Funções. Recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. Usuários. Servidores públicos.

Transcrição

1 Manual Versão 1.1

2 Armazena e fornece informações sobre a tramitação dos documentos oficiais que envolvem o registro de atos e fatos de natureza administrativa/jurídica de interesse da administração direta do Governo do Estado de Rondônia. Funções Recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em curso. Usuários Servidores públicos.

3 Primeiras Instruções Leia o manual Leia com atenção este manual e guarde-o para futuras consultas. Lendo o manual você conseguirá obter o rendimento máximo do sistema. Pré-requisitos 1.1 O usuário deve ter acesso à Internet. 1.2 Deverá ter o navegador Chrome instalado nas máquinas que utilizará o sistema. 1.3 O Usuário deverá possuir um . Notas Especiais As fotos e os desenhos utilizados neste manual são de caráter ilustrativo, as especificações estão sujeitas a alteração sem prévio aviso. Este sistema está homologado pela SEAE/DETIC/GIS do Estado de Rondônia. Contato: gis@deti.ro.gov.br (69)

4 Sumário 1. Acesso ao sistema...pg 5 2. Login...pg 5 3. Página inicial...pg 6 4. Alteração da senha padrão...pg 7 5. Consultar processo...pg 8 6. Cadastrar ou registrar processo...pg 9 7. Editar processo...pg Consultar processos antigos...pg Recepcionar guia...pg Movimentar processo...pg Trazer processo...pg Reemitir guias...pg Documentos...pg Arquivar Documentos...pg 16

5 1. Acesso ao sistema Digite em seu navegador o endereço protocolo.sistemas.ro.gov.br/ e acesso o sistema. 2. Login inserir matícula e senha do usuário. Caso não tenha senha, entrar em contato com a equipe da GIS/DETIC através dos dados contidos no rodapé da página Primeiras Instruções localizada no início deste manual.

6 3. Página Inicial A primeira tela ou ou ''tela principal/inicial'' do sistema contém todos os serviços disponíveis aos usuários e estão divididos entre os menus listados no topo da página: PROCESSO, DOCUMENTOS, TRAMITES.

7 4. Ateração da senha padrão a senha disponibilizada inicialmente manterá um padrão para o prmeiro acesso. Para sua segurança, altere-a seguindo as orientações abaixo descritas: Clique no campo onde está sua matrícula, no topo e ao lado direito da página, conforme figura abaixo: Insira sua senha inicial (padrão), em seguida insira sua nova senha, confirme-a e salve a ateração. *A alteração da senha padrão é uma medida de segurança que garante exclusividade de acesso ao usuário através de sua matrícula.

8 5. Consultar processo no menu PROCESSO selecione a opção Consultar processo, conforme imagem abaixo: A busca pode ser realizada escolhendo uma ou mais opções de procura (nº processo, Cpf interessado, órgão de origem..). Após preencher e/ou selecionar as opções de busca, clique em Procurar, conforme imagem abaixo:

9 6. Cadastrar ou Registrar Processo selecione esta opção no menu PROCESSO. Após selecionar a opção Cadastrar ou Registrar Processo no menu principal, o sistema disponibilizará uma área para recepção (cadastro) do processo. Preencha corretamente os campos em branco (Nº do processo, Orgão de origem, Tipo de processo, Nome e CPF do interessado, Assunto, Descrição, Responsável técnico) com os dados sobre o processo antes de efetuar o cadastro: Antes de finalizar o registro, o usuário tem a opção de recepcionar outro processo antes de emitir a guia comprovante do recebimento do processo. * Caso as opções não estejam compatíveis com as descrições do manual, entrar em contato com a equipe de GIS/DETIC através dos contatos listados no rodapé da página Primeiras Instruções deste documento.

10 7. Editar processo selecione esta opção no menu PROCESSO, conforme imagem abaixo, insira o número, consulte e faça as alterações no processo. É possível editar um processo apenas quando ele se encontra no setor de origem, ou seja, quando ele não foi tramitado (movimentado). O usuário terá que entrar em contato com o administrador do sistema de protocolo para solicitar a edição de processos tramitados. 8. Consultar processos antigos selecione esta opção no menu PROCESSO, conforme imagem abaixo, faça sua pesquisa à processos antigos a partir do Nº de registro, Nome do interessado, CPF, CNPJ, Ano ou Secretaria.

11 9. Recepcionar guia selecione esta opção no menu TRAMITES. Após selecionada, insira o Número da guia e clique em Buscar. Após a busca, os arquivos estarão selecionados antes mesmo de recebidos. Caso algum dos arquivos não seja do setor, basta desmarcá-lo para mudá-lo ao outro lado e devolvê-lo para o setor de origem (note a opção colocar observação). Para recepcionar o processo, selecione-o(s) na listagem clique em Recepcionar guia, conforme imagem abaixo:

12 10. Movimentar processo selecione esta opção no menu tramites, conforme imagem abaixo: Entre as opções, escolha o Tipo de Movimentação: Entre Orgãos ou Entre Setores. Preencha todos os campos e clique em Movimentar processo. Verifique cuidadosamente o preenchimento dos campos dos processos pois não é possível corrigi-lo ou alterá-lo após sua movimentação. Antes da movimentação existe a opção Remover, localizada no lado esquerdo com uma caixinha vermelha. Utilize-a no caso do preenchimento, com os dados do processo, estiver incorreto. O processo, para ser movimentado, deverá estar presente na lista de exibição.

13 11. Trazer processo selecione, no menu TRAMITES, a opção Trazer Processo. Esta opção é utilizada quando o usuário está com o processo físico e o sistema informa que o processo está em sua secretaria. Seu obbjetivo é dar continuidade ao mesmo. Após digitar o número do processo, clique na opção trazer processo, conforme a figura abaixo:

14 12. Reemitir guias o sistema permite a possibilidade de reemitir as guias geradas anteriormente. No menu TRAMITES selecione a opção Reemitir guia, conforme demonstração na imagem abaixo: Na sequência, insira o número da guia e clique em Reemitir Guia, conforme imagem abaixo:

15 13. Documentos o menu DOCUMENTOS (imagem abaixo) apresenta opções com caractrerísticas semelhantes às opçôes dos menus PROCESSO e TRAMITES, apresentados nas páginas anteriores. Portanto, as informações descritas anteriormente serão utilizadas para demonstrar a usabilidade das opções do menu DOCUMENTOS. Siga as orientações abaixo: Para facilitar a visualização das instruções para cada item (estão separados por letras), siga a legenda com as páginas onde as orientações serão equivalentes às opções desejadas: a- Cadastrar Documento...pg 9 b- Procurar Documento...pg 8 c- Recepcionar Documento...pg 11 d- Movimentar Documento...pg 12 e- Recepcionar Guia Documento...pg 11 f- Reemitir Guia Documento...pg 14 g- Trazer Documento...pg 13 h- Editar Documento...pg 7 i- Arquivar Documento...pg 16

16 13.1 Arquivar Documentos (i) esta opção arquiva determinado documento e impede que o mesmo seja tramitado. Para realizar a ação, selecione no menu DOCUMENTOS a opção Arquivar Documentos. Insira o Número do Protocolo e selecione a opção Buscar, conforme a imagem abaixo: Após localizar o documento, preencha os campos e selecione a opção Arquivar Documento.