TREINAMENTO SISTEMA RESERVE. Hospedagem

Transcrição

1 TREINAMENTO SISTEMA RESERVE Hospedagem

2 ACESSO AO SISTEMA RESERVE Acesso: Intranet: Área do Empregado >> Viagens >> Site da BK2: Digitar o Login de usuário do Reserve; 2 Digitar a senha de usuário do Reserve; 3 Clicar no botão Entrar ; 2 3 2

3 Fazer Pedidos 3

4 Fazer Pedidos Clique em Fazer Pedidos ou Menu > Pedidos > Fazer Pedidos. Campos marcados com ícones amarelos são de preenchimento obrigatório. 4

5 Fazer Pedidos Selecione a aba Hotel 5

6 Fazer Pedidos Preencha os dados do passageiro (Coluna à esquerda) e selecione o Consultor que ficará responsável pelo seu pedido; 2- Selecione a cidade 3- Selecione a opção bairro e insira o mesmo; 4- Insira a data do check-in (entrada) e do check-out (saída) 5- Clique em Buscar. 6

7 Fazer Pedidos Clique na tarifa referente a opção de hotel escolhido 7

8 Fazer Pedidos 2 - Selecione a opção Single (tipo de apartamento); 2- Clique em Pedir. 8

9 Fazer Pedidos - Clique em OK 9

10 Tela do pedido criado Fazer Pedidos 0

11 Fazer Pedidos Tela após solicitação da reserva do hotel pelo consultor

12 Fazer Pedidos 2 3 Após a confirmação do hotel o consultor irá inserir os dados da confirmação. - Situação do pedido; 2- Localizador; 3- Blog com as respectivas regras. 2

13 Fazer Pedidos SOLICITAÇÃO DE HOSPEDAGEM SEM PREFERÊNCIA DE HOTEL OU LOCALIZAÇÃO Clique na aba Hotel ; 2- Preencha os dados do passageiro (Coluna à esquerda) e selecione o Consultor que ficará responsável pelo seu pedido; 3- Selecione a cidade 4- Selecione a opção hotel e digite Sem Preferência ; 5- Insira a data do check-in (entrada) e do check-out (saída) 6- Clique em Pedir. 3

14 Fazer Pedidos - Clique em OK 4

15 Fazer Pedidos Selecione a aba Blog ; 2- Clique em Adicionar item ; 3- Insira o comentário; 4- Clique em Gravar. 5

16 Fazer Pedidos PROCEDIMENTOS APÓS CRIAÇÃO DO PEDIDO SEM PREFERÊNCIA O Consultor após pesquisar opções de hotéis na cidade selecionada, irá inserir as opções no BLOG (Valores e disponibilidade sujeitos a alterações e disponibilidade sem prévio aviso). O Solicitante deverá informar no Blog a opção escolhida. O Consultor fará a reserva junto ao Hotel, inserindo os respectivos dados da mesma. O Solicitante deverá notificar o Autorizador e este deverá autorizar o pedido. O Consultor irá emitir o Voucher. 6

17 Notificar o Pedido - Clique no ícone Notificar Autorizador. 7

18 Notificar o autorizador Quando NÃO houver desvio de política: - Selecione o autorizador; 2- Clique em Notificar autorizador. 2 8

19 Notificar o autorizador Quando HOUVER desvio de política: -Selecione Justificar no campo de observações ; 2- Clique em Salvar Justificativas. 3- Selecionar o Autorizador, 4- Inserir no campo de Observações as justificativas de violação de Políticas, 5- Clicar em Notificar Autorizador

20 Criar Pedido Vinculado Quando já tiver um pedido de Passagem Aérea e para a mesma viagem for necessário reservar hotel, deve-se criar um pedido Vinculado : - Clique no ícone Criar Pedido Vinculado 20

21 Criar Pedido Vinculado 2- Clique na aba Hotel 2 Quando criamos um Pedido Vinculado, o Sistema Reserve gera um novo Pedido com todas as informações do Passageiro, Dados de Cobrança e Dados Gerais (coluna à esquerda) já preenchidas. 2

22 Fazer Pedidos Clique na aba Hotel ; 2- Preencha os dados do passageiro (Coluna à esquerda) e selecione o Consultor que ficará responsável pelo seu pedido; 3- Selecione a cidade 4- Selecione a opção bairro e insira o mesmo; 5- Insira a data do check-in (entrada) e do check-out (saída) 6- Clique em Buscar. 2 22

23 Fazer Pedidos Clique na tarifa referente a opção de hotel escolhido 23

24 Fazer Pedidos 2 - Selecione a opção Single (tipo de apartamento); 2- Clique em Pedir. 24

25 Fazer Pedidos - Clique em OK 25

26 Tela do pedido criado Fazer Pedidos 26

27 Visualização do Pedido Vinculado Selecione um pedido vinculado Pedido do Aéreo Vinculado ao Hotel - Clique na aba Selecione um pedido vinculado para visualizar. 27

28 Visualização do Pedido Vinculado Selecione um pedido vinculado Pedido do Hotel Vinculado ao Aéreo - Clique na aba Selecione um pedido vinculado para visualizar. 28

29 Notificar pedido vinculado - Clique em Notificar Autorizador. Quando houver um pedido vinculado, o solicitante poderá notificar os dois pedidos simultaneamente. 29

30 Ver Pedidos - Para visualizar os pedidos que ainda não foram emitidos, ao acessar o Reserve, clique em Ver Pedidos OU Menu > Pedidos > Ver Pedidos 2- Clique sobre o número do Pedido para visualizá-lo. 2 30

31 Ver Pedidos Não tendo o número do Pedido, utilize o Menu de Busca para localizar pelo nome do Viajante Selecione a opção Passageiro. 2- Insira o nome do passageiro. 3- Selecione a opção Todos. 4- Clique em buscar. 3

32 Ver Pedidos Para visualizar através do número do pedido. - Digite o número no retângulo 2- Clique na Lupa. 2 32

33 Alteração no Pedido Para pedidos já emitidos ou não, o Solicitante NÃO deve criar um novo pedido e sim no blog. Procedimentos: O Solicitante deverá inserir a solicitação de alteração no Blog do Pedido ORIGINAL. - Já com o pedido aberto, clique na aba BLOG. 2- Clique em Adicionar item. 3- Inserir solicitação de alteração. 4- Selecione o item Notificar o Consultor por deste comentário. 5- Clique em Gravar

34 Alteração no Pedido O Consultor irá verificar junto ao hotel e inserir no Blog do Pedido Original a disponibilidade e os novos valores. (Sujeitos a alterações e disponibilidade sem prévio aviso). O Solicitante deverá informar no Blog se está de acordo e se a alteração está autorizada pelo Autorizador. O Consultor fará a alteração junto ao Hotel e se necessário criará o Pedido de Remarcação ou Vinculado com os dados da nova reserva (uma vez feita a alteração da reserva no hotel, novas alterações poderão ser feitas respeitando as regras de cancelamento e/ou alterações do hotel). O Consultor irá inserir os dados da nova reserva no Sistema Reserve O Solicitante deverá notificar o Autorizador e este deverá autorizar o pedido. O Consultor irá então emitir o novo Voucher. 34

35 Blog do Pedido Procedimentos do Solicitante Toda e qualquer informação, dúvida ou solicitação deverá ser feita através do BLOG. O Blog fica registrado no Pedido e o Sistema Reserve não permite que ele seja deletado ou alterado. Este procedimento nos resguarda em caso de consultas futuras e/ou esclarecimentos para a Auditoria. Cancelamento Solicitar antes da data do check-in conforme regras do hotel para evitar No Show de uma diária ou período completo. Remarcação O Solicitante deverá informar: Novo período; Antecipação de check-in; Prorrogação de check-out; Tipo de apartamento. 35

36 Reenvio ou Impressão de Vouchers Emitidos - Clicar no ícone Reenvio de dados da Reserva e Emissão. 2- Clicar na barra verde - Reserva Clicar na barra verde - Confirmação. 3 36

37 Reenvio ou Impressão de Vouchers Emitidos - Selecionar os destinatários para os quais devem ser reenviadas as cópias dos Vouchers emitidos. 2- Clique em Enviar. Caso queira apenas IMPRIMIR o voucher, clique em Visualizar para abrir a cópia e logo em seguida clique com o lado direito do mouse e selecione a opção Imprimir. 2 37

38 Ícones e Situação do Pedido Este Pedido está, mostra a Situação do Pedido: Ações que já foram tomadas, Vermelho: O que ainda precisa ser feito. Notificar o Autorizador Reenvio de Dados da Reserva e da Emissão Criar Pedido Vinculado Alterar Dados do pedido Excluir Pedido Autorizar Pedido Anular a Autorização do Pedido 38