Conferência BPM Lisbon /06/2011. Amélia Cardoso - SGMTSS

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Domingos Alcântara
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1 Desenvolvimento da Arquitectura Organizacional assente em competências organizacionais uma experiência

2 2001/ Programa de Melhoria Contínua para o Ministério PMC/PDCA 4 Organismos SNRIPD CNPRP CDSSSS SSMTS 4 Processos reorganizados SGMTSS 5 Processos reorganizados

3 Reorganização de Processos na SG 2001 / 2002 Abordagem metodológica Racionalização de processos Observância dos critérios para certificação Redesenho e adaptação dos processos numa perspectiva de: Eficácia e eficiência da gestão Identificação de indicadores de performance Simplificação e desburocratização de procedimentos Satisfação dos clientes (internos e externos) Forma de selecção dos processos Diagnóstico efectuado por uma equipa de projecto Processos estruturantes e transversais Áreas críticas

4 Desenvolvimento da Arquitectura Organizacional assente em competências organizacionais Abordagem Metodológica Análise top-down Equipa de trabalho constituída por todos os responsáveis dos processos Diagnóstico efectuado por toda a organização Factores Críticos de Sucesso Dono da obra - direcção de topo Envolvimento de todos os responsáveis dos processos na modelização da organização Acompanhamento permanente, por parte da equipa da qualidade, da evolução dos indicadores para cada processo

5 Estratégia MTSS Missão/visão Objectivos Estruturantes t t Indicadores Metas Competências organizacionais/macro- Processos do MTSS

6 Competências organizacionais/macro- Processos do MTSS Estratégia SGMTSS Missão/visão Objectivos Estruturantes Indicadores Metas

7 Modelo de Contexto Externo do MTSS Stakeholders Estratégicos

8 Competências organizacionais de 1º nível do MTSS Modelo de Macro Processos de 1.º Nível

9 Objectivos e Indicadores Operacionais do MTSS ( )

10 Objectivos e Indicadores Operacionais do MTSS

11 Competências Organizacionais 1.º Nível por Unidade Orgânica

12 Competências organizacionais de 2º nível do MTSS onde a SG intervém

13 Modelo Virtual das Competências Organizacionais da SG Suporte MTSS Suporte SG Negócio MTSS

14 CO Planear e Controlar Gestão MTSS Funções da SG MTSS e Objectivos da CO MTSS Notas sobre Funções da SG MTSS no âmbito da CO Elaborar relatórios de gestão e execução orçamental da SG, dos gabinetes e outras entidades do ministério Elaborar orçamentos da SG, dos gabinetes e outras entidades do ministério Elaborar contas de gerência dasg SG, dos gabinetes e outras entidades do ministério Elaborar Plano de actividades, QUAR da SG Gerar informação agregada dos serviços do MTSS Objectivos CO MTSS 1. Melhorar eficiência 2. Garantir a satisfação dos clientes internos e externos do ministério 3. Assegurar o cumprimento do plano e orçamento do MTSS

15 Desdobramento das Competências Organizacionais da SG Planear e Controlar Gestão MTSS

16 CO Planear e Controlar Gestão MTSS Modelo de CO 2º Nível DSIQ DSGFP DSIQ

17 CO Planear e Controlar Gestão MTSS Objectivos e Indicadores Sub CO Objectivos Sub CO Indicadores Sub CO Unidade Existe? Elaborar Plano e Orçamento SG e Outros MTSS 1. Garantir a adequação do plano e orçamento à estratégia SG e Outros MTSS 1.1 Indice de adequação do plano e orçamento à estratégia SG e Outros MTSS (resulta da análise do cumprimento do plano e orçamento vs cumprimento das metas dos objectivos estruturantes e operacionais) Escala Não Controlar Execução Plano e 2. Assegurar uma monitorização 2.1 Desvio médio às metas de Orçamento SG e Outros MTSS eficaz dos objectivos todos os indicadores Gerar Informação Gestão MTSS 3. Assegurar uma monitorização eficaz do orçamento 4. Fornecer informação adequada e atempada sobre gestão MTSS 3.1 Desvio médio às metas de todos os indicadores do orçamento 4.1 Indice de satisfação dos clientes (atrasos, erros, pedidos de esclarecimento, devoluções,...) % Não % Não Escala Não

18 CO Planear e Controlar Gestão MTSS Actividades

19 CO Planear e Controlar Gestão MTSS Tarefas

20 Em Síntese Arquitectura organizacional Arquitectura de processos numa perspectiva estratégica DSGFP DSIQ DSIQ

21 CO 1º nível SGMTSS, Sub CO, Indicadores e Metas CO Gerir Colaboradores Objectivos da CO 1. Melhorar a 2. Melhorar a 3. Melhorar 4. Garantir a qualidade de eficiência na gestão serviço no âmbito dos colaboradores dos colaboradores adequação das competências dos colaboradores à estratégia do MTSS satisfação dos clientes internos do ministério Sub CO Objectivos Sub CO Indicadores Sub CO Unidade Seleccionar e Recrutar Colaboradores SG MTSS 1. Garantir satisfação dos pedidos de admissão de colaboradores 1.1 Colaboradores admitidos que cumprem o perfil solicitado 2. Satisfazer atempadamente os 2.1 Pedidos de admissão pedidos de admissão de colaboradores satisfeitos sem atraso % X X N.º X Processar Remunerações e Prestações MTSS Administrar Colaboradores MTSS 3. Processar as remunerações e prestações atempadamente 4. Processar correctamente as remunerações e prestações 5. Responder atempadamente às solicitações relativas à administração dos colaboradores 6. Responder correctamente às solicitações it relativas à administração i dos colaboradores 7. Enviar informação correcta para processamento de remunerações (inclui prémios) e prestações 8. Assegurar a satisfação dos colaboradores relativamente à informação e serviços prestados 3.1 Processamento (folhas) de remunerações e prestações sem atraso % X 4.1 Processamento (folhas) de remunerações e prestações sem % X erro 5.1 Solicitações relativas à administração dos colaboradores % X respondidas sem atraso 6.1 Solicitações relativas à administração i dos colaboradores % X respondidas sem erro 7.1 Ocorrência de erros na informação para processamento de % X remunerações e prestações 8.1 Indice de satisfação dos colaboradores relativmente à Escala informação e serviços prestados X

22 O que foi diferente no Desenvolvimento da Arquitectura Organizacional assente em competências organizacionais Abordagem top-down, partindo do MTSS Houve enquadramento da actividade da SG na estratégia do Ministério Reflectiu-se com todos os responsáveis das CO/macro-processos a razão de ser da SG e quais dão resposta aos objectivos do Ministério Envolvimento directo dos responsáveis e técnicos envolvidos na gestão da CO/macroprocesso Oportunidades de identificação das áreas críticas de negócio Percepção da necessidade de articulação entre as diversas áreas de negócio Construção em equipa dos indicadores de desempenho de cada CO/macro-processos Solução de compromisso entre todos os agentes da organização Painel global das competências organizacionais da organização aos diversos níveis e com interligação entre elas

23 Em 2010 foi possível Alinhamento entre os objectivos da SG Plano de Actividades 2011 já reflectem esta metodologia Estabelecer um quadro de Objectivos, Indicadores e Metas na SG, contribuindo para uma harmonização entre o SIADAP e a estratégia da organização O futuro Definir as actividades e as tarefas para cada macro-processo de nível mais elementar identificado Definição dos processos, com a descrição dos respectivos fluxos, regras

24 Desenvolvimento da Arquitectura Organizacional assente em competências organizacionais uma experiência

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