BALANCED SCORECARD NA ABORDAGEM POR PROCESSOS

Transcrição

1 APLICAÇÃO DA METODOLOGIA BALANCED SCORECARD NA ABORDAGEM POR PROCESSOS -1-

2 AGENDA Quem somos Modelo de Gestão Gestão por Objectivos - BSC Conclusões e Resultados -2-

3 AGENDA Quem somos -3-

4 O QUE FAZEMOS Instituto de Gestão Financeira da Segurança Social Orçamento e Conta Gestão Financeira Património Imobiliário Gestão da Dívida Áreas de Suporte Gere um orçamento de cerca de M Abastece todos os dias 12 instituições da SS Administra cerca de imóveis Gere processos executivos Somos 450 colaboradores e temos 20 balcões distritais it i -4-

5 CARTA DE MISSÃO Compromisso de gestão Opção voluntária dos dirigentes Instrumento inovador e pioneiro Iniciativas estratégicas para o triénio Resultados esperados Carta de Missão para o triénio Na Carta de Missão foi publicamente assumida a ambição do IGFSS ser uma referência na Administração Pública na adopção de boas práticas de gestão -5-

6 AGENDA Modelo de Gestão -6-

7 DESAFIO ESTRATÉGICO VISÃO Ser um Instituto líder na qualidade do serviço público MISSÃO Gerir os recursos económicos do Orçamento da Segurança Social VALORES Rigor Imparcialidade d Eficiência Ética Inovação 5 dimensões integradas que com recurso a práticas inovadoras de gestão pretendem dar resposta aos compromissos da Carta de Missão -7-

8 I - GESTÃO DA QUALIDADE -8-

9 II - GESTÃO da COMUNICAÇÃO Plano de Comunicação anual Medição das Audiências Comunicação electrónica Transparência das decisões Reforço da cultura institucional Envolvimento dos colaboradores Pilar na Gestão da Mudança Mix dos canais de comunicação Taxa de audiências dos boletins digitais em ,3% Número médio mensal de acessos à intranet em

10 III - GESTÃO de RECURSOS HUMANOS Sistema de Avaliação de Desempenho Plano de Formação Plano de Recrutamento Plano de Combate ao Absentismo Programa Rotação e Programa Integrar Avaliação da satisfação dos colaboradores Participação no Estudo das Melhores Empresas para Trabalhar do Great Place to Work Institute Taxa satisfação dos colaboradores % N.º horas de formação/colaborador H Plano de formação acções ( H) Taxa de absentismo em ,1% -10-

11 IV - RESPONSABILIDADE SOCIAL Programa de Responsabilidade Social Vertente interna: satisfação colaboradores Vertente externa: retorno à sociedade Comité de RS composto por colaboradores Planos anuais desde Apoio a instituições beneficiárias - Banco do tempo - Programa de Reciclagem - Campanha de Natal - Doação de Computadores Slogan: Abraçar um projecto, ajudar quem precisa Recolha de toneladas de donativos desde

12 V - GESTÃO por OBJECTIVOS Balanced Scorecard 33 Mapas Estratégicos (1.º, 2.º e 3.º níveis) Monitorização on-line (todos os colaboradores) Mais de 300 indicadores medidos todos os meses Objectivos ambiciosos (melhoria contínua) Responsabilização (dirigentes e colaboradores) Pilotagem Estratégica (Conselho da Qualidade) Alinhamento com a ISO 9001 (Iniciativas PDCA) Medir para gerir! Em 2008 atingimos 82% dos objectivos fixados -12-

13 AGENDA Gestão por Objectivos - BSC -13-

14 EVOLUÇÃO DO MODELO GPO 2004 Implementação da GPO e SIADAP 2005 Assinatura da Carta de Missão Adopção do BSC para PA 2006: enquanto sistema de avaliação da performance 2006 Antecipação PA 2007: alinhamento entre os ciclos de elaboração do orçamento e planeamento Alinhamento da GPO e ISO 9001:2000 (Abordagem por Processos) 2007 Desenho dos mapas estratégicos: BSC enquanto ferramenta de definição e execução da estratégia Operacionalização de um software BSC 2008 Construção do QUAR (nova lei do SIADAP) -14-

15 OBJECTIVOS DO IGFSS NA ADOPÇÃO DO BSC enquanto Sistema de Gestão Estratégica Clarificação da estratégia institucional Optimização da ferramenta de avaliação da performance Alinhamento organizacional e melhor afectação dos recursos humanos e materiais em função das estratégia Descrever a Estratégia Medir a Estratégia Gerir a Estratégia Resultados Excelentes -15-

16 OBJECTIVOS DO IGFSS NA ADOPÇÃO DO BSC enquanto Software de Gestão Monitorização on-line Fomento da responsabilização Gestão de Indicadores de Projecto Uniformização dos limites da performance Cálculo automático da eficácia do Scorecard (pontuação) -16-

17 ALINHAMENTO ORGANIZACIONAL Desdobramento dos objectivos (BSC) Descreve a Estratégia da Corporativa, com vista à concretização da sua missão (temas estratégicos) Mapa da Estratégia Corporativa Os 11 mapas de 2.º nível descrevem a estratégia de cada Processo de Negócio e de Suporte Mapas Estratégicos Processos Os 22 mapas de 3.º nível monitorizam a execução da estratégia nos serviços desconcentrados dos Processos de Negócio Gestão da Dívida e Gestão do Património Mapas Estratégicos Serviços Distritais Os mapas estratégicos servem de guia para a definição dos objectivos individuais Objectivos individuais SIADAP -17-

18 AGENDA Conclusões e Resultados -18-

19 FACTORES CRÍTICOS DE SUCESSO Patrocínio da Gestão de Topo Equipa de Controlo de Gestão Plano de Comunicação Workshop s Envolvimento dos colaboradores Monitorização contínua Todos têm acesso on-line ao BSC Pilotagem estratégica -19-

20 CONCLUSÃO O Balanced Scorecard ajuda as organizações a definir e a executar a sua estratégia té - GPS -20-

21 CONCLUSÃO O BSC ajuda a traduzir a estratégia em objectivos operacionais, que constituem o guia para a obtenção dos resultados esperados MISSÃO Visão Perspectiva Financeira Perspectiva do Cliente Perspectiva dos Processos Internos Perspectiva da Aprendizagem e Crescimento Sistema de avaliação de desempenho organizacional: i performance sob 4 perspectivas Sistema de formulação e clarificação da estratégia Sistema de comunicação: alinhamento organizacional em torno da execução da estratégia -21-

22 RESULTADOS do NEGÓCIO -22-

23 RESULTADOS do NEGÓCIO -23-

24 RESULTADOS DA SATISFAÇÃO DOS CLIENTES Em % dos clientes está Muito Satisfeito ou Satisfeito 81% esperou menos de 15 m para ser atendido Tempo médio de resposta 3 dias úteis Os folhetos de sugestões e os s institucionais disponíveis s no site e no Portal do Cidadão permitem uma aproximação ao cliente e uma percepção diária da sua satisfação e necessidades -24-

25 Só se pode gerir o que se consegue medir -25-

26 Obrigado! -26-