PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS SEGUNDO O PMBOK. Faculdade PITÁGORAS Unidade Raja Prof. Valéria valeriapitagoras@gmail.

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1 PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS SEGUNDO O PMBOK Faculdade PITÁGORAS Unidade Raja Prof. Valéria valeriapitagoras@gmail.com 1

2 Processos Processos, em um projeto, é um conjunto de ações e atividades inter-relacionadas realizadas para obter um conjunto préespecificado de produtos, resultados ou serviços. PMBOK O PMBOK 5ª edição apresenta 47 processos distribuídos entre os grupos de processos. 2

3 Grupos de Processo PMBOK Como já vimos, o PMBOK apresenta 5 grandes grupos de processos conforme abaixo: 3

4 Grupos de Processos Atividades típicas Fase de iniciação Identificação das necessidades; Identificação do Gerente de Projetos; Identificação dos Stakeholders; Estabelecimento de objetivos; Definição de metas e escopo; Análise de potencialidades e recursos disponíveis; Estimativa de recursos necessários; Elaboração, apresentação, avaliação e seleção da proposta; Decisão de executar. 4

5 Grupos de Processos Atividades típicas Fase de planejamento Identificação das necessidades; Elaboração das documentações; Detalhamento das metas e objetivos; Programação das atividades; Determinação de pontos de controle; Programação dos recursos; Delegação de autoridade; Estruturação formal; Montagem do sistemas de comunicação. 5

6 Grupos de Processos Atividades típicas Fase de execução Utilização dos recursos; Execução das etapas previstas; Utilização dos recursos dentro de programado; Controle e reprogramação de atividades; Ativação da comunicação entre os membros de um projeto. 6

7 Grupos de Processos Atividades típicas Fase de controle Aplicar meios de controle durante todo o projeto com ênfase maior durante a fase de execução para garantir que o executado esteja em conformidade com o planejado, através de: Inspeção; Auditorias; Checklists; Reuniões. 7

8 Grupos de Processos Atividades típicas Fase de encerramento Elaboração da memória do Projeto ; Levantamento das informações sobre o desempenho; Discussão das lições aprendidas; Fechamento dos contratos; Apresentação do produto do Projeto; Realocação dos recursos. 8

9 Grupos de Processos PMBOK Dentro de cada um destes grupos, podemos encontrar processos de diferentes áreas de conhecimento do PMBOK 4ª edição, conforme ilustra a figura a seguir: 9

10 Grupos de Processo PMBOK 10

11 Processos de cada uma das disciplinas do Gerenciamento de projetos 11

12 Todo processo possui um conjunto de tarefas de entradas e de saídas que são definidas pelo PMBOK. ENTRADAS PROCESSO SAÍDAS Entradas: subsídios que serão utilizados ou influenciarão os processos; Ferramentas e técnicas: instrumentos ou mecanismos aplicados às entradas para produzir as saídas; Saídas: documentos ou resultados do processos. O slide a seguir ilustra o processo 4.1 Elaborar o termo de abertura do projeto 12

13 Exemplo: Termo de Abertura do Projeto Processo 4.1 desenvolver o termo de abertura do Projeto. Entradas 1. Declaração do trabalho do projeto 2. Business cases Ferramentas e técnicas 1- Opinião especializada Saídas 1. Termo de abertura do Projeto 3. Contrato 4. Fatores ambientais da empresa 5.Ativos de processos Organizacionais. 13

14 Os Grupos de Processos 14

15 Iniciação 15

16 O início de um Projeto Os Projetos são um meio de organizar atividades que não podem ser abordadas dentro dos limites operacionais normais da organização. Os Projetos são frequentemente utilizados como um meio de atingir o plano estratégico de uma organização, seja a equipe do Projeto formada por funcionários da organização ou um prestador de serviços contratado. 16

17 Processos de Iniciação O grupo de processos de Iniciação é constituído pelos processos que facilitam a autorização formal para iniciar um novo projeto ou uma fase do projeto. PMBOK Nesta fase do projeto, não é necessário uma equipe de gerenciamento de projeto, pois o projeto ainda está em fase de aprovação. A aprovação e o financiamento do projeto são tratados fora dos limites do projeto. 17

18 02 Processos de Iniciação Desenvolver o Termo de abertura do Projeto Trata da autorização do projeto ou uma fase do projeto Identificar as partes interessadas Mapear os stakeholders 18

19 O início de um Projeto Os Projetos são tipicamente autorizados como resultado de uma ou mais das seguintes situações: Uma demanda de mercado Ex. construção de carro econômico Uma solicitação de um cliente Um avanço tecnológico Um requisito legal/regulatório Uma necessidade social Necessidade do Negócio: Problema ou oportunidade A alta gerência precisa decidir como responder a esses estímulos e para quais Projetos deve fornecer autorização e termo de abertura. 19

20 O objetivo do Projeto Descreve o que o Projeto deve fazer ou produzir; Deve seguir a regra SMART: Specific(específico) Measurable(mensurável) Accurate(exato) Realistic(realista) Time bounded(limitado no tempo) 20

21 Planejamento 21

22 Ferramentas para planejamento Entendimento da situação atual: análise de ambientes econômico, político, legal, tecnológico, competitivo, social. Análise de SWOT: Forças Fraquezas Oportunidades Ameaças Análise dos stakeholders 22

23 Ferramentas para planejamento Brainstorming Delphi Entrevista com especialistas Reuniões efetivas documentadas: Antes (planejamento) Durante (execução) Depois (acompanhamento) Se conhecemos o inimigo e a nós mesmos, não precisamos temer o resultado de uma centena de combates. Se nos conhecemos, mas não ao inimigo, para cada vitória sofremos uma derrota. Se não nos conhecemos nem ao inimigo, sucumbimos em todas as batalhas. Sun Tzu 23

24 Resultado de um bom planejamento 24

25 Processos de Planejamento O grupo de processos de planejamento tem o objetivo de planejar e gerenciar um projeto bemsucedido para a organização. O PMBOK apresenta 24 processos de planejamento que desenvolvem o plano de gerenciamento do projeto, envolvendo o escopo do projeto, os custos do projeto, as atividades e prazos para conclusão do projeto (prazo, custo e escopo restrição tripla) e as áreas de conhecimento do projeto. 25

26 Plano de Gerenciamento do Projeto O plano de gerenciamento do projeto é composto por vários documentos das várias áreas de conhecimento definidas pelo PMBOK, que são as saídas dos vários processos do grupo de processos de planejamento, entre eles: Plano de Gerenciamento de Escopo Plano de Gerenciamento do Tempo Plano de Gerenciamento de Custos Plano de Gerenciamento de RH Plano de Gerenciamento das Comunicações Plano de Gerenciamento de Riscos Plano de Gerenciamento de Aquisições Plano de Gerenciamento da Qualidade Plano de Gerenciamento das partes interessadas 26

27 24 Processos 1. Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Projetos 2. Planejar o Gerenciamento do Escopo 3. Coletar Requisitos 4. Definir Escopo 5. Criar EAP 6. Planejar o Gerenciamento do Cronograma 7. Definir as Atividade 8. Sequenciar de Atividades 9. Estimar os Recursos das Atividades 10.Estimar as Durações das Atividades 11.Desenvolver o Cronograma 12.Planejar o Gerenciamento dos Custos 13.Estimar os Custos 14.Determinar o Orçamento 27

28 24 Processos 15.Planejar o Gerenciamento da Qualidade 16.Planejar o Gerenciamento dos Recursos Humanos 17.Planejar o Gerenciamento das Comunicações 18.Planejar o Gerenciamento dos Riscos 19.Identificar os Riscos 20.Analise Qualitativa de Riscos 21.Análise Quantitativa de Riscos 22.Planejamento de Respostas a Riscos 23.Planejar o Gerenciamento das Aquisições 24.Planejar o Gerenciamento das Partes Interessadas 28

29 Criar EAP (WBS) Um processo muito importante do grupo de processos de planejamento é o processo criar EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou WBS (Work Breakdown Structure). É uma Ferramenta utilizada para detalhamento do escopo, que é realizado a partir da decomposição (divisão) dos principais subprodutos do projeto em componentes menores, até o ponto onde seja possível planejar, executar, controlar e concluir. 29

30 10 Mandamentos da EAP 1.Cobiçarás a EAP do próximo; 2. Explicitarás todas as entregas, inclusive as necessárias ao gerenciamento do projeto; 3. Não usarás nomes em vão; 4. Guardarás a descrição dos pacotes de trabalho no dicionário da EAP; 5. Decomporás até o nível de detalhe que permita o planejamento e controle; 30

31 10 Mandamentos da EAP 6.Não decomporás em demasia, de forma que o custo/tempo de planejamento e controle não traga o benefício correspondente; 7. Honrarás o pai; 8. Decomporás de forma que a soma dos elementos filhos corresponda à entrega do elemento pai; 9. Não decomporás em somente uma entrega; 10.Não repetirás o mesmo elemento como componente de mais de uma entrega. 31

32 Exemplo de EAP Projeto computador Gerenciamento do projeto Documentos Manual Operação Estrutura Computador Pessoal Disco Rígido Montagem Teste Sistema Plano testes Sistema Operacional Especificação do sistema Manual Manutenção Projeto Fabricação Especificação Teste Instrução Verificação Relatórios Análise configuração Teste 32

33 Execução 33

34 Processos de Execução O grupo de processos de execução é constituído pelos processo usados para terminar o trabalho definido no plano de gerenciamento do projeto a fim de cumprir os requisitos do projeto. As variações ocorridas nos processos de execução, exigirão o replanejamento das atividades, ou seja, o retorno a fase de planejamento A maior parte do orçamento do projeto será gasta na realização dos processos do grupo de processos de execução. É formado por 8 processos 34

35 8 Processos 1. Orientar e gerenciar o trabalho do projeto ( execução) 2. Realizar a garantia da qualidade 3. Mobilizar a equipe do projeto 4. Desenvolver a equipe do projeto 5. Gerenciar a equipe do projeto 6. Gerenciar as comunicações do projeto ( distribuir informações) 7. Conduzir as aquisições 8. Gerenciar o envolvimento das partes interessadas. 35

36 Execução do planejamento 36

37 Monitoramento e Controle 37

38 Processos de Monitoramento e Controle É constituído por 11 processos. Realizar para observar a execução do projeto de forma que possíveis problemas possam ser identificados no momento adequado e possam ser corrigidos no momento adequado. Objetivos principais: Identificar variações no plano de gerenciamento do projeto Controlar fatores que poderiam dificultar o controle integrado de mudanças, de forma que somente mudanças aprovadas sejam implementadas. 38

39 11 Processos 1. Monitorar e controlar o trabalho do projeto 2. Controle Integrado de Mudanças 3. Validar o Escopo (Verificar) 4. Controlar o Escopo 5. Controlar o Cronograma 6. Controlar os Custos 7. Controlar a Qualidade (Realizar Controle) 8. Controlar as Comunicações (Reportar o Desempenho) 9. Controlar os Riscos (Monitorar e Controlar os Riscos) 10. Controlar as Aquisições (Administrar) 11. Controlar o envolvimento das partes interessadas 39

40 Encerramento 40

41 Processos de Encerramento Inclui os processos usados para finalizar formalmente todas as atividades de um projeto ou de uma fase do projeto, entregando um produto ou encerrando um projeto cancelado. Importante: Projetos não concluídos também precisam passar pelos processos de encerramento. 41

42 02 Processos de Encerramento 1. Encerra o Projeto ou Fase Objetiva finalizar todas as atividades em todos os grupos de processos 2. Encerramento de Contratos Objetiva finalizar e liquidar todos os contratos em aberto do projeto. 42

43 Documentos Principais Os documentos principais em Gerência de Projetos: Termo de Abertura Autoriza formalmente o projeto Declaração de Escopo Determina qual trabalho deverá ser realizado e quais entregas precisam ser produzidas Plano de Gerenciamento de Projetos Determina como o trabalho será realizado 43

44 Documentos Utilizados Na prática, as empresas podem definir quais os processos e documentos deverão ser utilizados no gerenciamento, de acordo com o perfil e cultura da empresa e do projeto que será gerenciado. 44

45 Exemplo Uma empresa definiu um grupo de processos para serem utilizados nos seus projetos. Foi definido também que, dependendo do porte do projeto, alguns processos não precisam ser executados. Porte dos Projetos: 1 Baixo Porte Duração máxima: 1 Mês / Custo inferior a R$ ,00 2 Médio Porte Duração: 1 a 3 meses / Custo entre R$ ,00 a R$ ,00 3 Alto Porte Duração acima de 3 meses / Custo acima de R$ ,00 45

46 Exemplo 46

47 Referências Bibliográficas Vargas, Ricardo- Gerenciamento de Projetos. Estabelecendo Diferenciais Competitivos, 7ª Edição;Editora Brasport. PMBOK - Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, 5ª Edição. Capítulos: 2 e 3. 47