INCOMPANY COMGÁS Strategic Sourcing RFx e AHP

Transcrição

1 COMGÁS Strategic Sourcing RFx e AHP V4 Inbrasc. This work is licensed under the Creative Commons. If you want to use or share, you must give appropriate credit to Inbrasc.

2 RFI (Fase 1) Exigência dos solicitantes Demanda por Produtos Demanda por Serviços Listas de fornecedores RFI (Fase 2) Interesse dos fornecedores RFI (Fase 3) Pré-qualificação dos fornecedores RFP Definição do problema/busca por soluções Link com a capacidade de fluxo de trabalho Levantamento do interesse de participação Informaçõeschave dos fornecedores Perfis de capacidade na entrega de produtos e na execução de serviços Questões abertas para solicitar propostas de soluções RFQ Especificações claramente definidas Exigências dos produtos e serviços Definição do processo de concorrência e do fornecedor contemplado

3 RFI (Fase 1) Exigência dos solicitantes Demanda por Produtos Demanda por Serviços Listas de fornecedores RFI (Fase 2) Interesse dos fornecedores RFI (Fase 3) Pré-qualificação dos fornecedores RFP Definição do problema/busca por soluções Link com a capacidade de fluxo de trabalho Levantamento do interesse de participação Informaçõeschave dos fornecedores Perfis de capacidade na entrega de produtos e na execução de serviços Questões abertas para solicitar propostas de soluções RFQ Especificações claramente definidas Exigências dos produtos e serviços Definição do processo de concorrência e do fornecedor contemplado

4 RFI Passo a Passo 1 Identificação de informações 3 Envio da RFI aos fornecedores 5 Análise das Respostas 2 Estruturação da RFI 4 Resposta dos Fornecedores

5 1- Identificação de Informações 1 Identificação de informações Selecionar as informações considerando a relação necessidade x bom senso. Definir claramente quais perguntas serão obrigatórias ou opcionais. Estabelecer as informações que terão caráter eliminatório. Lembrem-se da fase de coleta de Inteligência.

6 1- Identificação de Informações Financeiras Jurídicas Tributárias Gerais SSMA Técnicas Mercado Nota: SSMA (Saúde, Segurança e Meio Ambiente).

7 1- Identificação de Informações Financeiras Dados cadastrais Contatos comerciais Jurídicas Gerais Tributárias Ramo de atividade Principais produtos e serviços fornecidos Porte SSMA Técnicas Tempo de atividade Mercado Regiões atendidas Infraestrutura

8 1- Identificação de Informações Jurídicas SSMA Financeiras Gerais Tributárias Técnicas Capital Social Ativo Faturamento anual Endividamento Liquidez SERASA Mercado

9 1- Identificação de Informações Jurídicas Financeiras Tributárias Tributos municipais, estaduais, federais e vinculados a atividades específicas FGTS Gerais INSS IR SSMA Técnicas Mercado

10 1- Identificação de Informações Jurídicas SSMA Financeiras Gerais Tributárias Técnicas Capacidade Qualidade ISO 9001 Prazo de entrega Qualificação de pessoal Certificações específicas Tecnologia envolvida Mercado

11 1- Identificação de Informações Financeiras Principais clientes Principais fornecedores Jurídicas SSMA Gerais Tributárias Técnicas Principais concorrentes Participação em associações setoriais Atuação no mercado: regional, nacional, global Mercado

12 1- Identificação de Informações Jurídicas SSMA Financeiras Gerais Tributárias Técnicas Normas ambientais específicas da atividade OHSAS (Saúde e Segurança) ISO (Sistema de Gestão Ambiental) Mercado

13 1- Identificação de Informações Jurídicas Financeiras Tributárias Processos trabalhistas Títulos protestados Embargos jurídicos Gerais SSMA Técnicas Mercado

14 2- Estruturação da RFI 2 Estruturação 2. Estruturação da RFI da RFI Criar um questionário que reflita a sua necessidade de informações. Para cada bloco de informações, elaborar perguntas, respostas, métricas e ponderações. Definir o formato do questionário.

15 2- Estruturação da RFI Qual é o formato utilizado em sua Empresa?

16 2- Estruturação da RFI Excel Páginas Eletrônicas Word Sistemas de Informações

17 2- Estruturação da RFI A operacionalização online permite maior alcance e controle da documentação, além de facilitar a valoração da informação recebida. Deve permitir uma avaliação comparativa entre os fornecedores. Pode contemplar a inclusão de anexos comprobatórios (CND s,balanço Patrimonial, etc).

18 2- Estruturação da RFI As questões podem ter respostas: Livres (Ex: Descreva, de maneira sucinta, o escopo de atividades da sua empresa) Numéricas (Ex: Prazo para entrega do item) Múltipla escolha (Ex: microempresa, pequena, média, grande) Sim/Não (Ex: A sua empresa utiliza a tecnologia X?) Escalar (Ex: atende plenamente, atende parcialmente, não atende) Priorização (Ex: Priorize de 1 a 10 as atividades que deseja fornecer para essa empresa, dado que 1 refere-se à maior prioridade e 10 a opção menos prioritária) Eleição de uma ou mais opções possíveis, através de checkboxes. (Ex: região sul, sudeste, centro-oeste, norte, nordeste)

19 3- Envio da RFI 3 Envio da RFI aos fornecedores 3. Envio da RFI aos fornecedores Identificar potenciais fornecedores no mercado e enviar a RFI. O envio poderá ser feito, como já falamos, por meio de: o Arquivo Excel ou Word via o Link direcionado para uma página web o Sistema de Informações

20 3- Envio da RFI 1. Enviar um de apresentação antes da RFI para questionar os fornecedores sobre o interesse em participar. 2. A mensagem deve ser concisa, mas também deve criar expectativas de negócios para quem a leia 3. Informações essenciais: identificação do interlocutor (cargo ou responsabilidade), da empresa, descrição clara do que se procura ao iniciar este processo, instruções precisas sobre o que o fornecedor interessado deverá fazer.

21 3- Envio da RFI

22 3- Envio da RFI O número de fornecedores dependerá do escopo e da quantidade de players disponíveis. Em todos os casos, é interessante que a lista seja rica em opções. Nos casos de contratações maiores, pode-se inclusive abrir a possibilidade de consultar fornecedores estrangeiros.

23 4- Respostas dos Fornecedores 4 Resposta dos Fornecedores 4. Resposta dos fornecedores Na RFI deverá estar descrita a data final de entrega das respostas. O prazo médio de entrega é de aproximadamente uma semana, porém isso pode variar de acordo com a complexidade e o volume de informações solicitados na RFI.

24 4- Respostas dos Fornecedores Contemplar na RFI contatos para o esclarecimento de dúvidas. Nesses casos, enviar um padrão para todos os fornecedores participantes. Ao receber as respostas dos fornecedores, deve-se conferir se todas as questões foram respondidas. Caso não tenham sido, o processo de RFI deve prever a priori a possibilidade de revisão.

25 5- Análise das Respostas 5 Análise das Respostas 5. Análise das respostas Uma vez recebidas as RFIs, é iniciado o processo de análise dos fornecedores com base em critérios previamente definidos. Os critérios devem ser ponderados considerando a realidade/necessidade da empresa. A partir dessa análise é possível avaliar os fornecedores, desclassificá-los e classificá-los como potenciais.

26 5- Análise das Respostas Definir critérios de avaliação Definir pesos para cada critério Determinar critérios desclassificatórios Atribuir notas Homologar Fornecedores

27 5- Análise das Respostas Definições: Critérios, Pesos e Desclassificação Critério Peso (%) Desclassifica? Em que situação? Capacidade Técnica 25 Sim Capacidade menor do que exigida Reputação/Experiência 10 Não Idoneidade 15 Não Alinhamento atividades desenvolvidas X escopo demandado 20 Sim Forte desalinhamento Abrangência da atuação 5 Não Saúde Financeira 15 Sim Endividamento acima de 20% Compliance de Documentação 10 Não

28 5- Análise das Respostas Exemplo Critério Peso (%) Forn. 1 Forn. 2 Forn. 3 Forn. 4 Forn. 5 Forn. N Capacidade Técnica Reputação/Experiência Idoneidade Alinhamento atividades desenvolvidas X escopo demandado Abrangência da atuação Saúde Financeira Compliance de Documentação Total 100 4,35 7,4 7,5 6,2 8,0 5,1 Considerando as notas finais totais e resultados acima de 7, os fornecedores 2, 3 e 5 continuariam no processo.

29 5- Análise das Respostas Fornecedores qualificados (préselecionados). Fornecedores desqualificados por riscos envolvidos. Fornecedores desqualificados por questões técnicas. Subsídios para a definição da estratégia a ser utilizada no processo de concorrência.

30 Atividade Reúnam-se em grupos. Escolham um produto ou serviço. Discutam e aperfeiçoem os modelos de RFI utilizados pela Comgás, considerando as diferentes necessidades de cada uma delas. Para o mesmo produto ou serviço, definam critérios de avaliação e pesos. Elejam os critérios desclassificatórios. Simulem a análise e ranqueiem os fornecedores a serem homologados.

31 Como decidir entre os fornecedores finalistas?

32 Método de Priorização AHP Analytic Hierarchy Process (Processo de Análise Hierárquica)

33 Método de Priorização AHP - Definição Desenvolvido na década de 1970 pelo matemático Thomas Saaty,. Auxilia o processo de decisão de questões complexas, que envolvam julgamentos subjetivos. É aplicável aos problemas orientados por múltiplos atributos ou objetivos estruturados hierarquicamente. Capaz de considerar simultaneamente atributos quantitativos e qualitativos em sua análise, ao mesmo tempo em que incorpora a experiência e a preferência dos tomadores de decisão. O resultado final permite definir uma sequência cardinal da importância dos atributos e das alternativas.

34 Método de Priorização AHP Como Fazer 1- Definição do problema 2- Definição de critérios 3- Classificação de cada alternativa 5- Análise do Resultado Final 4- Classificação de cada critério

35 Método de Priorização AHP Como Fazer 1- Definição do problema 2- Definição de critérios 3- Classificação de cada alternativa 5- Análise do Resultado Final 4- Classificação de cada critério

36 1- Definição do Problema Para identificar o problema da decisão, é preciso conhecer os valores do tomador de decisão, ou seja, o que é importante para ele, sem o qual pode-se identificar o problema errado, chegando a uma solução errada para o problema de decisão estudado.

37 1- Definição do Problema Exemplo Escolha de um fornecedor para link de dados?

38 Método de Priorização AHP Como Fazer 1- Definição do problema 2- Definição de critérios 3- Classificação de cada alternativa 5- Análise do Resultado Final 4- Classificação de cada critério

39 2- Definição de Critérios Levantar junto aos profissionais ligados ao problema quais são os principais fatores a se considerar na tomada de decisão, lembrando dos requisitos de continuidade, capacidade e disponibilidade. Saaty (1980) recomenda que os critérios não sejam mais do que 9, sendo recomendado de 3 a 7 critérios para que o resultado do método seja consistente.

40 Quais critérios vocês consideram essenciais para avaliar fornecedores? Organizem-nos em ordem de importância.

41 2- Definição de Critérios Exemplo Desempenho do serviço CRITÉRIOS Capacidade Técnica do Fornecedor Disponibilidade da Estrutura de link Capacidade de Atendimento Velocidade Serviços pós-vendas Custo Total de Propriedade (TCO) Existência de Política de reembolso por problemas (diversos) Flexibilidade para mudança Gestão de Incidentes Segurança sobre o gerenciamento de problemas

42 2- Definição de Critérios Exemplo CRITÉRIOS R1 R2 R3 R4 R5 R6 SOMA Desempenho do serviço Capacidade Técnica do Fornecedor Disponibilidade da Estrutura de link Capacidade de Atendimento Velocidade Serviços pós-vendas Custo Total de Propriedade (TCO) Existência de Política de reembolso por problemas (diversos) Flexibilidade para mudança Gestão de Incidentes Segurança sobre o gerenciamento de problemas

43 2- Definição de Critérios Exemplo CRITÉRIOS R1 R2 R3 R4 R5 R6 SOMA Disponibilidade da Estrutura de link Segurança sobre o gerenciamento de problemas Custo Total de Propriedade (TCO) Capacidade de Atendimento

44 Método de Priorização AHP Como Fazer 1- Definição do problema 2- Definição de critérios 3- Classificação de cada alternativa 5- Análise do Resultado Final 4- Classificação de cada critério

45 3- Classificação de cada Alternativa Após definida as hierarquias, deve-se fazer a comparação par a par de cada elemento no nível hierárquico, criando-se uma matriz de decisão quadrada. Com base na escala fundamental de Saaty, representado na tabela a seguir, que varia de 1 a 9, é feita a comparação par a par das alternativas. Baseado nessa escala deve-se determinar o grau de preferência por cada critério.

46 3- Classificação de cada Alternativa Escala Fundamental de Saaty Escala Positiva Escala Negativa Escala Verbal 1 1/1 Ambos elementos são de igual importância 3 1/3 5 1/5 7 1/7 9 1/9 2, 4, 6, 8 ½, ¼, 1/6, 1/8 Moderada importância de um elemento sobre o outro Forte importância de um elemento sobre o outro Importância muito forte de um elemento sobre o outro Extrema importância de um elemento sobre o outro Valores intermediários entre as opiniões adjacentes Explicação Ambos elementos contribuem com a propriedade de igual forma A experiência e a opinião favorecem um elemento sobre o outro Um elemento é fortemente favorecido Um elemento é muito fortemente favorecido sobre o outro Um elemento é favorecido pelo menos com uma ordem de magnitude de diferença Usados como valores de consenso entre as opiniões Escala fundamental de comparações binárias elaborada por Saaty.

47 3- Classificação de cada Alternativa Exemplo Como no problema-exemplo foram definidos quatro critérios, consequentemente serão construídas quatro matrizes que comparam os graus de intensidade por pares em função de cada alternativa. Preferência por Disponibilidade Estrutura de Link C1) Qualidade do Produto Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor A 1 1/8 Fornecedor B 8 1 Preferência por Gerenciamento de Problemas C2) Gerenciamento de Problemas Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor A 1 1/5 Fornecedor B 5 1 Preferência por Custo Total de Propriedade C3) Custo Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor A 1 4 Fornecedor B 1/4 1 Preferência por Capacidade de Atendimento C4) Capacidade Técnica Fornecedor A Fornecedor B Fornecedor A 1 1/3 Fornecedor B 3 1

48 Método de Priorização AHP Como Fazer 1- Definição do problema 2- Definição de critérios 3- Classificação de cada alternativa 5- Análise do Resultado Final 4- Classificação de cada critério

49 4- Classificação de cada Critério Após obter o vetor de prioridades ou de impacto das alternativas sob cada critério, continua-se com o nível dos critérios. Deve-se então construir uma matriz de comparação dos critérios e então, repetir a classificação par a par. Como resultado, será obtido um vetor que contém a média de cada critério

50 4- Classificação de cada Critério Exemplo Comparação entre critérios C1 C2 C3 C4 C1) Disponibilidade Estrutura de Link 1 1/8 1/5 1/2 C2) Segurança sobre o Gerenciamento de Problemas C3) Custo 5 1/5 1 2 C4) Capacidade de Atendimento 2 1/4 1/2 1

51 Método de Priorização AHP Como Fazer 1- Definição do problema 2- Definição de critérios 3- Classificação de cada alternativa 5- Análise do Resultado Final 4- Classificação de cada critério

52 5- Análise do Resultado Final Para obter o resultado final, é necessário multiplicar a matriz de preferências pelo vetor da média obtido na matriz de comparação de critérios. O resultado será um vetor que contém a qualificação final de cada alternativa. Basta verificar o resultado obtido na simulação na planilha do método.

53 5- Análise do Resultado Final Exemplo Matriz de prioridade Fornecedor A Fornecedor B Média dos critérios Média C1 0,0598 C2 0,6035 C3 0,2140 C4 0,1230 C1 C2 C3 C4 0,111 0,167 0,800 0,250 0,889 0,833 0,200 0,750 Fornecedor A ((0,111*0,0598)+(0,167*0,06035)+(0,800*0,2140)+(0,250*0,123)) = 0,3094 Fornecedor A = 30,94% Fornecedor B ((0,889*0,0598)+(0,833*0,6035)+(0,200*0,2140)+(0,750*0,1230)) = 0,6909 Fornecedor B = 69,09%

54 Atividade AHP Organizem-se em grupos. Com base em um produto ou serviço que necessita definir um fornecedor para a Comgás, realize o método AHP. Apresentem o resultado. Participem da discussão em sala.

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