27. Organize o seu Espaço de Trabalho: Ficheiros Electrónicos Organize o seu Espaço de Trabalho: Contactos Organize o seu Espaço de

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Alessandra Eger Gama
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1 ÍNDICE Como usar este livro 13 Introdução: Este livro pode poupar-lhe tempo! 15 l. O Difícil É Começar Elabore um Estudo do Tempo Defina as Áreas Problemáticas Estabeleça Objectivos Claros para o seu Trabalho Ponha por Escrito os seus Objectivos e as suas Metas Estabeleça Objectivos Definidos Face ao Modo como Emprega o seu Tempo Estabeleça Objectivos Diários e Semanais Comece o seu Dia na Noite Anterior Não Adie O Princípio de Pareto: O «ABc,) da Definição de Prioridades O «fi.» no «ABC» O «B» no «ABC» O «C» no «ABC» Aponte as Tarefas a Concretizar à Medida que lhe Forem Sendo Atribuídas Estabeleça Prazos para as suas Tarefas Comprometa-se com Menos do que o que Pode Fazer e Tente Entregar Mais do que Aquilo a que se Tinha Comprometido Mantenha um Registo dos Resultados Faça uma Lista das Tarefas a Fazer Use a sua Lista das Tarefas a Fazer! Partilhe a sua Lista das Tarefas a Fazer Mantenha Actualizada a sua Lista das Tarefas a Fazer Organize o seu Espaço de Trabalho: Aspectos Gerais Organize o seu Espaço de Trabalho: A Secretária Organize o seu Espaço de Trabalho: Ficheiros em Papel Organize o seu Espaço de-trabalho: Pastas de Arquivo 45 Pag.

Estabeleça Objectivos Diários e Semanais 24 8. Comece o seu Dia na Noite Anterior.. 25 9. Não Adie 26 10. O Princípio de Pareto: 80-20 27 11. O «ABc,) da Definição de Prioridades 28 12. O «fi.

2 27. Organize o seu Espaço de Trabalho: Ficheiros Electrónicos Organize o seu Espaço de Trabalho: Contactos Organize o seu Espaço de Trabalho: Faça uma Triagem aos seus Ficheiros Despache de Forma Eficiente a sua Correspondência Mantenha um Arquivo Provisóri o Use Apenas uma Agenda O que Guardar e o que Não Guardar O que Fazer com Rascunhos de Documentos Guarde os Cartões-de-visita Saiba quais as Horas em que Trabalha Melhor Agende os Compromissos Mais Importantes para as Horas em que Trabalha Melhor Agrupe Tarefas Semelhantes Erga uma Vedação Reserve algum Tempo para Imprevistos - Todos os Dias Calendarização: Um Processo em Cinco Etapas Calendarização: la Etapa Calendarização: 2 a Etapa Calendarização: 3 a Etapa Calendarização: 4 a Etapa Calendarização: 5 a Etapa Use uma Agenda Electrónica Tire Partido da sua Agenda Electrónica Esteja Presente em Reuniões Externas Minimize as Interrupções: Estabeleça Horários de Trabalho O Segundo Grande Culpado pela Perda de Tempo Gerir o Voic A sua Mensagem de Voic Use o Voic como uma Ferramenta de Triagem Use Eficientemente o «Caller Il)» Como Lidar com as Chamadas Recebidas Como Lidar com as Chamadas Realizadas Mantenha Registos Escritos das Chamadas Telefónicas Falar É Mais Rápido do que Escrever Memorandos Tratar da Correspondência em Papel Tratar da Correspondência Electrónica: Quando Tratar da Correspondência Electrónica: Brevidade Tratar da Correspondência Electrónica: Ficheiros Tratar da Correspondência Electrónica: Combata o Spam Correspondência Electrónica: Desencoraje os Brincalhões 87

Use Apenas uma Agenda 52 33. O que Guardar e o que Não Guardar 53 34. O que Fazer com Rascunhos de Documentos 54 35. Guarde os Cartões-de-visita 55 36.

3 I I Correspondência electrónica: Organize as suas Pastas. Correspondência Electrónica: Escreva o Assunto de Forma Clara e Directa. Copiar e Colar São Dois dos seus Melhores Amigos. Lidar com Visitas no Escritório. Lidar com Ficheiros em Papel... Revistas: Seleccione e Elimine. Recorra a um «Ficheiro de Leitura». Crie uma Lista de Contactos. Use um PDA. Use-o para Ganhar Tempo - E Não para Perder Mais Tempo. Mantenha o seu Software Actualizado. Mantenha o seu Desktop Limpo. Estabeleça um Sistema de Organização. Assegure-se que o seu Computador Trabalha Rapidamente. Assegure-se de que a sua Ligação à Internet é Rápida. Antivírus: Não Pode Ser uma Opção. Mais Sobre PDAs. Maldito Telemóvel!. Quem Tem o seu Número de Telemóvel?. Telemóvel: Definido para Vibrar. Optar ou Não pelo Bluetooth. Será que as Mensagens Instantâneas Fazem o seu Estilo?. Arranje a sua Própria Impressora!. Procure Formação em Informática para se Tornar Mais Eficiente O Terceiro Grande Culpado da Perda de Tempo. Não Podem Ser Evitadas - Mas PODEM Ser Eficientes!. Horários para Reuniões - Qpais os Mais Apropriados?. Estabeleça um Limite Temporal para as Reuniões. Defina uma Ordem de Trabalhos para as Reuniões. Use a Ordem de Trabalhos - Calendarize os seus Pontos. Distribua Antecipadamente a Ordem de Trabalhos. Procure Aperfeiçoar-se na Gestão de Reuniões. Treine os seus Colegas e Funcionários para Participarem Eficientemente numa Reunião. Esteja Presente Apenas nas Reuniões que Requerem a sua Presença. O Maior Culpado da Perda de Tempo. Transmita o seu Estilo de Trabalho. Adapte-se à Chefia. Procure um Mentor ou Formador

Lidar com Visitas no Escritório. Lidar com Ficheiros em Papel... Revistas: Seleccione e Elimine. Recorra a um «Ficheiro de Leitura». Crie uma Lista de Contactos. Use um PDA.

4 104. Controle a Interacção com os Outros A Geografia do Escritório A Disposição das Secretárias A Disposição das Cadeiras O Relacionamento com as Janelas Desencoraje as «Histórias de Guerra» Levante-se Aprenda a Dizer Não Aprenda a Delegar: Descubra que Tarefas Pode Atribuir à sua Equipa Aprenda a Delegar: Descubra que Tarefas a sua Equipa Pode Desempenhar Melhor Aprenda a Delegar: Treine a sua Equipa para Desempenhar as Tarefas Atribuídas Reconheça que Adiar É um Mau Hábito: Procure Combatê-lo Não Adie o que Tem para Fazer, seu Fraco! Se Está na Lista das Tarefas a Fazer, Faça-o Entregue-se à Tarefa ou Delegue-a «Isso Não Faz Parte do meu Trabalho, Pãl» Vença o Medo do Desconhecido Ultrapasse a Insegurança Quanto aos seus Conhecimentos Se Não Está Interessado, Passe a Estar Se Não Gosta da Tarefa Faça-a e ela Desaparecerá Procure Conjugar Várias Deslocações ou Viagens Aproveite as suas Viagens para Aprender Aproveite as suas Viagens para Comunicar Aproveite as suas Viagens para se Descontrair Aproveite as suas Viagens para se Preparar Aproveite as Viagens de Avião para se Actualizar Aproveite os Períodos de Viagem para Ler, Estabeleça Objectivos Pessoais e Familiares Assegure-se de que Reserva algum Tempo para os seus Objectivos Pessoais Reserve algum Tempo para Descansar durante o Dia Faça algumas Pausas Breves Não se Mate a Trabalhar Marque Antecipadamente as suas Idas ao Médico ou ao Dentista Marque as suas Idas ao Médico ou ao Dentista para de Manhã Cedo Dicas para Compras: Compre por Atacado Organize o seu Roupeiro 166

Aprenda a Delegar: Descubra que Tarefas Pode Atribuir à sua Equipa 138 113. Aprenda a Delegar: Descubra que Tarefas a sua Equipa Pode Desempenhar Melhor 139 114.

5 140. Não Faça Deslocações Propositadas - Associe as Deslocações que Tem de Fazer Organize e Sistematize a sua Rotina Matinal Treine a sua Família Ofereça Recompensas a Si Mesmo Não Seja Perfeccionista Comunicação em Casa: Está Demasiado Disponível? Ver Televisão Suga Tempo às Pessoas Controle o Acesso das Crianças à Televisão Controle o Acesso das Crianças à Internet Não Consulte o seu Portfolio Todos os Dias Marque Férias - E Faça-as! Tente Viver Perto do Trabalho 179 Índice Remissivo 181

Comunicação em Casa: Está Demasiado Disponível? 173 146. Ver Televisão Suga Tempo às Pessoas 174 147.

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