acima, somente serão pagos na UAD- Unidade Administrativa, setor financeiro, conforme autorizações previstas nesta política. Na UAD Unidade Administrativa, aquisição de materiais e serviços, como: conserto e conservação de instalações, copa e cozinha, material de expediente, poderão ser aprovados pelo gerente ou supervisor adm/financeiro até o valor de R$ 200,00 (duzentos reais). Orçamentos entre os valores de R$ 200,01 (duzentos reais e um centavo) e R$ 1.000,00 (um mil reais), devem ser aprovados por no mínimo 01 (um) diretor (diretor administrativo ou diretor financeiro) Orçamentos com valor superior a R$ 1.000,01 (um mil reais e um centavo) devem ser aprovados por no mínimo 02 (dois) diretores, preferencialmente diretor administrativo e diretor financeiro. Na ausência destes, pelo diretor operacional e de expansão, respectivamente. Nos orçamentos da área de tecnologia e propaganda e publicidade somente serão aprovados mediante análise do orçamento anual aprovado pelo Conselho de Administração da Cooperativa. Serão efetuadas cotações para equipamentos de tecnologia como computadores, periféricos e notebook s das somente da marca DELL. Por recomendação do setor de TI. Para aquisição de novos materiais de expediente e equipamentos de tecnologia, obrigatoriamente deve ser anexado à solicitação de cotação, histórico de controle de uso dos mesmos, descrevendo onde foram alocados. O setor de compras tem o prazo de 48 horas, a partir do recebimento da solicitação para iniciar a cotação.

7 Os pagamentos dos gastos do Sicoob Crediauc, são efetuadas via DOC/TED; crédito em conta corrente, caso o fornecedor seja cooperado; emissão de documento via caixa para quitação de título ou saque em espécie pelo favorecido; ou cheque administrativo. Os documentos de autorização serão assinados pelo funcionário do setor financeiro que efetuou o procedimento operacional, pelo funcionário responsável pela conferência, e por 01 (um) diretor. Despesas de rotina, como energia elétrica, água, telefone, consulta órgãos de restrição (SERASA, Boa Vista) devem conter relação com últimas 03 (três) despesas para conferência. Se a variação for superior a 5% (cinco por cento), deve ser autorizada por no mínimo 02 (dois) diretores. Despesas relacionadas a área de recuperação de ativos( guias de recolhimento de processos judiciais, DARF s), serão somente autorizadas pelo setor financeiro, após conciliação efetivada pela gerência comercial ou supervisão de crédito. Despesas oriundas de contratos previamente assinados, o pagamento poderá ser autorizado por 01 (um) diretor, mediante conferência do contrato que o originou. 1.2 Procedimentos para solicitação de orçamentos A solicitação de material, reformas, produtos e equipamentos em geral, devem ser efetuados através do aplicativo CL Coop Módulo Demandas, para o setor de compras, com justificativa, sempre pelo gerente ou supervisor do setor/pa, e na ausência dos mesmos, pelo responsável pelo processo. Este manual entra em vigor após aprovação em ata do Conselho de Administração, na reunião de Janeiro/2014, ata nº 460 e suas posteriores atualizações. Maria Luisa Lasarim Presidente