CAPTAÇÃO DE PEDIDOS DO REVENDEDOR

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1 CAPTAÇÃO DE PEDIDOS DO REVENDEDOR 1. Captação de Pedidos - pela Central (Back office) 1 2. Como consultar Pedido Como visualizar Detalhes de um Pedido Como consultar Vendas/Cortes em Pedidos Exclusão de Itens Incorporados 24

2 Neste documento você encontra todas as orientações relacionadas a Captação, Consulta e Edição de pedidos. Público Alvo: Back Office Atendimento Depois de todas as configurações iniciais realizadas e confirmadas, a Central já está apta à Captação de pedidos. Confira esta e outras informações a seguir. 1. Captação de Pedidos - pela Central (Back office) Para iniciar a captação de um pedido na Central de Serviços, acesse a aba Atendimento > Pedidos > Novo Pedido, conforme mostra a figura abaixo: A captação inicia-se pela identificação do Revendedor. Informe o código do Revendedor e pressione a tecla Tab do seu teclado para ser direcionado à tela inicial de captação. Caso não saiba o código, clique no ícone da lupa para realizar a busca: O sistema apresentará diversos filtros para localizar o revendedor conforme figura abaixo: Preencha os filtros desejados e clique em Pesquisar. Caso o pedido seja captado no dia adicional ao fim do ciclo, antes de apresentar a tela inicial de captação, o sistema mostrará a tela onde você pode selecionar em qual ciclo deseja lançar este pedido (No ciclo anterior ou no próximo ciclo). 1

3 Depois de localizado o Revendedor, você será direcionado para a tela inicial de captação do pedido. Nesta tela é possível visualizar informações referentes ao Revendedor e também do pedido em captação. Identificação do Revendedor e sua situação do crédito Resumo da situação do Revendedor e detalhes do pedido: Ao clicar sobre o botão Flecha para baixo, informações completas sobre o Revendedor e pedido serão exibidas: 2

4 Espaço para a inclusão do código e quantidade do produto desejado: Barra de ferramentas: No canto direito da tela você encontra uma barra de ferramentas que facilitará a realização de diversas ações enquanto você estiver realizando a captação de um pedido. Confira cada uma delas: captação; Busca e visualiza todos os pedidos anteriores, a qualquer momento durante uma 3

5 Visualiza todas as promoções válidas no período; Visualiza o extrato do Revendedor, com histórico de pedidos e dados gerais dele; Visualiza o histórico de títulos criados para o Revendedor; Cancela o pedido que está sendo realizado; Para a edição do pedido que está sendo realizado; Apresenta saldo de pontos (não utilizado no modelo de negócios O Boticário); Apresenta o Perfil Comercial por data, da Revendedora; Apresenta os produtos que têm venda condicionada. Na parte de baixo da tela, outras opções de operações estão disponíveis. 4

6 Confira cada uma delas: Selecionando este botão é possível excluir itens já adicionados ao pedido; Para atualização da quantidade de itens já adicionados ao pedido; Itens cortados no pedido; Adicionar número de cupom de desconto (não utilizado); Para exportar template de tabela de inclusão de itens em massa; Para importar tabela de inclusão de itens em massa. Para inclusão de produtos, insira o código, a quantidade e clique no botão Adicionar, conforme figura abaixo: 5

7 O produto será adicionado ao pedido: Importante! O campo % desc. é utilizado em algumas ações específicas que sempre são comunicadas com antecedência. Ao concluir o lançamento de todos os itens no pedido, você deverá clicar sobre o botão Avançar. Você será direcionado à tela de aplicação de Promoções. Nessa tela existem as abas: Promoções Conquistadas: promoções que foram validadas para o Revendedor; Promoções Indisponíveis: promoções que foram conquistadas, porém não estão disponíveis por falta de estoque; Parcialmente Conquistadas: promoções próximas de serem conquistadas; Não Conquistadas: promoções não validadas para o Revendedor. 6

8 Existem brindes que são validados automaticamente (faixa de produtividade, por exemplo) e itens que deverão ser escolhidos pelo Revendedor (como na compra de uma Colônia mais um Desodorante, ganhe um Desodorante da mesma forma de aplicação). Após a seleção de todos os brindes e visualização das promoções adquiridas com esse pedido, clique sobre o botão Avançar. Você será direcionado para a tela de escolha do plano de pagamento e forma e endereço de entrega. O campo Data de entrega não deve ser preenchido. Escolha o endereço e a forma de entrega do pedido (mesmo que a forma de entrega seja para retirar na Central de Serviços, será necessário selecionar o endereço). 7

9 Em seguida, escolha o plano de pagamento desejado. Lembrando que temos duas opções de plano de Pagamento: Por Pedido: Este estará disponível conforme Revendedor e de acordo com as configurações da Central de Serviços; Por produto: Acontece quando a Franqueadora lança um parcelamento diferenciado para determinado produto, como os Kits de Natal, por exemplo. Para os pedidos com forma de entrega à Retirar na Central de Serviços, temos um novo plano de pagamento: A Combinar na Retirada. Esta é a nova forma de pagamento, criada para que o Revendedor possa decidir no momento da retirada do pedido na Central de Serviços, quais serão as formas de pagamento para este pedido. Para isto, basta que ao efetuar um novo pedido, esta opção seja selecionada. Esta nova forma de pagamento poderá ser selecionada somente para pedidos com o tipo de entrega Retirar na Central de Serviços, conforme figura abaixo: Tela de Pedido Portal do Revendedor 8

10 Tela de pagamento Portal do Revendedor 9

11 Confirme o plano de pagamento do pedido e finalize: 10

12 Tela de Pedido Gera SGI 11

13 Pronto, pedido finalizado. A continuação deste processo pode ser acompanhada nos próximos tópicos deste manual. Esta opção deverá ser utilizada independente do tipo da Central de Serviços: Balcão ou Autosserviço. Após a captação do pedido, se o plano de pagamento escolhido for "A combinar na retirada", a geração dos títulos e o faturamento aguardarão o processo de Checkout. Para qualquer outro plano de pagamento os títulos serão gerados e faturados no mesmo momento. Depois de selecionado o(s) plano(s) de pagamento(s), confira todas as informações de valores e clique em Avançar. 12

14 Você será direcionado para a tela de Resumo do pedido, onde todas as informações referentes a ele serão exibidas. O sistema apresentará neste momento os Itens não disponíveis/cortados que são os com estoque insuficiente ou Reorder. Neste último caso, assim que o item em reorder estiver disponível novamente em estoque, ele será incorporado no próximo pedido. Nesta tela você tem a opção de Finalizar o pedido ou Separação de produtos por clientes. Utilizando o botão Separação por Cliente o Revendedor tem a possibilidade de já direcionar os produtos para seus clientes, conforme a venda realizada. No campo da direta aparecerá o produto selecionado e a quantidade registrada no pedido 13

15 Abaixo apresentará a opção de Separação por Cliente. Selecione o cliente que deseja destinar o produto e selecione a quantidade separada para ele. Depois clique em Adicionar para incluir a Separação ou Excluir todos para excluir todas as separações. Na aba Cadastrar Cliente você poderá cadastrar os clientes para os quais serão separados os produtos. Preencha os dados e clique e, Adicionar. Depois de verificadas estas opções, clique em Finalizar pedido. 14

16 A partir desse momento, o pedido estará disponível para faturamento pela Central de Serviços. 15

17 2. Como consultar Pedido O processo descrito abaixo permitirá a consulta de todos os pedidos cadastrados no sistema. Acesse a aba Atendimento > Pedidos > Consultar Pedidos, conforme mostra a figura abaixo: No filtro simples, dentre outros filtros, você poderá utilizar o novo campo Situação Fiscal. Se achar necessário utilizar mais filtros, clique no botão Filtros Avançados. No Filtro Avançado você conta, dentre todos os filtros, duas novas opções: Opção de Filtro Tipo de Entrega ; Organização dos campos de filtro. As opções disponíveis para este filtro são as já usualmente utilizadas para captação de pedidos: Tipo de Entrega: o Retirada na Central de Serviços; o No endereço de entrega. 16

18 Preencha os campos de filtro desejados e clique no botão Pesquisar. No resultado da pesquisa também foi adicionada nova coluna Tipo de Entrega. Depois de localizado o Revendedor, é possível exportar os pedidos deste para uma planilha Excel clicando em Exportar. Também é possível iniciar a captação de um novo pedido clicando em Criar. Ao selecionar o pedido, algumas opções são apresentadas: Ver detalhes do pedido: para visualizar todos os detalhes do pedido selecionado; Editar Pedido Completo: é possível editar dados do pedido somente quando este estiver na situação comercial Aprovado; Exportar itens do pedido: abre um documento em Excel com todos os produtos e valores envolvidos no pedido; Copiar pedido: copia o pedido selecionado; Enviar resumo: possibilidade de enviar, por , o resumo do pedido selecionado; Alterar data de autorização: esta data é a mesma que não deve ser informada durante a captação do pedido, portanto não tem ação a ser realizada; 17

19 Ver Extrato Revendedora: visualização das informações do Revendedor; Ver títulos: visualização dos títulos deste revendedor; Pagamento e Retirada: Será explicado no documento Logística e Faturamento. 18

20 3. Como visualizar Detalhes de um Pedido Para visualizar mais detalhes de um pedido, acesse a aba Atendimento > Pedido > Consultar Pedidos. Depois de localizado o pedido desejado, clique na opção Ver Detalhes do Pedido, conforme figura abaixo: Informações Gerais Traz detalhamento geral do pedido, como ciclo, dia e forma de captação, informações para entrega ou retirada, informações de títulos (após faturado). Itens Traz o detalhamento de todos os produtos envolvidos no pedido: Itens: produtos incorporados; Itens cortados: produtos cortados do pedido (falta de estoque); Itens Incorporados / Reorder: itens que ficarão pendentes para incorporação futura. 19

21 Promoções Refere-se às campanhas promocionais envolvidas no pedido: Promoções Conquistadas; Promoções Indisponíveis; Promoções não Conquistadas. Campanhas de pontos Refere-se às campanhas de pontos do Revendedor: Tracking É o rastreio do pedido. Exibe o passo a passo do pedido, da criação até a data de entrega: A aba Caixas não apresenta informações relevantes. Nota Fiscal Apresenta a situação e informações da Nota Fiscal: Número da NF; Situação Fiscal e sua Natureza; Dados dos Produtos. 20

22 Em todas as páginas os botões Ver nota fiscal e Enviar nota fiscal estarão disponíveis. Clicando no botão Ver nota fiscal, o sistema traz a NF referente ao pedido: Clicando no botão Enviar nota fiscal o sistema enviará a NF para o registrado no cadastro do Revendedor, caso ele tenha autorizado. Selecionando o apresentado, a NF será enviada para este endereço eletrônico. 21

23 4. Como consultar Vendas/Cortes em Pedidos Você poderá consultar todos os itens que foram cortados por algum motivo (ex.: falta de estoque) durante a captação dos pedidos dos Revendedores. Acesse a aba Atendimento > Pedidos > Vendas/Cortes em Pedidos, conforme mostra a figura abaixo: Utilize os diversos filtros para refinar a pesquisa. No campo Cód. Estrutura deve-se pesquisar sempre por Supervisora de Campo; No filtro Tipo de busca deve-se optar, obrigatoriamente, por uma das opções: Por Produto (Necessário informar os dados de produto); Por Promoção (Necessário informar os dados da promoção). Selecionando o tipo de busca por produto, serão apresentados os seguintes filtros: Brinde/venda: Brinde: retorna itens cortados que seriam brindes para o Revendedor; Venda: retorna itens cortados que seriam venda para o Revendedor; Cortado/Vendido: Cortado: retorna itens cortados; Pedido: retorna todos os itens (cortados e pedidos). Selecionando o tipo de busca por promoção, serão apresentados os seguintes filtros: Cód. Promoção: retorna todos os itens cortados que eram referentes a uma determinada promoção. 22

24 Para ambos os tipos de busca, será apresentado o filtro Tipo relatório: Analítico: relatório detalhado; Sintético: relatório agrupado. Selecione os filtros desejados e clique no botão Pesquisar. Serão apresentadas as vendas/cortes em pedidos, de acordo com o filtro selecionado. 23

25 5. Exclusão de Itens Incorporados Durante a captação de um pedido, há a possibilidade de excluir um Item incorporado. Primeiro vamos esclarecer o que significa Item incorporado: é quando há uma Promoção que gera Brinde para o Revendedor e, no momento da captação do pedido, ocorre o corte deste brinde por falta de estoque. O sistema gerará uma Incorporação no próximo pedido, assim que houver estoque deste produto (Brinde). Para excluir um item incorporado, na tela de captação de pedido selecione o item e clique no botão Excluir. Se você clicar em Não o item será excluído deste pedido, porém será incorporado no próximo pedido, desde que possua estoque deste item. Se clicar em Sim, o item será Permanentemente excluído, não sendo incorporado nos pedidos posteriores. 24

26 Caso o item seja Permanentemente Excluído do pedido, apresentará a seguinte mensagem: Utilize com atenção esta funcionalidade, pois uma vez excluído permanentemente o item incorporado, não será possível incorporá-lo novamente! Será necessária a abertura de SAC!! 25