Gestão de Fornecedores

Transcrição

1

2 Módulo 4 Gestão de Fornecedores 2015 by Inbrasc. This work is licensed under the Creative Commons. If you want to use or share, you must give appropriate credit to Inbrasc.

3 Framework SRM Desenvolvimento de Fornecedores Avaliação e Reavaliação de Fornecedores SPM Auditorias - IQF Gestão de Contratos Contratos SLA Método e Seleção de Fornecedores Priorização AHP Análise das Necessidades - Demanda Strategic Sourcing

4 Gestão de Fornecedores - Processo Captação e Homologação de Fornecedores Seleção e Qualificação de Fornecedores Gestão de Contratos + SLA Avaliação e Reavaliação de Fornecedores Desenvolvimento de Fornecedores e Parcerias

5 Gestão de Contratos e SLA Como definem os Contratos e SLA s em sua Empresa? Como gerenciam e agem sobre os resultados?

6 Atividade 1

7 Atividade 1 Contratos + SLA 1. Reúnam-se em grupo 2. Desenvolva a Matriz CSD 3. Apresente o resultado 4. Participe da discussão em sala

8 COMO GERENCIAM? PARA QUEM? QUANDO EXECUTAR? PARA QUE SERVE? Matriz CSD Certezas, Suposições e Dúvidas CERTEZAS SUPOSIÇÕES DÚVIDAS

9 Gestão de Contratos Quando usar? O uso de contrato em Compras deve estar relacionado à característica da aquisição: Transacional, quando ela é mais simples, pontual e realizada por uma demanda de oportunidade. Relacional, que requer diversas informações importantes para controlar seu resultado ao longo do tempo.

10 Pra quem devemos fazer Contratos e SLA?

11 Baixo Impacto no Negócio Alto MBA DE COMPRAS GESTÃO DE FORNECEDORES Avaliação e Reavaliação de Fornecedores Alavancável Estratégico Não Crítico Crítico (Gargalo) Baixo Risco de Suprimento Alto

12 CRITÉRIOS NÃO CRÍTICO CRÍTICO ALAVANCÁVEL ESTRATÉGICO MBA DE COMPRAS Prover STRATEGIC relação baseada SOURCING em preços. Nível de Relacionamento Tipo de Negociação Métricas Produto e serviço se comportam como commodity. Utilizar o formato de Leilão reverso Criar Monitoramento através de Indicadores (KPI) Prover relação baseada em custo e otimização de caixa Utilizar o formato de Leilão reverso ou RFx Desenvolver SLA (KPIs de Acordos de Nível de Serviço) Prover relação baseada em criação de valor. Processo valoriza a expertise. Utilizar RFx ou cost breakdown. Desenvolver a negociação através do saving compartilhado. Desenvolver Programa de SRM Adotar Melhores Práticas Duração do Contrato Fazer Spot Fazer contrato de 1-3 anos Fazer contrato de 3-5 anos Prover relação baseada na criação de valor diferenciada. Vantagem competitiva única é valorizada. Utilizar Negociação do Cost Breakdown detalhado + Índice/Proteção Aprimorar Programa de SRM Entender resultados dos negócios Fazer contrato de longo prazo (> 5 anos) Estrutura de Preço Utilizar apenas preço final Desenvolver modelo de custo comum Desenvolver Cost Breakdown Realizar abertura total das contas (TCO) Autoridade de Decisão Descentralizada Descentralizada com Primordialmente descentralizada coordenação da área de Compras Centralizada Inovação Sustentabilidade Não aplica nenhuma ação efetiva. Possuir programa de sustentabilidade para as áreas críticas. Gerar modelo reativo, conforme briefing Possuir programa de sustentabilidade não só nas áreas críticas. Desenvolver em conjunto. Prover propostas proativas. Possuir plano alinhado ainda não inserido nos desafios do negócio. Fazer Shared mkt intelligence (consumidores, clientes, mercado, etc.) Pesquisa conjunta Possuir programa de sustentabilidade integrado e alinhado de forma a garantir os desafios do negócio.

13 Gestão de Contratos O que é? Afinal, por que existem falhas?

14 Gestão de Contratos Por que existem falhas? Terminologia confusa Não há confiança nos relatórios e resultados Obsolescência e irrelevância Inconsistência no gerenciamento Falta de tempo Recursos sem treinamento e experiência Processo inadequado Inexistência de follow up Fornecedor cria e executa as medições Implementação acontece sem que haja uma maneira de medir

15 Gestão de Contratos Como resolver CONTROLE DOS CONTRATOS GERAIS Nº CONTRATO 033/ / / /2014 ASSUNTO EMPRESA INÍCIO TÉRMINO VALOR ADITIVO STATUS RESPONSÁVEL NATUREZA Serviço de Telefonia Licença Antivírus Certific. ISO Aquisição de Note Brasil Telecom 06/ / M Fast Help 12/ / ,5M ABNT 02/ / ,8M 6º termo 1º termo 1º termo PODE PRORROGAR VIGENTE Rafael Serviços SIM VIGENTE Rafael Serviços SIM VIGENTE Mônica Serviços SIM DELL 03/ / ,6M - EXPIRADO Carlos Equipamentos NÃO

16 Gestão de Contratos Quem deveria gerar e fiscalizar os contratos?

17 Gestão de Contratos - Responsabilidade O envolvimento de Compras nas atividades de contratação nem sempre garante o bom desempenho. Muitas vezes, é interessante que outra área interna (usualmente a solicitante ou a usuária) faça a gestão dos contratos, com acesso direto a eventos do contrato.

18 Gestão de Contratos - Responsabilidade Atributos: Capacidade de análise financeira Administrar contratos Controlar orçamento Saber negociar Resolução de disputas Noções de propriedade intelectual Noções de legislação e questões éticas

19 Gestão de Contratos - Responsabilidade Atividades: Garantir a administração do contrato Realizar o controle de mudanças Realizar o monitoramento de custos Acompanhar o desempenho Garantir o faturamento e o pagamento Realizar o planejamento e o gerenciamento de recursos Manter a boa comunicação entre as partes

20 Atividade 2

21 Atividade 2 - Gestão de Contratos 1. Reúnam-se em grupos. 2. Definam medidas que devem ser tomadas para resolver os problemas apontados a seguir. 3. Apresentem as medidas

22 Atividade 2 - Gestão de Contratos Uma indústria de bebidas tem cerca de contratos de aquisição (fornecedores Compras Diretas, Indiretas e Serviços) e 100 contratos novos ou renovações mensais. Cerca de 10 contratos novos são fechados com base em modelos definidos pela empresa. A empresa possui 10 unidades distribuídas pelo Brasil. A administração de contratos é realizada por cinco profissionais ligados à Diretoria Jurídica, utilizando o ERP da empresa e um sistema interno para cadastramento e consulta dos contratos. A empresa tem encontrado algumas dificuldades: Excesso de volume de trabalho no Jurídico, pois a empresa está crescendo (faturamento cresceu 12% em 12 meses) e a área continua com a mesma quantidade de pessoas. Reclamações constantes das áreas de negócios acerca do tempo de resposta na formalização dos contratos. O Jurídico reclama de muito retrabalho com contratações de serviços. A contratação e administração dos contratos seguem o seguinte fluxo:

23 Atividade 2 - Gestão de Contratos

24 SLA 7 Passos 1. Reunir informações históricas 3. Planejamento do SLA 2. Alinhamento de Expectativas 4. Desenvolvimento do SLA 5. Adesão de todos os envolvidos 6. Check List da Pré Implementação 7. Implementação e Gestão do SLA

25 SLA 7 Passos 1. Reunir informações históricas Revisar e esclarecer as necessidades e prioridades do negócio Identificar a performance atual Identificar restrições a melhora da performance Comunicar as expectativas aos gestores

26 SLA 7 Passos 2. Alinhamento de Expectativas Identificar todos os envolvidos no processo Acordar o que é esperado Discutir as preocupações de todos Estar aberto para qualquer tipo de discussão

27 SLA 7 Passos 3. Planejamento do SLA Estabeleça regras básicas Estabeleça a divisão de responsabilidades Discuta problemas e restrições de agenda Discuta o forma dos relatórios Identifique potenciais obstáculos

28 SLA 7 Passos 4. Desenvolvimento do SLA Crie a estrutura do SLA Obtenha consenso sobre a estrutura Desenvolva as regras da SLA Solicite ideias e feedback sobre as regras Finalize uma prévia do acordo

29 SLA 7 Passos 5. Adesão de todos os envolvidos Peça que todos os envolvidos revisem o projeto Administre todas as dúvidas dos envolvidos Implemente mudanças Obtenha a aprovação de todos os envolvidos Finalize o acordo

30 SLA 7 Passos Desenvolva mecanismos para monitorar a 6. Check List da Pré Implementação performance Estabeleça processos de relatórios Reforce as regras/responsabilidades por serviços multi funcionais Promova os treinamentos necessários

31 SLA 7 Passos 7. Implementação e Gestão do SLA Estabeleça pontos de contato para: Lidar com problemas relacionados a SLA Manter contato constantes com a outra parte Conduzir revisões do serviço Coordenar e implementar modificações de SLA Identificar formas de melhorar ainda mais as relações de trabalho da outra parte

32 SLA Regras e Responsabilidades do Gestor Manter contato contínuo Atuar como primeiro ponto de contato do processo Coordenar e implementar modificações Avaliar a forma para monitoramento e elaboração de relatórios Planejar e coordenar revisões de serviço Facilitar ou participar da resolução de conflitos Identificar formas de estreitar o relacionamento Delegar responsabilidades Desenvolver planos de treinamento

33 SLA Abordagem Uma breve descrição do serviço Definição da validade do acordo Contatos das pessoas autorizadas a atuar em situações de emergência ou resolução de incidentes Definição dos horários da prestação de serviço (ex.: 24hs, finais de semana, etc) Necessidade de interrupções programadas Responsabilidades do contratante (ex.: segurança) Responsabilidade do prestador de serviços e obrigações (ex.: segurança) Processo para notificação de problemas e níveis a serem reportados Metas de serviço Definição de limites para a operação (superior e inferior), por exemplo, número de funcionários, volume de trabalho etc. Medidas a serem tomadas em caso de uma interrupção de serviço Quaisquer exceções dos termos constantes no SLA

34 SLA Exemplo

35 KPIs Definição Responsável Periodicidade CAPACITAÇÃO EM GESTÃO DE COMPRAS Forma de FERRAMENTAS Cálculo DE GESTÃO DE FORNECEDORES Condições Contrato % Horas Penalidades Identificação Localização TSA TTP PP PNP TMRS Tempo de Serviço Fornecedor SLA Exemplo Semanal - Acordado Tempo Total de Parada Paradas Planejadas Paradas Não Planejadas Tempo Médio para Restaurar o Serviço X Fornecedor X Fornecedor X Fornecedor X Fornecedor X Acompanhamento Fechamento Mensal horas de utilização / horas disponíveis Acompanhamento total de horas Mensal - paradas / horas Fechamento Mensal disponíveis Acompanhamento horas de Mensal - paradas / horas Fechamento Mensal disponíveis Acompanhamento Mensal - Fechamento Mensal Acompanhamento Diário horas de paradas não planejadas/ horas disponíveis horas médias para restauração 98, ,00 1,16 42,00 1,04 37,80 0,12 4,20-4,00 Multa % de tempo indisponível Multa % de tempo indisponível Multa % de tempo indisponível Multa % de tempo indisponível Multa hora adicional do restauro do serviço Acordo de Nível de Serviço 861. Cláusula 2.2 Acordo de Nível de Serviço 861. Cláusula 2.3 Acordo de Nível de Serviço 861. Cláusula Acordo de Nível de Serviço 861. Cláusula Acordo de Nível de Serviço 861. Cláusula 2.4 H:\19 - Governança\ Producao\DS - Entrega e Suporte\SLA\Infraestr utura H:\19 - Governança\ Producao\DS - Entrega e Suporte\SLA\Infraestr utura H:\19 - Governança\ Producao\DS - Entrega e Suporte\SLA\Infraestr utura H:\19 - Governança\ Producao\DS - Entrega e Suporte\SLA\Infraestr utura H:\19 - Governança\ Producao\DS - Entrega e Suporte\SLA\Infraestr utura

36 Atividade 3

37 Atividade 3 Gestão do SLA 1. Reúnam-se em grupos 2. Template entregue, escolha um fornecedor para sua empresa. 3. Faça o plano de gestão do SLA. Obs.: Sugerimos que os grupos utilizem categorias diversas materiais, logística, serviços, commodities etc.

38 KPIs Definição Responsável Periodicidade Forma de Cálculo Condições Contrato % Horas Penalidades Identificação Localização

39 SLAM Service Level Agreement Monitoring Monitoramento dos Acordos de Nível de Serviço O que faço com este monitoramento? Quem deve gerenciar os SLA s? Será o Jurídico? Categorias oriundas da Kraljic sem os NÃO CRITICOS

40 Atividade 7 - Plano de Ação Co-construção

41 SLA Clausulas Importantes Cláusula de reajuste Forma e prazo de pagamento Prazo de vigência e renovação Termos de resilição Termos de rescisão Penalidades Resolução de conflitos Acordo de não-divulgação

42 SLA Índices de Reajustes ÍNDICE GERAL DE PREÇOS DO MERCADO (IGP-M) Analisa o Índice de Preços por Atacado (IPA), o Índice de Preços ao Consumidor (IPC) e o Índice Nacional de Custo de Construção (INCC). ÍNDICE NACIONAL DE PREÇOS AO CONSUMIDOR AMPLO (IPCA) Contempla índices de preços ao consumidor, tendo como unidade de coleta estabelecimentos comerciais e de prestação de serviços, concessionária de serviços públicos e domicílios (para levantamento de aluguel e condomínio). ÍNDICE NACIONAL DE CUSTO DA CONSTRUÇÃO (INCC) Afere a evolução dos custos de construções habitacionais, subdivididos em residenciais e obras públicas de engenharia civil ou infra-estrutura.

43 SLA Formas e Prazos de Pagamentos Deverão ser especificadas no contrato a forma e periodicidade do pagamento, por exemplo: O pagamento será mensal, efetuado todo 5º dia útil após a aprovação da ordem de serviço, através de depósito bancário no banco xxxx, agência yyyy, conta-corrente zzzz.

44 SLA Prazo de Vigência e Renovação É o prazo de validade do contrato. Pode ser determinado ou indeterminado. Determinado (recomendado): com prazo para acabar, pode ter renovação automática Indeterminado: o contrato somente acaba com manifestação de uma das partes (comum em contratos de aluguéis residenciais).

45 SLA Termos de Resilição Resilir o contrato significa terminar a relação comercial sem nenhum motivo específico Deverá conter um prazo de notificação Deverá conter um valor indenizatório

46 SLA Termos de Rescisão Significa romper o relacionamento devido a uma ou mais faltas da outra parte. Deverá conter as regras de notificações quanto às faltas. Deverá detalhar ao máximo todas as possibilidades de rompimento (como quebra de SLA, contratação de mão de obra infantil, não recolhimeno de verbas trabalhistas) Deverá prever o pagamento de perdas e danos.

47 SLA Penalidades e Bônus Penalidades devem ser negociadas e aplicadas sob a ótica do relacionamento produtivo com o fornecedor. Devem se prestar unicamente à melhoria. Ganhar dinheiro com penalidades ou usá-las para castigar o fornecedor não são focos do cliente. Penalidades devem ser aplicadas quando inquestionavelmente o fornecedor for o culpado. Podem ser multas, descontos, notificações ou perda de exclusividade. Bônus devem ser evitados quando há incorporação de custo ao contrato. O bônus admissível é aquele que empurra o fornecedor para um ganho do cliente, por meio de um success fee.

48 SLA Resolução de Conflitos Justiça Comum Câmaras de Arbitragem, Lei 9307/06 (comuns em contratos internacionais, mais rápidas e baratas) Amcham FIESP CCI (Suíça)

49 SLA Acordo de Não-Divulgação Em inglês, NDA (Non-Disclosure Agreement) ou CDA (Confidential Disclosure Agreement). Destaca materiais ou conhecimentos confidenciais que as partes desejam compartilhar para determinado propósito, mas cujo uso generalizado desejam restringir. Podem ser "mútuos ou restringir somente uma das partes Edward Snowden

50 GRUPO COPYRIGHT 2015 by Inbrasc. MBA em Gestão de Compras. Este trabalho, incluindo todos os modelos, slides e textos estão sob a licença Creative Commons Atribuição-NãoComercial-CompartilhaIgual 4.0 Internacional. Para ver uma cópia desta licença, visite Você pode utilizar e distribuir esse material desde que a fonte INBRASC seja mencionada. Autorizações adicionais podem ser concedidas no âmbito desta licença pelo alex.leite@inbrasc.org.br by Inbrasc. MBA em Gestão de Compras. This work is licensed under the Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 4.0 International License. To view a copy of this license, visit You must give appropriate credit to Inbrasc, provide a link to the license, and indicate if changes were made. You may not use the material for commercial purposes. If you remix, transform, or build upon the material, you must distribute your contributions under the same license as the original.