Etapa 03 Análise da Estrutura (continuação 01)

Transcrição

1 Etapa 1 Etapa 2 Etapa 3 Etapa 4 Etapa 5 Disciplina Análise Organizacional 4º Período Administração 2013/2 Etapa 03 Análise da Estrutura (continuação 01) Agenda: O que é Estrutura Organizacional 1. Relembrando as etapas da Análise Organizacional Análise do Contexto e Histórico Organizacional Análise Estratégica Análise da Estrutura Análise das Pessoas Feedback e Resultados 2. Estrutura Organizacional Aspectos Físicos e Humanos Aspectos Processuais Aspectos Administrativos - Estudo de Layout - Departamentalização estruturação - Organograma - Análise de Processos Fluxogramas - Análise e Desenho de Formulários - Análise da Distribuição do Trabalho - Sistemas de Informações/Comunicações Departamentalização Estruturação Departamentalizar NÃO É criar departamentos, é criar unidades, frações organizacionais, é estruturar. Essas unidades podem ser divisões, gerências, assessorias, conselhos e departamentos. Na departamentalização agrupam-se atividades através de um dado critério, visando a adequação da estrutura organizacional e sua dinâmica de ação Objetivos da Departamentalização: a) Aproveitar a especialização, tirando partido da qualificação das pessoas, aumentando a eficiência de cada um, em proveito das pessoas e da própria organização. b) Maximizar os recursos disponíveis, através do agrupamento ou reajustamento de atividades da organização. c) Controlar, através da delimitação das responsabilidades. d) Coordenar, integrando os esforços individuais. e) Descentralizar, com delegação da responsabilidade e da autoridade. f) Integrar ambiente e organização, pois muitas turbulências internas têm como causa as alterações advindas do ambiente. g) Reduzir conflitos na organização, já que é impossível eliminá-los Técnicas de Departamentalização a) Área geográfica quando há desconcentração das atividades da organização, é desejável que seja mantida uma gestão local, que atuará como instrumento filtrante.

2 Banco x S.A. Administração Central Filiais (Agências) Brás Glória Piedade Tambaú A vantagem é que a administração local conhecerá melhor as peculiaridades da área onde atua. A desvantagem é que a descentralização traz um limite de ação, que pode algumas vezes colocar em risco o negócio ou o serviço que está sendo prestado. b) Clientes essa divisão é bastante comum em lojas de departamentos (magazines), onde se indica claramente o tipo de cliente de cada seção (meninos, meninos, masculino, feminino, etc.). Mas em outras empresas esse tipo de divisão também é encontrada e pode ter sucesso. Divisão de Recursos Humanos Seção de Recutamento Setor Rec. Feminino Setor Rec. Masculino

3 c) Contingência ambiental É a adoção emergencial de certas conformações estruturais. A empresa precisa estar preparada para possíveis alterações de configurações provisórias, pois nem sempre há necessidade de dar o caráter de permanência à unidades criada. Departamento Comercial Divisão de Vendas Divisão de Vendas-Interior Legenda: unidade provisória d) Funções É a base de um grande número de estruturas organizacionais, pois é formada pela somatória de atividades semelhantes e de acordo com os objetivos da organização. Essas atividades são conduzidas por pessoal preparado para tal e exercidas por pessoal especializado. Assim, há um grande aproveitamento do potencial de cada envolvido no que se especializou. É o critério mais simples de se implementar, mas tem como desvantagem o distanciamento entre as funções, prejudicando a integração das partes organizacionais. Presidente Assessoria Financeira Assessoria de Relações Públicas Superintendência Jurídica Superintendência de Logística Superintendência de Gestão de Pessoas

4 e) Mercado é semelhante à departamentalização por clientes, mas abrange essencialmente a função de marketing. Quanto mais orientadas para o marketing for uma organização, maior a tendência de estabelecer uma miniorganização exclusivamente criada para atingir o mercado. É uma abordagem interessante quando o mercado é diferenciado e complexo, justificando uma estrutura específica. Depto. Adm. Depto. Marketing Depto Materiais Depto RH a Divisão Pesquisa de Mercado a a b Divisão Preço Diferenciado b b Divisão Publicidade Divisão Relações com Consumidor Divisão Vendas Capital do Estado Divisão Vendas Rio Divisão Vendas Shoppings f) Número é a divisão quantitativa das pessoas encarregada de determinado trabalho na organização. Usada apenas em processos seletivos ou no exército por exemplo. Não é recomendada para outros tipos de empresas. Divisão de Tráfego Zona Centro Zona Leste Zona Norte Zona Sul (15) (17) (25) (23)

5 g) Processo bastante utilizada em indústrias, é a quebra o produto em partes sequenciais, as quais vão ocupar as pessoas encarregadas de sua manipulação e montagem. Biblioteca Aquisição Catalogação Classificação Acervo h) Produto ou Serviços no plano das grandes organizações existem divisões especiais que produzem bem de consumo e/ou serviços. Nesse tipo critério a divisão é feita de acordo com os produtos e/ou serviços. As grandes vantagens são a facilidade de serem analisados os resultados e a possibilidade de um melhor conhecimento sobre o produto. Gerência de Eletrodomésticos Geladeiras Máquinas de lavar Rádios Torradeiras Ventiladores i) Projeto empresas de grande sofisticação estrutural utilizam-se desse critério. A NASA foi uma das precursoras desse modelo. Implica a utilização de pessoal de alta qualificação em virtude das exigentes demandas de cada projeto. Por essa razão, a liberdade funcional é extremamente elevada e a vinculação do profissional fica muitas vezes meses ligado ao gerente do projeto e não ao seu superior hierárquico. Engenharia Material Química RH Projeto A Projeto B Projeto C Projeto D

6 j) Tempo raramente empregada nos níveis superiores da organização, é utilizada basicamente nas áreas onde o processo de fabricação não pode parar. São criados turnos de trabalho que podem ocupar até as 24 horas do dia. Montagem 1º Turno 2º Turno 3º Turno Organograma Organograma é o gráfico representativo da estrutura formal da organização em dado momento Objetivos do Organograma: a) Divisão do trabalho em unidades de direção, assessoria, conselhos, gerências, superintendências, departamentos, divisões, serões, serviços, setores, etc., conforme cada organização. b) Demonstrar as relações superiores-subordinados, facilitando a delegação de autoridade e responsabilidade. c) Mostrar os trabalhos desenvolvidos, como cargos existentes, titulares das unidades, quantidades de pessoas por unidades, relações funcionais, relação hierárquica. d) Permitir a análise organizacional, facilitando com uma boa elaboração gráfica Técnicas de Elaboração Existem muitas técnicas para elaboração de organogramas, e em nossa disciplina não vamos nos concentrar nesse detalhe, visto que essas técnicas podem ser acessadas a qualquer momento nas literaturas. São tantas as técnicas, que nos cinco livros pesquisados com o intuito de verificação de novas técnicas, 25 técnicas diferentes foram encontradas. Caso você tenha curiosidade ou queira saber mais sobre algumas técnicas, poderá consultar o livro da bibliografia descrita ao final desse conteúdo. Confira algumas das técnicas encontradas: a) Estrutural (clássico; vertical) este tipo é simplificado e procura deixar bem claros os níveis de hierarquia. É bastante utilizado em instituições tradicionais, onde a visão é fator preponderante. b) Circular ou Radial - Pouco utilizado; Suaviza a apresentação da estrutura; Economiza espaço; A autoridade é representada do centro para a periferia; As linhas de autoridade ficam difíceis de serem identificadas; Reduz conflitos entre superiores e subordinados; Exemplos de organizações: hospitais, universidades (área acadêmica); Representação de estruturas mais complexas torna-se difícil; Representação de muitos níveis hierárquicos torna-se difícil; Pode utilizar letras e números para simplificar; Necessita de legendas. c) Funcional (a) - Demonstra uma forma diferenciada de as unidades transacionarem no cotidiano da organização. O funcionário não tem um chefe hierárquico imediato; Assim que o funcionário conclui a tarefa, sua subordinação muda para o supervisor

7 adequado à nova tarefa executada; As ligações indicam uma subordinação temporária; A subordinação à Presidência é hierárquica, é possível porém uma diretoria com dirigentes responsáveis por cada função na organização. d) Funcional (b) - A representação gráfica é voltada apenas às funções da organização. Aplicado em organizações de pequeno porte; Pouco verticalizada; Poucos chefes para várias atividades. e) Estrutural-Funcional - É uma técnica de elaboração recomendada, pois alia a estrutura da organização às funções básicas ou principais de cada uma das unidades integrantes da organização. Em alguns casos, substitui a elaboração do manual da organização. Só pode ser elaborado por partes, devido ao espaço que ocupa cada uma das unidades. Retirando-se as funções, o organograma transforma-se no tipo estrutural. f) Matricial (em matriz) - Resulta da estrutura tradicional mais a estrutura por projetos; Contempla dois tipos de autoridade: funcional e hierárquica; A autoridade maior é dividida entre a Presidência (cunho político) e o titular da área de projetos (cunho técnico); A sensação de duas chefias é permanente; Permite maior mobilidade e flexibilidade que as outras, mas é mais difícil de implementar; Difícil conciliar as duas estruturas; Podem ocorrer atritos por questões de jurisdição Significado dos principais componentes dos organogramas Dicas para a elaboração de um Organograma

8 Referências Bibliográficas: ARAUJO, Luis César G. de. Organização, sistemas e métodos e as modernas ferramentas de gestão organizacional. 1ª ed. São Paulo: Atlas, 2001.