Manual de Versão Sistema Condomínio21

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1 Manual de Versão Sistema Condomínio21 Belo Horizonte, Group Software. Todos os direitos reservados.

2 Novidades versão 33.54/ Fluxo de Caixa Diário, Semanal e Projetado Na versão atual do Condomínio21, estão disponíveis novas visões do Group Reports que permitirão a geração do Fluxo de Caixa em diferentes formatações, auxiliando a Administradora durante a análise e planejamento financeiro dos condomínios, através da combinação de filtros e campos de exibição no relatório. O controle de pagamentos e recebimentos esperados em um período ficará mais fácil com essas novas visões e, consequentemente, a tomada de decisões. Fluxo de Caixa Diário: os lançamentos previstos ou realizados poderão ser visualizados por data de lançamento/vencimento, permitindo o acompanhamento diário de pagamentos e recebimentos no caixa. Fluxo de Caixa Semanal: nesta visão, os lançamentos serão agrupados conforme a semana de lançamento/vencimento, oferecendo uma visão subtotalizada dos pagamentos e recebimentos ocorridos ou a ocorrer por semana. Fluxo de Caixa Projetado: nesta visão, é possível acompanhar as estimativas de recebimentos e pagamentos futuros, ou seja, de lançamentos confirmados mas que ainda não foram baixados no sistema, seja de contas a pagar ou de contas a receber. É uma forma de prever o que será realizado no caixa em datas futuras. Como fazer: Fluxo de Caixa Diário a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports. b) Escolha a visão de Fluxo de Caixa, no quadro de Campos, selecione: Condomínio, Referência Conta, Tipo Lançamento (ou use uma visão já configurada). Adicione outros campos, se desejar. c) Ainda no quadro de Campos, clique com o botão direito sobre o nome Data Pagamento (ou Data Liquidação, se preferir) e escolha a opção Coluna. 2

3 d) Ainda no quadro de Campos, clique com o botão direito sobre o nome Valor Lançamento e escolha a opção Valor. e) Preencha os filtros desejados. Clique no botão Filtrar. Como fazer: Fluxo de Caixa Semanal a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports. b) Escolha a visão de Fluxo de Caixa, no quadro de Campos, selecione: Condomínio, Referência Conta, Tipo Lançamento (ou use uma visão já configurada). Adicione outros campos, se desejar. c) Ainda no quadro de Campos, clique com o botão direito sobre o nome Semana do Vencimento e escolha a opção Coluna. d) Ainda no quadro de Campos, clique com o botão direito sobre o nome Valor Lançamento e escolha a opção Valor. e) Preencha os filtros desejados. Clique no botão Filtrar. 3

4 Como fazer: Fluxo de Caixa Projetado a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports. b) Escolha a visão de Fluxo de Caixa, no quadro de Campos, selecione: Condomínio, Referência Conta, Tipo Lançamento (ou use uma visão já configurada). Adicione outros campos, se desejar. c) Ainda no quadro de Campos, clique com o botão direito sobre o nome Data Vencimento e escolha a opção Coluna. d) Ainda no quadro de Campos, clique com o botão direito sobre o nome Valor Lançamento e escolha a opção Valor. e) Escolha a opção Projetado no filtro Tipo de Fluxo. f) Informe o período de Vencimento. g) Preencha outros filtros desejados. Clique no botão Filtrar. 4

5 2. Homologação Boleto Banestes Nesta versão do Condomínio21, foram feitas adequações no layout do boleto do banco Banestes a fim de atender exigências do novo layout. Comprimento do código de barras alterado para 103 mm. Altura da ficha de compensação. Margem inferior. Opção para utilização de envelope com janela. Como fazer: Geração de boleto Banestes a) Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro, aba Boleto Laser/CNAB. b) Defina a margem superior com o valor 0,7 cm e clique no botão Gravar. c) Acesse o menu Cadastros > Condomínios e clique no botão Configurações Avançadas, aba Cobrança Avançada, marque o campo Utilizar envelope com janela e clique no botão Gravar. 5

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7 d) Acesse o menu Baixas/Cobrança > Recibos/Boletos e preencha os filtros necessários. e) Quando solicitado, escolha uma conta do banco Banestes f) E visualize o boleto 7

8 3. Lançamentos zerados no Relatório de Baixas Nesta versão do Condomínio21, passou a ser possível visualizar lançamentos com valor zero no Relatório de Baixas. Desta forma, lançamentos zerados para comprovar a isenção do pagamento de taxas podem ser conferidos no relatório, facilitando a prestação de contas. Como fazer: Emissão do relatório com valores zerados a) Acesse o menu Relatórios > Contas > Baixas e marque a opção Considerar valores zerados e clique no botão Visualizar. b) Ao visualizar o relatório, os lançamentos zerados serão apresentados 8

9 4. Destacar unidades sem valores lançados de leituras de gás, água e energia Nesta versão, durante a entrada da leitura atual, o Condomínio21 passou a mostrar em cor diferente as unidades que ainda não foram digitadas. Esta melhoria tem como objetivo facilitar a digitação da leitura quando não é possível executá-la de uma só vez. Ao entrar novamente na tela de lançamento de leituras, o sistema identificará as unidades que já tiveram valores digitados e mostrará na cor vermelha as unidades que ainda não foram digitadas. Como fazer: Emissão do relatório com valores zerados a) Acesse o menu Editar > Leituras > Gás/Água/Energia. b) Selecione o Condomínio, informe o Tipo de leitura, o mês de referência e a data em que a leitura foi realizada. c) Faça o lançamento das leituras atuais das unidades e, antes de concluir a digitação de todas as unidades, clique no botão Gravar. O Condomínio21 exibe em azul as unidades cuja leitura foi digitada, mas ainda não gravada no sistema. 9

10 d) O Condomínio21 irá lançar o valor da leitura anterior na coluna de leitura atual para as unidades que não tiveram leitura lançada. Esses valores serão exibidos em vermelho para facilitar a visualização das unidades faltantes, caso seja necessário voltar a esta tela para completar a digitação posteriormente. As unidades que tiveram a leitura digitada serão exibidas em preto. 5. Configuração de margem por modelo de boleto A partir desta versão do Condomínio21 passa a ser possível definir as margens superior e esquerda conforme o modelo de boleto utilizado. Desta forma, depois de fazer a emissão de boletos para um determinado condomínio, não é mais necessário alterar as configurações de margem antes de processar os boletos de outro condomínio que utilize um modelo diferente. Se a margem não for informada por modelo, o Condomínio21 considerará como padrão o valor geral da margem. Sendo assim, somente os modelos com margem diferenciada precisarão ser configurados. Esta configuração precisa ser feita somente uma vez ou quando for realmente necessário alterar a margem. Como fazer: Definir um valor padrão para a margem de boleto a) Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro, aba Boleto Laser/CNAB. b) Defina a margem superior e a margem esquerda e clique no botão Gravar. Este será o valor padrão de margem para todos os modelos que não estiverem configurados. 10

11 Como fazer: Definir a margem de boleto conforme o modelo a) Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Financeiro, aba Boleto Laser/CNAB. b) Clique no botão Margem por Modelo. 11

12 c) Localize os modelos utilizados pelos condomínios e defina a margem superior e esquerda de cada um deles. Vale lembrar que os modelos que utilizam a margem padrão não precisam ser configurados. Clique no botão Gravar. d) Uma vez feita a configuração das margens, basta emitir os boletos. 6. Multa, juros e descontos nos balancetes Por Período, Acumulado e Acumulado 2 Nos modelos de balancete Por Período, Acumulado e Acumulado 2 passou a ser possível visualizar os valores de multa, juros e descontos separadamente dos demais lançamentos, facilitando a conferência. Como fazer: Balancete com multa, juros e descontos separados a) Acesse o menu Cadastros > Condomínios e clique no botão Configurações Avançadas, aba Balancete, marque o campo Correções separadamente e clique no botão Gravar. 12

13 b) Acesse o menu Relatórios > Contas > Demonstrativo de Receitas e Despesas (Balancete), preencha os filtros e clique no botão Visualizar. 13

14 7. Novidades no Group Reports A partir desta versão do Condomínio21, o Group Reports apresenta algumas novidades, filtros, campos e visões que permitirão a geração de relatórios ainda mais detalhados. As novidades desta versão são: Filtrar lançamentos pela Data de Liquidação na visão de Contas a Pagar Visualizar lançamentos de Contas a Receber pelo Momento da Baixa Visualizar o Nome e o Tipo de imposto na visão de Contas a Pagar Visualizar o Grupo de Contas nas visões de Contas a Receber, Contas a Pagar, Orçamento Previsto x Realizado, Inadimplência e Fluxo de Caixa Alterar a data informada no filtro sem limpar o conteúdo anterior Como fazer: Filtrar lançamentos pela Data de Liquidação na visão de Contas a Pagar a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports. b) Escolha uma visão de Contas a Pagar, selecione os campos a serem exibidos no relatório (ou use uma visão já configurada). c) Preencha o filtro Data de Liquidação e os demais filtros desejados. Clique no botão Filtrar. Como fazer: Visualizar lançamentos de Contas a Receber pelo Momento da Baixa Momento da Baixa, o que é: O momento da baixa indica quando o pagamento foi realizado usando, como base, o mês de referência da conta. Antecipada: indica que a conta foi baixada em mês anterior ao de referência. Exemplo: uma conta com mês de referência 08/2014 foi paga em 10/07/2014. Entende-se que esta conta teve uma baixa antecipada. Atrasada: indica que a conta foi baixada em mês posterior ao de referência. Exemplo: uma conta com mês de referência 06/2014 foi paga em 01/07/2014. Entende-se que esta conta teve uma baixa atrasada. Vale observar que atrasos dentro do mesmo mês de referência não são considerados nesta categoria. No mês: indica que a conta foi baixada dentro do mês de referência, mesmo que antes ou depois do vencimento. 14

15 a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports. b) Escolha uma visão de Contas a Receber, selecione os campos a serem exibidos no relatório (ou use uma visão já configurada). c) Escolha uma opção no filtro Momento Baixa e preencha os demais filtros desejados. Clique no botão Filtrar. Como fazer: Visualizar o Nome e o Tipo de imposto na visão de Contas a Pagar a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports. b) Escolha uma visão de Contas a Pagar, selecione os campos Nome Imposto e Tipo Imposto além dos demais que desejar exibir no relatório (ou use uma visão já configurada). c) Preencha os filtros desejados. Clique no botão Filtrar. Como fazer: Visualizar o Grupo de Contas nas visões de Contas a Receber, Contas a Pagar, Orçamento Previsto x Realizado, Inadimplência e Fluxo de Caixa a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports. b) Escolha uma das visões: Contas a Receber, Contas a Pagar, Orçamento Previsto x Realizado, Inadimplência ou Fluxo de Caixa e selecione o campo Grupo de Contas. c) Preencha os filtros desejados. Clique no botão Filtrar. 15

16 Como fazer: Alterar a data informada no filtro sem limpar o conteúdo anterior a) Acesse o menu Relatórios > Gráficos e Estatísticas > Group Reports. b) Escolha uma visão que possua filtro do tipo data. c) Em um campo de filtro de data já preenchido, pressione a tecla Insert e digite a nova data sem que seja necessário limpar o campo antes. 16

17 Evoluções do Condomínio 21 Novidades da Versão 33.54/ Versão Funcionalidades 33.30/ Melhorias Group Reports Login e senha de servidor SMTP para envio de s com autenticação 33.20/ Histórico de pessoas relacionadas à unidade Baixar lançamentos ao enviar para o GBorderô 33.16/ Melhorias Group Print Novo formato de boleto 32.77/ Melhorias Group Print 32.65/ Incremento automático de arquivo remessa Permitir definir local de gravação de arquivo remessa Configuração de margens de relatórios Alterações nos relatórios de Inadimplência Consolidado e a Receber por Unidade Novo modelo de boleto CEF 32.37/ Novo layout boleto H Internacional Criação do comprovante de pagamento Logomarca por condomínio Manutenção de acordo Alteração de Autorização de Débito Melhorias Group Reports 32.32/ DIRF 2014 Layout Sicoob padrão: inclusão de dígito verificador no Nosso Número Novo local de configuração das integrações com Comunidades On-line Parâmetro para ligar/desligar serviço de resgate de dados cadastrais em todos os condomínios de uma vez 32.20/ Relatório comparativo de receitas e despesas Restringir atualização de nome de proprietário no resgate de dados do Comunidades Online Acompanhamento de Inadimplência 32.10/ Log de Auditoria Avançado Cubo Exportação para o Gcontábil com centro de custos diferentes Gravar flag ExportaContabil na importação de lançamentos de contas a pagar 31.86/ Inativar fornecedores Ajustes no relatório de Benchmarking 31.69/ Homologação Banestes - boleto e remessa Alteração do termo Document Group para Group Print Mensagem CNAB na remessa Sicredi 31.66/ Homologação Banco Sicredi Lançamento por Grupo considerar opção Multiplicar por Boleto CEF padrão Sicob com operação / Conversão de moeda na geração de boletos considera última cotação. Cobrança partilhada - Não ratear juros e multa entre as contas. Lançamento de rateio de fundo de reserva exibe além da descrição também o mês de referência. Novo layout cobrança registrada SICOOB Envio de Boleto e/ou Comunicado para vários s 31.49/ Divisão da tela de configuração do sistema Conta corrente no lançamento rápido de conta a receber Ao gerar lançamento de rateio de fundo de reserva, usar descrição da 17

18 classe como descrição padrão Imprimir no boleto/balancete formatos C e E Médio o número da parcela informado no campo Descrição Habilitar descrição no lançamento de serviço da administradora Novo modelo de boleto baseado no formato E com área de composição de arrecadação com 13 linhas Imprimir log de envio de boletos e comunicados Exibição ou não de valores negativos nos relatórios de Inadimplência, Nada Consta e Carta de Cobrança Tipo de pagamento FGTS banco Santander - integração Gborderô 31.33/ Aumentar o tamanho da fonte do campo número do endereço do boleto formatos C e E Médio Permitir leitura de consumo de serviços com 6 casas decimais 31.29/ Numeração por faixa Unicred e Sicred Homologação CEF padrão Sinco 31.28/ Leitura de consumo para unidade vinculada Filtro de contas originais no relatório de inadimplência 31.12/ Editar observação na emissão de DARF Filtro de tipo de unidade em relatórios 31.12/ Relatórios para benchmarking Configuração de margens de relatórios Boleto Unicred Banco do Brasil Novas nomenclaturas nos boletos de todos os bancos - BACEN Boleto de tributos municipais convênio 857 Destacar em negrito inadimplência unidade e sacado boleto modelo A frente e verso e I frente e verso Permitir ignorar unidades vinculadas ao inserir valor consumo zero Aumentar a fonte na consulta de plano de contas Visualizar contas originais de acordo velho 31.06/ Exibição de reajustes no relatório de inadimplência consolidada 31.03/ Importação de Dados cadastrais do Comunidades21 Importação de Consumo do Comunidades /2.467 Integração Condomínio 21 com Gestão Eletrônica de Documentos (GED) 30.86/ Ajuste das dimensões do código de barras em boletos do banco Banestes Maior quantidade de linhas na composição de arrecadação do boleto formato E e E Frente e Verso Mensagem ao inativar condomínio que tenha integração Online 18