Diveo Exchange OWA 2007

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1 Diveo Exchange OWA 2007 Manual do Usuário v.1.0 Autor: Cícero Renato G. Souza Revisão: Antonio Carlos de Jesus Sistemas & IT

2 Introdução... 4 Introdução ao Outlook Web Access Quais são as funcionalidades principais?... 4 Objetivo deste Documento... 4 Informações sobre Produtos... 4 Definindo qual browser e versão de OWA (Outlook Web Access) utilizar... 5 Fazendo acesso ao OWA... 7 Definindo Configurações de Idioma e Fuso Horário... 8 Mail... 9 Barra de Controles... 9 Estrutura de Pastas e Mensagens Principais botões e controles Criando uma nova mensagem Cache para Endereços Encontrando destinatários para mensagens Opção Verificar Nomes Lista de Endereços Calendário Criando Compromissos Criando Solicitação de Reunião Contatos Criando um contato Criando uma Lista de Distribuição Tarefas Criando uma Tarefa Recorrência de uma Tarefa Fazendo o uso dos recursos WebReady Acessando recursos WebReady Opções Tabela 1 - Tabela de extensões suportadas Figura 1 - Interface Outlook Web Access Light... 5 Figura 2 - Interface Outlook Web Access Premium... 5 Figura 3 - Logon ao OWA

3 Figura 4 - Definições de experiência para definientes, Idioma efuso... 8 Figura 5 - Barra de Controles... 9 Figura 6 - Estrutura de Pastas e Painéis Figura 7 - Controles OWA Figura 8 - Estrutura de Pastas Figura 9 - Criando Novas Pastas Figura 10 - Criando Novas Mensagens Figura 11 - Mostrar/Ocultar Painel de Leitura Figura 12 - Recurso linha única ativado Figura 13 - Recurso linha única desativado Figura 14 Movimentando Pastas Figura 15 - Botões de resposta de mensagens Figura 16 - Tamanho da Caixa Postal Figura 17 - Criando uma nova mensagem Figura 18 - Escolhendo o idioma para verificação de ortografia Figura 19 - Opções de mensagens Figura 20 - Uso de cache de endereços Figura 21 - Verificar nomes Figura 22 - Catálogo de endereços Figura 23 - Selecionando usuário no catalogo de endereços Figura 24 - Utilização de Calendário Figura 25 - Gerenciamento de Categorias Figura 26 - Exibição por dia Figura 27 - Exibição por Semana Útil Figura 28 - Exibição por Semana Figura 29 - Exibição por Mês Figura 30 - Agendando um compromisso Figura 31 - Convidando participantes para um compromisso Figura 32 - Agendamento de reunião Figura 33 - Verificando a disponibilidade de participantes Figura 34 - Verificando respostas sobre agendamentos Figura 35 - Contatos Figura 36 - Criando um novo Contato Figura 37 - Criando um novo contato Figura 38 - Criando uma nova lista de distribuição Figura 39 - Criação de Lista Figura 40 - Adicionando membros em uma lista Figura 41 - Criando nova tarefa Figura 42 - Preenchendo dados de uma tarefa Figura 43 - Criando item de recorrência Figura 44 - Obtendo informações sobre recorrência Figura 45 - Exibindo um arquivo WebReady Figura 46 - Acessando recursos WebReady Figura 47 - Menu Opções Figura 48 - Menu de Configurações

4 Definindo qual browser e versão de OWA (Outlook Web Access) utilizar O Produto OWA está disponível em duas versões, Outlook Web Access Light e Outlook Web Access Premium. A Versão Premium está disponível apenas para as versões de Internet Explorer 6.0 ou superiores. Algumas das funcionalidades do produto estão disponíveis somente na versão suportada no Internet Explorer. O Outlook Web Access Light oferece suporte a recursos de acessibilidade, para usuários cegos ou deficientes visuais, e será executado na maioria dos navegadores da Web. Ele fornece uma interface de usuário simplificada, reduzido o conjunto de recursos se comparado ao Outlook Web Access Premium. Por padrão a opção Usar o Outlook Web Access Light é habilitado sem opções de executar modificações em navegadores que não seja o Internet Explorer versão 6.0 ou superior. Figura 1 - Interface Outlook Web Access Light O Outlook Web Access Premium exige o Microsoft Internet Explorer 6.0, ou versões superiores e fornece recursos que não estão disponíveis na versão Light, como Unificação de Mensagens e o recurso de verificação ortográfica. No Internet Explorer 6.0 ou Superior é possível escolher qual versão você deseja utilizar: Versão Premium (Padrão) ou Versão Light com recursos reduzidos. Figura 2 - Interface Outlook Web Access Premium 5

5 Comparação do Outlook Web Access Light e Outlook Web Access Premium Recurso Light Premium Verificador Ortográfico Não disponível Disponível Painel de Leitura Não disponível Disponível Acessibilidade para usuários Disponível Não disponível cegos e deficientes visuais Notificações e lembretes Não disponível Disponível Exibições de calendário Não disponível Disponível semanal Windows SharePoint Services Não disponível Disponível e Integração de Compartilhamentos de Arquivos do Windows Redigir mensagens usando Apenas texto sem Disponível HTML formatação Opções de calendário Limitado aos seguintes recursos: Disponível Mostrar números das semanas Definir o primeiro dia da semana Selecionar dias da semana Definir horas de início e de término do dia Organizar por Limitado a um subconjunto Disponível de opções, dependendo do tipo de pasta Menu do Botão Direito Não disponível Disponível Arrastar e soltar Não disponível Disponível Logon explícito Não disponível Disponível Pesquisa por digitação Não disponível Disponível Gerenciamento de Caixa de Não disponível Disponível Correio de Recurso Aparência (esquema de Não disponível Disponível cores) Opções de Caixa Postal Não disponível Disponível Fonte: 6

6 Definindo Configurações de Idioma e Fuso Horário No primeiro acesso, durante o processo de entrada no sistema (Logon), o usuário deve definir alguns parâmetros. O primeiro destes parâmetros refere-se ao recurso de apoio de deficientes visuais, caso seja necessário selecione a opção Usar a experiência para deficientes visuais. Ainda na janela de definições, o usuário deve definir informações, sobre idioma de uso e fuso horário, estas informações podem ser modificadas a qualquer momento, através do acesso ao item menu de Opções apresentado na Figura 5. Figura 4 - Definições de experiência para definientes, Idioma efuso 8

7 Mail Antes de iniciar a utilização do Sistema de Correio, o usuário necessita estar familiarizado com os controles existes. Barra de Controles Figura 5 - Barra de Controles URL Diveo Exchange: Endereço ao qual deve ser feito acesso ao Sistema; Catálogo de Endereços *Novo: Possibilita consulta dos usuários cadastrados de uma empresa, por seus membros; Opções Gerais: Possibilita o acesso a inúmeras configurações do Sistema de Correio; Usuário Corrente: Mostra o usuário que está usando o Sistema de mensagens no momento; Botão Sair: Usar para sair do Sistema. 9

8 Estrutura de Pastas e Mensagens Através da estrutura demonstrada na figura 6, é possível fazer o envio de mensagens, recebimento, visualização de alertas, compromissos, reuniões, e uma infinidade de recursos que o cliente OWA 2007 disponibiliza. Abaixo algumas das funcionalidades existentes no produto: Estrutura de Pastas: Através desta opção, o usuário pode visualizar a caixa de entrada e uma série de outras pastas como saída, anotações, contatos, lixo eletrônico, calendário, tarefas e outras conforme necessidade de algum tipo de personalização. Através desta estrutura é possível fazer a criação, exclusão, renomear pastas, e outras atividades não limitadas a estas. Lista de Opções: Através destes menus é possível fazer acesso a outras funcionalidades do cliente Outlook, como Calendário, Contatos, Tarefas e outros mais. Lista de Mensagens: Neste painel o usuário, tem a possibilidade de visualizar s, reuniões, agendamentos existente armazenados na caixa de entrada, e em outras pastas. É possível organizar a estrutura de pastas, caso seja o desejo do usuário. Painel de Leitura: Caso o usuário desejar é possível fazer ativação dos painéis de leitura, para facilitar a leitura e até mesmo responder mensagens sem a necessidade de abri-las. Figura 6 - Estrutura de Pastas e Painéis 10

9 Principais botões e controles Na figura 7 é possível observar os botões utilizados para manipular suas mensagens, compromissos e atividades. Figura 7 - Controles OWA 2007 O OWA 2007 fornece a possibilidade da manipulação de mensagens, utilizando estrutura de pastas, auxiliando os usuários a fazer a organização por assuntos, categorias ou qualquer outra forma, que seja preferida pelo usuário. A figura8 fornece alguns dos exemplos possíveis no processo de gerenciamento de pastas. Através da estrutura de pastas, é possível gerenciar s, contatos, compromissos e outras funcionalidades disponíveis no OWA; É possível fazer a criação de pastas e subpastas, para organização de assuntos. Também é possível saber a quantidade de itens existentes em cada pasta, que ainda não foram lidos. 11

10 Figura 8 - Estrutura de Pastas O Microsoft Exchange Server, através do OWA, fornece ao usuário a possibilidade de trabalhar com menus suspensos, com isso é possível realizar algumas atividades como criar, excluir, renomear pastas, basta clicar com o botão direito na pasta desejada, e realizar a operação desejada. Figura 9 - Criando Novas Pastas 12

11 Nos próximos itens, serão apresentados descritivos dos controles utilizados para manipulação de mensagens. Novo: Botão usado para criar novas mensagens. Para criar novas mensagens, o usuário pode selecionar o botão Novo (a) ou selecionar no combo Box ao lado de Novo (a), para ter acesso a outras opções Figura 10 - Criando Novas Mensagens A opção Mostrar/Ocultar Painel de leitura, permite que o usuário, ative diferentes tipos de visualização em seu painel de leitura, selecionando o Combo Box ao lado do ícone correspondente, o usuário pode utilizar as opções (Desativado, À direita, Inferior), conforme pode ser visto na figura10. Figura 11 - Mostrar/Ocultar Painel de Leitura Linha Única: O botão Linha Única, permite ao usuário modificar a forma como vê suas mensagens, o botão é acionado através do ícone correspondente ao lado. Por padrão a configuração de linhas, é apresentada com duas linhas por mensagem, clicando no botão Linha Única a visualização é apresentada com apenas uma linha por mensagem, nas imagens figura 11 e Figura 12 são demonstrados exemplos da ativação desta característica. 13

12 No exemplo de duas linhas por mensagem, o usuário pode ver o remetente, assunto, data e informações de classificação da mensagem. Figura 12 - Recurso linha única ativado No exemplo utilizando apenas uma linha por mensagem, as informações da mensagem são dispostas de forma a permitir, mais mensagem em um menor espaço no painel de leitura. Figura 13 - Recurso linha única desativado Botão Excluir: Para excluir um ou mais itens, o usuário pode utilizar o botão excluir, demonstrado ao lado. 14

13 Através do menu suspenso provido pelo Exchange Server, é possível realizar a cópia ou movimentação de uma pasta, para isso, basta clicar com o botão direito do mouse, na pasta a qual é desejado fazer a intervenção, e escolher a opção desejada. Botão Verificar Mensagens: através desta opção, o usuário pode verificar se existem novas mensagens em sua caixa postal, este botão é representado pelo ícone ao lado. Figura 14 Movimentando Pastas As opções de Responder, Responder a Todos e Encaminhar, são representadas pelos botões descritos na imagem Figura 15. Figura 15 - Botões de resposta de mensagens Através deste atalho é possível acessar as opções de . Calendário: Através desta opção é possível visualizar reuniões, eventos e demais configurações de Calendário. Contatos: Através desta opção é possível gerenciar contatos. Tarefas: Opção utilizada para Gerenciamento de Tarefas. Documentos: Através desta opção é possível acessar Servidores SharePoint Services. Obs. Opção não disponível no Diveo Exchange. 15

14 Criando uma nova mensagem Com o OWA 2007 é possível criar mensagens com uma série de recursos, alguns destes são apresentados abaixo: Figura 17 - Criando uma nova mensagem Enviar: Após compor uma nova mensagem, o usuário clica no botão enviar para fazer a entrega da mensagem. Salvar: Caso queira salvar a mensagem como rascunho, é possível através deste botão. Anexar Arquivo: Botão usado para anexar arquivos. Catálogo de Endereços: Consulta ao Catálogo de Endereços, contatos, listas de distribuição e pessoas. Verificar Nomes: Botão utilizado para validar nomes (endereço de ). Prioridade Alta: Modificar a prioridade de uma mensagem para Alta Prioridade Baixa: Modificar a prioridade de uma mensagem para Baixa. Inserir Assinatura: Permite que o usuário faça a inclusão de uma assinatura na mensagem que está sendo editada. 17

15 Com o OWA 2007, o usuário tem a possibilidade de realizar a verificação de ortografia em mensagens. Acessando o botão Verificar Ortografia é possível escolher uma série de idiomas pré-definidos conforme pode ser visto na figura17. A verificação de ortografia pode ser acessada através de o ícone Verificar Ortografia Figura 18 - Escolhendo o idioma para verificação de ortografia Classificação de Mensagem: Realiza a classificação de mensagens por tipos como mensagens confidenciais, mensagens internas e outras. Opções de Mensagem: Através desta opção é possível definir prioridade da mensagem, sensibilidade, opções de controle de entrega e leitura. Na figura 19, é possível observar as opções de Prioridade, Sensibilidade e Controle de Mensagens. Figura 19 - Opções de mensagens 18

16 Formatação de Mensagem: É possível selecionar o tipo de formatação de mensagem através desta opção. Campos Para... E CC...: Através desta opção o usuário escolhe os contatos aos quais é desejado fazer o envio de mensagens; Campo Assunto: Usado para identificação do assunto da mensagem. Botões de Formatação de Texto: Permite realizar a escolha de fontes e tamanho do texto inserido no corpo da mensagem. Botões de Formatação de Texto: Permite definir numeração de itens dentro das mensagens, marcações, cores, dentre outras disponíveis nesta barra de ferramentas. 19

17 Exibição por Semana: Figura 28 - Exibição por Semana Exibição por Mês: Figura 29 - Exibição por Mês 24

18 Criando Compromissos Para criar novos compromissos, dentro da janela de Calendário, selecione e em seguida a opção características:, uma nova janela é apresentada com as seguintes No exemplo a seguir, o usuário do mailbox está criando um compromisso para realizar um pedido de material de escritório, na data agendada, o Outlook deve exibir um alerta com a atividade programada. Ainda é possível definir alguns estados durante a execução da atividade. Figura 30 - Agendando um compromisso Existe a possibilidade de convidar participantes para um compromisso, selecionando o botão convidar participantes, com isso à janela recebe campos adicionais como mostrado na figura 29. Figura 31 - Convidando participantes para um compromisso 25

19 Ao selecionar o item convidar participantes, novos campos são adicionados, através desta opção, é possível convidar outros usuários. O Botão convidar participantes sofre modificações, para permitir o cancelamento dos itens inseridos. Para finalizar o envio do compromisso é necessário clicar no botão Salvar e Fechar, a partir deste momento o agendamento do compromisso está na agenda do usuário. Criando Solicitação de Reunião O processo de criação de Solicitação de Reunião é muito semelhante à Criação de Compromisso. Para criação um novo evento clique na opção, e selecionar a opção, uma nova janela é apresentada com as seguintes características: Figura 32 - Agendamento de reunião O usuário deve preencher as informações necessárias para o agendamento da reunião, onde alguns campos são comuns para qualquer tipo de mensagem: Formatação, classificação de mensagem, prioridade, anexos, verificar usuários, salvar entre outros. Os demais campos são apresentados a seguir: Pessoas necessárias para realização da reunião. Pessoas necessárias para realização da reunião, mas não obrigatórias. 26

20 Recursos a serem utilizados como Sala de Reuniões, Projetores, etc. Assunto que deve ser tratado. Local onde deve ser realizada a reunião. Permite que o organizador saiba se os convidados irão participar da reunião agendada. Horário de início do Evento. Horário de término do Evento. Mostrar alerta na tela sobre o evento. Definir qual é o estado do dono da agenda, se disponível, provisório, ocupado ou ausência temporária. Categorização de mensagens conforme necessidade do usuário. Realiza o envio da mensagem aos participantes informados nos campos: Necessário e Opcional. 27

21 Ao selecionar a guia Assistente de Agendamento, o usuário tem a possibilidade de visualizar a disponibilidade dos usuários de sua organização, inclusive quais podem estar ocupados no momento do agendamento do compromisso. Figura 33 - Verificando a disponibilidade de participantes Na guia Controle, o usuário pode verificar quais usuário deram resposta sobre a solicitação de agendamento de reunião. Figura 34 - Verificando respostas sobre agendamentos 28

22 Criando uma Lista de Distribuição Listas de distribuição são usadas para agrupar contatos, o usuário pode colocar em sua lista, membros da organização a qual ele pertence, e contatos do usuário. Para criar uma lista, o usuário deve selecionar o combo ao lado de novo(a), e após Lista de Distribuição. Figura 38 - Criando uma nova lista de distribuição Uma nova janela é apresentada, preencha o nome da lista e selecione a opção Membros. Figura 39 - Criação de Lista Figura 40 - Adicionando membros em uma lista 30

23 Tarefas O item Tarefas é utilizado para auxiliar o usuário no controle de suas atividades, nesta o usuário pode fazer acompanhamentos, definir alertas, porcentagem de conclusão de uma atividade, entre outras atividades. Criando uma Tarefa Para criar uma nova tarefa, o usuário deve escolher a opção Novo(a) e em seguida Tarefa, conforme a figura 41. Figura 41 - Criando nova tarefa No exemplo da figura 42, o usuário esta criando uma atividade para coleta de informações mensais, neste caso o usuário definiu data de inicio e fim da atividade, além de um lembrete de quando esta atividade deve começar, o usuário pode ainda definir status da atividade, prioridade e % concluída, além de outras que podem ser observadas na figura 42. Após a conclusão do preenchimento dos dados da tarefa, o usuário pode Salvar e Fechar a tarefa agendada. Figura 42 - Preenchendo dados de uma tarefa 31

24 Recorrência de uma Tarefa Existem casos em que uma mesma atividade precisa ocorrer mais de uma vez, para estes casos o usuário, pode fazer o uso do item recorrência, o usuário define qual é o período de recorrência daquela atividade, e aquela atividade entra em sua lista de atividades no período determinado. No exemplo a seguir, a tarefa esta sendo repetida por quatro vezes, nas datas mencionadas esta atividade é adicionada a lista de tarefas. Figura 43 - Criando item de recorrência Após a recorrência ter sido criada, é possível visualizar os detalhes, selecionando a tarefa inicial. Através da janela exibida na figura 44, é possível criar novas tarefas, mudar a visualização, apagar tarefas, pesquisar assuntos, entre outras opções. Figura 44 - Obtendo informações sobre recorrência 32

25 Fazendo o uso dos recursos WebReady O Exchange Server 2007, através de sua interface OWA, introduz um novo conceito para visualização de arquivo na Web. O recurso conhecido como WebReady, realiza a conversão de arquivos para o formato HTML, permitindo ao usuário visualizar certos tipos de arquivos em um navegador. O Diveo Exchange fornece acesso a estas funcionalidades, com isso os usuários podem visualizar arquivos anexos diretamente no navegador, os tipos de arquivos suportados estão descritos na tabela 1. Aplicativos Microsoft Office Word Microsoft Office Excel Microsoft Office PowerPoint Formato Adobe Portable Document Format Tabela 1 - Tabela de extensões suportadas Extensões.doc,.dot,.rtf,.docx.xls,.xlsx.ppt,.pps,.pptx.pdf A exibição de arquivos WebReady, tem como finalidade fornecer uma versão básica da visualização do documento, para visualização com recursos adicionais, é necessário utilizar o aplicativo ao qual o arquivo foi gerado. No processo de impressão de arquivos, do Excel, Power Point e Adobe PDF, apenas uma pagina pode ser impressa por vez, mas o documento tem a possibilidade de rolagem por todas as paginas do arquivo. No Microsoft Word, não existe a limitação de imprimir apenas uma página por vez. Acessando recursos WebReady Ao acessar uma mensagem com uma extensão suportada, é apresentada uma mensagem ao lado do arquivo, coma opção Abrir como Página da Web, conforme pode ser visto na figura 45. Figura 45 - Exibindo um arquivo WebReady 33

26 Ao selecionar a opção Abrir como Página da Web, uma janela com o documento em anexo é apresentada, conforme pode ser visto na figura 46. O usuário tem a opção de abrir o documento, através do aplicativo correspondente, fazendo o download do arquivo. Pastas de trabalho do Excel Figura 46 - Acessando recursos WebReady Uma pasta de trabalho do Excel exibida com a Exibição de Documentos WebReady oferece links para páginas, permitindo que o usuário navegue por todas as linhas e planilhas da pasta. As pastas de trabalhos são exibidas com tabelas dinâmicas e formatação de células. Alguns componentes de uma pasta de trabalho podem não ser exibidos tão precisamente quanto outros. Por exemplo, alguns tipos de gráficos não são aceitos e podem aparecer como páginas de gráficos em branco ao serem exibidos. Para certificar-se de que está vendo as pastas de trabalho do Excel como elas realmente devem aparecer, abra-as com o Excel. Apresentações do PowerPoint A Exibição de Documentos WebReady exibe slides do PowerPoint exatamente como aparecem no aplicativo PowerPoint. A exibição é fácil, porque os usuários podem usar a caixa de entrada de número de página ou os links de páginas para ir de um slide para outro. Há barras de rolagem se os slides forem muito grandes para a janela atual. Cada slide é convertido em um arquivo de imagem e exibido como uma imagem embutida. Arquivos Adobe PDF Arquivos Adobe PDF são exibidos em uma janela com barras de rolagem, links de páginas e uma caixa para entrada de números de páginas. Referencia: 34

27 Opções Ao acessar a Sessão Opções, conforme a figura 47, o usuário tem acesso a inúmeras configurações. Figura 47 - Menu Opções No acesso ao menu de opções o usuário tem acesso a personalização e configurações que auxiliam o usuário no gerenciamento da caixa postal, itens como aparência, configurações de lixo eletrônico, entre outras mais. Configurações Regionais Definições de Idioma e Formatos de Data e Hora. Sistemas de Mensagens Definições de Opções de Mensagem, Assinatura de , Formato de Mensagem, Opções de Controle de Mensagens, Opções do Painel de Leitura. Verificar Ortografia Definições de Opções de Ortografia e Idioma do Dicionário. Opções de Calendário Definições de Opções de Calendário, Semana Útil do Calendário, Opções de Lembrete e Processamento Automático do Calendário. Assistente de Ausência Temporária Definições de Assistente de Ausência Temporária Regras Definições de Regras de Mensagens. Segurança de Definições de Segurança de como identificação digital. Lixo Eletrônico Definições de Lixo Eletrônico. Alterar Senha Utilizado para troca de senha do usuário. Configurações Gerais Definições de Resolução de Nome de , Aparência e Acessibilidade. Itens Excluídos Usado para recuperar mensagens excluídas. Dispositivos Móveis Definições para configuração de dispositivos móveis. Sobre Informações sobre versões e conexões. Figura 48 - Menu de Configurações 35

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